Vadības sapulces jeb vadības grupas sanāksmes ir pierasta lieta gandrīz katrā uzņēmumā. Tās nepieciešamas, lai komanda varētu pārrunāt aktualitātes un plānot nākamos darbus. Taču sapulču efektivitāte dažādos uzņēmumos mēdz būt ļoti atšķirīga. Viena no problēmām, kas sapulces padara neefektīvas, ir mutvārdu formāts – cilvēki sanāca, pasēdēja, parunājās un izklīda – katrs ar savu izpratni par nolemto un darāmo. Kā vienkāršiem līdzekļiem padarīt sapulces efektīvākas?

Menedžments un folklora

Cilvēks var paturēt prātā daudz sev svarīgas informācijas. Tomēr cilvēki dažkārt veic arī pierakstus savā plānotājā, veido sarakstus vai pieraksta svarīgus datus, un tas izrādās noderīgi. Pat ja cilvēks ir viens, ne visu var (un ne visu vajag!) paturēt galvā!

Kad cilvēki kaut ko dara trijatā vai četratā, daudz ko var sarunāt mutiski un pieraksti nav vajadzīgi. Šādi var sarīkot kādu ballīti, izbraukumu zaļumos vai jubilejas pasākumu. Labu draugu lokā, kur valda savstarpēja uzticība, mazās kļūdas tiks piedotas un pārpratumi tiks ātri atrisināti. Tomēr arī draugu lokā kāda īsziņa, atgādinājums vai karte ar norādēm var palīdzēt izvairīties no pārpratumiem.

Mazākos uzņēmumos, kur pats dibinātājs vai īpašnieks ir galvenā persona, arī vadības apspriedes bieži notiek mutvārdu formātā. Vadītājs zina, kuri jautājumi ir jāizrunā un kādi būtu galvenie lēmumi. Un, gluži kā savā privātajā dzīvē vai draugu lokā, sagaida, ka arī pārējie visu sapratīs no pusvārda un svarīgāko atcerēsies. Arī tad, kad uzņēmums jau kļuvis lielāks, paradums visu apspriest un nolemt mutvārdu formātā, bieži vien saglabājas.

Literatūras zinātnē ir īpašs termins – tautas mutvārdu daiļrade jeb folklora –, ar ko apzīmē pasakas, ticējumus un tautas dziesmas, kas tika nododas no paaudzes paaudzē mutvārdu formā. Līdzīgā veidā arī vadības procesus uzņēmumos, kad lēmumi netiek pierakstīti un komunikācija notiek verbālā formātā, varētu nosaukt par mutvārdu menedžmentu.

_______________________________________________________________________

Pētījumi liecina, ka no dzirdētā cilvēki pēc dažām dienām atceras vien niecīgu daļu

_______________________________________________________________________

Pētījumi liecina, ka no dzirdētā cilvēki pēc dažām dienām atceras vien niecīgu daļu. Tāpat jārēķinās, ka cilvēki vienu un to pašu ziņu var uztvert atšķirīgi. Tas pats attiecas uz sapulcēm – ja informācija nav pierakstīta un atgādināta, lielākā daļa paziņojumu un lēmumu būs no atmiņas zuduši vai arī tiem būs dažādas interpretācijas. Uzņēmumā zudusi informācija, neizdarīti darbi vai pārpratumi, visticamāk, radīs arī taustāmus zaudējumus – papildu izmaksas vai zaudētus ieņēmumus.

Atziņa: Jāizvairās no ilgstoša mutvārdu menedžmenta savā uzņēmumā, projektā vai organizācijā un pakāpeniski jāveido pierakstu kultūra. Pieraksti palīdz! Jo lielāks un sarežģītāks ir uzņēmums, jo vairāk rakstiskas informācijas – shēmas, tabulas, protokoli, instrukcijas – ir nepieciešams.

Sapulces pierakstu minimums

Ja par noteiktu instrukciju vai kontroles lapu nepieciešamību uzņēmumos šaubu gandrīz nebūs, tad ar sapulču pierakstiem ir sarežģītāk. Daži uzskata, ka tā ir lieka birokrātija, kas raksturīga tikai neefektīvām organizācijām. Tomēr tā gluži nav.

Arī tad, kad cilvēki sanāk kopā spēlēt galda spēles vai kārtis, visiem ir zināmi spēles noteikumi un tiek veikti kādi pieraksti. Vadības sapulces ir krietni nopietnāks pasākums par galda spēļu vakaru, tāpēc par dažiem principiem tomēr vajadzētu vienoties. Un tādi būtu vismaz trīs:

  • sapulces formāts. Vai tās būtu valdes sēdes, vadības grupas apspriedes vai projekta komandas sapulces, vajadzētu vienoties, kad šādas kopā sanākšanas notiek, kam šajās apspriedēs jāpiedalās un kā tiek pieņemti un komunicēti lēmumi. Visiem dalībniekiem, visticamāk, būs ērtāk un saprotamāk, ja grupa vienosies tikties vienā un tajā pašā nedēļas dienā un laikā. Tāpat ieteicams vienoties, cik laika optimāli tiek atvēlēts sapulcei, lai nebūtu tā, ka viens ir ieplānojis trīs stundas, bet citam jau pēc pusstundas jādodas prom. Šādu vadlīniju dokumentu varētu saukt par sapulces vai vadības grupas reglamentu. Arī Saeimā ir savs kārtības rullis;
  • darba kārtība. Ideāli būtu, ja dalībnieki savlaicīgi zinātu, kādi jautājumi sapulcē tiks izskatīti. Tad katrs dalībnieks varētu atbilstoši sagatavoties un ierasties ar nepieciešamo informāciju vai saviem priekšlikumiem par aktuālajiem jautājumiem. Ja katrā sapulcē regulāri tiek izskatīti līdzīgi jautājumi, grupa varētu vienoties, cik laika tiks atvēlēts konkrētiem jautājumiem (piemēram, 5 min. aktuālajām ziņām, 20 min. projektu ziņojumiem un 1 st. diskusijai par komplicētu problēmu). Ja izrādās, ka atvēlētajā laikā un šādā dalībnieku lokā jautājumu nevar atrisināt, var sasaukt citu apspriedi – citā laikā un, iespējams, arī citā sastāvā;
  • Parasti katrai sapulcei un katram darba kārtības jautājumam seko lēmumi – kaut ko uzsākt, darīt vai apturēt, kaut ko iegādāt, mainīt vai pārveidot. Lēmumi parasti ir vairāki, tāpēc tie būtu jāpieraksta. Un arī tad, kad pieņemtie lēmumi jāpaziņo tiem, kuri sapulcē nepiedalījās, protokols vai tā izraksts ir atbilstošs veids, kā nodot ziņu tālāk bez kļūdām un pārpratumiem. Pat ja darba kārtībā bijis tikai viens jautājums un lēmums izsakāms “jā” vai “nē” formā, nevajadzētu taupīt uz protokola rēķina.

Atziņa: Rīkojot sapulces savā uzņēmumā, organizācijā vai projektā, vienojieties par sapulču reglamentu, sagatavojiet darba kārtību un pēc sapulces arī protokolu. Daži skaidri definēti noteikumi palīdz efektīvāk organizēt vadības procesus.

Ne par daudz, ne par maz

Sastādot darba kārtību, varētu būt saprātīgi norādīt plānotos darba kārtības jautājumus, katram atvēlēto laiku un atbildīgos par katru punktu. Kārtības labad būtu jāatzīmē arī plānotās sapulces datums, laiks un norises vieta. Tas palīdzēs izvairīties no pārpratumiem, kad dalībnieki sagatavojas spriest par citiem jautājumiem vai aiziet uz citu telpu.

Ir atsevišķas organizācijas, juridiskas institūcijas un noteikti procesi, kuros svarīgi pierakstīt teju katru teikto vārdu, teikumu un skaitli. Tomēr biznesā, uzņēmumos, projektos, lai sapulču pierakstiem būtu jēga, jāizvēlas svarīgākais, ko pierakstīt. Sapulces protokols nav stenogramma, tāpēc protokolā nebūtu jāpieraksta katrs teikums vai katrs arguments, kas izskanējis apspriežu gaitā. Svarīgi atzīmēt un skaidri noformulēt pieņemtos lēmumus, termiņus, tuvākos nākamos soļus un atbildīgos par šo lēmumu izpildi vai uzraudzību. Protokolā var pievienot arī kādu svarīgu paskaidrojumu vai norādi uz citu saistītu dokumentu vai prezentāciju.

_______________________________________________________________________

Daži skaidri definēti noteikumi palīdz efektīvāk organizēt vadības procesus

_______________________________________________________________________

Dažkārt ir pilnīgi pietiekami un skaidri, ja protokols tiek veidots uz vienas vai pāris lapām, pie katra darba kārtības punkta pierakstot vienu vai dažus paplašinātus teikumus. Ar šādu protokolu svarīgākās ziņas var komunicēt tālāk, vēlāk arī pārskatīt, kā notiek pieņemto lēmumu izpilde.

Atziņa: Ja ievēro dažus principus un pieslīpē prasmes, sagatavot labu sapulces protokolu nemaz nav grūti! Protokols var palīdzēt komunicēt lēmumus un sekot to izpildei.

Labs palīgs – vadības grupas sekretārs

Bieži vien sapulces uzņēmumos notiek un paliek mutvārdu formātā, jo nav neviena, kas uzņemtos “papīru darbus”. Pats vadītājs mēdz būt gana aizņemts, tiekoties ar klientiem, runājot ar partneriem, apmeklējot objektus. Arī pēc sapulces jau jādodas tālāk, un nav laika visu pierakstīt, noformēt, izsūtīt. Šajā gadījumā vadītājam ir vajadzīgs palīgs.

Šādu lomu – cilvēks, kurš vadītājam palīdz sagatavot sapulču darba kārtību un pēc tam arī protokolus, – varētu saukt par vadības grupas sekretāru vai projekta asistentu. Tam nav jābūt atsevišķam darbiniekam uz pilnu slodzi – šo pienākumu var uzticēt kādam no komandas – vadītāja vietniekam, kādas struktūrvienības vadītājam, kvalitātes speciālistam vai biroja administratoram.

Svarīgi, lai vadības grupas sekretārs piedalās apspriedēs un saprot, kādi jautājumi tiek izskatīti un kādi lēmumi ir pieņemti. Nepieciešamības gadījumā sekretārs var pārjautāt un precizēt lēmumu formulējumus, lai tie ir pietiekami skaidri. Zinošs sekretārs arī pievērsīs sapulces dalībnieku uzmanību ziņām vai notikumiem, kas var ietekmēt kāda lēmuma izpildi vai procesus. Sapulces gaitā sekretārs var atgādināt, kā rit laiks un kādi jautājumi vēl jāpaspēj izskatīt. Daļa no sekretāra darba var būt arī sekot līdzi pieņemto lēmumu izpildes gaitai un apzināt aktuālus jautājumus nākamajām apspriedēm.

_______________________________________________________________________

Rīkojot sapulces savā uzņēmumā, organizācijā vai projektā, vienojieties par sapulču reglamentu, sagatavojiet darba kārtību un pēc sapulces arī protokolu

_______________________________________________________________________

Atziņa: Vadības grupas sekretārs var būt labs palīgs uzņēmuma vadītājam un visai vadības grupai. Sekretāra loma var būt arī lieliska profesionālās izaugsmes skola kādam jaunam censonim, speciālistam vai perspektīvam vadītājam.

Bieži vien lielākās problēmas uzņēmumos nav saistītas ar pašu biznesu, bet gan ar komunikāciju. Vadības sapulces, ja vien tās ir atbilstoši sagatavotas un vadītas, var būtiski uzlabot lēmumu pieņemšanu un komunikāciju uzņēmumā. Tas ne vienmēr ir viegli un vienkārši, tāpēc – lai veicas un izdodas!