E-zīmogs un tā attīstība

Elektroniskais paraksts ir viens no populārākajiem rīkiem digitālajā vidē, un daudziem ir grūti iedomāties ikdienas darbu bez tā. Tomēr ne visi biznesa procesi prasa gribas izpausmi vai saistību apstiprināšanu, ko nodrošina e-paraksts. Dažkārt pietiek ar drošu apliecinājumu dokumenta vai procesa autentiskumam, tā izcelsmei vai satura nemainīgumam. Šādās situācijās lieti noder elektroniskais zīmogs jeb e-zīmogs.

E-zīmogs jeb elektroniskais zīmogs ir digitāls rīks, kas apstiprina dokumenta izcelsmi un autentiskumu. Organizācijas, uzņēmumi un valsts iestādes to izmanto, lai apliecinātu dokumentu drošumu un atbilstību. Atšķirībā no elektroniskā paraksta, ko veido konkrēta fiziska persona, e–zīmogs tiek piešķirts juridiskām personām. Tas ir īpaši piemērots dokumentiem, kuriem nepieciešams organizācijas apstiprinājums, bet nav obligāts konkrētas personas paraksts.

E-zīmogs piešķir dokumentam digitālu identitāti, nodrošinot tā nemainīgumu. Tas nozīmē, ka pēc e–zīmoga pievienošanas dokumenta saturu nav iespējams mainīt, neradot pamanāmas sekas.

Saikne ar uzņēmumu, nevis personu

Daudzi uzskata, ka visus dokumentus nepieciešams parakstīt. Elektroniskais paraksts šķiet vienkāršs un lietotājiem saprotams risinājums, jo tas līdzinās tradicionālajam parakstam un sasaista dokumentu ar konkrētu personu. E-paraksts ir īpaši noderīgs, ja nepieciešams apliecināt personas tiesības un pilnvaras, piemēram, uzņēmuma pārstāvim parakstot līgumu vai izsniedzot pilnvaru. Šādās situācijās ir būtiski, lai dokuments būtu personiski parakstīts.

Tomēr dažādos biznesa procesos ne vienmēr ir vajadzīgs konkrētas personas paraksts. Piemēram, nododot auto remontam servisā, nav būtiski, kurš darbinieks ir parakstījis dokumentu. Svarīgāk ir fiksēt remonta detaļas un garantēt dokumenta izcelsmi. Šādos gadījumos organizācija, izmantojot e-zīmogu, apliecina dokumenta autentiskumu un datu nemainīgumu, uzsverot saikni ar uzņēmumu kopumā, nevis ar atsevišķu personu. Pārbaudot e–zīmogu, tiek parādīta uzņēmuma informācija, nevis konkrētas personas dati. Turklāt e-zīmogs ļauj dokumentus saglabāt Eiropas Savienībā (ES) atzītajos elektronisko dokumentu formātos, piemēram, eDOC, ASiC-E vai PDF, kas nodrošina to satura nemainīgumu.

Kam nepieciešams e-zīmogs?

E-zīmogu galvenokārt izmanto uzņēmumi, valsts iestādes un citas organizācijas, kurām ir svarīga datu integritāte un drošība dokumentos. E-zīmogu izmanto:

• valsts iestādes – administratīvu dokumentu, sertifikātu, atskaišu un citu juridisku dokumentu apzīmogošanai, apliecinot to autentiskumu;
• finanšu iestādes – konta pārskatu, līgumu un citu finanšu dokumentu apliecināšanai;
• loģistikas un transporta uzņēmumi – piegādes dokumentu un kvīšu autentiskuma garantēšanai;
• uzņēmumi ar augstām datu drošības prasībām – informācijas tehnoloģiju un datu pārvaldības uzņēmumi, kas strādā ar konfidenciāliem vai privātiem datiem;
• medicīnas iestādes – medicīnisko izziņu, slēdzienu, analīžu rezultātu un citu pacientu dokumentu apliecināšanai. Ar e-zīmogu iestāde var garantēt, ka izziņa ir autentiska, izsniegta konkrētajā iestādē un tās saturs nav mainīts. E-zīmogs arī palielina drošību, apliecinot recepšu autentiskumu un garantējot, ka tās ir izsniegtas ar konkrētas iestādes pilnvarojumu. Tas palīdz mazināt viltojumu un nesankcionētu izmaiņu risku. Digitālās receptes ar e-zīmogu ļauj droši nodot informāciju aptiekām, nodrošinot, ka pacienti saņem pareizās zāles.

Šie ir tikai daži piemēri, kur e-zīmogs var būt noderīgs, bet jebkurš uzņēmums to var izmantot arī ikdienišķos procesos, piemēram, līguma parakstīšanā. Līgumi parasti ir vairākas lappuses gari, tos sagatavo juristi un saskaņo ar otru līgumslēdzēju pusi, pirms tie nonāk parakstīšanas posmā. Lai pirms parakstīšanas nebūtu vēlreiz jāpārskata visas detaļas, e-zīmogs ir lielisks rīks, lai apzīmogotu līguma gala versiju. Tas ļauj izvairīties no papildu laika tērēšanas un nodrošina, ka saturs atbilst iepriekš saskaņotajai versijai. Pēc zīmogošanas līgumu var nodot parakstīšanai organizācijas paraksttiesīgajai personai.

Elektroniskajā dokumentu apritē iespējams lietot gan e-zīmogu, gan e-parakstu. Unikāla e-zīmoga priekšrocība ir tā, ka to var izmantot jebkurš uzņēmuma darbinieks, neatkarīgi no tā, vai viņš ir dokumenta autors vai persona, kam uzņēmums ir uzticējis veikt zīmogošanu. Piemēram, grāmatvede sagatavo un uzreiz apzīmogo rēķinu, nosūtot to klientam, savukārt administratore apzīmogo izziņas. Turklāt e-zīmogu iespējams integrēt dažādās dokumentu vadības sistēmās un automatizēt šos procesus. Šī tehnoloģija ir īpaši noderīga organizācijās ar lielu apjomu digitālo dokumentu, jo tā nodrošina ātru un efektīvu dokumentu izcelsmes apliecināšanu.

E-zīmoga priekšrocības un trūkumi

E-zīmogam ir vairākas vērā ņemamas priekšrocības, tostarp dokumentu autentiskuma un drošības apliecināšana, procesa efektivitāte un ātrums, vienkāršota dokumentu pārbaude un izsekojamība, izdevumu samazināšana, kā arī atbilstība normatīvajiem aktiem. Tomēr ir svarīgi ņemt vērā arī iespējamos trūkumus, kas saistīti ar šī rīka izmantošanu.

Dokumentu autentiskums un drošība

E-zīmogs garantē, ka dokuments pēc tā apliecināšanas nav mainīts, tādējādi uzturot datu integritāti un samazinot krāpniecības riskus. Piemēram, rēķini ir viens no jutīgākajiem posmiem dokumentu apritē, īpaši fizisku personu gadījumā, kur bieži notiek datu viltošana un maksājumu novirzīšana uz krāpnieku kontiem. Mūsdienās uzņēmumiem ir pienākums rūpēties gan par savu, gan klientu drošību, piemēram, nosūtot apzīmogotus rēķinus.

Izmantojot e-zīmogu, saņēmējs iegūst divas būtiskas priekšrocības – iespēju pārliecināties, ka dokumenta saturs nav mainīts, kā arī apstiprinājumu, ka rēķinu tiešām sagatavojis konkrētais uzņēmums.

Efektivitāte, ātrums un izsekojamība

Dokumentus, kas apstiprināti ar e-zīmogu, var nosūtīt un apstrādāt elektroniski, tādējādi novēršot nepieciešamību pēc fiziskiem zīmogiem un samazinot birokrātiju.

E-zīmogs atbalsta uzņēmumu digitalizācijas procesus, samazinot administratīvo slogu un novēršot riskus, kas rodas, zīmogojot dokumentus papīra formātā vai parakstot tos ar darbinieka parakstu. Dokumenti, kas apzīmēti ar e-zīmogu, ir viegli pārbaudāmi, un to izsekojamība ļauj skaidri identificēt dokumenta izcelsmi.

Ekonomiskie ieguvumi un atbilstība regulējumiem

Tā kā e-zīmogs novērš nepieciešamību drukāt dokumentus un parakstīt tos fiziski, tas būtiski samazina izmaksas, kas saistītas ar drukāšanu, nosūtīšanu un dokumentu glabāšanu.

Turklāt e–zīmogs palīdz uzņēmumiem nodrošināt atbilstību ES regulai 910/2014 par elektronisko identifikāciju un uzticamības pakalpojumiem elektronisko darījumu veikšanai iekšējā tirgū un ar ko atceļ Direktīvu 1999/93/EK (eIDAS regula), kas nodrošina digitālajiem dokumentiem juridisko spēku visā ES.

E-zīmoga trūkumi

Runājot par e-zīmoga trūkumiem, jāņem vērā, ka uzņēmumam sākotnēji nepieciešami finansiāli ieguldījumi un laiks, lai integrētu e-zīmogu savos procesos un apmācītu darbiniekus.

Tāpat e-zīmogs šobrīd ir izstrādāts un atzīts galvenokārt ES, tāpēc dokumentu nosūtīšanai ārpus ES var rasties ierobežojumi tā izmantošanā un atzīšanā.

Ir situācijas, kur nepieciešams personas autentisks paraksts, ko e-zīmogs nevar aizstāt. Ar dokumentam pievienotu e-zīmogu nevar nodibināt, grozīt vai izbeigt juridiskās saistības, tāpēc tas neaizstāj uzņēmuma vai iestādes pārstāvja personisku elektronisko parakstu.

Turklāt, lai arī e-zīmogs kļūst arvien populārāks, tas joprojām ne visur ir pieņemts un pilnvērtīgi integrēts. Izaicinājumus rada tehniskās prasības, drošības riski un ierobežota pieņemšana dažos tirgos, kas var apgrūtināt tā plašāku izmantošanu.

Attīstība nākotnē

E-zīmoga attīstība nesen tika ieviests jauns pakalpojums – “eZīmogs+” mākonī, kas piedāvā vēl ērtāku un ātrāku dokumentu zīmogošanas procesu. Šis risinājums ļauj izmantot jau esošos sertifikācijas rīkus, piemēram, “eParaksts mobile”, padarot to pieejamu un vienkārši lietojamu visiem lietotājiem.

E-zīmoga attīstība turpinās, jo tiek izstrādāti jauni risinājumi, kas mainīs pieeju dokumentu parakstīšanai (zīmogošanai). Viens no komersantiem saistošākajiem jauninājumiem varētu būt “eZīmogs crypto stick” – kriptogrāfiska ierīce, kas piedāvā ātru piekļuvi sertifikātiem un augstu veiktspēju, salīdzinot ar tradicionālajām viedkartēm. Šī ierīce būs īpaši noderīga lietotājiem, kuriem nepieciešama mobilitāte, ļaujot parakstīt dokumentus jebkurā vietā, vienkārši pieslēdzot ierīci datoram vai citai ierīcei.

Tiek plānota e-zīmoga izvietošana klienta vai Latvijas Valsts radio un televīzijas centra infrastruktūras hardware security module, kas nodrošinātu centralizētu pārvaldību un augstu drošības līmeni. Šāds risinājums būs īpaši piemērots lielām organizācijām, kurām nepieciešama efektīva dokumentu parakstīšanas procesa kontrole un garantēta drošība.

Ar mūsdienīgiem risinājumiem, piemēram, “eZīmogs+” mākonī, un nākotnē plānotajām inovācijām e-zīmogs digitālajā vidē kļūs par neaizvietojamu instrumentu. Tas piedāvās elastību, augstu drošības līmeni un ērtu lietošanu, būtiski uzlabojot lietotāju pieredzi un efektivizējot dokumentu pārvaldību.