Kādreiz rēķini, vēstules, pilnvaras un citi dokumenti tika drukāti uz papīra, parakstīti ar zilu pildspalvu un apstiprināti ar apaļu, violetu zīmogu ar uzņēmuma nosaukumu. Šobrīd ir iespēja izvēlēties arī digitālu risinājumu – e-zīmogu. Vai un kā to lieto uzņēmumos? Vai e-zīmogs var aizstāt e-parakstu?  

Agrāk zīmoga nospiedums uz dokumenta kliedēja šaubas par tā ticamību, bet dokumenti bez zīmogiem tika uzskatīti par nepilnīgiem, pat aizdomīgiem. Arī iestādes iekšējās uzskaites kartītes, apliecības, notikumu žurnāli tika tipogrāfiski iespiesti, aizpildīti un apliecināti ar zīmogu. Šāda veida process tika uzskatīts par drošu, jo lietvedībā nodarbinātie ticēja, ka zīmogu var nopirkt tikai īstā uzņēmuma pilnvarotais pārstāvis un vienīgais zīmogs vienmēr glabājas direktora seifā. Mūsdienās vienkāršam papīra dokumentam ir grūti uzticēties, jo jebkurš var attēlot uz dokumenta jebkādu zīmogu. Uzticamību ievērojami nostiprināja jaunu zīmogu produktu parādīšanās, kā arī krāsaino un 3D printeru plašāka pieejamība.

Tiecoties mazināt izmaksas un ietekmi uz vidi, uzņēmumi pārveidoja papīra dokumentus elektroniskā formā. Digitalizācijai ir vairākas acīmredzamas priekšrocības – samazinātas noliktavas telpas, atcelts gaidīšanas laiks, kurjeram piegādājot dokumentus, bet darbinieks var iztikt bez datu manuālas ievades datorā, u. c. Tomēr, aizvietojot papīru ar elektronisko dokumentu, ir svarīgi pilnībā pārdomāt ar to saistītos procesus, piemēram, izslēgt liekos soļus un robotizēt darbības, kuras var precīzi definēt. Tādas metodoloģijas kā “Lean”, “Six Sigma”, “Kaizen” palīdz uzlabot efektivitāti strukturētā veidā un saprast, vai zīmogs uz dokumenta joprojām ir vajadzīgs.