No grāmatveža viedokļa darbinieku čeku iesniegšana un papīra rēķinu apstrāde ir nebeidzama cīņa, kas paņem daudz enerģijas un laika, kuru varētu veltīt citiem darbiem. Šo dokumentu manuāla ievadīšana grāmatvedības sistēmā ir tikai aisberga redzamā daļa, daudz izaicinošāk ir tos “salasīt” kopā no darbinieku makiem, rakstāmgaldiem un automašīnu cimdu nodalījumiem. Atbrīvojiet savus darbiniekus no lieka darba un izmantojiet digitālos rīkus, atsakoties no papīra rēķinu un čeku kalniem!
Čeku un rēķinu apritei, īpaši mazos un vidējos uzņēmumos, ir liels potenciāls radīt lieku un neefektīvu darbu grāmatvežiem. Čeki par degvielu, ziediem, nereti arī rēķini par nelieliem kancelejas izdevumiem ir liels slogs, kuru rada ne tikai nemitīga komunikācija, lai maksājumus apstiprinošos dokumentus savāktu vienkopus, bet arī manuāli veicams darbs, skenējot rēķinus un čekus.
Papildus tam jārēķinās ar ilgu dokumentu aprites laiku, drošas uzglabāšanas risku un administrēšanas slogu. Un, ja uzņēmums vēlas ne tikai domāt, bet arī patiešām rīkoties, lai kļūtu dabai draudzīgāks un zaļāks, tas ieraudzīs arī milzīgu nevajadzīgu papīra patēriņu, ar kuru vēlāk jātiek galā.
Digitālo dokumentu priekšrocības
Pirmkārt, salīdzinājumā ar praksi papīra čekus savākt, rūpīgi uzglabāt un vismaz reizi mēnesī nodot grāmatvedim, čeku un rēķinu digitalizācija ir kā liels solis no pagātnes mūsdienās. Kurš gan nav saskāries ar to, ka čeki mēdz pazust, saburzīties, kļūt netīri un izbalēt? Tad grāmatvedim ir jāatšifrē, kam pieder šis čeks un par ko tas ir iesniegts. Pievienotās vērtības nodokļa deklarāciju iesniegšanas laiks turpretim negaida, un to nevar atlikt.
__________________________________________________________________________
Digitālais čeks nozīmē to, ka lietotne pati paņem no tā nepieciešamo informāciju – summu, valūtu, datumu, piegādātāja nosaukumu un citus datus
__________________________________________________________________________
Otrkārt, cilvēku ikdienas paradumi arī ir mainījušies. Piemēram, aktīvi tiek izmantotas apdrošinātāju izveidotās lietotnes, kurās digitāli var iesniegt čekus atlīdzības saņemšanai. Tas ir ērti! Ieviešot līdzīgu praksi uzņēmumā, nofotografēts un lietotnē augšupielādēts čeks nokļūst līdz grāmatvedim dažu sekunžu laikā.
Visbeidzot – izmaksas. Savā uzņēmumā ikdienā daudz strādājam, lai kliedētu mītus par to, ka digitalizācija ir dārga un pieejama tikai lieliem uzņēmumiem. Iesaku praktiski salīdzināt izmaksas, kas rastos, ieviešot procesu automatizāciju, un aprēķināt, cik izmaksā darbinieka laiks, to pašu darbu darot manuāli. Cik bieži rodas kļūdas, ievadot datus, un cik izmaksā to labošana? Un – cik izmaksā darbinieka motivācija?
Dokumentu digitalizācijas process
Mūsdienīgā uzņēmumā digitālie rīki jau ir kļuvuši par pilnvērtīgiem darbiniekiem, kas aizstāj asistentus, sekretārus un datu ievades operatorus, kuru galvenais uzdevums, iespējams, ir tikai monotoni darīt mehānisku darbu. Cilvēku priekšrocība ir spēja pievienot ikdienas darbam intelekta komponenti. Un, lai ko arī neteiktu par mākslīgo intelektu (MI), tas aizvien nespēj pilnībā aizstāt cilvēku.
Robotizētā digitalizēšana tiek veikta, izmantojot teksta atpazīšanas tehnoloģiju –optisko rakstzīmju atpazīšanu jeb optical character recognition (OCR). Papildus tam tiek izmantots MI, lai atpazītos datus identificētu, sakārtotu un veiktu citas darbības. Vēl ļoti būtiski ir tas, lai tieši Latvijas čekiem panāktu korektu datu interpretāciju vairāk nekā 90% gadījumu.
Čeku vai rēķinu vienkārši nofotografēt un automātiski iesniegt ir daudz ērtāk gan darbiniekiem, gan grāmatvežiem. Lietotnē ir viegli izvēlēties, vai čeks ir vai nav jāatlīdzina, kā arī norādīt izdevumu un samaksas veidu. Un tad darbinieks par to var aizmirst, taču grāmatvedis var viegli un ātri sākt darbu. Tātad ieguvums ir dubults. Digitālais čeks nozīmē to, ka lietotne pati paņem no tā nepieciešamo informāciju – summu, valūtu, datumu, piegādātāja nosaukumu un citus datus. Tas nav vienkārši foto, bet gan kārtīgs mūsdienīgs un vieds darbarīks.
Strukturēta digitālo čeku uzglabāšana
Mapīti ar čekiem uz galda vai plauktā var atstāt pagātnē, ļaujot mūsdienu tehnoloģijām izdarīt visu garlaicīgo darbu, ieviešot ikdienā strukturētu digitālu čeku uzglabāšanu biznesa vadības sistēmā. Protams, risinājumi, kā to paveikt, mēdz būt dažādi, piemēram, mūsu klientu rīcībā ir “Standard Books” un “Standard ERP” programmas “CostPocket” integrācija.
Tās darbības princips ir vienkāršs – nofotografētos čekus vai rēķinus nosūta uz programmu un iegrāmato. Vairs nav nepieciešams tērēt laiku, vadot informāciju no papīra dokumentiem, MI palīdz atpazīt to saturu. Digitalizētie rēķini nonāk attiecīgās biznesa vadības sistēmas piegādātāju rēķinu modulī. Savukārt čeki izveido avansa norēķina ierakstu, kur ir pievienoti arī atbilstošie dokumenti, lai tos būtu vieglāk pārbaudīt.
Tā ir aplikācija mobilajā ierīcē, tāpēc pieejama jebkurā vietā, jebkurā laikā un ikvienam darbiniekam. Kad tiek iepildīta degviela, čeku var uzreiz nofotografēt, un grāmatvedim informācija ir pieejama mirkļa ātrumā, savukārt dati ir aktuāli. Negaidot kādu konkrētu mēneša dienu, kurā informāciju apkopot, tā ir pieejama analīzei aktuālajā laikā.
__________________________________________________________________________
Pārmaiņas vienmēr saistāmas ar resursu pārdali, jaunu paradumu ieviešanu, darbinieku apmācību, kas prasa daudz laika un enerģijas
__________________________________________________________________________
Papildus robotizētai digitalizēšanai “CostPocket” piedāvā arī digitalizēšanu ar skenējumu pārbaudi pirms nosūtīšanas uz grāmatvedības sistēmu. Skenējumu pārbaudi divās kārtās veic “CostPocket” speciālisti. Izmantojot šo digitalizācijas veidu, dokumenti sasniedz grāmatvedības sistēmu ar 99,5% datu precizitāti, tāpēc šeit noteikti var runāt arī par operatīvu izmaksu analīzi, sniedzot iespēju veikt korekcijas, ja nepieciešams.
“CostPocket” ir viens no risinājumiem, ko var integrēt ar vadošajām grāmatvedības programmām, piemēram, “Standard Books”, “Standard ERP”, “Jumis Pro”, “Horizon” u.c. Tāpat arī paši grāmatvedības programmu izstrādātāji piedāvā savās sistēmās integrētu čeku nolasīšanas risinājumu, piemēram, jau iepriekš pieminētais “Jumis Pro” un “Standard Books”.
Dokumentu apstrāde un uzglabāšana
Jau pavisam drīz, no 2025.gada 1.janvāra, elektronisko rēķinu izrakstīšana, nosūtīšana un saņemšana kļūs par obligātu prasību lielākajai daļai Latvijas uzņēmumu. Ieteicams negaidīt laiku, kad nāksies saskarties ar strauju un haotisku uzņēmuma prakses standartu maiņu. Iespējams, šis ir pats labākais laiks, lai ieviestu pārmaiņas pakāpeniski, sagatavojot tām gan darbiniekus, gan tehnoloģijas. Ja šķiet, ka nepieciešams kāds pārliecinošāks arguments, tad jāvērš uzmanība uz to, ka digitalizētus ierakstus uzreiz var palaist arī apstiprināšanas plūsmā, tā sakārtojot arī šo procesu.
Ja runājam par dokumentu uzglabāšanu, tad jau kopš 2018.gada Latvijā saimniecisko darījumu attaisnojošos dokumentus var glabāt elektroniskā veidā, nekrājot daudzos papīru mapju plauktus. Čeku un rēķinu digitalizācija ļauj pilnvērtīgāk izmantot šo iespēju un atbrīvoties no čeku un rēķinu kaudzēm.
Uzņēmuma ieguvumi
Veicot tik būtiskas izmaiņas uzņēmuma ikdienā kā digitalizācija, ikviens vadītājs vispirms sev uzdod jautājumu – “kāds ir mans ieguvums?”. Pārmaiņas vienmēr saistāmas ar resursu pārdali, jaunu paradumu ieviešanu, darbinieku apmācību, kas prasa daudz laika un enerģijas. Tomēr jāapzinās, ka veiksmīgas un jēgpilnas pārmaiņas uzņēmumā notiks vien tad, ja to mērķis būs balstīts stratēģiskā nākotnes redzējumā.
Runājot par digitalizāciju kopumā, atgādināšu, ka tā nenovēršami skars ikvienu no mums gan ikdienā, gan uzņēmējdarbībā. Atšķirība būs tikai redzējumā, kā šo procesu vadīt. Ja ikdienā digitālu dokumentu apriti saskatām kā neapstrīdamu ieguvumu, tad savā uzņēmumā uz to varam raudzīties tieši no šīs pašas prizmas.
__________________________________________________________________________
Veiksmīgas un jēgpilnas pārmaiņas uzņēmumā notiks vien tad, ja to mērķis būs balstīts stratēģiskā nākotnes redzējumā
__________________________________________________________________________
Gan pētījumi, gan praksē redzētais pierāda, ka vadīta un sistemātiska digitalizācijas ieviešana veicina uzņēmuma konkurētspēju un ilgtermiņā sniedz priekšrocības pār konkurentiem.
Laika ietaupījums
Ja pieņemam, ka vienīgais neatjaunojamais resurss, kas ir katra cilvēka rīcībā, ir laiks, tad, izmantojot šo vienu iespēju – čeku un rēķinu digitalizāciju –, tas tiek ievērojami ietaupīts. Laiku, ko citkārt veltītu datu manuālai ievadīšanai, var atvēlēt darbiem, kas sniedz lielāku pievienoto vērtību. Atslogojot darbiniekus, tiks radīta vide, kurā veicināt radošumu, attīstību un atbrīvot vietu jaunām idejām.
Ērta un savlaicīga dokumentu iesniegšana
Mūsdienu uzņēmējdarbību raksturo dinamika, tāpēc ikdiena ir strauja un nereti ļoti mainīga. Automatizējot procesus, var mazināt ikdienas spriedzi. Uzņēmuma grāmatvedība savlaicīgi var saņemt dokumentus uzreiz sistēmā, jo ikviens darbinieks tos var nofotografēt un iesniegt uzreiz pēc pirkuma veikšanas. Tāpat tos ērti var sakrāt digitālā veidā un nevar nozaudēt. Tādējādi rodas mazāk stresa situāciju, un vide ir saudzīgāka darbinieku mentālajai veselībai.
Pārskatāma dokumentu uzskaite un pārvaldība
Uzņēmuma vadības sistēmās visi digitālā veidā iesniegtie norēķinu dokumenti ir ērti pieejami – pie katra ieraksta ir attēls vai PDF dokuments. Līdz ar to uzņēmumam būs izveidojies savs rēķinu un čeku digitālais birojs – dokumenti vairs nebūs jāuzglabā drukātā veidā mapēs.
Uzņēmuma attīstība, analizējot datus
Nedrīkst aizmirst par vēl vienu būtisku digitālo datu ieguvumu – datu analīze aktuālajā laikā. Lai arī operatīvie izdevumi ir neatņemama uzņēmumu ikdienas sastāvdaļa, iespēja iegūt pārskatāmus datus, piemēram, par kancelejas izdevumiem vai degvielas patēriņu, ļauj pieņemt savlaicīgus lēmumus par izdevumu optimizācijas iespējām.
Ienākumu un izdevumu kontrole mūsdienīgā uzņēmumā nav jāveic “Excel” tabulās. Tehnoloģiskās iespējas jau labu laiku ir daudz plašākas, un uzņēmumu uzdevums ir tās izprast. Uzskatu, ka uzņēmumu digitalizācija ir nevis tāla nākotne, bet mūsdienu realitāte. Protams, arī šodien zemi var apart ar zirgu un arklu, piešķirot tam unikālu manuālā darba vērtību. Tomēr ir taču kāds iemesls, kas licis zemniekiem izmantot dzinēja spēku.
