2022-03-08
Mūsdienās arvien biežāk tiek dibinātas dažādas sabiedrības, jo cilvēki vēlas pievērsties uzņēmējdarbībai, realizējot savas ieceres un tiecoties sasniegt jaunus mērķus, kā arī būt paši sava darba laika noteicēji. Šajā rakstā pievērsīsimies dažādām praktiskām niansēm par valdes locekļa iecelšanu amatā sabiedrībā ar ierobežotu atbildību.
Raksta līdzautore: Elizabete Titova, ZAB "Kronbergs Čukste Levin" juriste
Ievēlēšana amatā
Lai valdes loceklis tiktu ievēlēts vai atsaukts no amata, tiek sasaukta sabiedrības ar ierobežotu atbildību (SIA) dalībnieku sapulce un balsots. Dalībnieku sapulcē pārstāvētajām balsīm jābūt vairākumā. Praksē visbiežāk ir sastopama situācija, kad visi SIA dalībnieki piedalās sapulcē un par konkrētā valdes locekļa ievēlēšanu amatā balso vienbalsīgi. Tas arī tiek atspoguļots protokolā. Ja tajā piedalās visi SIA dalībnieki, sapulce ir lemttiesīga neatkarīgi no tās sasaukšanas veida. Tomēr, ja nav iespējams operatīvi nodrošināt visu SIA dalībnieku piedalīšanos sapulcē, ir jāņem vērā, ka Komerclikums (KL) nosaka kārtību un termiņus, kādā sasaucama dalībnieku sapulce. Līdz ar to, ja kāds dalībnieks nepiedalās sapulcē, vispirms ir jāizvērtē, vai sapulce vispār ir lemttiesīga, un tad jāskaita balsis, kas nepieciešamas lēmuma pieņemšanai. Vispārīgais KL noteikums ir, ka SIA dalībnieku sapulce ir lemttiesīga, ja tajā piedalās dalībnieki, kuri kopā pārstāv vairāk par pusi no balsstiesīgā pamatkapitāla. Tomēr tās pašas SIA statūti var paredzēt arī lielāku pārstāvības normu attiecībā gan uz sapulces lemttiesīgumu, gan arī uz lēmuma pieņemšanai nepieciešamo balsu skaitu.
SIA, kurā ir viens dalībnieks, sapulces lēmums tiek aizstāts ar vienīgā dalībnieka lēmumu, un uz šādu lēmuma pieņemšanu neattiecas iepriekš aprakstītie noteikumi par sapulces izsludināšanu.
Dalībnieku sapulces vai dalībnieka lēmums attiecībā uz sabiedrību un tās valdes locekļiem ir spēkā ar tā pieņemšanas brīdi, ja vien lēmumā nav noteikts cits termiņš. Parasti valdes locekļi tiek ievēlēti uz nenoteiktu laiku, ja vien statūtos nav noteikts citādi. Varētu šķist, ka valdes locekļa pilnvaru termiņa (parasti tie ir divi vai trīs gadi) paredzēšana statūtos sniedz dalībniekam un valdes loceklim zināmu skaidrību par nākotni, tomēr praksē bieži vien gadās sastapties ar situācijām, kad gan dalībnieks, gan valdes loceklis ir aizmirsuši, ka šāds termiņš ir noteikts, un atceras par to vairākus mēnešus pēc tā beigām. Ja tomēr statūtos ir paredzēts termiņš, valdes uzdevums ir nodrošināt, lai laikus tiek sasaukta sapulce lēmuma pieņemšanai par valdes locekļa atkārtotu ievēlēšanu amatā vai jauna valdes locekļa izvēli.
__________________________________________________________________________
Notariālu apliecinājumu drīkst aizstāt dokumenta parakstīšana ar drošu e-parakstu
__________________________________________________________________________
Tā kā Uzņēmumu reģistra (UR) komercreģistrā tiek ierakstītas likumā noteiktās ziņas un glabāti likumā noteiktie dokumenti par komersantu un komercdarbību, tad par valdes locekļa pilnvaru izbeigšanos, izmaiņām pārstāvības tiesībās vai par jauna valdes locekļa ievēlēšanu jāiesniedz pieteikums komercreģistra iestādei, šādam pieteikumam jāpievieno dalībnieku sapulces protokola izraksts ar attiecīgo lēmumu, kuru paraksta sapulces vadītājs un vismaz viens dalībnieks, kas ievēlēts par lēmuma pareizības apliecinātāju. Būtiska nianse – personas parakstus uz tā vajag apliecināt notariāli, taču notariālu apliecinājumu drīkst aizstāt dokumenta parakstīšana ar drošu e-parakstu.
Ne mazāk svarīga ir arī paša valdes locekļa piekrišana ieņemt šādu amatu. Par savu ievēlēšanu amatā šādu piekrišanu viņš var parakstīt gan pirms, gan pēc lēmuma pieņemšanas, šajā ziņā būtiskākais ir to iesniegt UR kopā ar pieņemto lēmumu, valdes locekļa parakstam uz piekrišanas ir jābūt notariāli apliecinātam vai arī parakstītam ar drošu e-parakstu ar laika zīmogu. Gribu vērst uzmanību, ka piekrišanā valdes loceklis arī apliecina, ka nepastāv šķēršļi amata ieņemšanai saskaņā ar KL 4.1, 4.2, 171. un 221. pantu. Piemēram, kā šķērslis ir noteikts apstāklis, ja personai, pamatojoties uz kriminālprocesā vai administratīvā pārkāpuma procesā pieņemto nolēmumu, atņemtas tiesības veikt visu veidu vai noteikta veida komercdarbību un ir aizliegts ieņemt arī valdes locekļa amatu. Nevar atstāt bez ievērības arī KL 171. panta 1. daļā paredzēto konkurences aizliegumu, kas nosaka: valdes loceklim ir aizliegts būt par citas sabiedrības valdes locekli, kura darbojas sabiedrības komercdarbības jomā, izņemot gadījumus, kad sabiedrība ar šo citu sabiedrību ietilpst vienā koncernā.
Saistībā par valdes loceklim piešķiramo atalgojumu KL nenosaka obligātu atlīdzību par valdes locekļa pienākumu pildīšanu vai arī to, ka visiem vienas SIA valdes locekļiem jānosaka vienota atlīdzība, – šie lēmumi ir atstāti dalībnieku ziņā. Tomēr, ja atalgojums tiek maksāts, tad saskaņā ar KL valdes loceklim ir tiesības uz atlīdzību, kas atbilst viņa pienākumiem un sabiedrības finansiālajam stāvoklim; SIA valdes locekļa atlīdzību nosaka vai nu ar dalībnieku sapulces (dalībnieka), vai padomes lēmumu, bet, ja sabiedrībai nav padomes, — ar dalībnieku lēmumu. No praktiskā aspekta nav nepieciešams iesniegt UR informāciju par valdes loceklim noteikto atlīdzību; kaut arī likums paredz, ka atlīdzību nosaka ar dalībnieku sapulces (dalībnieka) lēmumu, šo sapulces lēmuma daļu var neiekļaut UR iesniedzamajā sapulces protokola norakstā.
Reģistrēšanas process Uzņēmumu reģistrā
Lai izmaiņas SIA valdes sastāvā reģistrētu komercreģistrā, pieteikums un tam pievienotie dokumenti (dalībnieka lēmums un valdes locekļa piekrišana) jāiesniedz UR 14 dienu laikā no lēmuma pieņemšanas dienas. Jau vairākus gadus, kopš UR sācis arvien aktīvāk nodrošināt savu pakalpojumu, t. sk. reģistrācijas pakalpojumu, pieejamību arī attālināti, visi jaunā valdes locekļa reģistrēšanai nepieciešamie dokumenti var tikt noformēti kā e-dokumenti un iesniegti UR arī attālināti.
Pirms dokumentu iesniegšanas UR jāpārliecinās, ka tie atbilst arī formālajām prasībām, proti, ja kāda dokumenta notariāls apliecinājums ir veikts ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomiskās zonas, jāpārliecinās, ka ir izpildītas prasības par ārvalsts publisko dokumentu legalizāciju (dokuments ir legalizēts vai arī tam pievienota “apostille” atbilstoši 1961. gada 5. oktobra Hāgas konvencijai par ārvalstu publisko dokumentu legalizācijas prasības atcelšanu) un dokumenti svešvalodā ir tulkoti latviski, un tulkojums ir notariāli apliecināts.
__________________________________________________________________________
Nepietiekamas informācijas iesniegšana UR par SIA patiesajiem labuma guvējiem var aizkavēt valdes izmaiņu procesu
__________________________________________________________________________
Tāpat pirms dokumentu iesniegšanas UR ir jāpārliecinās par reģistrētās informācijas (kas attiecas uz SIA patiesajiem labuma guvējiem) atbilstību faktiskajai situācijai, kā arī nepieciešamības gadījumā jāsagatavo vēl papildu dokumenti. Kaut arī Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likuma noteikumi uzliek pienākumu SIA (tāpat kā citiem UR reģistrētajiem subjektiem) noteiktā termiņā iesniegt UR aktualizētu informāciju par patiesajiem labuma guvējiem, bieži vien izmaiņas valdē ir brīdis, kurā šāda informācijas aktualizēšana īstenībā notiek. Atkarībā no tā, kāda informācija ir jau reģistrēta un kādi dokumenti iesniegti UR, SIA valdes pieteikumā par jaunā valdes locekļa reģistrēšanu vai nu apliecina, ka informācija par patieso labuma guvēju nav mainījusies, vai arī iesniedz informāciju par izmaiņām un pieteikumam pievieno attiecīgo dokumentāro pamatojumu. Jebkurā gadījumā ir jāpatur prātā, ka UR, izskatot pieteikumu par jaunā valdes locekļa reģistrēšanu, vērtēs arī informāciju par patiesajiem labuma guvējiem un var pieprasīt no SIA papildu informāciju vai dokumentus par patiesajiem labuma guvējiem, ja tādi nav UR rīcībā.
Ievērojot, ka patieso labuma guvēju informācijas atklāšana un attiecīgo dokumentu atbilstības nodrošināšana formālajām prasībām ir laika un izmaksu ziņā laikietilpīgs process, šī informācija un dokumenti būtu jāapkopo laikus. Izmaiņu ieviešana sabiedrības valdē bieži vien ir saspringts laiks, un tas ir gan pašas SIA, gan tās dalībnieku interesēs, lai izmaiņas tiktu reģistrētas bez liekas kavēšanās. Savukārt nepietiekamas informācijas iesniegšana UR tieši par SIA patiesajiem labuma guvējiem var būtiski aizkavēt valdes izmaiņu procesu.
Atkarībā no tā, vai samaksāta nodeva par paātrināto izskatīšanu, pieteikums par jauna SIA valdes locekļa reģistrēšanu tiek izskatīts no vienas līdz trijām darba dienām. Nodevas apmērs var mainīties arī no tā, vai SIA vienlaikus ar jaunā valdes locekļa reģistrēšanu piesaka reģistrēšanai arī citas izmaiņas, līdz ar to nodevas apmērs var svārstīties no 20 eiro līdz pat 120 eiro.
Kaut arī pats reģistrācijas process ir vienkāršs, tomēr atbilstoši pastāvošajam tiesiskajam regulējumam iesniegtie dokumenti var tikt izskatīti ilgāk, nekā sākotnēji cerēts. Reģistrācijas termiņš var tikt pagarināts gan tāpēc, ka UR dod laiku dokumentos konstatēto trūkumu novēršanai (piemēram, kļūdas vai pretrunas dokumentos, nav iesniegta pilnīga informācija, tulkojuma vai “apostille” nepievienošana ārvalsts dokumentam u. c.), gan arī tāpēc, ka attiecībā uz jaunieceltajiem valdes locekļiem UR veic vēl papildu pārbaudes. Saskaņā ar likumu “Par Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistru” UR nosūtīs Valsts ieņēmumu dienestam (VID) informāciju par saņemto pieteikumu par jauna valdes locekļa reģistrēšanu, ja tajā norādītais valdes loceklis ir valdes loceklis, pārstāvēttiesīgais biedrs, cita pārstāvēttiesīgā amatpersona vai prokūrists vairākos UR reģistrētos tiesību subjektos. Vienlaikus UR ar informācijas nosūtīšanu VID pagarina lēmuma pieņemšanas termiņu par 10 darbdienām vai negatīva VID atzinuma gadījumā pat lemj par atteikumu reģistrēt jauno amatpersonu.
Šāds regulējums jau pastāv vairākus gadus, un tā mērķis ir ierobežot tādu juridisko veidojumu dibināšanas un darbības nodrošināšanas pakalpojumu sniedzēju darbību, kuri nav iesnieguši VID ziņojumu par savu darbības veidu. Attiecīgi, ja persona, kas ir ievēlēta par SIA jauno valdes locekli, ieņem vismaz vēl divus amatus citos tiesību subjektos, būtu jārēķinās, ka reģistrācijas pieteikuma izskatīšana var aizņemt ilgāku laiku, nekā sākotnēji plānots.
Kas darāms pēc reģistrēšanas Uzņēmumu reģistrā?
Kad sekmīgi nokārtotas visas izmaiņu reģistrācijas formalitātes UR un jaunais valdes loceklis ir zināms arī trešajām personām, ir vēl šis tas kārtojams, lai nodrošinātu jaunā valdes locekļa un arī attiecīgās SIA pilnvērtīgu darbu.
Mainoties valdes locekļiem vai ieceļot jaunu, svarīga ir arī darījumu partneru apzināšana. Lai gan ziņa par izmaiņu veikšanu kapitālsabiedrības valdes sastāvā tiek publicēta oficiālajā izdevumā “Latvijas Vēstnesis”, prakse liecina, ka šāds informēšanas veids nav pietiekami efektīvs. Lai nepieļautu situāciju, kad darījuma partneri turpina sazināties ar iepriekšējo valdes locekli, SIA būtu vēlams pašai informēt darījumu partnerus, piemēram, nosūtot informatīvu e-pastu ar jaunā valdes locekļa kontaktinformāciju, tādējādi izvairoties no problemātiskām situācijām.
__________________________________________________________________________
Visās bankās valdes loceklim jādodas uz tās filiāli ar personu apliecinošu dokumentu un jāiegūst tiesības rīkoties ar SIA bankas kontu
__________________________________________________________________________
Ja rodas konfliktsituācija pirms izmaiņu reģistrēšanas komercreģistrā, šāda paziņošana darījuma partneriem un jebkurai atbilstoši informētai trešajai personai liegs iespēju atsaukties uz faktu, ka tā nezināja par izmaiņām valdes sastāvā. Tāpat būtu jāveic tehniskas dabas jautājumi, piemēram, jāslēdz iepriekšējā valdes locekļa e-pasts, jānomaina durvju kodi, attālinātās piekļuves iespējas SIA dokumentiem, datubāzēm (ja tas nav izdarīts līdz šim).
Iespējams, praktiski svarīgākais aspekts, veicot izmaiņas valdes sastāvā, ir tiesības rīkoties ar SIA bankas kontiem, kā arī SIA vārdā veikt citas darbības bankā. Parasti šādas darbības tiek veiktas pēc izmaiņu valdes sastāvā reģistrēšanas, jo tad banka pati komercreģistrā var pārbaudīt jauno valdes sastāvu. Pārsvarā visās bankās valdes loceklim jādodas uz tās filiāli ar personu apliecinošu dokumentu un jāiegūst tiesības rīkoties ar SIA bankas kontu.
Tas ir īpaši būtiski, ja jaunais valdes loceklis ir ārvalstnieks un neuzturas Latvijā pastāvīgi vai ja valdē ir tikai viena persona. Ir iespējamas nepatīkamas situācijas, piemēram, iepriekšējais valdes loceklis var ļaunprātīgi izmantot savas tiesības bankā; var tikt būtiski apgrūtināts ikdienas darbs un norēķini ar sadarbības partneriem vai pat kavēti nodokļu maksājumi, ja SIA nav citas personas, kas varētu rīkoties ar tās bankas kontu, piemēram, grāmatvedis.
Situācijā, kad jaunais valdes loceklis personīgi nerod iespēju ierasties bankas filiālē, iepriekš minētās darbības var veikt cita pilnvarota persona, taču jānorāda, ka pilnvarai ir jābūt notariāli apliecinātai. Pilnvarojumā būtu vēlams precīzi norādīt visas darbības, kuras nepieciešams veikt, piemēram, “atvienot esošos un pievienot jaunus internetbankas sistēmas lietotājus”, “dzēst pievienoto personu paraksta tiesības un pievienot paraksta tiesības jauniem lietotājiem” u. c. Kaut gan ar pilnvarojumu var veikt dažādas būtiskas darbības, jāpiebilst, ka valdes loceklim tik un tā būs jādodas uz banku, lai personīgi aizpildītu paraksta paraugu lapu un arī banka varētu atbilstoši savām iekšējām procedūrām identificēt personu.