Elektroniski paraksti tiek atzīti daudzās pasaules valstīs un kļūst arvien populārāki, tādēļ valstis izvirza prasības tam, lai tie būtu droši un spēkā esoši. Eiropas Savienībā (ES) ir izveidoti stingri noteikumi elektroniskajiem parakstiem, kas ļauj noskaidrot, kas parakstījis līgumu un kad tas parakstīts, un nodrošina datu aizsardzību jeb integritāti. Bet, kas jāņem vērā, parakstot līgumu ar uzņēmumu no Amerikas Savienotajām Valstīm (ASV)? Vai tas vispār ir droši?

Raksta līdzautore: Santa Prauliņa, SIA “Zvērinātu advokātu birojs FORT”, vecākā juriste

Kā parakstīt un pārbaudīt?

Latvijā ar drošu elektronisko parakstu saprotam tādu elektronisko parakstu, kura tehniskie parametri atbilst regulas 910/2014 par elektronisko identifikāciju un uzticamības pakalpojumiem elektronisko darījumu veikšanai iekšējā tirgū (eIDAS regula) prasībām. Šiem parametriem atbilst tikai viens elektroniskais paraksts – “eParaksts”. Savukārt ASV elektronisko parakstu prasības atšķiras no ES, līdz ar to darījuma partneris no ASV neizmantos tādu elektronisko parakstu, kuru Latvijā uzskatīs par drošu.

Tomēr tas, ka elektroniskais paraksts neatbilsts eIDAS regulas noteiktajām prasībām, nenozīmē, ka to nevar izmantot komercdarījumos, tas nozīmē tikai to, ka konkrētais elektroniskais paraksts nav izmantojams notariālu aktu vai tādu dokumentu, kuri iesniedzami valsts iestādēs, parakstīšanai. Ņemot vērā minēto, tehniski dokumentus var parakstīt ar ASV sadarbības partneriem tālāk norādītajos veidos:

• abas puses paraksta sadarbības līgumu ar ASV izmantotu elektronisko parakstu. Piemēram, arī Latvijas rezidenti var izmantot ASV bieži lietoto “DocuSign”. ASV izmantotos elektroniskos parakstus var iegūt jebkurš. Lai lietotu “DocuSign”, nepieciešama tikai aktīva e-pasta adrese;
• katra puse paraksta sadarbības līgumu ar savu elektronisko parakstu. “eParaksta” tehniskā funkcionalitāte atļauj parakstīt tādu dokumentu, kuru jau iepriekš, piemēram, ar “DocuSign”, parakstījis ASV rezidents, tāpēc iespējams vienu dokumentu parakstīt ar dažādiem elektroniskajiem parakstiem, kas jau iepriekš ir katras puses rīcībā.

ES drošos elektroniskos parakstus iespējams pārbaudīt mājaslapā Eparaksts.lv vai Dokobit.com, taču ASV elektroniskā paraksta derīgumu šajās platformās nevar pārbaudīt. Pastāv iespēja, ka ASV darījuma partnera izmantotā elektroniskā paraksta platforma nodrošina šādas pārbaudes iespēju, tāpēc pirms sadarbības līguma parakstīšanas ieteicams noskaidrot, ar kādu elektronisko parakstu sadarbības partneris to plāno parakstīt. Tad pirms sadarbības līguma parakstīšanas iespējams pārliecināties par konkrētā elektroniskā paraksta funkcijām, izmantotajiem drošības rīkiem un iespējām pārbaudīt jau parakstīta dokumenta parakstītājus.

Kas jāņem vērā?

Tehniskās iespējas ir dažādas, tāpēc jāņem vērā arī citi parametri, pirms tiek elektroniski parakstīts dokuments ar ASV sadarbības partneriem:

• nepieciešams identificēt paraksttiesīgo personu, kurai ir tiesības parakstīt dokumentus sadarbības partnera vārdā. Visbiežāk paraksttiesīgās personas ASV uzņēmumos tiek sauktas par direktoriem (Director) vai vadītājiem (Officer, Chief Executive Officer un tā tālāk). Diemžēl ASV neuztur publiski pieejamu reģistru, kurā iespējams pārliecināties par komercsabiedrību paraksttiesīgajām personām, tādēļ pārliecināties par to var tikai, pieprasot sadarbības partneriem dokumentus, kas apliecina personas paraksta tiesības, piemēram, dalībnieku lēmuma kopiju, ar kuru direktora amatā iecelta konkrētā persona, kura parakstīs dokumentus ASV uzņēmuma vārdā;
• nepieciešams vienoties par darījuma būtiskajām sastāvdaļām. Gadījumos, kad sadarbības līgums būs parakstīts ar ASV uzņēmumu, būtu jānodrošina, ka puses ir vienojušās par darījuma būtiskajām sastāvdaļām (kas, kurš, kad, par cik un tā tālāk) elektroniski, piemēram, e-pastā. Tas var notikt, piemēram, e-pastos apmainoties ar sadarbības līguma sagatavi un savstarpēji vienojoties par dokumenta gala versiju. Ja tehniskais nodrošinājums ļauj, e-pastus ieteicams saglabāt serverī vai citā drošā vietā, lai nepieciešamības gadījumā šiem e-pastiem varētu piekļūt un strīdus gadījumā izmantot kā pierādījumu;
• sadarbības līgumam jāietver atzīme, ka līgums parakstīts ar elektronisko parakstu. ASV normatīvie akti nosaka, ka dokumentos jābūt norādei, ka tie ir parakstīti elektroniski. Arī Latvijas likumi nosaka prasību, ka dokumentus iespējams parakstīt ar elektronisko parakstu, ja puses par to iepriekš vienojušās. Tāpēc secināms, ka obligāti sadarbības līgumā jāpievieno atzīme, ka tas parakstīts ar elektroniskajiem parakstiem;
• svarīgi sadarbības līgumā noteikt jurisdikciju un piemērojamos likumus. Ja iespējams ar sadarbības partneri vienoties, būtu ieteicams līgumā iekļaut to, ka jebkuri strīdi, kas izriet no līguma, ir izskatāmi Latvijas tiesās un tiem piemērojami Latvijas likumi. Tādā veidā būs iespējams nodrošināties ne vien pret dārgiem tiesvedību procesiem ASV, bet arī būt drošiem par elektronisko pierādījumu izmantošanas iespējām gadījumos, kad sadarbības attiecībās izveidojušies strīdi, kuru risināšanai nepieciešama tiesas iejaukšanās;
• elektroniski parakstītam dokumentam ir jānodrošina datu integritāte, proti, jānodrošina, ka jebkuri dati dokumentā ir aizsargāti pret iejaukšanos, pārveidošanu vai nejaušu zudumu pēc tā parakstīšanas. Datu integritāti iespējams nodrošināt, sadarbības līgumu parakstot “PDF” formātā vai ar “eParakstu” un nodrošinot, ka Latvijas “eParaksts” tiek pievienots kā pēdējais no visiem nepieciešamajiem elektroniskajiem parakstiem. “eParaksta” izmantošana nozīmēs, ka Latvijas uzņēmuma rīcībā būs fails, kurā glabāsies sadarbības līgums tieši tādā formā, kādā to parakstījušas visas puses, un kuru tehniski vairs nav iespējams mainīt.

__________________________________________________________________________

Lai nodrošinātu, ka ir iespējams pierādīt elektroniski parakstītu līgumu spēkā esamību, ieteicams uzskatāmi dokumentēt, ka puses ir vienojušās par līguma būtiskajām sastāvdaļām
__________________________________________________________________________

Ja rodas problēmas

Elektroniski parakstīti līgumi starp pusēm no ASV un Latvijas var tikt izmantoti tiesā kā pierādījumi. Lai nodrošinātu, ka ir iespējams pierādīt elektroniski parakstītu līgumu spēkā esamību, kā jau iepriekš norādīts, ieteicams uzskatāmi dokumentēt, ka puses ir vienojušās par līguma būtiskajām sastāvdaļām. Latvijas likums nosaka, ka rakstveidā (ar roku vai ES prasībām atbilstošu drošu elektronisko parakstu) parakstāmi tikai konkrēti dokumentu veidi, piemēram, darba līgums. Savukārt tie dokumenti, kuru rakstveida formu tieši nenosaka likums, tajā skaitā komersantu sadarbības līgumi, var tikt noslēgti arī citā veidā, piemēram, ar elektroniskajiem parakstiem, kas neatbilst ES prasībām. Būtiskākais ir tas, ka puses ir uzskatāmi apliecinājušas savu gribu noslēgt konkrēta satura līgumu, kas var tik apliecināts ar skenētiem parakstiem, “DocuSign” vai jebkāda cita veida elektroniskajiem parakstiem.

Latvijas tiesas spēj izvērtēt elektroniskos pierādījumus, tāpēc nevajadzētu atturēties no darījumu slēgšanas tikai tāpēc, ka tie tiks dokumentēti tikai elektroniski. Galvenais ir atcerēties, ka arī elektroniskie pierādījumi ir jāglabā tā, lai tiem vēlāk būtu viegli piekļūt un tos būtu tehniski iespējams nodot tiesai, piemēram, ievietojot zibatmiņā.

Jebkurā gadījumā, slēdzot darījumus ar pusi no ASV, pirms tam ieteicams konsultēties ar juristu, lai nodrošinātu pilnīgu Latvijas uzņēmuma aizsardzību, tajā skaitā to, ka darījums tiek slēgts atbilstoši Latvijas likumiem.