38% aptaujāto* uzņēmumu joprojām elektroniski saņemtus un sagatavotus dokumentus izdrukā uz papīra, taču pandēmijas laiks situāciju nedaudz ir uzlabojis, palielinot izpratni par elektronisko dokumentu nozīmi mūsdienīgā uzņēmumā, secināts žurnāla “iFinanses” rīkotajā konferencē “Elektroniskie dokumenti uzņēmumos”, kas 3. decembrī notika tiešsaistē.
Biežākās atrunas, ar ko aizbildinās uzņēmēji, kuri salīdzinoši maz izmanto elektroniskos dokumentus, – tas ir dārgi, nepieciešami jauni tehnoloģiskie risinājumi, elektroniskie dokumenti var neatgriezeniski pazust un tie neesot droši. Bieži vien ikdienā daudzos uzņēmumos pietrūkst informācijas par darbu ar elektroniskiem dokumentiem, tāpēc konferences laikā nozares eksperti informēja par dažādiem būtiskiem jautājumiem – elektronisko rēķinu izsūtīšanu, dokumentu juridisko spēku, elektroniskajiem parakstiem, aktuālajām izmaiņām likumdošanā u.tml.
"Lai gan Latvijas normatīvie akti nosaka, ka grāmatvedības attaisnojuma dokumentus drīkst saglabāt tikai elektroniskā veidā, daudzi grāmatveži joprojām ir piesardzīgi, tāpēc dažkārt pat lielos uzņēmumos elektroniskā dokumentācija tiek dublēta papīra formātā. Tas bija viens no iemesliem, kādēļ nolēmām rīkot pirmo tiešsaistes konferenci par šo tēmu. Plašā apmeklētība liecina, ka šī tēma ir aktuāla un uzņēmumu vadītāji un grāmatveži ir gatavi jaunajiem izaicinājumiem," vērtē SIA "Izdevniecība iŽurnāli" galvenā redaktore, konferences idejas autore Kristīne Dzelstiņa.
Arta Priede, Finanšu ministrijas Grāmatvedības politikas un metodoloģijas nodaļas vadītāja informēja, ka likums "Par grāmatvedību" nosaka uzņēmuma tiesības papīra formas grāmatvedības dokumentu pārvērst elektroniskā formā, un pārvērstajam dokumentam ir tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālajam dokumentam, savukārt uzņēmumam ir tiesības iznīcināt oriģinālo papīra dokumentu, ievērojot likuma noteikumus.
Kā zināms, tuvākajā nākotnē spēkā stāsies jaunais Grāmatvedības likums. Tas, visticamāk, notiks 2021. gada 1. jūlijā vai 2022. gada 1. janvārī. Jaunajā likumā ieviestas daudzas būtiskas izmaiņas, kas palielinās grāmatvežu iespējas ikdienā sagatavot, izmantot un uzglabāt elektroniskus dokumentus. Piemēram, likumā definēti vairāki jauni termini – elektronisks apliecinājums, grāmatvedības organizācijas dokumenti, strukturēts elektroniskais rēķins u.c. Tāpat arī – līdz šim grāmatvedības dokumentus obligāti bija jāglabā papīra formā Latvijas teritorijā, savukārt jaunajā likumā paredzēts, ka dokumentus varēs glabāt arī elektroniskā formā Latvijas vai citas Eiropas Savienības dalībvalsts teritorijā.
Runājot par elektronisko dokumentu juridisko spēku, Jānis Sarāns, ZAB “COBALT” pārstāvis, konferencē uzsvēra, ka jebkura elektroniski glabāta informācija patiesībā ir uzskatāma par elektronisku dokumentu, arī gandrīz viss informācijas kopums, ko ikdienā digitāli apstrādā uzņēmumi (nosūtot e-pastu, ierakstot video drošības kamerās, sagatavojot prezentācijas utt.) ir izsakāma rakstveidā, tātad tie ir elektroniski dokumenti. Un ikviens elektronisks dokuments nepieciešamības gadījumā var tikt izmantots kā rakstveida pierādījums tiesā. Dažkārt par šādu pierādījumu var kalpot pat “Whatsapp” uzrakstīta ziņa.
Tiešsaistes konferencē ar savām zināšanām dalījās arī Madara Reinika, VID Nodokļu pārvaldes Nodokļu un nodevu grāmatvedības metodikas daļas galvenā nodokļu inspektore, Gints Mālkalnietis, "CERT.LV" kiberdrošības eksperts, Kārlis Siliņš, LVRTC ePakalpojumu daļas vadītājs, Dr.oec. Ieva Kalve, Ilze Palmbaha, SIA "PricewaterhouseCoopers" Nodokļu pārvaldības un grāmatvedības nodaļas vadītāja, Signe Bāliņa, Latvijas Informācijas un komunikācijas tehnoloģiju asociācijas prezidente, Kaspars Gaļimovs, “CostPocket” biznesa attīstības vadītājs Latvijā, Elvis Kvalbergs, SIA “Excellent Latvia” valdes loceklis, Māris Paipa, ZAB "Deloitte Legal", zvērināts advokāts, Ilmārs Arsenovičs, "Dokobit Latvija" vadītājs.
*Konferencē “Elektroniskie dokumenti uzņēmumos” tika aptaujāti 150 uzņēmumu pārstāvji.
