Jebkura dokumenta parakstīšanā ir iesaistītas vairākas puses. Pat ja iesaistītas tikai divas personas, grūtības vienoties par parakstīšanās laiku un vietu var būt vienmēr. Īpaši šo izaicinājumu izjūt lielās organizācijās, kad reizēm uz viena dokumenta var būt nepieciešami pat 20 paraksti. Labi, ka mūsdienās ir rīki, kas atvieglo parakstu vākšanas procesu.
Ieviešot elektronisko parakstīšanos un arī parakstu vākšanu, uzņēmumam ir divi būtiski ieguvumi: ietaupīts darbinieku laiks un arī nauda. Parakstu vākšana uz dokumentiem, kas nav elektroniska formāta, ietver vairākus procesus, ko ikdienā uztveram par pašsaprotamiem. Taču patiesībā mūsdienās no tiem jau ir iespēja izvairīties. Piemēram, dokumentu drukāšana, skenēšana, sūtīšana e-pastā, parakstītā dokumenta sūtīšana atpakaļ sūtītājam vai citai iesaistītajai pusei.
__________________________________________________________________________
Lielākiem uzņēmumiem ērtāks varētu būt API integrācijas risinājums, kad parakstu vākšanas un e-parakstīšanas portāla funkcijas integrē uzņēmuma dokumentu vadības sistēmā
__________________________________________________________________________
Turklāt šis process ir sarežģīts arī tad, ja dokumentu aprite notiek tikai uzņēmumā. Ja dokuments jāparaksta citam cilvēkam, tad kāds kolēģis dodas šo personu meklēt. Tas aizņem laiku, jo, iespējams, vajadzīgais darbinieks ir sapulcē. Dokumentus var atstāt uz viņa galda, kur reizēm priekšā ir vēl citi dokumenti. Un tas nav vienīgais parakstītāja darbs, tāpēc viņš reizēm var atlikt parakstīšanu vai pat piemirst, tāpēc viņam par to jāatgādina. Pati parakstīšana arī aizņem laiku, ja dokumentā ir 10 lapas, tam ir divas vai pat trīs kopijas un ja paraksts ir nepieciešams uz katras lapas.
Automatizēta parakstu vākšana
Automatizētu parakstu vākšanas risinājumu nodrošina, piemēram, "Dokobit" portāls u.c. līdzīgi risinājumi. Šādā portālā augšupielādē nepieciešamo dokumentu un pievieno tā cilvēka vai vairāku cilvēku e-pastu adreses, kuriem šis dokuments jāparaksta. Visas iesaistītās puses e-pastā saņem paziņojumu par nepieciešamību parakstīt dokumentu. Saņēmējs var pieslēgties portālam, iepazīties ar dokumenta saturu un to arī parakstīt. Ja kāda no iesaistītajām personām ir aizmirsusi parakstīt dokumentu, portāls var nosūtīt atgādinājumu. Šādu portālu var izmantot gan individuāli, gan komandas, izvēloties sev piemērotāko apmaksas plānu.
Lielākiem uzņēmumiem ērtāks varētu būt API integrācijas risinājums, kad parakstu vākšanas un e-parakstīšanas portāla funkcijas integrē uzņēmuma dokumentu vadības sistēmā. Tas nozīmē, ka ir iespējams izveidot automatizētu parakstu vākšanas procesu, pārvaldot dokumentu kopīgošanu, parakstītāju secību un nodrošinot automātisku dokumentu lejupielādi savā informācijas sistēmā.
Kas jāņem vērā?
Izmantojot automatizētu parakstu vākšanu, jāņem vērā vairākas nianses. Ar integrējamajiem risinājumiem savāktajiem parakstiem jābūt kvalificētiem jeb tādiem, kas ir līdzvērtīgi ar roku veiktiem parakstiem. Tiem jābūt nodrošinātam ilgtermiņa derīgumam un jāsatur kvalificēti laika zīmogi. Šādi paraksti atbilst visiem augstākajiem Eiropas Savienības standartiem, kas noteikti regulā 910/2014 jeb eIDAS regulā.
Uzņēmumam, kas nodrošina API risinājumus, jāspēj pierādīt, ka informācijas pārvaldības drošības sistēma ir sertificēta un uzņēmumu regulāri auditē neatkarīgi auditori. Arī API risinājumu pieejamībai jābūt augstā līmenī. Piemēram, pakalpojumu sīks izklāsts var norādīt uz to, vai pakalpojumu sniedzējs ir apņēmības pilns nodrošināt pakalpojumu uzraudzību un pastāvīgu darbību. Ir svarīgi arī novērtēt pakalpojumu sniedzēja atbildību, t.i., kādas darbības ir paredzamas un kāda ir kompensācija, ja pakalpojums nedarbojas.
__________________________________________________________________________
Uzņēmumam, kas nodrošina API risinājumus, jāspēj pierādīt, ka informācijas pārvaldības drošības sistēma ir sertificēta un uzņēmumu regulāri auditē neatkarīgi auditori
__________________________________________________________________________
Integrētajiem risinājumiem jāatbalsta visi plaši lietotie e-identifikācijas rīki. Svarīgi, lai tie nebūtu jāintegrē un jāuztur katrs atsevišķi. Elektroniskās parakstīšanās tehnoloģijas nemitīgi attīstās, tādēļ svarīgi, lai API risinājumu pakalpojumu nodrošinātājs atbilst aktuālajiem standartiem.
Pakalpojumu sniedzējam jāspēj nodrošināt jau gatavu lietotāju saskarnes risinājumu, kas ir ērta uzņēmuma klientiem. Tādējādi saskarnes izstrāde tiek noņemta no tā uzņēmuma pleciem, kas izmanto pakalpojumu.
Visbeidzot, noteikti arī jānovērtē, vai uzņēmums nodrošina vienkāršas integrācijas iespējas, kas nepatērē lielus pakalpojuma izmantotāja informācijas tehnoloģiju resursus.
