Kā digitalizācija palīdz uzlabot uzņēmuma efektivitāti? 

Uzņēmēji dzīvo laikā, kad ir svarīgi spēt paredzēt nākotnes vajadzības, pirms to ir izdarījuši citi. Jāņem vērā, ka mēs nevaram sagatavoties nākotnei, izmantojot aptaujas un pētījumus par cilvēku lēmumiem pagātnē vai izvēloties novecojošus biznesa modeļus. Tehnoloģijas un digitalizācija ir daļa no uzņēmumu veiksmes atslēgām šajā procesā, tikpat svarīgi ir arī mainīt domāšanas veidu un būt atvērtiem jaunām iespējām un elastīgu biznesa modeli. Ir skaidri redzams, ka konkurētspēju saglabās tieši tie uzņēmumi, kuri investēs tehnoloģijās un inovācijās. Taču tehnoloģijas nevar būt mērķis, tās ir līdzeklis, ar kura palīdzību ietaupīt laiku, padarīt efektīvāku ikdienas darbu, mazināt darbaspēka trūkumu uzņēmumā vai uzlabot citus attīstībai svarīgos resursus.

Mēs Datorzinību centrā vienmēr esam izvirzījuši mērķi, lai klients, investējot naudu tehnoloģijās, dažādos IT risinājumos, tehnoloģiju mācībās un e-mācību risinājumos, gūtu maksimālu atdevi savam biznesam. Un tieši šobrīd ir īstais laiks, kad to darīt, jo ir pieejamas Eiropas atbalsta programmas uzņēmumu digitālajai transformācijai, un mēs arī palīdzam uzņēmējiem sagatavoties un pieteikties šim finansējumam.

Kā dokumentu vadības sistēma uzlabo mūsu klientu efektivitātes rādītājus?

Pētījumi liecina, ka 80% no uzņēmuma darbiniekiem ik dienu velta 30 minūtes viņu darbam nepieciešamo dokumentu un informācijas meklēšanai. Šķietami tas nav daudz, taču, veicot aprēķinus iegūstam, ka, piemēram, 50 darbinieku uzņēmumā tas rada zaudējumus sākot no 4500 EUR apmērā mēnesī, kas veido 50000 EUR gadā, bet lielākos uzņēmumos šīs izmaksas ir vēl lielākas. Lai uzņēmums samazinātu šos zaudējumus, ir svarīgi ieviest mūsdienīgu un modernu dokumentu vadības sistēmu. Šajā ziņā vislielākie ieguvēji bija tie uzņēmumi, kuri ieviesa mūsu risinājumu vēl pirms COVID krīzes, jo tas nodrošināja darbiniekiem ērtību un iespēju turpināt strādāt arī no mājām.

Lielākie plusi ir iespēja:

• Strādāt no mājām, tādējādi nav jābrauc uz biroju pakaļ dokumentiem, lai paveiktu savus darbus. Dokumentu pārvadāšana palielina risku tos pazaudēt.
• Noslēgt līgumu ar klientu vien 10 minūšu laikā attālināti, uzlabojot klientu apkalpošanas servisu.
• Saskaņot rēķinu ar kolēģiem un redzēt saskaņošanas vēsturi, saskaņotos datus nosūtīt uz finanšu sistēmu, nevadot tos atkārtoti.
• Pārraudzīt uzņēmuma darbinieku veiktos uzdevumus sistēmā - kurš paspēj visu izdarīt noteiktajā termiņā, bet kuram nepieciešams atbalsts, jo ir pārslogots ar uzdevumiem.

Tāpat ir svarīgi apzināties darbinieku efektivitātes trūkumu brīdī, kad darbinieks ar augstāko izglītību velta savu laiku, lai apstrādātu saņemto rēķinu plūsmu. Ja tie ir 200 rēķini dienā, kā mūsu klientam no vairumtirdzniecības uzņēmumu kategorijas, to apstrādei dienā ir jāvelta vairāk nekā 4 stundas laika. Taču šo dokumentu plūsmu lieliski var apstrādāt ar Dokumentu vadības sistēmas rīkiem. Uzņēmumam, ieviešot sistēmu, iesūtītie rēķini sistēmā tiek automātiski atpazīti un reģistrēti bez darbinieku iesaistes. Automātiski tiek aktivizēts arī dokumentu saskaņošanas process, kas nosūta no sistēmas uzdevumus atbildīgajiem darbiniekiem, lai saskaņotu saņemto rēķinu. Kad rēķins ir saskaņots, dati tiek nosūtīti uz uzņēmuma finanšu sistēmu. Tādējādi šis darbinieks ar savu izglītību un zināšanām var dot daudz lielāku pievienoto vērtību uzņēmumam, jo tehnoloģijas paveic ikdienas rutīnas darbus darbinieka vietā.

Cits klients ar mūsu risinājumu palīdzību nodrošina gandrīz visu ar personāla vadību saistīto dokumentu apriti – sākot ar atlases procesu, kur uzņēmuma mājas lapā pretendenti aizpilda savus pieteikumus, kur tie automātiski nonāk sistēmā un tiek apstrādāti, līdz pat brīdim, kad labākos pretendentus pieņem darbā. Tālāk jau sistēmā tiek organizēti visi ar darbinieku ikdienu saistītie dokumenti – darba līgumu un amatu aprakstu sagatavošana, kas tiek ģenerēti no dokumentu veidnēm, optimizējot tipveida dokumentu sagatavošanas darbu un būtiski ietaupot laiku, kā arī cita veida dokumentus. Sistēmā ir integrēti dažāda veida elektroniskie paraksti, kas ļauj abpusēji parakstīt līgumus un cita veida dokumentus. Savukārt, saziņai ar valsti izmantot eAdreses integrāciju.

Kā tehnoloģiju mācības uzlabo ikdienas darba efektivitāti uzņēmumā?

Digitalizācija un dažādu IT sistēmu ieviešana iet roku rokā ar darbinieku digitālajām prasmēm, jo tas darbiniekiem ļauj efektīvi un produktīvi strādāt - izmantot dažādas datorprogrammas, apstrādāt un analizēt lielu datu vai informācijas apjomu, kā arī veikt darbu tiešsaistes režīmā. Uzņēmumiem, kuriem ir darbinieki ar augstām digitālajām prasmēm, ir labākas iespējas konkurēt gan vietējā, gan starptautiskā līmenī, jo viņi spēj ātri pielāgoties tehnoloģisko izmaiņu un klientu vajadzību maiņai. Digitālās prasmes veicina arī dažādu inovāciju attīstību, darbiniekiem ir iespēja izmantot arvien jaunus rīkus, kas palīdz risināt dažādus izaicinājumus, ar kuriem uzņēmumi saskaras ikdienā.

Nereti mēs nepamanām, ka digitālos rīkus izmantojam nepilnīgi un neapzināmies visu to potenciālu. Šādi atgadījās arī vienam no mūsu klientiem, kurš Microsoft Teams ikdienā izmantoja tikai saziņai. Mācību laikā iegūtās zināšanas ļāva saprast, ka Teams ir kas daudz vairāk par saziņas rīku. Teams ir lielisks instruments sadarbībai, tajā iespējams kopīgot un vienlaicīgi rediģēt dokumentus, plānot projektus, pievienot uzdevumus un sekot līdzi to izpildei. Lieki piebilst, ka kursā gūtās zināšanas veicināja viņu darba produktivitāti. Lai atskaišu, pārskatu veidošana un datu apkopošana būtu vieglāks un ātrāks process mūsdienās ir pieejami dažādi rīki un programmas, kā piemēram, Power BI. Ar tā palīdzību ir iespējams automātiski atjauno datus un izveidot vizuāli skaistus un pārskatāmus grafikus ar viena klikšķa palīdzību.

Vai zinājāt, ka Outlook ir iespējams izmantot kārtulas, lai automātiski atbildētu uz e-pasta ziņojumiem, kā arī veidot kategorijas, ērtākai e-pasta pārvaldībai? Tās ir funkcijas, ko izmantojam mēs paši darba ikdienā. Ar kategoriju palīdzību mūsu darbiniekiem ir skaidrs, uz kuru kolēģi konkrētais e-pasts attiecas, kā arī vai klients ir sazvanīts un problēma atrisināta. Šādi tiek ne tikai ietaupīts laiks, bet arī veicināta ikdienas darba produktivitāte.

Reiz pie mums vērsās ražošanas uzņēmums, kur darbiniekiem bija ļoti atšķirīgs zināšanu un prasmju līmenis, kā rezultātā viena Excel līmeņa mācības grupā nebija labākais risinājums. Šāda veida situācijā lieliski noderēja video kursi, kur katrs var atjaunot un pilnveidot savas zināšanas patstāvīgi, izvēloties sev piemērotāko līmeni un nepieciešamo tematu. Excel video kursi ir 5 līmeņos, kā rezultātā dalībniekiem ir iespējams izvērtēt savu zināšanu līmeni un izvēlēties sev piemērotāko kursu.

Produktivitāte, kvalitāte un spēja izmantot pieejamos resursus pilnvērtīgi ir tas, kas veido mūsdienīgu uzņēmumu, kas gatavs digitalizēt savas darbības un pielāgoties strauji mainīgajai videi.

Šie ir tikai daži no scenārijiem, kā uzlabot uzņēmuma efektivitāti ar tehnoloģiju palīdzību. Laika un resursu ekonomija, produktivitātes palielināšana, konkurētspējas palielināšana tirgus ietvaros - šīs ir tikai dažas priekšrocības, kuras sniedz uzņēmuma digitalizācija. Arī Jūsu uzņēmumam ir iespēja sasniegt vēl vairāk kopā ar mūsu izstrādātajiem risinājumiem un tehnoloģiju mācībām, piesakoties uz sarunu izstādes Uzņēmuma elektronizācija 2023 laikā: https://forms.office.com/e/zKh0WzDdCd, rakstot dzc@dzc.lv vai zvanot 67338366.