Kā grāmatvedības dokumentus papīra formātā pārvērst elektroniskā formātā? Un vai digitalizētie nezaudē savu juridisko spēku un turpina būt kā pierādījums veiktajam darījumam? Ko pēc dokumenta digitalizēšanas darīt ar papīriem? Apskatīsim dažus piemērus!
Stājoties spēkā jaunajam Grāmatvedības likumam (GL), tajā ir saglabāti visi iepriekšējie nosacījumi par grāmatvedības dokumentu pārvēršanu elektroniskā formātā un iznīcināšanu, bet līdz šim ierastā likuma "Par grāmatvedību" 10. panta vietā šī informācija ir atrodama jaunā redakcijā jaunā likuma 29. pantā.
Digitalizācijas process
GL ir uzskaitīti vairāki grāmatvedības dokumentu veidi, kas tiek pārvērsti elektroniskā formātā un to oriģināli iznīcināti, bet kā populārākos joprojām var minēt izdevumu attaisnojošos dokumentus jeb ikdienā visiem zināmos rēķinus, čekus un pavadzīmes. Šobrīd rēķini jau ļoti bieži tiek saņemti PDF formātā, bet čeki un pavadzīmes joprojām papīra formātā, lai gan likums atļauj arī tos veidot elektroniskā veidā. Kaut gan pavadzīme ir preču pavaddokuments, tas joprojām pilda divas lomas – tas ir arī kā norēķinu dokuments grāmatvedībai.
Ja uzņēmums nav pārgājis uz elektroniskiem jeb digitāliem procesiem rēķinu apritē, grāmatvežiem bieži jādrukā PDF faili, lai tos uzglabātu GL noteiktajā kārtībā. Brīdī, kad šis process tiek pārcelts uz digitālo vidi, tas nodrošina gan to, ka PDF vairs nav jādrukā un tie glabājas elektroniskā arhīvā, gan to, ka vēl papīra formātā saņemtajiem, bet vēlāk digitalizētajiem čekiem, pavadzīmēm un rēķiniem papīra formāta dokumentus drīkst iznīcināt.
Pamatlīdzekļu dokumenti
Kad uzņēmumi sāk plānot pāreju uz digitalizētiem procesiem, rodas jautājums – digitalizācija un iznīcināšana ir saprotama ikdienas dokumentiem, bet ko darīt ar pamatlīdzekļu iegādes dokumentiem, ņemot vērā, ka tie jāglabā tik ilgi, cik ilgi tiek lietots pamatlīdzeklis?
Atbilde ir pavisam vienkārša: arī pamatlīdzekļu iegādes dokumentus drīkst iznīcināt pēc to digitalizācijas, jo GL 29. pants nosaka – pārvērstam oriģinālam dokumentam elektroniskā formātā ir vienāds juridiskais spēks ar oriģinālo. Digitālā vidē pamatlīdzekļu iegādes dokumentus ir jāspēj atlasīt, un tos drīkst dzēst tikai tad, kad pamatlīdzeklis vairs netiek izmantots un ir norakstīts.
Pavadzīme kā garantija
Ko darīt ar tām pavadzīmēm, kas kalpo kā garantijas dokuments inventāram, kurš nav jāliek pamatlīdzekļu uzskaitē, jo iegādes izmaksas ir nelielas un uzņēmuma grāmatvedības politika to atļauj?
_______________________________________________________________________
Pārvērstam oriģinālam dokumentam elektroniskā formātā ir vienāds juridiskais spēks ar oriģinālo
_______________________________________________________________________
Arī šeit atbilde ir tikpat vienkārša – GL 26. pantā noteikts, ka juridiskais spēks abiem dokumentiem ir vienāds. Papildus varu pieminēt, ka daudzi piegādātāji jau sāk praktizēt pavadzīmes PDF formātā, un tas parāda: bez papīra dokumenta var iztikt, jo katram piegādātājam ir savs pavadzīmes eksemplārs. Taču, ja piegādātājs turpina uzstāt, ka garantijas nodrošināšanai der tikai oriģināls, un ir pārāk slinks, lai meklētu savu eksemplāru arhīvā (tas, protams, ir laikietilpīgi, un neviens taču nevēlas par garantiju remontēt vai dot jaunu tehniku), tad jāatceras, ka sliktākajam scenārijam vienmēr varēs izmantot izdrukātu un uzņēmuma vadītāja apstiprinātu dokumenta kopiju. Šis gan ir vairāk filozofiski, un ceru, ka neviens nekad nesaskarsies ar situāciju, kad garantijas gadījumā ir kaut kas jādrukā un jāapstiprina, ja reiz uzņēmumā ir uzsākta digitalizācija un dokumentu pārvēršana elektroniskā formātā atbilstoši GL, lai papīra oriģinālus drīkstētu iznīcināt.
Ar ko sākt?
Ar ko uzņēmumam būtu jāsāk, lai izdevumu attaisnojošo dokumentu apstrādes procesu pārceltu uz elektronisko vidi un oriģinālos papīra dokumentus drīkstētu iznīcināt?
Pirmais ir grāmatvedības politikas pielāgošana, aprakstot, no kura brīža process tiek pārcelts uz elektronisko vidi, kā rēķinu saskaņošana un apstiprināšana notiek elektroniskā vidē un kas tiek uzskatīts par apstiprinājumu tam, ka rēķinu drīkst apmaksāt. Veicot šīs izmaiņas, protams, pirms tam jāizvēlas sistēmas un jārada jaunais process, kāds tas izskatīsies digitālā veidā. Jāatceras, ka papīra procesu pārcelt uz elektronisko vidi bieži nevar viens pret vienu, tādēļ var rasties kādas izmaiņas ikdienas vidē, bet digitālais process kopumā rada uzlabojumus un efektivitāti, kam nevajag pretoties. Izmantojamās sistēmas var būt dažādas, reizēm pati grāmatvedības programma jau spēj nodrošināt pilnu procesu digitālā vidē, reizēm ērtāk ir izmantot speciālas šim procesam izstrādātas sistēmas, un šeit nebūs vienas pareizās receptes – katram uzņēmumam jāskatās individuāli, kas tam būtu pats ērtākais.
Otrais solis ir ķerties klāt pie šo jaunumu ieviešanas, apmācot darbiniekus. Bieži vien būs jāpārliecina arī digitālā procesa pretinieki, ka tas ir labāks un ērtāks. Par šiem pretiniekiem varu teikt tikai vienu – tas viss ir īstermiņā, visi ātri saprot, ka digitālais process atvieglo darbu.
Noslēgumā vēlos pieminēt pašu būtiskāko – Latvijas normatīvajos aktos ir radīts viss, lai uzņēmumiem būtu ērti strādāt, un tikai mūsu gribēšana un skatījums nosaka to, vai mēs to darām vai ne. Un nevajag censties izgudrot divriteni no jauna, ja tirgū tam jau ir radīti rīki un risinājumi, kuri digitāliem procesiem var tikt izmantoti ar nelielām pielāgošanas darbībām.
