Lasītājs jautā: Šobrīd lielākā daļa uzņēmuma dokumentu tiek glabāta elektroniski, tostarp arī ilgstoši glabājami dokumenti, piemēram, darba līgumi, kas jāglabā 90 gadus. Kā uzņēmums var būt pārliecināts, ka pakalpojumu sniedzējs arī pēc 90 gadiem spēs garantēt piekļuvi e-dokumentiem? Kā nodrošināties pret to pazušanu?

Tā kā e-dokumenti fiziski vietu neaizņem, tos var glabāt kā alternatīvu papīra dokumentiem. Dokumentus digitalizējot un uzglabājot elektroniski, iespējams nodrošināties pret apdraudējumiem, kas varētu neatgriezeniski sabojāt papīra dokumentus, piemēram, pelējumu, ugunsgrēku, insektiem, grauzējiem un tamlīdzīgi.

Saskaņā ar Elektronisko dokumentu likuma 3.panta 1.daļu e-dokumentiem ir tāds pats juridiskais spēks kā papīra dokumentiem, ja vien tiem ir elektroniskais paraksts un citi obligātie dokumenta rekvizīti, kas norādīti Dokumentu juridiskā spēka likuma 4.pantā.

Cik ilgi jāglabā?

Normatīvajos aktos paredzēts pienākums noteiktu laiku glabāt dažādus dokumentus. Cik ilgi tie jāglabā, atkarīgs no dokumentu veida. Piemēram, Grāmatvedības likuma (GL) 28.pantā noteikti dokumentu glabāšanas termiņi grāmatvedības reģistriem un inventarizācijas sarakstiem, kas jāglabā 10 gadus. Savukārt darba un atvaļinājuma samaksas aprēķina dokumentiem, kas izdoti pirms 1999.gada, noteikts glabāšanas termiņš – 75 gadi. Tādi dokumenti kā gada pārskati glabājami līdz uzņēmuma reorganizācijai vai darbības izbeigšanai – konkrēts termiņš visbiežāk nav noteikts.

__________________________________________________________________________

Ja tiek ievērotas noteiktās prasības, pārveidoto dokumentu nav atsevišķi jāapliecina ar drošu elektronisko parakstu – tam ir tāds pats juridiskais spēks kā sākotnējam papīra dokumentam
__________________________________________________________________________

Lielai daļai uzņēmumu varētu būt aktuāls arī Ministru kabineta (MK) noteikumos Nr.690 “Noteikumi par personas darba vai dienesta gaitu un izglītību apliecinošiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība, un to glabāšanas termiņiem” norādītais konkrētu personas darba gaitu apliecinošo dokumentu uzskaitījums, kā arī to glabāšanas termiņi. MK noteikumos Nr.690 norādīts, ka, piemēram, darba līgumi un to grozījumi, darbinieku saraksti ar amata norādi, darbu apraksti, atzinumi par darbinieka nespēju veikt pienākumus veselības stāvokļa dēļ glabājami 90 gadus kopš tajā minēto personu dzimšanas vai 75 gadus, ja dzimšanas datums nav zināms, ja lietā arhivēti dokumenti par vairākām personām vai arhivēto dokumentu izņemšana no lietas prasa nesamērīgas pūles. Atsevišķos gadījumos dokumenti glabājami pastāvīgi, ja tie satur informāciju ar vēsturisku, sabiedrisku, kultūras vai zinātnisku nozīmi.

Dokumenta pārvēršana elektroniskā formātā

GL 29.panta 1.daļā noteikts, ka uzņēmumam ir tiesības papīra formā esošus grāmatvedības dokumentus, pārveidot par e-dokumentiem, lai tos varētu uzglabāt elektroniskā vidē. GL 29.panta 2.daļā noteikts, ka elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē pārvērstajam dokumentam ir tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālajam dokumentam, un uzņēmumam ir tiesības iznīcināt oriģinālo dokumentu tikai tad, ja uzņēmums attiecībā uz elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē pārvērsto dokumentu ievēro konkrētas prasības. Lai pārvēstu dokumentu par elektronisku, ir:

• jānodrošina oriģinālā dokumenta satura attēlojums un atbilstība GL noteiktajā dokumentu glabāšanas laikā;
• jānodrošina satura lasīšana datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā cilvēklasāmā formātā un, ja nepieciešams, atvasinājuma veidošana papīra formā;
• jāaizsargā pārvērstais dokuments pret izmaiņām vai iznīcināšanu;
• jāievēro pārvēršanas un oriģinālā dokumenta iznīcināšanas procesa dokumentēšana atbilstoši uzņēmuma vadītāja noteiktai kārtībai.

Iespējams pārvērst tādus dokumentus kā gada pārskatus, inventarizācijas sarakstus, attaisnojuma dokumentus, tostarp par darbiniekiem aprēķināto darba samaksu, atlīdzību par darba piespiedu kavējuma laiku un citus.

Ja tiek ievērotas noteiktās prasības, pārveidoto dokumentu nav atsevišķi jāapliecina ar drošu elektronisko parakstu – tam ir tāds pats juridiskais spēks kā sākotnējam papīra dokumentam, līdz ar to grāmatvedības papīra dokumentu pārveidošana glabāšanai elektroniskā vidē uzskatāma par drošu. Tādējādi nav obligāti jāsaglabā grāmatvedības dokumenti arī papīra formā.

Dokumentus, kurus persona vēlas glabāt elektroniskā formātā, taču normatīvajos aktos nav noteikts, ka šo dokumentu e-versijas var aizstāt sākotnējos papīra dokumentus, arī iespējams glabāt elektroniskā formātā, sagatavojot to atvasinājumus atbilstoši MK noteikumu Nr.558 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība” 47.–59.punktos noteiktajām prasībām, lai uzturētu papildu drošību, uzglabājot dokumenta atvasinājumu e-formātā. Šādos gadījumos gan jāsaglabā dokumenta oriģināli arī papīra formā, ja vien normatīvajos aktos nav noteikts citādi.

Atbildība par dokumentu glabāšanu

GL 33.panta 1.daļā noteikts, ka tieši uzņēmuma vadītājs ir atbildīgs par grāmatvedības dokumentu oriģinālu saglabāšanu, aizsargāšanu pret iznīcināšanu vai nozaudēšanu. GL 42.pantā paredzēta administratīvā atbildība par grāmatvedības kārtošanas noteikumu neievērošanu. Tāpat saskaņā ar Arhīvu likuma 28.panta 1.daļu dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtības pārkāpuma gadījumā valdes loceklim, amatpersonai vai juridiskai personai var tikt piemērots brīdinājums vai naudassods.

__________________________________________________________________________

Par dokumentu pārvaldības kārtības pārkāpumiem, visticamāk, atbildēs tieši attiecīgā persona vai uzņēmuma vadītājs, nevis izvēlētais pakalpojumu sniedzējs
__________________________________________________________________________

Neatkarīgi no pieejas, ko izvēlas valdes loceklis, amatpersona vai juridiska persona, par dokumentu pārvaldības kārtības pārkāpumiem, visticamāk, atbildēs tieši attiecīgā persona vai uzņēmuma vadītājs, nevis izvēlētais pakalpojumu sniedzējs. Līdz ar to personai, kurai saskaņā ar likumu ir pienākums glabāt kādus dokumentus, drošāk varētu būt pašai parūpēties par to, ka tai pieejamas droši noglabātas attiecīgā dokumenta kopijas. Ja dokumentus uz līguma pamata glabā trešā persona, tad būtu adekvāti pielīgt pienākumu atlīdzināt zaudējumus par dokumenta pazaudēšanu, tostarp atlīdzināt jebkādus par to piemērotus naudas sodus.

Risinājumi drošākai e-dokumentu glabāšanai

Pastāv dažādi varianti, kā nodrošināties pret gadījumiem, kad dokumenti netiek glabāti atbilstoši normatīvajos aktos noteikto termiņu prasībām. Iespējams noglabāt dokumentu kopijas pie dokumentu glabāšanas vai līdzīgu pakalpojumu sniedzējiem, taču arī tas nav pilnībā drošs risinājums, jo pastāv risks, ka attiecīgie pakalpojuma sniedzēji var pārtraukt savu darbību vai reorganizēties vai dokumentu uzglabāšanas procesā var notikt kādas citas tehniskas problēmas.

Dokumentu drošu glabāšanu iespējams nodrošināt ar dažādiem tehniskiem līdzekļiem, piemēram, e-dokumentu kopiju glabāšana vienlaikus pie vairākiem pakalpojumu sniedzējiem, kopiju glabāšana tiešsaistē vairākās vietās vienlaicīgi, datņu uzglabāšana vairākos pārnēsājamos datu nesējos un tamlīdzīgi.