Noliktavas procesi ietekmē gan klientu apkalpošanas kvalitāti, gan uzņēmuma darbības efektivitāti. Tādēļ noliktavas procesu digitalizācija var būtiski uzlabot gan uzņēmuma ikdienas darbību, gan konkurētspēju. Ko nozīmē noliktavas digitalizācija? Kādus risinājumus var izmantot mūsdienīgā noliktavā, lai tā funkcionētu nevainojami?
Noliktava ir cieši saistīta ar vairākiem preču realizācijas kanāliem – fizisko tirdzniecību (piemēram, veikalu), e-veikalu, digitālajām tirdzniecības vietnēm, kā arī ražošanas uzņēmumiem ar pašu ražotni. No vienas puses, noliktava nodrošina izejmateriālu piegādi ražošanai īstajā laikā un apjomā, bet no otras – uzņem un uzglabā gatavo produkciju. Labi organizēti noliktavas procesi un informācijas plūsma ļauj šīm struktūrvienībām darboties veiksmīgi. Savukārt šo procesu digitalizācija nodrošina aktuālu reāllaika informāciju visos preču realizācijas kanālos, kā arī ražošanā un grāmatvedībā, ļaujot efektīvi organizēt darbu un samazināt administratīvo slogu.
Ērtāka un precīzāka preču uzskaite
Ja agrāk preču uzskaite noliktavā tika veikta uz papīra vai “Excel” tabulās, tad tagad visus šos procesus iespējams digitalizēt un uzskaiti veikt noliktavas uzskaites programmā, kas darbu padara ātrāku un precīzāku. Vairs nav jāmēģina manuāli atrast informāciju par preču atrašanās vietu, jo visa uzskaite ir pieejama digitāli. Tādējādi noliktava “nedzīvo” atrauti no pārējā uzņēmuma, bet ir cieši integrēta ar pārdošanas vadību un citām nodaļām.
Noliktavas uzskaites programma nodrošina procesu pārvaldību visā preces ceļā – no pasūtījuma līdz piegādei klientam. Tā ļauj pārskatāmi veikt krājumu uzskaiti un kontroli, lai uzņēmuma vadība vienmēr zinātu, kas, kur un cik daudz ir pieejams, varētu pasūtīt preces nepieciešamajā daudzumā un izvairītos no pārpalikumiem. Programma arī sniedz datus par precēm, kuras varētu izņemt no sortimenta vai piedāvāt ar atlaidi. Noliktavas uzskaites programmā būs pieejama visa darbam nepieciešamā informācija – adreses, preču atlikumi, partijas numuri un citi būtiski dati.
Ja noliktavā esošo krājumu uzskaite nav precīza, preču aprite un krājumu apjoms var neatbilst reālajam pieprasījumam, radot situāciju, kur krājumi ir vai nu pārāk mazi, vai pārāk lieli. Uzņēmumam tas var radīt zaudējumus un pasliktināt klientu apkalpošanas kvalitāti. Ja uzkrājušās preces, kuras netiek realizētas, preču pasūtīšana no piegādātājiem uz laiku būtu jāaptur.
__________________________________________________________________________
Ja noliktavā esošo krājumu uzskaite nav precīza, preču aprite un krājumu apjoms var neatbilst reālajam pieprasījumam, radot situāciju, kur krājumi ir vai nu pārāk mazi, vai pārāk lieli
__________________________________________________________________________
Noliktavas uzskaites programmas ļauj detalizēti izsekot krājumu izmaiņām, tādējādi samazinot iespēju, ka preces varētu pazust. Šajās sistēmās bieži var redzēt, cik preču ir rezervētas, pasūtītas vai tiek ražotas, kā arī sekot līdzi iztrūkumiem un, ja nepieciešams, norakstīt preces.
Programmatūrā tiek reģistrēta arī preču kustība starp noliktavām, skaidri norādot, kad preces tiek piegādātas, kāds ir to statuss – vai tās ir pieņemšanas procesā vai jau novietotas plauktos.
Vienmēr zināmi aktuālie noliktavas atlikumi
Noliktavas uzskaiti ir svarīgi integrēt ar kurjerdienestiem, iepirkumiem, pārdošanu, grāmatvedību un citām struktūrvienībām, nodrošinot vienmērīgu informācijas plūsmu starp dažādām biznesa vadības sistēmām.
Tā rezultātā pārdevējiem un pircējiem gan fiziskajā veikalā, gan internetveikalā ir pieejama precīza informācija par preču atlikumiem noliktavā. Tas ievērojami atvieglo pārdošanas darbu un uzlabo klientu apkalpošanas kvalitāti. Tas arī novērš vajadzību vairākkārt sazināties ar klientu par preces pieejamību un iespējamo piegādes laiku, jo internetveikalā redzamais atlikums vienmēr atspoguļo reālo noliktavas stāvokli. Piemēram, ja prece tiek nopirkta, noliktavas atlikums samazinās, un šī informācija automātiski tiek atjaunota visos pārdošanas kanālos un citās struktūrvienībās. Šāda digitalizēta datu plūsma uzlabo klientu apkalpošanu un uzņēmuma naudas plūsmu, ļaujot operatīvi noteikt, kuras preces drīz būs jāpapildina, lai savlaicīgi veiktu pasūtījumus.
Biznesa vadības sistēmā iespējams ievadīt arī prognozējamo laiku, kad piegādātā prece būs saņemta un gatava izsniegšanai. Šī informācija būtiski palīdz pārdevējiem, jo viņi precīzi zina, kad varēs piedāvāt preci klientiem. Digitalizācija un biznesa vadības sistēma tādējādi ļauj nodrošināt automātisku un vienmērīgu informācijas apriti.
Preču uzskaite un pārraudzība pēc dažādiem kritērijiem
Svarīgi ir sekot līdzi precēm sadalījumā pa partijām, sērijas numuriem, derīguma termiņiem, izmēriem un citiem parametriem. Tas ir īpaši noderīgi, ja uzņēmumam ir preces ar unikāliem sērijas numuriem. Šādi iespējams arī pārvaldīt garantijas servisa procesu, reģistrējot, kuram modelim veikti servisa darbi, kad prece iegādāta un citas svarīgas detaļas, tādējādi veidojot sērijas numura vēsturi.
Preču aprites kontrole pēc partijas un derīguma termiņa palīdz plānot to pārdošanu atbilstoši derīguma vai garantijas periodam.
Ražošanas uzņēmumiem ir īpaši vērtīgi integrēt noliktavas programmatūru ar ražošanas sistēmu, jo tas ļauj kontrolēt preču ražošanu, balstoties uz pieprasījumu, un nodrošināt savlaicīgu izejmateriālu iegādi. Noliktavas sistēmā automātiski tiek norakstīti ražošanā izmantotie materiāli, savukārt gatavo preču saņemšana tiek fiksēta noliktavas uzskaitē.
Noliktavas lietotne ikdienas darbam
Biznesa vadības sistēmai var pievienot arī noliktavas lietotni, kuru darbinieki var izmantot viedtālruņos vai īpašās darba ierīcēs. Lietotnē darbinieki redz visu darbam nepieciešamo informāciju – klientu pasūtījumus, komplektējamo preču sarakstus, to atrašanās vietu, preces, kas vēl būs jākomplektē, un tās, kas ir ceļā uz nosūtīšanu. Lietotne ļauj arī ātri atrast preces, kurām mainīta atrašanās vieta. Šāda mobilā ierīce ir praktiska, jo darbiniekam nav jāatgriežas pie datora, lai iegūtu informāciju.
__________________________________________________________________________
Digitalizācija un biznesa vadības sistēma ļauj nodrošināt automātisku un vienmērīgu informācijas apriti
__________________________________________________________________________
Ja programmatūra ir integrēta ar biznesa inteliģences rīkiem, darbinieki var pārvaldīt noliktavu kopumā arī no mobilās ierīces. Inventarizācija ar lietotnes palīdzību kļūst vienkāršāka – preces tiek saskaitītas un noskenētas, un dati automātiski tiek ievadīti sistēmā.
Automātiski grāmatojumi un rēķini
Noliktavas uzskaiti noteikti vajadzētu savienot arī ar grāmatvedības sistēmu. Tas nodrošina, ka naudas atlikumi, rēķini un preču uzskaite atrodas vienotā sistēmā, kur finanšu un preču dati ir savstarpēji saskaņoti. Tādējādi darbiniekiem nav manuāli jāievada dati no vienas sistēmas otrā. Tas ietaupa laiku, nodrošina precīzu informāciju un samazina kļūdu iespēju.
Laba noliktavas uzskaites sistēma piedāvā arī iespēju aprēķināt preču pašizmaksu, izmantojot vidējā svērtā metodi vai “pirmais iekšā, pirmais ārā” jeb first in, first out (FIFO) pašizmaksas aprēķinu. Precīzi aprēķināta pašizmaksa ļauj uzņēmumam noteikt peļņu katram pārdošanas darījumam.
Iespēja segmentēt noliktavas
Noliktavas uzskaites programmatūra ļauj segmentēt noliktavas atbilstoši to funkcijām, nodrošinot pielāgotu pārvaldību dažādiem noliktavu veidiem.
Uzņēmumam var būt vairākas noliktavas – viena garantijas remontdarbu materiāliem, cita mazumtirdzniecībai, vēl cita vairumtirdzniecībai. Var būt arī virtuāla noliktava ar artikuliem, kur preces tiek pasūtītas, bet fiziski glabājas pie piegādātājiem. Šo noliktavu veidu pārvaldība kļūst ērtāka un efektīvāka, ja visi dati tiek digitalizēti un apkopoti noliktavas uzskaites sistēmā.
Kā izvēlēties noliktavas uzskaites programmu?
Izvēloties programmatūru, ir lietderīgi to skatīt kā ilgtermiņa risinājumu, izvēlēties sistēmas, kas spēs pārvaldīt arī citus uzņēmuma procesus, kas būs nepieciešami, uzņēmumam augot. Tas ļaus izvairīties no nepieciešamības vēlāk mainīt programmatūru vai strādāt ar vairākām savstarpēji nesaistītām sistēmām, kas var apgrūtināt darba plūsmu.
Piemēram, ja uzņēmums pašlaik neveic tirdzniecību tiešsaistē, bet nākotnē plāno izveidot e-veikalu, ir vērts apsvērt biznesa vadības sistēmu, kas nodrošina noliktavas uzskaiti un iespējamu integrāciju ar internetveikalu.
__________________________________________________________________________
Noliktavas uzskaites sistēmas ieviešanas laiks un sekmīgums lielā mērā ir atkarīgs no tā, cik sakārtoti ir uzņēmuma, tostarp noliktavas, procesi
__________________________________________________________________________
Ir svarīgi skaidri apzināt uzņēmuma aktuālās problēmas, kuras varētu risināt ar digitalizācijas palīdzību. Piemēram, būtu jānoskaidro, kādas problēmas ir klientu apkalpošanā, kad un kurā posmā rodas informācijas trūkums, kad struktūrvienības nespēj savlaicīgi apmainīties ar datiem un veikt savus pienākumus. Jāizvērtē arī, kuri administratīvie darbi prasa pārāk daudz laika vai kuros bieži rodas cilvēciskas kļūdas?
Šāda pieeja palīdzēs izvēlēties piemērotāko biznesa vadības vai noliktavas uzskaites sistēmu, kā arī ļaus sistēmu izstrādātājiem piedāvāt visatbilstošāko risinājumu. Uzņēmumam ir ieteicams precīzi noteikt, kādus preču uzskaites datus ir svarīgi iegūt, un pārrunāt ar sistēmu nodrošinātājiem pieejamās iespējas. Tāpat jānoskaidro, vai konkrētā sistēma piedāvā e-rēķinu un elektronisko dokumentu apriti.
Kā sagatavoties noliktavas uzskaites sistēmas ieviešanai?
Noliktavas uzskaites sistēmas ieviešanas laiks un sekmīgums lielā mērā ir atkarīgs no tā, cik sakārtoti ir uzņēmuma, tostarp noliktavas, procesi. Jo precīzāk tie ir definēti un organizēti, jo ātrāk un vienkāršāk būs digitalizēt datus un ieviest sistēmu.
Izvēloties programmatūru, ieteicams sākt ar konsultāciju pie attiecīgā risinājuma izstrādātāja. Tirgū pieejami dažādi noliktavas pārvaldības risinājumi, tāpēc konsultācijas palīdzēs izvērtēt, vai konkrēto programmatūru iespējams pielāgot uzņēmuma specifiskajām vajadzībām un prasībām.
