Ierakstīt kaut ko kolēģu darba čatiņā, saorganizēt ātro sapulci tiešsaistē, veikli pārsūtīt dažādus dokumentus, apmainīties ar interesantām idejām, fiziski neatrodoties blakus, – to visu un daudz ko citu šobrīd ik dienas dara lielākajā daļā Latvijas uzņēmumu kolektīvu.
Bet kādus kritērijus ņemt vērā, izvēloties sava uzņēmuma vajadzībām atbilstošāko komunikācijas kanālu? Kāda ir Latvijas uzņēmumu pieredze, kādām platformām tie dod priekšroku, un kādus noteikumus ievēro saziņā? Par to visu šī raksta turpinājumā, tēmu aplūkojot gan no teorijas, gan prakses aspektiem.
Populārākās platformas Latvijā
Lai uzzinātu profesionāļa ieteikumus par attālinātās saziņas kanālu izmantošanu, sazinājāmies ar sabiedrības ar ierobežotu atbildību (SIA) "Tet" informācijas tehnoloģiju (IT) drošības speciālistu Kārli Bergmani. Viņš ikdienā strādā ar dažādām platformām, palīdzot kolēģiem risināt neskaidrības. Vispirms jautājām, kuras tad šobrīd ir populārākās attālinātās saziņas platformas?
“Tā kā saziņas platforma ir viens no standarta elementiem katra uzņēmuma rīku komplektā, populārākie ir tie, kas iekļauti plašākās pakotnēs – "Google Office" ietver "Google Meets", savukārt "Microsoft" piedāvā "Teams" kā daļu no "Microsoft 365". Abi izstrādātāji ir zināmi un sevi pierādījuši tirgū, savukārt, no lietotāja ērtību skatu punkta, darbs ar vienotu rīku komplektu atvieglo ikdienu, piemēram, ja dokuments jau ir "Microsoft 365" mākonī, to var viegli kopīgot ar "Teams", vienlaikus visiem sapulces dalībniekiem strādājot ar to,” atbild K.Bergmanis.
Eksperts arī piebilst, ka no “brīvstāvošajām” aplikācijām populārākais ir "Zoom", kas ir kļuvis par zināmāko zīmolu šajā industrijā, turklāt piedāvā diezgan labu bezmaksas līmeni. Savukārt no vienvirziena komunikācijas platformām vebināru un attālināto pasākumu vadīšanai var izvērtēt darbošanos "Webex", "Streamyard" un "GoToMeeting" vai "GoToWebinar".
Divi galvenie izvēles kritēriji
Virzieni, kuros jāveic izpēte, izvēloties savam uzņēmumam piemērotāko risinājumu, saskaņā ar K.Bergmaņa ieteikumiem ir drošība un lietošanas ērtums.
__________________________________________________________________________
Ieradums vienmēr tikties klātienē pakāpeniski izzūd, tā vietā izvēloties iespējami produktīvāku komunikācijas kanālu
__________________________________________________________________________
Lietošanas ērtums noteiks gan darbinieku, gan partneru un klientu ikdienu, kas ir galvenais, kāpēc rīki, kas ir kopā ar plašāku biroja programmu paku, ir labi – vienkārši pievienot sapulci e-pastā, papildus to ieliekot arī kalendārā, kas, savukārt, ir kopīgots ar kolēģiem, lai atvieglotu iekšējo plānošanu. Sapulces laikā kopīgots fails parādīsies visu dalībnieku pieejamo failu sarakstos. Papildus jāņem vērā, ka klienti un partneri arī izmanto kādu no risinājumiem un ir pieraduši pie tā, un arī viņiem būs vienkāršāk un patīkamāk izmantot zināmu platformu. Tomēr neatkarīgi no tā, kuru platformu izvēlamies, vienalga nāksies apgūt vairākas, jo ne visi klienti, partneri un piegādātāji izmantos vienu un to pašu vidi.
Drošības ziņā liela nozīme ir izstrādātāja uzņēmuma reputācijai un pieredzei tirgū – kļūdas ir neizbēgamas jebkurā programmatūrā, bet, runājot par darba risinājumiem, noteikti būtu labāk izvēlēties rīku, kas jau ir pārbaudīts un kura sākotnējie trūkumi ir atklāti un novērsti.
Par drošību jādomā arī katram darbiniekam, kurš izmanto saziņas rīkus. Šajā ziņā ir divi galvenie draudi, kas ir ikvienam saziņas kanālam neatkarīgi no tā, vai tas ir e-pasts, sociālais tīkls vai arī komunikācijas platforma. Viens ir uzbrukums no ārpuses – pikšķerēšana. Otrs ir nejauša datu noplūde no iekšienes. Labākais risinājums, lai samazinātu ārējos draudus, ir lietotāju apmācība – sākot ar pamata izpratni, ka krāpnieki var būt ne tikai e-pastā, bet arī telefonā, čatā vai jebkur citur. Iekšējās informācijas noplūdei var uzstādīt kādu tehnisko risinājumu no Datu noplūdes novēršanas (Data loss prevention (DLP)) kategorijas. Taču arī tam ir jābūt tikai vienam no visiem rīkiem kopīgā IT drošības politikā.
Bez tam "Tet" speciālists atgādina, ka svarīgi ir arī paturēt prātā, ka prasības un risinājumus var noteikt tikai tam, kas ir mūsu kontrolē – ja piedalāmies sapulcē, ko organizē kāds cits, ieraksta iespējas un informācijas uzglabāšana jau ir ārpus mūsu ietekmes.
Maksas un bezmaksas versijas
Zināms, ka lielākajai daļai programmu un aplikāciju ir pieejamas gan maksas, gan bezmaksas versijas. Kuru labāk izvēlēties? Kādi ir ieguvumi, dodot priekšroku maksas platformām?
"Tet" eksperts uzskata, ka profesionālai saziņai noteikti ieteicams izmantot maksas versijas. Bezmaksas versijai ir uzdevums nest peļņu citos veidos, līdz ar to rodas diskusijas par datu drošību, reklāmu demonstrēšanu tā kanālā vai funkcionalitāti. Savukārt tiklīdz runa ir par uzņēmējdarbību, tā ir prasība nodrošināt noteikta līmeņa rezultātu. Kādu iespaidu atstātu, ja nevarētu sapulcei pievienot vēl vienu tehnisko speciālistu vai lēmumu pieņēmēju no klienta puses, jo kontam ir piecu dalībnieku vai sapulces ilguma ierobežojums? To ir grūti izmērīt.
Vai ir korekti rakstīt klientam "WhatsApp"?
Atbildot uz šo jautājumu, K.Bergmanis pieļauj, ka šādu vai līdzīgu jautājumu uzdeva arī tad, kad pirmo reizi tika ieviesti telefoni, e-pasti un mobilie telefoni. 20 gadus vēlāk mēs varam komunicēt ar Valsts ieņēmumu dienestu sociālā tīkla "Facebook" vidē vai ziņot par pārkāpumu pašvaldības policijas aplikācijā. Pat militārie analītiķi izmanto sociālajos tīklos publicēto informāciju, lai sekotu līdzi notikumiem.
“Komunikācija nestandarta vidē uzliek lielāku atbildību darbiniekam saglabāt profesionalitāti arī mazāk formālā vidē. Komunicēt šķietami privātās un neformālās vidēs ir mūsdienu realitāte – galu galā, uzņēmumam ir jābūt tur, kur atrodas klients – taču tajā pašā laikā būtu jānovelk noteiktas robežas, piemēram, darījumu sarakstē ierobežot emocijzīmju lietošanu, nekomunicēt no personīgā tālruņa numura, nekomunicēt no uzņēmuma konta ārpus darba laika utt. Šo principu ievērošanai ļoti palīdz uzņēmuma korporatīvā tēla veidošana un tā ievērošana,” saka K.Bergmanis.
Viņš arī piebilst, ka neviens datu kanāls viens pats nesasniedz 100% lietotāju – viena un tā pati reklāmas kampaņa notiek gan sociālajos tīklos, gan televīzijā un radio, gan drukātajos medijos vai pilsētvidē. Līdzīgi katram uzņēmumam jāizvērtē savs tirgus un jāizvēlas oficiālie saziņas ceļi. Piemēram, saņemt "WhatsApp" atgādinājumu par ārsta apmeklējumu ir pieņemami, taču ārsta diagnozi tomēr būtu jāsaņem e-pastā kā šifrētu dokumentu.
Uzņēmumu pieredze
Kāda ir uzņēmumu pieredze? Kādiem attālinātās saziņas kanāliem tie dod priekšroku un kādus pamata principus ievēro komunikācijā? To jautājām vairāku uzņēmumu komunikācijas speciālistiem.
Viens kanāls oficiālai, citi – neoficiālai saziņai
"Akciju sabiedrības (AS) "Aldaris" galvenais komunikācijas kanāls ir "Microsoft Teams". Šeit izmantojam teju visu iespēju spektru – veidojam iekšējās komandas, lietojam čatu un zvanu funkcijas, e-pastu, arī uzņēmuma iekštīkls jeb intranets ir bāzēts uz šīs lietotnes pamata," apgalvo Toms Kursītis, AS "Aldaris" komunikācijas vadītājs.
Protams, ikdienas saziņā darbinieki izmanto arī citas mobilās lietotnes – "WhatsApp", "Messenger" u.tml. Iekšējā aptaujā noskaidrojām, ka 90% darbinieku izmanto kādu no šīm (vai abas) lietotnes, lai savstarpēji sazinātos. Kolēģi aktīvi izmanto iespēju veidot savas iekšējās grupas (kopīgas intereses, funkcijas u.c.), lai sazinātos savā starpā. Pieļauju, ka tas ir ieraduma jautājums – ja ikdienā izmanto šīs lietotnes, tās kļūst ierastākas un vieglāk lietojamas.
Otrs iemesls varētu būt psiholoģisks – "Microsoft Teams" vairāk asociējas ar darbu. Ja ārpus darba laika vēlies padalīties ar saviem iespaidiem par darbu, automātiski rodas vēlme izmantot citu lietotni. Apzināmies, ka nav vienas lietotnes, kas der un ir ērta pilnīgi visiem, tāpēc neuzskatām, ka būtu produktīvi ierobežot kādas citas izmantošanu. Būtiskākais, par ko esam vienojušies, – visa oficiālā saziņa (līgumi u.c.) notiek tikai un vienīgi uzņēmuma e-pastā vai "Microsoft Teams" platformā.
Ņemot vērā, ka mums ir hibrīddarba modelis (divas dienas varam strādāt no mājām, trīs dienas - klātienē), šos kanālus turpinām izmantot pietiekami bieži. Man radies priekšstats, ka zvans "Microsoft Teams" zināmā mērā aizstājis pirms pandēmijas laikam raksturīgo telefona zvanu. Īpaši situācijās, kad nepieciešams kaut ko īsi saskaņot, proti, nav vērts organizēt atsevišķu sapulci, izskaidrot to telefonsarunā ir pārāk neefektīvi un pastāv risks, ka otrs cilvēks varētu kaut ko neuztvert, bet "Microsoft Teams" zvans, kurā ir iespēja dalīties ar ekrānu, ir tieši laikā.
Pirms pandēmijas ar klientiem vai sadarbības partneriem praktiski tikāmies tikai klātienē. Arī šajā ziņā sadalījums ir izlīdzinājies un ir daudz faktoru, kas ietekmē izvēli: degvielas un transporta izmaksas, patērētais laiks ceļā, strādāšanas modelis partnera/klienta uzņēmumā un gluži vienkārši izpratne, vai tiešām konkrēto tēmu nepieciešams apspriest klātienē. Reizēm pietiek tikai ar e-pastu apmaiņu. Mūsu uzņēmuma kontekstā redzu, ka spējam atrast labāko komunikācijas kanālu katram konkrētajam mērķim. Ieradums vienmēr tikties klātienē pakāpeniski izzūd, tā vietā izvēloties iespējami produktīvāku komunikācijas kanālu.
Iespēja pielāgoties klienta kanālam
Pārsla Kolosova, "Infinitum Agency" mārketinga vadītāja norāda: “Kā iekšējie komunikācijas kanāli uzņēmumā "Infinitum Agency" ir noteikti "Slack" (ikdienas komunikācijai, nereti, lai sazvanītos), "Google Meet" (iekšējām komandu, kā arī klientu sapulcēm), "Gmail" e-pasta platforma (saziņai ar klientiem un kolēģiem), kā arī izmantojam "Click-Up" projektu vadības platformu projektu pārraudzīšanai, kas arī kalpo kā komunikācijas kanāls.
__________________________________________________________________________
Ar klientiem un partneriem katra projekta izveides sākumā vienojamies par saziņas kanāliem un atrodam ērtākos visām iesaistītajām pusēm
__________________________________________________________________________
Protams, ar klientiem sazināmies "Zoom", "Microsoft Teams", "BlueJeans"" platformās, ja klienta uzņēmuma iekšējā politika drošības un citu apsvērumu dēļ neizmanto citas saziņas platformas. Kā teikt, esam klientiem fleksibli.
Īsti nav noteikti attālinātās komunikācijas principi. Ievērojam uzņēmuma iekšējos kārtības noteikumus. Atbildēšana šķiet pašsaprotama, un tai noteikumi, manuprāt, nav nepieciešami. Protams, gadās palaist garām kādu ziņu, tas ir cilvēcīgi.
Pamatā izmantojam minētos kanālus saziņai. Ir situācijas, kurās atbilde ir nepieciešama ātrāk vai arī vieglāk nodot/paskaidrot uzdevumu ir "Google Meet", tad kolēģi savā starpā sazvanās. Vai sazvanāmies telefoniski? Jā, dažkārt, ja tas ir steidzami. Un, protams, saņemam, veicam zvanus klientiem telefoniski. Sākoties pandēmijai, pārgājām uz pilnībā attālinātu darbu. Liela daļa kolēģu joprojām ikdienā strādā attālināti, tādēļ arī klientu zvani tiek plānoti attālināti.
Nu jau pusgadu piekopjam "biroja ceturtdienas", kā paši tās nosaucām. Kolēģi, kuri vēlas pamainīt darba vidi vai vienkārši satikties ar kolēģiem, parunāties, socializēties, satiekas birojā. Daži klienti izsaka vēlmi rīkot sapulci klātienē, ko arī labprāt darām pēc iespējām (ne visi dzīvojam Rīgā ar iespēju stundas laikā ierasties birojā)."
Būtiska ir pieejamība
Edžus Žeiris, SIA "ZZ Dats" direktors, daloties savā pieredzē, minējis, ka "visbiežāk uzņēmumā attālinātai saziņai izmanto "Microsoft Teams", iekšējās komunikācijas rīku "Mattermost" un "WhatsApp", kuru nodrošināšanai nepieciešams internets. Saziņai ar klientiem un partneriem katra projekta izveides sākumā vienojamies par saziņas kanāliem un atrodam ērtākos visām iesaistītajām pusēm. Jāatceras, ka steidzamības gadījumos ātrāk un vienkāršāk ir piezvanīt, "WhatsApp" ziņu adresāts var arī uzreiz nesaņemt, ja, piemēram, nav ieslēgts internets u.tml.
Mūsu skatījumā attālināto saziņas kanālu galvenie izvēles kritēriji ir to pieejamība, drošība un lietojamības ērtums. Piemēram, ziņapmaiņas lietotnē "WhatsApp" veidojam darba grupas ātrākai saziņai. Savukārt komunikācijas platformā "Microsoft Teams" organizējam dažādas sapulces gan ar "ZZ Dats" kolēģiem, gan cilvēkiem ārpus uzņēmuma, strādājam pie kopīgiem dokumentiem un dalāmies ar vizuāliem materiāliem.
Savstarpēji esam vienojušies, ka, sazinoties "Microsoft Teams", visiem sapulces dalībniekiem jābūt ieslēgtai kamerai un izslēgtam mikrofonam, sapulces vadītājs katram dod vārdu. Tāpat ir būtiski noteikt un arī ievērot sapulcei atvēlēto laiku. Kolēģi ievēro sapulces sākumu, un varam vienmēr sākt, kā norunāts. Cienām savu un biznesa partneru laiku, jārēķinās, ka reizēm darba grafiks ir tāds, ka pēc vienas sapulces drīz sākas nākamā, starp abām sapulcēm nepieciešama neliela pauze, ko nevajadzētu veltīt ieilgušai iepriekšējai sapulcei.
Darba tirgus aizvadītajos gados ir mainījies, modernās tehnoloģijas pavērušas jaunas iespējas arī IT nozarē strādājošajiem, un liela daļa SIA "ZZ Dats" darbinieku strādā attālināti, tāpēc arī bieži izmantojam dažādus attālinātās saziņas rīkus. Tomēr darba ikdienā ir arī tādas sapulces, uz kurām visiem dalībniekiem jāierodas klātienē. Reizēm ir sapulces, kas notiek klātienē, birojā, bet kāda iemeslu dēļ tām attālināti pieslēdzas viens vai vairāki kolēģi."
