Pamazām, bet neatgriezeniski Eiropas Savienība, tostarp arī Latvija, dodas e-rēķinu virzienā. Tomēr joprojām izpratne par to, kas ir un kas nav e-rēķini, ir nepilnīga. Tāpēc sāksim no paša sākuma – noskaidrosim, kas īsti ir e-rēķini un kā ar to ieviešanu Latvijā veicas publiskā un privātā sektora uzņēmumiem.

Šobrīd Latvijā strukturēto elektronisko rēķinu (turpmāk tekstā e-rēķini) lietošana nav obligāta. Publiskās personas, komersanti un fiziskās personas var izvēlēties, lietot vai nelietot e-rēķinu. Vienīgais izņēmums ir publiskie iepirkumi, kuros strukturētie e-rēķini ir obligāti. Eiropas Savienības (ES) direktīvā 2014/55/ES par elektroniskajiem rēķiniem publiskā iepirkuma procedūrās noteikts pienākums pieņemt un apstrādāt atbilstošus e-rēķinus tādā gadījumā, ja piegādātājs izvēlas rēķinu iesniegt elektroniskā veidā. Piegādātājiem ir tiesības arī turpmāk iesniegt rēķinus papīra vai citā formā, ja tāda ir darījuma pušu vienošanās, taču darījuma puses nevar atteikties pieņemt atbilstoši sagatavotus piegādātāju iesniegtus e-rēķinus. Šāds risinājums piemērots, lai nepalielinātu administratīvo slogu piegādātājiem, kuriem nav informācijas sistēmas e-rēķinu izrakstīšanai.

Saskaņā ar direktīvā 2014/55/ES noteikto 2019.gada 18.aprīlī spēkā stājās grozījumi Publisko iepirkumu likumā (PIL), papildinot pārejas noteikumus ar 14.punktu šādā redakcijā: Šā likuma 60.panta 2.daļas 8.¹punktu un 83.pantu tiešās pārvaldes iestādes piemēro to iepirkuma līgumu apmaksai, kuriem iepirkums vai iepirkuma procedūra izsludināta vai lēmums par iepirkuma vai iepirkuma procedūras uzsākšanu, ja iepirkums vai iepirkuma procedūra nav jāizsludina, pieņemts, sākot ar 2019.gada 18.aprīli, pārējie pasūtītāji – sākot ar 2020.gada 18.aprīli.

Savukārt PIL 83.pantā noteikts, ka pasūtītājs pieņem e-rēķinu, kas atbilst normatīvajiem aktiem par piemērojamo e-rēķina standartu un tā pamatelementu izmantošanas specifikāciju un aprites kārtību un, ja tas paredzēts iepirkuma līgumā, ietver papildu pamatelementus atbilstoši minētajiem normatīvajiem aktiem. Ministru kabinets (MK) nosaka piemērojamo e-rēķina standartu un tā pamatelementu izmantošanas specifikāciju un aprites kārtību.

Kontekstā ar grozījumiem PIL 83.pantā grozīti saistītie tiesību akti – Sabiedrisko pakalpojumu sniedzēju iepirkumu likuma 89.pants, Aizsardzības un drošības jomas iepirkumu likuma 71.pants un Publiskās un privātās partnerības likuma 122.pants.

E-rēķinu ieviešanas gaita

Lai veicinātu e-rēķinu ieviešanu Latvijā MK 2020.gada 16.jūnija sēdes protokolā Nr.41 Finanšu ministrijai (FM) tika uzdots organizēt darba grupu, iesaistot tajā atbildīgās ministrijas, nozaru ekspertus. Darba grupai dots uzdevums sagatavot informatīvo ziņojumu “Par attaisnojuma dokumentu un preču piegādes dokumentu elektroniskās aprites sistēmas ieviešanu”. FM informatīvā ziņojuma tvērumā ir šāds saturs:

• izvērtēt sistēmas ieguvumus, riskus, sistēmas ieviešanas izmaksas un sagatavot priekšlikumus tālākai darbībai;
• izstrādāt risinājumu informācijas sistēmu pielāgošanai attaisnojuma dokumentu (e-rēķinu) saņemšanai un apstrādei nodokļu administrēšanas vajadzībām;
• izvērtēt blokķēdes tehnoloģijas izmantošanu kases aparātos un reģistrēto datu nodošanu Valsts ieņēmumu dienestam (VID) tiešsaistes režīmā.

FM informatīvais ziņojums skatāms kontekstā ar Ekonomikas ministrijas (EM) informatīvo ziņojumu “Par blokķēdes tehnoloģijas izmantošanas piemēriem, perspektīvām un tālāko rīcību jomas attīstības veicināšanai”. FM un EM darba grupām bija dots uzdevums izstrādāt konceptuālus risinājumus un iesniegt MK līdz 2021.gada 1.martam informatīvo ziņojumu par blokķēdes risinājuma izmantošanas iespējām kases aparātos un citās ierīcēs ēnu ekonomikas mazināšanai.

FM un EM informatīvo ziņojumu kontekstā rodas izteikta nepieciešamība plānot un nodrošināt visas valsts pāreju uz digitālu dokumentu apriti, un, ieviešot minēto stratēģiju, novērst vienu un to pašu darbību dublēšanu. Tas ietver informācijas vairākkārtīgas ievadīšanas nepieciešamību dažādās informācijas sistēmās. Savukārt EM informatīvajā ziņojumā uzsvērta nepieciešamība ieviest blokķēdes risinājumu. Šī risinājuma pamatā ir pastāvīgi augošs sakārtotu ierakstu jeb bloku saraksts. Katrs bloks satur laika zīmogu un norādi uz iepriekšējo bloku. Tādējādi blokķēdes ir īpaši drošas pret ierakstu izmainīšanu — lai izmainītu kādu no senākiem blokiem, ir jāveic izmaiņas arī visos turpmākajos blokos. Minētie ieraksti ir publiska visu vēsturiski veikto darījumu uzskaite. Šādas tehnoloģijas izmantošana dod iespējas kases aparātos reģistrēto datu nodošanai VID tiešsaistes režīmā.

Likumā ”Par grāmatvedību” (kas bija spēkā līdz 2021.gada 31.decembrim) ietvertais regulējums neatbilda notikušajām izmaiņām, piemērojot attiecīgas grāmatvedības datorprogrammas pārejai uz elektronisko dokumentu sagatavošanas, aprites un saglabāšanas risinājumiem. Likumā “Par grāmatvedību” bija noteikta elektroniskā rēķina sagatavošana un nosūtīšana. Elektroniskos rēķinus galvenokārt sagatavoja un nosūtīja, izmantojot:

• vienkārša teksta formātā (TXT);
• atvērtā biroja (XML) datņu formātā;
• portatīvā dokumenta (PDF) formātā;
• portatīvā dokumenta formātā ilglaicīgai glabāšanai (PDF/A);
• digitāli saspiesta un kodēta attēla (JPEG, TIFF un PNG) formātā;
• citā formātā.

Šie formāti noteikti MK noteikumu Nr.473 ”Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām” 10.punktā, 10.1un 11.punktā.

Jaunajā Grāmatvedības likumā (GL), kas stājās spēkā 2022.gada 1.janvārī, ir ietverts regulējums atbilstoši Eiropas elektronisko rēķinu standartam “strukturēts elektroniskais rēķins”, ar atsauci uz standartu un tā sintaksi. Iepriekšminētais grāmatvedības jomas regulējumā izvirzīja nepieciešamību precizēt grāmatvedības attaisnojuma dokumentu sagatavošanu. Ieviešot grāmatvedības programmas, uzņēmumiem jāpievērš lielāka uzmanība, lai tās spētu atbilst MK noteikumu Nr.877 "Grāmatvedības kārtošanas noteikumi" 57.punkta prasībām, nodrošinot grāmatvedības datu attēlošanu datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā cilvēklasāmā formātā, izdrukāšanu strukturētā veidā u. c. Svarīgi, lai grāmatvedības dokumenti tiktu saglabāti GL 28.pantā noteikto glabāšanas laiku un lai tie būtu autentiski un ticami. Tāpat grāmatvedības datus jāspēj ierakstīt informācijas datu nesējos. Savukārt, lai strādātu ar strukturētajiem e-rēķiniem, grāmatvedības programmai jābūt sadarbspējīgai ar e-rēķinu operatora programmatūru.

_______________________________________________________________________

Strukturēts datu formāts nodrošina automātisku datu nolasīšanu datorsistēmās, ļaujot e-rēķinu automātiski apstrādāt

_______________________________________________________________________

Direktīvas 2014/55/ES prasības par e-rēķinu pieņemšanu un apstrādāšanu tiek uzskatītas par saistošām arī gadījumos, ja publiskais partneris atbilstoši Eiropas e-rēķinu standartam sagatavo e-rēķinu, kuru paraksta ar drošu elektronisko parakstu. Saņemot šādu e-rēķinu elektroniskā pasta adresē, to nepieciešams pārvērst cilvēklasāmā formātā. Cilvēklasāmais formāts ir elektronisko datu attēlošanas veids, ko fiziska persona var izmantot kā informāciju bez papildu apstrādes. Saņemtais rēķins ar drošo e-parakstu tiek apstrādāts tāpat kā rēķins, kas iesniegts papīra formā. Šāds risinājums ir izmantojams tikai tad, ja rēķinu skaits, ko saņem publiskais partneris, ir neliels. Savukārt publiskie partneri, kuru rēķinu skaits ir liels, būs ieinteresēti izmantot rēķinu piegādes kanālus. Rēķinu piegādes kanālu izmantošana nodrošina to tālāku automātisku apstrādi, kā arī veicina izveidot un attīstīt automatizētas sistēmas un risinājumus turpmākai e-rēķinu apstrādei. Uzņēmumiem ar lielu rēķinu skaitu ir izdevīgi, ka uzņēmuma sadarbības partneru izmantotajām programmām ir sadarbspēja ar vienu e-rēķinu operatoru, tā nodrošinot e-rēķinu saņemšanu un nosūtīšanu no vienas sistēmas uz otru.

Kas ir un kas nav e-rēķini

Publiskās un privātās partnerības likuma 1.panta 39.punktā sniegts termina skaidrojums elektroniskajam rēķinam, proti, tas ir rēķins, kurš izsniegts, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formā, kas ļauj to automātiski un elektroniski apstrādāt.

Saskaņā ar direktīvā 2014/55/ES noteikto Eiropas e-rēķinu standartu, e-rēķinus veido standartizētā strukturētu datu formātā. Strukturēts datu formāts nodrošina automātisku datu nolasīšanu datorsistēmās, ļaujot e-rēķinu automātiski apstrādāt. No iepriekš minētā izriet, ka strukturētajiem e-rēķiniem jāatbilst Eiropas e-rēķinu standartam. Viens no visbiežāk izmantotajiem strukturēto e-rēķinu formātiem ir XML — paplašināmā iezīmēšanas valoda. Šajā formātā e-rēķina saturu apraksta tā, lai informācijas tehnoloģiju sistēmas to varētu automatizēti apstrādāt. Vēl var izmantot standartizētu informācijas formātu (EDI) – formāts nodrošina informācijas apmaiņu bez lietotāja iesaistes. EDI izmanto uzņēmumos, kas apstrādā lielu dokumentu apjomu – tā ir iespēja apmainīties ar ierakstiem tieši no savām uzskaites sistēmām.

Savukārt ieskenēts papīra rēķina attēls, “Word”, izklājlapas vai PDF formātā veidots rēķins ir digitāls, bet ne mašīnlasāms, tādēļ nav uzskatāms par e-rēķinu (PDF – pārnesams dokumentu formāts ir digitālā dokumenta formāts (var lietot pārsūtot informāciju elektroniskajos pastos), JPG, PNG, GIF (attēlu formāti), TIF (attēlu skenēšanā) u. c.) Lai dokumentus automātiski varētu apstrādāt datorsistēmas, tiem jābūt ar noteiktu un atpazīstamu struktūru. Nestrukturēts rēķins nepieļauj datu automātisku nolasīšanu no elektroniskās dokumenta uzskaites sistēmas. Tieši šā trūkuma dēļ PDF faili, kas tiek sūtīti e-pastos, netiek uzskatīti par e-rēķiniem.

Elektronisko rēķinu standarts jeb PEPPOL

Eiropas Standartizācijas organizācija saskaņā ar direktīvā 2014/55/ES noteikto ir izstrādājusi Eiropas elektronisko rēķinu standartu, kas sastāv no desmit daļām jeb dokumentiem (standarts, tehniskā specifikācija, tehniskais ziņojums). Eiropas e-rēķinu standarts izstrādāts, lai pilnveidotu visā ES izmantotos e-rēķinu formātus un veicinātu to vienkāršošanu un ievērojamu izmaksu ietaupījumu visām ieinteresētajām personām. 2017.gadā Eiropas Komisija ieviesa standartu EN 16931-1:2017 “Elektroniskie rēķini. 1.daļa. Elektronisko rēķinu pamatelementu semantisko datu modelis” un CEN/TS 16931-2:2017 “Elektroniskie rēķini. 2.daļa: Standartam EN 16931-1 atbilstošo sintakšu saraksts”. Šis standarts sniedz atbalstu tirdzniecībai Eiropā, nodrošinot  e-rēķinu savietojamību. Tātad piegādātājam, kas reģistrēts vai pastāvīgi dzīvo Latvijā, sadarbības partneriem (pasūtītājam, sabiedrisko pakalpojumu sniedzējam, kā arī publiskajam partnerim utt.) būs pienākums pieņemt piegādātāja elektroniskā veidā sagatavoto un izsniegto  e-rēķinu. Šādam  e-rēķinam jāatbilst:

• piemērojamajam e-rēķina standartam;
• Eiropas publiskajam iepirkumam tiešsaistē (Pan-European Public Procurement On-Line (PEPPOL) BIS Billing);
• PEPPOL BIS Billing elektronisko rēķinu pamatelementu izmantošanas specifikācijai, kura nosaka, ka vienā XML failā var būt iekļauta informācija tikai par vienu rēķinu.

E-rēķinu ieviešana

FM sagatavotajā informatīvajā ziņojumā par attaisnojuma dokumentu un preču piegādes dokumentu elektroniskās aprites sistēmas ieviešanu ir paredzēts no 2025.gada ieviest e-rēķinu izmantošanu kā obligātu apritē starp komersantiem (B2B) un komersantiem un valsts un pašvaldību iestādēm (B2G). Šobrīd valsts un pašvaldību iestādes publiskajos iepirkumos pieņem  e-rēķinus, kas atbilst ES noteiktai elektronisko rēķinu pamatelementu izmantošanas specifikācijai visā ES teritorijā. E-rēķinu aprite notiek atbilstoši Eiropas elektronisko dokumentu un e-rēķinu tīklam (PEPPOL), kas vienotā standartā ļauj nosūtīt un saņemt e-rēķinus.

Savukārt, lai ieviestu  e-rēķinu izmantošanu, jāveic zināmi priekšdarbi:

•  jāidentificē, vai uzņēmumā ir grāmatvedības informācijas vai biznesa vadības sistēma;
•  ja ir ieviesta grāmatvedības informācijas sistēma vai biznesa vadības sistēma, jānosaka, kāda tā ir un, vai šajā sistēmā ir iespējama e-rēķinu integrācija un izmantošana ar citām informācijas sistēmām vai arī nepieciešama papildu funkcionālo moduļu ieviešana;
•  ja grāmatvedības informācijas vai biznesa vadības sistēma nav ieviesta, nepieciešams izvēlēties tādu informācijas sistēmu, kurā būtu iespējams lietot e-rēķinus un kurai ir integrācija ar e-rēķinu operatoru;
•  jāidentificē iespējas izmantot e-rēķinu operatoru piedāvātos risinājumus procesu pārvaldībai (nodokļu, darba samaksas aprēķins, avansa norēķini, personāla vadība, grāmatvedība, projektu vadība, banka utt.);
•  jāidentificē arī citus uzņēmumā veidojamos dokumentus, ne tikai rēķinus, piemēram, dažādus aktus, līgumus, pavadzīmes u. c., jo nākotnes vīzija ir droša bezpapīra vide un inovatīvi tehnoloģiskie risinājumi t. arī citu attaisnojuma dokumentu elektronizācija un e-aprites ieviešana;
•  jāplāno finanšu resursus informācijas sistēmas ieviešanai un darbinieku apmācībai, ja nepieciešams;
•  jānosaka laika plānojumu un atbildīgo personu/darba grupu par šo procesa atbilstošu īstenošanu un ieviešanu.

Aktualizējot sadarbības partneru savstarpēji noslēgtos līgumus tie jāpapildina ar grozījumiem par  e-rēķinu iesniegšanu, iesniegšanas kanāliem, rēķinu formātiem u. c. ar to saistīto informāciju. Savukārt, ja uzņēmuma grāmatvedības informācijas sistēma vai biznesa vadības sistēma atbalsta e-rēķinu izmantošanu, slēdz līgumu ar e-rēķinu operatoru.

Kā būtisku jāmin sadarbības partneru informēšanu par e-rēķinu apstrādes ieviešanu automātiskajās elektroniskajās datu apstrādes sistēmās. Jāuzsver, ka, slēdzot līgumus par atbilstošas grāmatvedības informācijas vai biznesa vadības sistēmas ieviešanu, jābūt pārliecinātiem, ka IT sistēmu izstrādātāji ievēro atbilstību e-rēķinu standartam. Tātad, sagatavojot e-rēķinu atbilstoši ES standartam LVS EN 16931-1:2017, uzņēmums to izraksta atbilstoši tehniskajā specifikācijā LVS CEN/TS 16931-2:2017 noteiktajai ISO/IEC 19845 (UBL 2.1) sintaksei (e-rēķina standartam). MK noteikumu anotācijā vērsta uzmanība uz to, ka Eiropas e-rēķinu standartu tiešā veidā neizmantos grāmatvedības un maksājumu sistēmu lietotāji, bet gan tikai IT sistēmu izstrādātāji.

_______________________________________________________________________

Ieskenēts papīra rēķina attēls, “Word”, izklājlapas vai PDF formātā veidots rēķins ir digitāls, bet ne mašīnlasāms, tādēļ nav uzskatāms par e-rēķinu

_______________________________________________________________________

E-rēķina standartā ar e-rēķina pamatelementiem saprot e-rēķinā ietverto informācijas kopumu, kas nepieciešams, lai nodrošinātu iespēju īstenot sadarbspēju pārrobežu  e-rēķinu apritē, t. sk. atbilstību tiesību aktiem. Savukārt sintakses veido, lai nodrošinātu vienotu mašīnlasāmu valodu vai dialektu, ko izmanto, lai aprakstītu  e-rēķinā ietvertos datu elementus. Termins “sintakse” ir noteikumi, kas nosaka programmēšanas valodā atļauto konstrukciju izveidošanu, kā arī rakstzīmju izvietojumu programmā.

Vienotas prasības e-rēķina standarta lietošanā mazina risku, ka var pastāvēt atšķirīgi  e-rēķinu standarti, kuros var būt dažāds saturs (ietvertie lauki, datu formāti, datu apmaiņas risinājumi u. c.). Šādā situācijā katram sadarbības partnerim būtu nepieciešams individuāli sagatavot rēķinu atbilstoši atšķirīgajam standartam.

MK noteikumu Nr.154 “Piemērojamais elektroniskā rēķina standarts un tā pamatelementu izmantošanas specifikācija un aprites kārtība” anotācijā minēts, ka Eiropas e-rēķinu standartā nacionālā līmenī ir pieļautas e-rēķina pamatelementu lietošanas specifikācijas (Core Invoice Usage Specification (CIUS)) izmaiņas, nosakot standarta paplašinājumus, pievienojot papildu datu laukus. Lai arī papildu lauku pievienošana ir pieļauta, Eiropas Komisija uzsver, ka to izmantošana, kā arī CIUS sadrumstalotība var radīt informācijas sistēmu sadarbspējas problēmas.

MK noteikumu Nr.154 6.¹punktā noteikts, ka pasūtītājs, sabiedrisko pakalpojumu sniedzējs, kā arī publiskais partneris vai tā pārstāvis, kas ir tiešās pārvaldes iestāde, kā elektronisko rēķinu piegādes kanālu izmanto

E-rēķinu standarts praksē

Šobrīd e-rēķinu izmantošanā ieviestas šādas funkcionalitātes:

• izveidota droša e-rēķinu nosūtīšana un saņemšana oficiālajā e-adresē, portālā Lavija.lv;
• PEPPOL piekļuves punkts, atbalsta e-rēķinu apmaiņu ar citām ES dalībvalstīm;
• izstrādātas e-adreses un e-rēķinu integrācija vairākās grāmatvedības un uzņēmumu vadības sistēmās Latvijā (piemēram, “Jumis” (iespēja apmainīties ar e-rēķiniem vairākās e-rēķinu apmaiņas sistēmās “Telema”, “Fitek” un “Omniva), “Horizon”, “Standard ERP by Hansa World” un “Standart Books by Excellent” u.c;
• uzņēmums, pieslēdzoties “Unifiedpost” (e-rēķinu platforma),var reģistrēt kā e-rēķinu un PEPPOL e-rēķinu. Formātu un saņemšanas kanālu nodrošina e-rēķinu platforma.

Izstrādātais risinājums nodrošina, ka:

• fiziska persona, kas veic saimniecisko darbību, e-rēķinu var izveidot un nosūtīt, izmantojot e-rēķinu formu e-adresē portālā Latvija.lv. Tāpat e-rēķinus var saņemt arī savā e-adreses kontā portālā Latvija.lv;
• juridiska persona e-rēķinu var nosūtīt no savas sistēmas, ja tur ir integrēta e-adrese, uz iestādes e-adresi, vai arī, izmantojot e-adresē pieejamo e-rēķinu formu portālā Latvija.lv. Saņemt e-rēķinus var vai nu savā sistēmā, vai e-adreses kontā portālā Latvija.lv;
• valsts iestāde e-rēķinu var nosūtīt no savas sistēmas (ja ir integrēta ar e-adresi un e-adreses konts ir aktīvs) uz fiziskas vai juridiskas personas e-adresi. Par šo valsts iestāde slēdz attiecīgu līgumu ar e-rēķinu operatoru;
• ārvalstu komersants sūta e-rēķinu valsts iestādei uz e-adresi, izmantojot PEPPOL piekļuves punktus (Access Point). E-rēķinu operatori, kas nodrošina PEPPOL piekļuves punkta pakalpojumus, izmantojot speciālu e-adreses slēgumu, novirza e-rēķinu noteiktam e-adreses adresātam (valsts iestādei). 

Kopš e-rēķinu direktīvas ieviešanas 2020.gada aprīlī visas valsts pārvaldes iestādes visā ES atbilst Eiropas e-rēķinu standartam. Lai nodrošinātu organizētu un pārskatāmu e-rēķinu saņemšanu un nosūtīšanu, nozīmīga ir sadarbība ar klientiem un sadarbības partneriem par ērtākajiem piegādes kanāliem. Savukārt, lai pienācīgi spētu sagatavoties digitālajai transformācijai kopumā, nepieciešams būtiski paaugstināt arī visas sabiedrības, ne tikai darbinieku sapratni un prasmes šajā jomā.