Uzņēmums vēlas dokumentus kārtot elektroniski. Vai tas nozīmē, ka ir jābūt izstrādātai kārtībai, kurā dokumenti tiks digitalizēti? Kas jāņem vērā, ja sadarbības partneri dokumentus kārto papīra formā? Kādā veidā uzņēmumi, kas joprojām paraksta dokumentus ar roku, apzīmogo rēķinus un nosūta tos pa pastu, var elektroniski saņemtos dokumentus pārvērst papīra formā?

Dokuments – elektroniskais vai papīra?

Mūsdienās ikvienai organizācijai ir jābūt gatavai strādāt hibrīdapstākļos –daļa dokumentu tiek saņemta elektroniskā, bet daļa – papīra formā. Vienlaikus visiem uzņēmumiem jāvirzās uz aizvien plašāku elektronisko dokumentu izmantošanu, jo tas ir ērtāk, lētāk, drošāk un ātrāk.

Valstiski nav aizlieguma ne papīra, ne ar drošo elektroniski parakstu parakstītu dokumentu izstrādāšanai. Tātad, ja organizācijas vēlas, tās var turpināt papīra dokumentu “ražošanu” un, ja tiem ir juridisks spēks, citi nevar atteikties tos pieņemt.

Taču tas ir dārgi, neefektīvi un laikietilpīgi: nepieciešams dators un attiecīgā programmatūra, jātērē gan papīrs, gan drukas ierīces resursi, dokuments manuāli jāreģistrē un jānosūta. Pēc tam jāgaida, līdz adresāts saņem sūtījumu un atbild vai rīkojas citādi, dokuments jāievieto mapē (lietā), kurai, protams, vajag plauktu. Galu galā visi papīra dokumenti ir jāglabā, tāpēc nepieciešams apjomīgs arhīvs. Pie tam – papīra dokumenti ir samērā viegli viltojami (sākot ar paraksta “pārzīmēšanu”).

Elektroniskajiem dokumentiem vajag tikai pirmos divus no minētajiem – datoru un programmatūru – un interneta pieslēgumu. Šāda formāta dokumentu parakstīšana un pārbaude ir bez maksas – to ikvienam nodrošina valsts. Pašu izstrādāto un saņemto elektronisko dokumentu glabāšanai papildu izdevumi ir minimāli vei neeksistējoši, jo mapes, plaukti un speciālas telpas nav nepieciešamas (tas neattiecas uz lielām organizācijām ar milzīgiem datu un elektronisko dokumentu apjomiem), informācijas apmaiņa notiek nekavējoties. Svarīgs ir arī drošības aspekts – e-parakstītu dokumentu viltot nav iespējams.

Lietišķais secinājums – elektronisko dokumentu izmantošana ir nevis sods, bet priekšrocība, tāpēc gribētos cerēt, ka lielākā daļa uzņēmumu jau ir pārgājusi vai tuvākajā laikā plāno pāriet uz to lietošanu ikdienā. Bet vēl aizvien ir pietiekami daudz organizāciju, kas dod priekšroku papīra dokumentiem. Rodas jautājums – kāpēc? Ieradums? Nevēlēšanās ieraudzīt ekonomiskos un drošības ieguvumus, kas ir būtiski jebkurai organizācijai?

Oficiālās elektroniskās adreses likumā ir noteikts: ja ir aktivizēts oficiālās elektroniskās adreses konts, valsts iestāde un privātpersona sazinās elektroniski un elektronisko dokumentu nosūta, izmantojot oficiālo elektronisko adresi. Tātad – ja jebkura organizācija vai fiziska persona ir aktivizējusi savu oficiālās e-adreses kontu, valsts iestādes nemaz nedrīkst sūtīt informāciju papīra formā.

Formas maiņa nav ieteicama

Ja nu tomēr organizācijai nav iespējas “papīra ražotājus” nomainīt pret citiem partneriem, ir vērts noskaidrot kādēļ viņi joprojām izmanto papīra formu. Varbūt tiem trūkst nepieciešamās informācijas un pieredzes, lai organizācijā izmantoto dokumentu formu mainītu? Ja partneris tiešām ir vērtīgs un neaizstājams, ir vērts veikt “skolotāja darbu”, paskaidrot principu un iemācīt izmantot dokumentus elektroniskā formā. Ieguvēji būs visi.

Elektronisko dokumentu pārvēršana papīra formā ir iespējama, bet to nav ieteicams darīt, jo tā e-dokumenti zaudē aizsardzības faktoru – izdrukāti tie kļūst tikpat viegli viltojami kā jebkurš cits papīra dokuments. Ja dokumenta saņēmējam ir vajadzīgs tikai un vienīgi papīra dokuments, bet izdevējorganizācija strādā tikai ar elektroniskiem dokumentiem, problēmu var risināt, izstrādājot elektronisku dokumentu, bet papīra dokumentu cienītājiem izsniegt šī dokumenta atvasinājumu – kopiju papīra formā. Šāda rīcība detalizēti aprakstīta Tieslietu ministrijas izstrādāto vadlīniju “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas vadlīnijas” 7.1.5.nodaļā. Nevienai organizācijai, kurā ir elektronisko dokumentu aprite, nav pienākums veidot dokumentu oriģinālus daudz nedrošākajā, dārgākajā un lietošanai neērtākajā papīra formā.

E-dokumentu aprites organizēšana

Jautājumā ir pieminēta arī kārtība, kādā dokumenti tiek digitalizēti, un tās izstrāde. Ārējie normatīvie akti šādu dokumentu no privātām organizācijām neprasa, bet ir divi būtiski aspekti, ko ņemt vērā:

• ikviena organizācija pati nosaka kā tiek veidoti un glabāti elektroniskie dokumenti un kā notiek to aprite organizācijā. Ja organizācijā ar dokumentiem strādā viens vai daži cilvēki, tie vienojas par kārtību, kurā tas notiks. Ja organizācijā ir saglabājusies rakstīta kārtība rīcībai ar papīra formas dokumentiem, to var papildināt, iekļaujot arī uzņēmuma digitalizācijas aspektus. Tāpat var veidot arī jaunu dokumentu, lai visi organizācijas darbinieki zina, kas un kā darāms. Bet, ja organizācija izmanto kādu no dokumentu pārvaldības programmatūrām, šāds papildu dokuments nav nepieciešams, vien optimāli jāsakārto šīs sistēmas darbība;
• tā kā ir vairākas iespējas, kā organizēt darbu ar saņemtiem vai iepriekš pašu veidotiem papīra dokumentiem, katrai organizācijai pašai jāizlemj piemērotākais un ērtākais veids.