Skats no malas – procesu izvērtēšana pirms elektronizācijas vai MI ieviešanas

Uzņēmuma attīstībā un efektivitātes veicināšanā būtisku lomu spēlē spēja kritiski izvērtēt esošos procesus un identificēt jomas, kurās iespējams ieviest uzlabojumus. Skats no malas ļauj objektīvi novērtēt uzņēmuma darbību, atklāt neefektīvus vai liekus procesus un rast veidus, kā tos optimizēt, izmantojot elektroniskos rīkus vai mākslīgo intelektu (MI). Šāds izvērtējums palīdz ne tikai ietaupīt resursus, bet arī uzlabo uzņēmuma konkurētspēju un darba kvalitāti. Kā izvērtēt uzņēmuma procesus, lai noteiktu, vai tehnoloģiju izmantošana var palīdzēt tos uzlabot?

Raksta līdzautore: Laura Indrikova, SIA “Audita Akadēmija” valdes locekle

Lai uzņēmumā ieviestu pārmaiņas, ir būtiski identificēt, kur ir iespējams un nepieciešams veikt izmaiņas esošajās darbībās un procesos.

Tehnoloģija – daļa no kopējās procesu uzlabošanas

Bieži vien uzņēmumi, saskaroties ar problēmām vai neefektīviem procesiem, mēģina izmantot jaunas informācijas sistēmas, cerot, ka tās spēs atrisināt jebkuru situāciju. Tomēr, lai arī modernās informācijas sistēmas var būt ļoti noderīgas, pašas par sevi tās nav brīnumlīdzeklis visu uzņēmuma problēmu risināšanai.

Svarīgi atcerēties, ka tehnoloģija ir tikai instruments. Ja uzņēmuma procesi ir slikti strukturēti, lieki vai pat haotiski, tad jauna informācijas sistēma tos tikai elektronizēs tādā pašā, neefektīvā formā. Tā rezultātā var tikt iztērēti resursi, bet reāls uzlabojums netiks panākts. Tāpēc pirms jaunas sistēmas ieviešanas ir nepieciešams kritiski izvērtēt pašreizējos procesus, nosakot, kuras darbības ir liekas, kuras var optimizēt vai pilnībā izskaust.

Populārs mīts organizāciju vidū ir domāt, ka jauna informāciju tehnoloģija atrisinās uzņēmuma vai konkrētā procesa problēmas. Tomēr patiesībā efektivitāti un resursu ietaupījumu var panākt tad, ja procesi ir labi saplānoti, strukturēti un optimizēti. Informācijas sistēmas var būt ļoti noderīgas, bet tikai kā daļa no kopējā procesa uzlabošanas stratēģijas.

Jaunas informācijas sistēmas spēju pilnībā uzlabot uzņēmuma darbību ietekmē:

• cilvēciskais faktors – informācijas sistēmas nevar atrisināt cilvēku kļūdas, piemēram, neprecīzu datu ievadi, paviršības vai neskaidru iekšējo komunikāciju;
• nepareiza procesu pārvaldība – ja paši procesi ir neefektīvi, informācijas sistēma tikai automatizēs šo neefektivitāti, paātrinās kļūdu atkārtošanu vai ļaus ātrāk realizēt neefektīvus darbības posmus;
• neapzinātas cerības – organizācijas bieži sagaida tūlītēju rezultātu no jaunas informācijas sistēmas ieviešanas, ignorējot nepieciešamību pēc pielāgošanas un apmācībām, kas ir nozīmīgi sistēmas faktiskai iedzīvināšanai.

Procesu izvērtēšana

Lai informācijas sistēma patiesi uzlabotu uzņēmuma darbību un atrisinātu esošās problēmas, būtiski ir sākt ar rūpīgu procesu izvērtēšanu – skatu no malas. Tas ļauj identificēt būtiskos uzlabošanas punktus, noņemt lieko un sagatavot uzņēmuma darbības struktūru automatizācijai vai tehnoloģiskajam risinājumam. Rezultātā informācijas sistēma tiek pielāgota optimizētam procesam, palīdzot to īstenot ātrāk, precīzāk un efektīvāk, nevis radot jaunas problēmas vai apgrūtinājumus.

_______________________________________________________________________

Pirms jaunas sistēmas ieviešanas ir nepieciešams kritiski izvērtēt pašreizējos procesus, nosakot, kuras darbības ir liekas, kuras var optimizēt vai pilnībā izskaust

_______________________________________________________________________

Lai to veiktu pēc iespējas precīzāk un iegūtu izmantojamus rezultātus, ir pieejami dažādi modeļi un sistēmas. Viens no ieteicamajiem modeļiem šim nolūkam ir COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission). Izmantojot COSO piecas pamatkomponentes – kontroles vidi, risku novērtējumu, kontroles darbības, informāciju un komunikāciju, kā arī uzraudzību –, uzņēmums var strukturēti analizēt katru procesu, nosakot ne tikai tā nepilnības un neefektivitātes, bet arī veidot skaidru uzlabojumu darbības plānu.

COSO modelis darbinieku pieņemšanas procesa izvērtējumam

Lai veiksmīgi izvērtētu darbinieku pieņemšanas procesu, jāizmanto visas piecas COSO modeļa pamatkomponentes.

Kontroles vide

Kontroles vides vērtējums parāda, vai organizācijai ir izveidots stabils pamats darbinieku pieņemšanas procesam, kas balstās uz skaidrām, vienotām pieejām un atbilst uzņēmuma vajadzībām un vērtībām. Lai gūtu pārliecību, jāpārbauda, vai:

• ir skaidri definētas politikas un procedūras, kas regulē darbinieku pieņemšanu;
• ir izveidota darbinieku pieņemšanas komanda ar skaidri noteiktām lomām un atbildībām;
• uzņēmuma vērtības un ētikas principi tiek ievēroti visos pieņemšanas posmos;
• u. c.

Risku novērtējums

Risku novērtējums ir nākamais būtiskais solis. Tas palīdz identificēt un izvērtēt iespējamās problēmas, kas var ietekmēt darbinieku pieņemšanas procesu. Tās atklājot, organizācija var ieviest atbilstošus kontroles pasākumus. Lai identificētu riskus, ir jāizprot, kā tiek novērstas kļūdas kandidātu vērtēšanā, vai tiek nodrošināta kandidātu datu konfidencialitāte, vai tiek pieņemti darbinieki ar kvalifikācijas un pieredzes pārbaudi, vai atlases komandas locekļiem var būt aizspriedumi pret kandidātu un citi faktori.

Kontroles darbības

Kontroles darbības ietver specifiskas procedūras un pasākumus, lai nodrošinātu, ka darbinieku pieņemšanas process norit atbilstoši uzņēmuma mērķiem un procedūrām. Šajā solī tiek vērtēts, vai identificētajiem riskiem ir definētas kontroles, piemēram:

• lai novērstu konfidenciālo datu noplūdi organizācijā, ir noteikti datu piekļuves ierobežojumi, tiek ievākta tikai nepieciešamā informācija, noslēgti konfidencialitātes apliecinājumi vai līgumi;
• lai nepieļautu kļūdas kandidātu vērtēšanā, ir ieviestas standartizētas novērtēšanas metodes, vairāki cilvēki veic datu pārbaudi, tiek noteiktas kvalifikācijas patiesuma pārbaude un pieredzes testēšana.

Informācija un komunikācija

COSO ietvarā informācija un komunikācija ir būtisks elements. Personāla atlases procesā tikai ar pareizu un savlaicīgu informācijas apmaiņu starp iesaistītajām pusēm var nodrošināt veiksmīgu rezultātu, izvairoties no neskaidrībām, kļūdām un pārpratumiem. Organizācijai jāizvērtē:

• vai visa informācija par pieņemšanas procesu ir skaidri izklāstīta kandidātiem un iekšējiem darbiniekiem;
• vai vadības komanda tiek savlaicīgi informēta par pieņemšanas procesa statusu un problēmām;
• vai tiek nodrošināta komunikācija starp personāla darbiniekiem un vadību, lai koordinētu cilvēkresursu vajadzības u.tml.

Uzraudzība

Uzraudzība ir nozīmīgs solis, caur kuru atlases procesam tiek nodrošināta pārraudzība – nepārtraukti vai izlases kārtībā. Tādējādi tiek samazinātas kļūdas, un organizācija atlasa sev piemērotos darbiniekus ar atbilstošām kompetencēm un zināšanām. Šajā solī ir jānosaka, vai:

• regulāri tiek veikta darbinieku pieņemšanas procesa pārbaude un izvērtēšana;
• vai ir noteikti atgriezeniskās saites mehānismi, lai identificētu problēmas vai uzlabojumu iespējas;
• vai process tiek pārskatīts un pielāgots, ņemot vērā organizācijas vajadzības.

Ieviest tehnoloģijas, vai tomēr ne?

Pēc veiktas pamatotas un strukturētas procesa analīzes atbilstoši COSO modelim ir izstrādājams pilnveides plāns un konkrētas aktivitātes. Līdz ar izpratnes iegūšanu par procesa darbību var tikt apsvērta procesa elektronizācijas iespēja un MI izmantošana. Šajā kontekstā ir pieci galvenie kritēriji, kas palīdz noteikt, vai konkrētais process ir piemērots šādām izmaiņām:

• procesa atkārtojamība un standartizācija. Pirmais indikators, ka process ir piemērots elektronizēšanai vai MI ieviešanai, ir tā atkārtojamība un standartizācija. Procesi, kas regulāri atkārtojas un seko noteiktai secībai, piemēram, kandidātu datu ievade vai sākotnējā kandidātu atlase, ir lieliski piemēroti automatizācijai;
• liels datu apjoms. Vēl viens svarīgs aspekts ir apstrādājamā datu apjoma lielums. Procesi, kuros tiek apstrādāts liels daudzums datu, piemēram, kandidātu pieteikumu pārvaldība vai atbilstošās informācijas izvērtēšana, ir piemēroti digitalizācijai vai MI ieviešanai, kas palīdzēs ātri un precīzi analizēt datus lēmumu pieņemšanai;
• procesa sarežģītība un liela kļūdu iespējamība. Ja process ir sarežģīts un prasa daudz soļu, pastāv liela kļūdu iespējamība. Sarežģīti procesi, piemēram, kandidātu atbilstības novērtēšana, kur jāņem vērā vairāki kritēriji, vai finanšu aprēķini saistībā ar pieņemšanas procesu, ir kandidāti MI ieviešanai;
• cilvēciskais faktors lēmumu pieņemšanā. Ja process ietver būtisku cilvēcisko faktoru, piemēram, subjektīvus lēmumus vai empātijas prasības, to nevar pilnībā aizstāt ar MI. Tomēr MI var sniegt vērtīgu atbalstu, piemēram, analizējot datus un piedāvājot ieteikumus;
• resursu izmantošana un izmaksu efektivitāte. Visbeidzot jāņem vērā, vai procesa elektronizācija vai MI ieviešana uzlabos resursu izmantošanu un izmaksu efektivitāti. Ja process prasa lielus laika un darba resursus, elektronizācija var palīdzēt samazināt manuālā darba apjomu un izmaksas. Tomēr ir svarīgi izveidot izmaksu analīzi, lai saprastu, vai elektronizācijas izmaksas šodien būs pamatotas ar nākotnes ieguvumiem. Jāizvērtē, vai ir pieejamas alternatīvas, kā arī jāizvirza skaidri mērķi un rezultatīvie rādītāji, kas noteiks, vai elektronizācija būs veiksmīga.