Lai arī Latvijā drošais elektroniskais paraksts bez maksas un skaita ierobežojuma ir pieejams ikvienam, tomēr pastāv virkne mītu, kā arī lietotāju zināšanu trūkums, kas ierobežo e-dokumentu plašāku izmantošanu. Kas jāzina par elektronisko dokumentu apriti, iespējām un ērtībām e-dokumentu izstrādē, apritē un pārvaldībā, kuras gan fiziskām, gan juridiskām personām pieejamas bez maksas? Skaidrojam!

E-dokumentu aprites posmi

Mūsdienīga e-dokumentu aprite ietver vairākus posmus, sākot no dokumentu izstrādāšanas vai saņemšanas līdz to pārvaldībai, izplatīšanai un glabāšanai. Tie var atšķirties atkarībā no organizācijas procedūrām un dokumentu apjoma, bet kopumā e-dokumentu izstrādes un aprites process ietver sešus posmus – izstrādāšanu vai saņemšanu, fiksēšanu un sākotnējo saglabāšanu, pārvaldību, darbu ar e-dokumentiem, darbības, kas saistītas ar parakstīšanu un glabāšanu, un arhivēšanu.

Izstrādāšana vai saņemšana

E-dokumentus var izstrādāt dažādos veidos, piemēram, izmantojot teksta redaktoru un veidojot katru dokumentu no jauna, izmantojot sagataves (veidlapas) vai ar speciālas programmatūras, kur, aizpildot nepieciešamā dokumenta “kartiņu”, dokumenta noformēšanas darbu paveic sistēma.

E-dokumentus var saņemt dažādos veidos, piemēram, elektroniskā pasta pielikumos, tiešsaistes formās vai citās digitālās formās, kuru iespējas aizvien pieaug.

Dokumentu reģistrēšana un sākotnējā saglabāšana

Elektroniski saņemtie dokumenti tiek ielādēti datorā vai serverī un saglabāti digitālā formātā. Jāatceras, ka izdrukātā formā e-dokumenti zaudē juridisko spēku. Ja nepieciešams, tos var izdrukāt īslaicīgai izmantošanai, bet šīs izdrukas nav ne jāglabā, ne jāarhivē.

E-dokumentu reģistrēšanu var veikt dažādi – sākot ar speciālās programmatūras iespēju izmantošanu, kad tas notiek automātiski vai gandrīz automātiski, līdz gadījumiem, kad reģistrācija notiek manuāli, ievadot nepieciešamo informāciju “Excel” vai līdzīgās reģistrācijai domātās tabulās/datubāzēs. Veicot manuālu reģistrāciju, būtiski sakārtot pieejas tiesības (kam un kādai informācijai ir piekļuve un rediģēšanas tiesības), lai nodrošinātos pret nesankcionētiem vai nejaušiem informācijas bojājumiem. Konkrēto kārtību, reģistrējot fiksējamo informāciju par dokumentu, nosaka katra organizācija pati atkarībā no darbības specifikas, pieejamajiem informācijas tehnoloģiju rīkiem, dokumentu apjoma un prasībām informācijas drošības nodrošināšanai.

__________________________________________________________________________

Veicot manuālu reģistrāciju, būtiski sakārtot pieejas tiesības, lai nodrošinātos pret nesankcionētiem vai nejaušiem informācijas bojājumiem
__________________________________________________________________________

E-dokumentu glabāšanai var tikt izmantoti visdažādākie rīki – datubāzes, dokumentu pārvaldības sistēmas, savi vai koplietošanas serveri, mākoņpakalpojumi vai citi rīki, lai ērti organizētu un piekļūtu dokumentiem, vienlaikus nodrošinot to aizsardzību pret nejaušām darbībām vai tīšu bojāšanu un/vai izdzēšanu.

Dokumentu pārvaldība

E-dokumentu pārvaldības sistēmas izmanto, lai ērti un droši organizētu, meklētu un piekļūtu dokumentiem. Viens no to izmantošanas mērķiem ir papīra dokumentu aprites pārtraukšana.

Dažādas e-dokumentu pārvaldības funkcijas var ietvert versiju kontroli, dokumentu aprites organizēšanu, piekļuves tiesību iestatījumus, informācijas apkopošanu par dokumentiem, aprakstus un citus organizatoriskus aspektus. Katra organizācija pati nosaka, izveido un uztur tās darbības specifikai atbilstošu dokumentu pārvaldības kārtību.

E-dokumentu pārvaldību var nodrošināt gan ar dažādiem maksas rīkiem (speciālo dokumentu pārvaldības un citu programmatūru), gan arī pārdomāti izmantojot bezmaksas vai nelielu izmaksu iespējas, sistematizējot (sakārtojot pa dokumentu veidiem, funkcijām, struktūrvienībām vai citādi) un glabājot dokumentus organizācijas vai īrētā serverī vai “mākonī”.

Darbs ar e-dokumentiem

Organizācijas iekšienē nepieciešams nodrošināt papīra dokumentu necirkulēšanu, jo tie nav ne īpaši uzticami (ir viegli labojami), ne ērti izmantošanā, tie var tikt sabojāti, pazust vai noklīst. Strādāt ar e-dokumentiem ir ērti, jo var izmantot dažādas kopdarba / dalīšanās metodes – no e-pasta sūtīšanas līdz koplietošanai iekšējās sistēmās, serveros vai tiešsaistes koplietošanas platformās.

Būtiska organizācijas darba daļa nereti ir darbs ar e-dokumentu versijām dažādos to izstrādes etapos. Kā tas tiek organizēts, nosaka katra organizācija patstāvīgi. Speciālās programmatūras izmantošana atvieglo darbu ar versijām, bet arī bez tās organizācijas var noteikt kārtību, kādā šis darbs notiek.

Ar parakstīšanu saistītas darbības

Dažādos e-dokumentu tapšanas un apstrādes posmos ir nepieciešams identificēt personas, kas veic darbības ar šiem dokumentiem. Identificēšanai ērtas ir iespējas, ko piedāvā speciālās programmatūras, bet arī bez tām var paveikt daudz, ja tiek izmantotas Latvijas drošā e-paraksta iespējas.

Kā rīkoties, ja vienā e-dokumentā nepieciešami vairāki paraksti? Ir vairākas iespējas:

  • ja organizācijā ir specializētā programmatūra, izmanto to;
  • ja specializētās programmatūras nav, ir divi rīcības varianti:
  • e-dokumenta pārsūtīšana katram parakstītājam, kad tas pievieno savu parakstu un atsūta dokumentu atpakaļ koordinatoram, kurš to nosūta nākamajam. Tā var darīt, bet veidojas vairākas datnes ar e-dokumentu, kurā ir dažāds e-parakstu skaits;
  • izmantojot portāla Elv piedāvāto bezmaksas pakalpojumu “koplietošana”, kad dokuments tiek augšupielādēts portālā un visiem parakstītājiem tiek nosūtīta saite uz parakstāmo dokumentu. Šādi neveidojas datnes ar dažādu e-parakstu skaitu. E-dokuments tiek lejupielādēts no portāla tad, kad visi to ir elektroniski parakstījuši.

Drošo e-parakstu var izmantot ne tikai e-dokumentu parakstīšanai, bet arī rekvizītos, kuros personas paraksts ir viena no sastāvdaļām. Šie rekvizīti ir vīza, apstiprinājuma un saskaņojuma uzraksti, atzīme par iepazīšanos ar dokumenta saturu, kā arī dokumenta atvasinājuma pareizības apliecinājuma uzraksts.

Kur var lietot drošo elektronisko parakstu:

  • vizēšana jeb dokumentu iekšēja saskaņošana pirms parakstīšanas. Tā nav obligāta darbība, bet ir organizācijas, kuras to praktizē. Vizēšanu var veikt, izmantojot drošo elektronisko parakstu, tikai jāizlemj, kā vīzas tiks noformētas;
  • dokumentā var būt viens vai vairāki paraksti. Vairāku e-parakstu vākšanu atvieglo vai nu speciālās programmatūras vai arī lv pieejamo koplietošanas iespēju izmantošana;
  • dokumentā var būt viens vai vairāki apstiprinājuma uzraksti. Ārējos normatīvajos aktos noteiktu gadījumu, kas prasītu obligātu kāda dokumenta apstiprināšanu, nav daudz, bet katra organizācija var noteikt savu kārtību un gadījumus, kad jāizmanto apstiprinājuma uzraksti. Arī dokumentu apstiprināšanu var veikt, izmantojot specializētās programmatūras iespējas vai e-parakstu un koplietošanas pakalpojumu;
  • saskaņojuma uzraksti tiek noformēti, ja nepieciešams dokumentu saskaņot ar citām organizācijām. Ja tas var notikt automātiski vai vienotā sistēmā, tad jāizmanto to iespējas, ja nē, arī saskaņošanai var tikt izmantots e-paraksts un koplietošana;
  • iepazīšanās ar dokumenta saturu var tikt fiksēta, izmantojot specializētās programmatūras iespējas vai e-parakstu un koplietošanas pakalpojumu. Tāpat dokumentu var ievietot koplietošanas serverī, darbiniekiem nosūtīt uzaicinājumu iepazīties ar dokumentu un šo iepazīšanos fiksēt organizācijas noteiktā veidā. Tātad – dokumenta datne ir viena, bet informācija par iepazīšanos tiek saņemta no katra darbinieka. Salīdzinoši visneērtākā iespēja ir e-dokumenta datnes sūtīšana katram, kuram jāiepazīstas ar dokumentu, e-pasta pielikumā, jo tad vai nu rodas daudz datņu (ja katrs “savai” datnei pievieno savu e-parakstu), vai arī katram e-pastā jāapliecina iepazīšanās fakts, bet organizācijā kādam jāpārbauda, vai visi ir atsūtījuši apstiprinājumu, ka iepazinušies ar dokumentu;
  • dokumenta atvasinājuma pareizības apliecinājuma uzraksts arī var tikt noformēts, izmantojot drošā e-paraksta iespējas.

__________________________________________________________________________

Katra organizācija pati nosaka, izveido un uztur tās darbības specifikai atbilstošu dokumentu pārvaldības kārtību
__________________________________________________________________________

Ja nav speciālās programmatūras vai netiek izmantotas koplietošanas iespējas Eparaksts.lv, tad jebkura veida “parakstu” vākšana var notikt, e-dokumentu pārsūtot e-pastā, bet tas prasīs vairāk laika un darba.

Glabāšana un arhivēšana

Pabeigto/iepriekšējo gadu vai citu periodu e-dokumentu droša un ērta glabāšana un arhivēšana ir svarīga, lai tos saglabātu atbilstoši normatīvajiem aktiem.

E-dokumentu glabāšanu un arhivēšanu veic saskaņā ar Ministru kabineta (MK) noteikumiem Nr.117 “Noteikumi par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu, saglabāšanas kārtību un nodošanu valsts arhīvam glabāšanā”, kā arī MK noteikumiem Nr.473 “Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām”.

Praktiski ieteikumi e-parakstu rekvizītu noformēšanai

Ja netiek izmantota speciālā programmatūra, ikviena organizācija sev nepieciešamās dokumentu sagataves/veidnes var izveidot teksta redaktora programmās. Parasti tā ir bezmaksas iespēja, un var tikt izveidots gan vienots stils, gan nemainīgā informācija (dažāda veida un dažādu informāciju saturošas dokumentu “galvas”), gan speciālās veidlapas dažādiem dokumentu veidiem. Var veidot arī aizpildāmas veidlapas ar izveidotām/atstātām brīvām vietām dažādiem ierakstiem, tāpat var veidot arī automātiski vai manuāli aizpildāmus laukus adresātam, datuma izvēlei vai citai informācijai. Šīs iespējas atšķiras dažādās programmatūrās, tādēļ katram uzņēmumam jāatrod sev vēlamā, kuru tad arī jāpapēta, izmantojot lietotāju pamācības vai meklējot informāciju internetā.

Ja organizācija izlemj e-parakstus izmantot dažādu rekvizītu noformēšanā, var rasties situācija, ka tiek saņemts dokuments ar, piemēram, septiņiem e-parakstiem, un rodas jautājums – kas ar kuru no e-parakstiem ir darīts? Vai tas ir rekvizīts “paraksts” vai kāds cits no parakstu saturošajiem rekvizītiem? Par to ir jādomā, noformējot dokumentu, un ir divi veidi, kā to darīt:

  • izstrādājot dokumentu, tajā tiek iestrādāta visa nepieciešamā informācija;

Piemēram, attiecīgajās dokumenta zonās norādīt:

  • dokumentu elektroniski apstiprinājis direktors J. Osis (skat. sertifikātu);
  • dokumentu elektroniski vizējuši jurists E. Īve, grāmatvedis F. Egle (skat. sertifikātu);
  • dokumentu elektroniski parakstījis izpilddirektors A. Bērzs (skat. sertifikātu);
  • ar dokumentu elektroniski iepazinušies B. Liepa, C. Egle, D. Priede (skat. sertifikātu).

Šādu noformējumu ir ērti izmantot, jo nav vajadzības atstāt tukšu vietu parakstam, kā tas būtu bijis papīra dokumentos, un nav jādomā par vietu attiecīgās darbības datuma fiksēšanai (darbības veikšanas datums ir redzams laika zīmogā pie katra e-paraksta informācijas).

__________________________________________________________________________

Joprojām diezgan bieži e-dokumentos tiek ietverta atruna, ka tas parakstīts ar drošu e-parakstu un satur laika zīmogu, tomēr normatīvajos aktos tā nav paredzēta, turklāt var būt nelietderīga vai maldinoša
__________________________________________________________________________

Jāatceras, ka e-paraksti dokumentā tiek sakārtoti parakstīšanas, nevis amatu hierarhijas vai kādā citā secībā. Līdz ar to, ja ir zināma ar dokumentu veikto darbību secība, sekojot līdzi parakstu un laika zīmogu norādēm e-dokumentā, var saprast, kurš ir vizējis, kurš parakstījis, kurš apstiprinājis un kurš iepazinies ar dokumentu.

Piemērā aiz visiem parakstu atšifrējumiem ir papildu norāde “skat. sertifikātu”. Tā izmantota, lai norādītu, ka šis elektroniskajā dokumentā ierakstītais teksts nav e-paraksts, bet tikai norāde uz tā esamību, bet konkrētā paraksta pārbaudīšana notiek atvērtā e-dokumentā, kur atkarībā no izvēlētā formāta un atvēršanas rīka informācija par drošo e-parakstu un laika zīmogu var būt novietota dažādās vietās un var izskatīties dažādi.

  • ja, izstrādājot dokumentu, nav konkrēti zināms, kādi rekvizīti tam tiks pievienoti un/vai kurš tieši to parakstīs, var izmantot iespēju veidot dokumentu paketi ASiC-E vai eDoc formātā, pamatdatnei pievienojot vienu vai vairākas palīgdatnes.

Līdzīgā veidā var noformēt jebkuru no rekvizītiem, kurus e-dokumentā iekļauj pēc tā parakstīšanas – saskaņojuma un apstiprinājuma uzrakstus, atzīmi par iepazīšanos ar dokumenta saturu. Šajā gadījumā ir būtiski izmantot pārdomātus datņu nosaukumus, lai saņēmējam ir skaidrs, kas ir kas.

Joprojām diezgan bieži e-dokumentos tiek ietverta atruna, ka tas parakstīts ar drošu e-parakstu un satur laika zīmogu. Normatīvajos aktos nav paredzēts, ka šādas atrunas lietošana e-dokumentā ir obligāta, turklāt šāda atruna var būt nelietderīga vai maldinoša. Proti, ja dokuments ir parakstīts ar drošu e-parakstu un satur laika zīmogu, elektroniskā vidē to var redzēt arī bez šādas atrunas (tātad tā nav lietderīga). Savukārt, ja dokuments tiek izdrukāts, šāda atruna var maldināt, ja dokuments nav parakstīts un nesatur laika zīmogu (piemēram, ja tiek izdrukāts sagatavotā dokumenta projekts). Ievērojot minēto, šādu atrunu dokumentos nav ieteicams iekļaut.