Ieradums atlikt darāmo uz vēlāku laiku jeb prokrastinācija ir problēma, kas rodas dažādu iemeslu dēļ, piemēram, ir bailes no neveiksmes, nav skaidras motivācijas vai plāna, ir daudz uzmanības novērsēju – sociālie tīkli vai izklaidējošas lietotnes – u. c.  Šo problēmu var risināt ar tehnoloģiju palīdzību. Kādas tehnoloģijas var būt labs palīgs cīņā ar prokrastināciju? Apskatām!

Rīki cīņai ar prokrastināciju

Dzīvojam digitālajā laikmetā un, gribot negribot jāatzīst, ka dzīves ritms, steiga un dinamika pieprasa līdzvērtīgas metodes, kā cīnīties ar šo psiholoģijas fenomenu – prokrastināciju. Nepieciešami tādi paņēmieni, kas disciplinē uzreiz un panāk tūlītēju efektu. Lai cīnītos ar prokrastināciju, var izmantot dažādus laika pārvaldības, koncentrēšanās uzlabošanas un “laika zagļu” bloķēšanas rīkus.

Laika pārvaldības rīki

Lai organizētu un prioritizētu uzdevumus, var izmantot tādus rīkus “Microsoft To Do”, “Microsoft Planner”, “Microsoft Project”, arī “Trello”, “Asana”, “Todoist” un citus.

“Microsoft To Do” ir uzdevumu pārvaldības rīks, kas lietotājiem ļauj organizēt savus ikdienas darbus, projektus un prioritātes, koplietot uzdevums, veidot atgādinājumus, piezīmes, noteikt termiņus. Tas ir pieejams bezmaksas kā daļa no “Microsoft 365” ekosistēmas, mijiedarbojas ar “Outlook”, “Teams”, “Planner” u. c. “Microsoft” rīkiem.

Komandu darbam vairāk piemērots ir “Microsoft Planner”, kas ir vienkāršs un vizuāls uzdevumu pārvaldības rīks, arī daļa no “Microsoft 365” un integrējas ar “Teams”, “Outlook” un “SharePoint”. Tas ietver sevī “Kanban dēli”, ļauj piešķirt komandai uzdevumus, noteikt izpildes datumus un prioritātes, kā arī piedāvā vizuālus datu pārskatus, kas palīdz sekot līdzi progresam.

Sarežģītākiem uzdevumiem vadītājiem, lielām komandām vairāk piemērots ir “Microsoft Project”, kas ir palīdz plānot, pārvaldīt, analizēt darbus detalizētā līmenī, vizualizēt projekta uzdevumus, termiņus, piešķirt darbiniekiem uzdevumus un sekot līdzi resursu izmantojumam. Šo rīku var sinhronizēt ar “Teams”, “SharePoint”, “Power BI” u. c. Risinājums izmanto arī mākslīgā intelekta (MI) veidotos ieteikumus, lai darbs būtu produktīvāks.

Ja strādā ar vienkāršākiem uzdevumiem komandā, labāk izvēlēties “Microsoft Planner”. Ja nepieciešama profesionāla projektu vadība, tad “Microsoft Project” būs piemērotāks risinājums.

“Trello” ir piemērots tiem, kuriem dominē vizuālā uztvere. Rīks ir intuitīvs, uzdevumi tiek organizēti pēc Kanban metodes, kas ir elastīgā (agile) projektu un darba vadības sistēma – tā palīdz vizualizēt darbu gluži kā uz digitālās tāfeles (piemēram, “Jira”), parāda, cik ir vienlaicīgu projektu, ļauj sekot līdzi, plānot, lai nepieļautu pārslodzi. Metodi izstrādāja “Toyota”, lai uzlabotu ražošanas efektivitāti, bet šobrīd to plaši izmanto informācijas tehnoloģiju (IT) nozarē, projektu vadībā, komandas un personīgās produktivitātes mērīšanai. Šo rīku var integrēt ar citiem rīkiem, piemēram, “Jira”. Tas palīdz izvērtēt, cik laika individuāli un komandā ir bijis atvēlēts konkrētām darbībām.

Šis rīks nebūs piemērots risinājums lielu projektu un vairākuzdevumu pārvaldībai. Tas lieti noderēs mazām komandām, vienkāršiem projektiem vai personīgajiem uzdevumiem.

Savukārt “Asana” ir piemērots rīks tieši lieliem projektiem un komandām – īpaši IT un mārketingam. Tas piedāvā vairākas skata iespējas (Kanban vizuālā plānošana, saraksta skats, Ganta diagramma u. c.). Šajā rīkā katram uzdevumam var piešķirt atbildīgo, termiņu un statusu, tāpat šajā rīkā var pārvaldīt uzdevumus sarežģītiem projektiem, tas nodrošina automatizāciju un pārskatu veidošanu.

Rīks “Todoist” būs vairāk piemērots personīgiem uzdevumiem, ārštata darbiniekiem un vienkāršai uzdevumu pārvaldībai. Tajā ir “inbox” funkcionalitāte, kurā var ātri pierakstīt uzdevumus un sakārtot tos vēlāk. Pieejama arī integrācija ar citām lietotnēm (“Gmail”, “Google Calendar”, “Slack” u. c.), kā arī citas funkcionalitātes, piemēram, atgādinājumi, prioritātes un filtri.

Rīki, kas palīdz koncentrēties

Ja nepieciešams uzlabot koncentrēšanos, var izmantot lietotni “Forest”. Tā bloķē traucējošas vietnes un ir izcili piemērota tiem, kuriem grūti atturēties no tālruņa lietošanas, jo tā bloķē, piemēram, “Facebook”, “Instagram”, “YouTube”, palīdzot saglabāt koncentrēšanos. “Forest” piedāvā unikālu “izaudzē koku” gamifikāciju (spēles dizaina elementu un principu pielietošana ārpus spēles konteksta) – ja cilvēks turpina darbu, viņa digitālais koks aug, bet, ja neturpina - tas iet bojā.

“Focus@Will” satur mūziku un skaņu celiņus, kas uzlabo produktivitāti, piedāvājot zinātniski atlasītu mūziku, kas uzlabo koncentrēšanos atbilstoši personīgajam darba stilam (klasiskā mūzika, apkārtējās vides trokšņi, ritmiski bīti u. c.). Šis risinājums ir piemērots atvērtā tipa birojos.

“Pomodoro timer” ir laika metode, kas veicina efektīvāku darbu 25 minūšu sesijās ar 5 minūšu pauzēm, palīdzot uzlabot koncentrēšanos. Var izmantot kopā ar jebkuru uzdevumu pārvaldības rīku. Šī metode var nepatikt cilvēkiem, kas vēlas ilgākus darba intervālus, jo pārāk biežas pauzes var traucēt.

Līdzīgu fokusa noturību var panākt, izmantojot “Microsoft To Do” vai “Microsoft Viva Insights”, kas palīdz uzlabot darbinieku produktivitāti un labbūtību, analizējot darba paradumus un sniedzot personalizētus ieteikumus, daļēji arī “Microsoft Outlook” kalendārs, kurā var organizēt e-pastus un plānot kalendāru, un “Focus Sessions”, kas ļauj koncentrēties uz darbu un uzlabot produktivitāt. To var integrēt arī ar “Spotify” un “Microsoft To Do”.

Bloķēšanas rīki

“Freedom” ir labākais rīks vairāku ierīču bloķēšanai - tas bloķē vietnes un lietotnes ne tikai datorā, bet arī tālrunī un planšetdatorā.

Savukārt rīks “Cold Turkey” bloķē vietnes un programmas pilnībā tikmēr, kamēr sesija nav beigusies. Ar šo rīku var pilnībā bloķēt datoru uz noteiktu laiku, lai “piespiestu” ievērot atpūtas laiku. Nav pieejams mobilajās ierīcēs (darbojas tikai “Windows” un “Mac”).

__________________________________________________________________________

Pareiza tehnoloģiju izmantošana var būtiski uzlabot darba efektivitāti un mazināt atlikšanas paradumu, nodrošinot produktīvāku un rāmāku ikdienu
__________________________________________________________________________

Labākais rīks elastīgai pārlūkprogrammas bloķēšanai būs “StayFocusd”. Tas ir bezmaksas rīks, kas ir viegli lietojams un ļauj noteikt ikdienas ierobežojumu konkrētām vietnēm (piemēram, maksimāli 30 minūtes “Facebook” dienā). Šis rīks darbojas tikai pārlūkprogrammā, nevar bloķēt lietotnes vai citas programmas datorā.

Vēl ir vairākas “Microsoft Edge” pārlūkā iestrādātas funkcijas, piemēram, “Strict Tracking Prevention”, kas nodrošina augstāko aizsardzības līmeni pret izsekošanu, palīdz samazināt reklāmas un uzlabot privātumu. Savukārt “Immersive Reader” ļauj lietotājiem koncentrēties uz tīmekļa lapu saturu, novēršot traucējošus elementus, piemēram, reklāmas, arī iepriekš pieminētais “Focus Sessions” ar laika taimera palīdzību samazina uzmanības novēršanu.

Mākslīgā intelekta risinājumi

Ikdienas darbā lielu laika ekonomiju spēj sniegt MI priekšrocības. MI risinājumi var palīdzēt gan pārvarēt ieradumu atlikt darāmo uz vēlāku laiku, gan arī gūt papildu motivāciju. Ir virkne rīku, ko iespējams izmantot ikdienā un kas nereti darbojas fonā, ik pa laikam atgādinot par kādu iespēju, ko ir vērts izmantot pašattīstībā. Šos risinājumus nosacīti var iedalīt trīs grupās:

  • asistenti, kas palīdz plānot uzdevumus, radīt saturu un strukturēt darbu – “Microsoft Copilot”, “Notion AI”, “ChatGPT”;
  • MI balstīti rīki, kas pielāgojas lietotāja paradumiem, – automātiskie atgādinājumi;
  • motivējoši asistenti, kas sniedz personalizētus ieteikumus, – virtuālie mentori.

Ja par pirmajām divām grupām tiek runāts vairāk, tad nereti nepelnīti tiek aizmirsta trešā grupa – virtuālie mentori.

“LinkedIn Learning” būs labs palīgs vadītājiem, IT speciālistiem, biznesa profesionāļiem, kuri vēlas apgūt jaunas prasmes. Tas piedāvā tūkstošiem kursu par vadību, pārdošanu, IT, projektu vadību un citām tēmām. Personalizēti ieteikumi, kas balstīti uz konkrētā cilvēka interesēm un karjeras mērķiem. Kad pabeigtas apmācības, tiek izsniegts sertifikāts, ko var pievienot “LinkedIn” profilam. Nepiedāvā individuālu atgriezenisko saiti kā īsts mentors.

“ChatGPT” / “Claude AI” / “Copilot” ir ideāli piemēroti rīki iedvesmai un ideju ģenerēšanai. Tie var palīdzēt ar padomiem, stratēģiju, prezentācijām un saturu, turklāt pieejama tūlītēja atbilde uz jebkuru jautājumu 24/7. Lai gan šie rīki ir lieliski palīgi, tiem trūkst emocionālās inteliģences un dziļākas izpratnes par individuālajiem izaicinājumiem.

“Coursera” / “edX Mentorship” būs piemērots tiem, kuri meklē akadēmiskas zināšanas. Kursi no Hārvarda Universitātes, Masačūsetsas Tehnoloģiju institūta, Stenforda Universitātes nodrošina sertifikātus un diplomus, ko atzīst darba devēji. Turklāt dažās programmās ir pieejams mentoru atbalsts un karjeras konsultācijas, tomēr tieša sadarbība ar mentoru visbiežāk iespējama, izvēloties premium līmeņa programmu.

“MentorCruise” ir rīks, kas paredzēts individuālam mentoringam. Tas savieno ar reāliem mentoriem dažādās jomās – IT, dizains, biznesa attīstība u. c. Mentori ir pieredzējuši speciālisti no “Google”, “Microsoft”, “Tesla”, “Amazon” un citiem plaši pazīstamiem uzņēmumiem. Šeit tiek piedāvātas regulāras mentoringa sesijas 1:1. Šis ir maksas pakalpojums, kur mentoru cenas svārstās atkarībā no pieredzes.

“GrowthMentor” būs piemērots rīks startup un biznesa izaugsmei. Šis rīks piedāvā mentoringu pārdošanā, mārketingā, uzņēmējdarbībā un stratēģijā. Mentori ir startup vadītāji un uzņēmēji ar praktisku pieredzi, ar kuriem ir iespējams rezervēt 1:1 videozvanus. Diemžēl lielākā daļa mentoru ir pieejami tikai par maksu.

“Google’s Career Certificates & Grow with Google” ir augstāk novērtētais risinājums tehnoloģiju nozarē. Tas piedāvā apmācības digitālajā mārketingā, IT, datu analīzē, lietotāju pieredzes (UX) dizainā u. c. Programmas ir veidotas, lai sagatavotu darbam reālā uzņēmumā, turklāt ir iespējams arī saņemt karjeras konsultācijas, bet netiek piedāvāts tiešs mentorings ar individuālu pieeju.

“Mindvalley” būs lielisks palīgs personīgajai izaugsmei un līderības attīstībai. Tas piedāvā kursus par produktivitāti, emocionālo inteliģenci, uzņēmējdarbību u. c. Mentori ir pasaules līmeņa izaugsmes vadības treneri, piemēram, Robins Šarma (Robin Sharma), Višens Lakiani (Vishen Lakhiani). Tā ir lieliska kopiena un iespēja veidot kontaktus ar līdzīgi domājošiem cilvēkiem. Šis rīks gan vairāk ir vērsts uz personīgo izaugsmi, nevis tehniskām prasmēm.

Tehnoloģijas ir spēcīgs palīglīdzeklis cīņā ar prokrastināciju, taču tās jāizmanto stratēģiski. Galvenie soļi – izvēlēties rīkus, kas atbilst personīgajam darba stilam; izmēģināt dažādas metodes, lai atrastu efektīvāko, kā arī sekot progresam un pielāgot stratēģiju.

Pareiza tehnoloģiju izmantošana var būtiski uzlabot darba efektivitāti un mazināt atlikšanas paradumu, nodrošinot produktīvāku un rāmāku ikdienu.