Ja cilvēka organisms nevar eksistēt bez asinsrites, tad uzņēmums – bez datiem. Tāpēc datu aprite, uzglabāšana un analīze ir ne tikai katra veiksmīga uzņēmēja atbildība, bet arī viens no vērtīgākajiem resursiem. Tieši biznesa vadības sistēmas ir digitālu rīku komplekts, kas palīdz uzņēmējiem efektīvāk pārvaldīt resursus.
Digitalizācijas procesu var aplūkot dažādos līmeņos, taču tas ir būtisks mūsdienīgas komercdarbības instruments, kura ieviešana ļauj ne tikai taupīt laika un finanšu resursus, bet arī iegūt konkurences priekšrocības. Atgriežoties pie analoģijas ar asinsriti, jāuzsver, ka laba asinsrite nodrošina efektīvu orgānu darbību, kas ļauj cilvēkam ar mazāku enerģijas patēriņu paveikt vairāk – skriet tālāk, celt vairāk. Līdzīgi arī uzņēmumi ar efektīvu datu apriti var sasniegt kvantitatīvi un kvalitatīvi augstākus rezultātus.
Biznesa vadības sistēma
Jebkuras biznesa sistēmas pamatā ir piedāvājums veikt noteiktu darbību kopumu, lai padarītu uzņēmējdarbību efektīvāku. Ir svarīgi sistematizēt, sakārtot, optimizēt un automatizēt ikdienas procesus tā, lai uzkrātu datus, ļautu veikt mērījumus un datu analīzi. Tāpēc datu analītika ir visu šo darbību rezultāts, nevis sākuma punkts. Biznesa vadības sistēmas atvieglo uzņēmēja ikdienu, automatizējot daudzus procesus un nodrošinot iespēju veikt vairākus ikdienas uzdevumus vienā platformā.
Neatkarīgi no uzņēmuma lieluma, mērķtiecīga un plānota uzņēmuma attīstība ir būtiska. Viens no lielākajiem ieguvumiem, ieviešot biznesa vadības sistēmas, ir ātrāks ceļš uz svarīgiem un stratēģiskiem mērķiem. Šie digitālie rīki ļauj precīzi definēt un izprast veiktspējas mērījumus. Piemēram, analizējot pārdošanas datus, uzņēmējs var nekavējoties iegūt informāciju par pārdevēju rezultātiem vai preču noietu, izdarīt secinājumus un, ja nepieciešams, operatīvi veikt korekcijas, negaidot mēneša beigas.
Biznesa vadības sistēmu ieviešana arī palielina uzņēmuma vadības un darbinieku iesaisti. Pirmkārt, tās nodrošina caurspīdīgu un saprotamu informācijas plūsmu, ļaujot visu līmeņu darbiniekiem labāk izprast savus mērķus uzņēmumā un efektīvāk rīkoties, lai tos sasniegtu.
Otrkārt, automatizējot rutīnas darbus, darbiniekiem rodas iespēja koncentrēties uz stratēģiskākiem uzdevumiem, kas pozitīvi ietekmē viņu motivāciju. Visbeidzot, integrējot dažādas biznesa funkcijas vienā platformā, tiek veicināta efektīva sadarbība starp uzņēmuma departamentiem.
Stratēģisks skats uz biznesa vadības sistēmu
Lai arī digitalizācija ir nenovēršams process mūsdienu uzņēmējdarbībā, tās ieviešana nereti notiek, reaģējot uz normatīvo aktu prasību izmaiņām. Tomēr daudz lielāku ieguvumu digitalizācija sniedz tad, ja uzņēmējs uz šo procesu raugās no stratēģiskā skatupunkta, iekļaujot to savos attīstības mērķos un uzdevumos. Prakse rāda, ka šāda stratēģiska pieeja ļauj uzņēmumā pārmaiņas ieviest daudz organiskāk.
__________________________________________________________________________
Viens no lielākajiem ieguvumiem, ieviešot biznesa vadības sistēmas, ir ātrāks ceļš uz svarīgiem un stratēģiskiem mērķiem
__________________________________________________________________________
Digitalizācija ir pārmaiņu process, kas ietekmēs gan darbinieku ikdienu, gan izmantotās tehnoloģijas. Iespējams, tas nesīs līdzi arī kādus nepopulārus lēmumus. Tomēr, ja šis process tiek uztverts kā daļa no uzņēmuma stratēģiskajiem mērķiem, pārmaiņas kļūst pieņemamākas, jo visi darbinieki kļūst līdzatbildīgi par uzņēmuma turpmāko attīstību un sasniegumiem.
Mīti par biznesa vadības sistēmu ieviešanu
Pieredze rāda, ka uzņēmēji aizvien tic dažiem mītiem, kas var kavēt pirmo nozīmīgo soļu speršanu pārmaiņu virzienā.
Dārga ieviešana
Viens no izplatītākajiem mītiem ir uzskats, ka biznesa vadības sistēmas ir dārgas un paredzētas tikai lielajiem uzņēmumiem. Šādos gadījumos labi noder salīdzinājums – nevar taču teikt, ka espresso kafijas automāti ir pieejami tikai restorāniem. Mūsdienās kafijas cienītājiem ir plaša izvēle – daudzveidīgas ierīces un plašs cenu piedāvājums. Tas pats attiecas arī uz biznesa vadības sistēmām – to funkcionalitāte var būt piemērota arī mazo un vidējo uzņēmumu (MVU) vajadzībām. Nereti MVU ar nelielu darbinieku skaitu šīs sistēmas palīdz optimizēt izmaksas un efektīvāk veikt dažādas funkcijas, atvieglojot darbinieku darbu.
Grāmatvedība ir grāmatvežiem
Vēl viens izplatīts mīts ir uzskats, ka grāmatvedība attiecas tikai uz grāmatvežiem. Piemēram, uzņēmēji, vēloties ieviest noliktavas pārvaldības sistēmu, bieži uzsver, ka grāmatvedības programma nav nepieciešama, jo to veic ārpakalpojuma sniedzējs.
Patiesībā grāmatvedība uzņēmumā ir kā sirds, kas nodrošina asinsriti, lai visas pārējās funkcijas varētu darboties. Noliktavas, e-veikala vai ražošanas pārvaldība ir komandas darbs, kurā iesaistīts gan uzņēmuma vadītājs, gan grāmatvedis, gan citi darbinieki. Piemēram, pārdevējs var sniegt klientam pilnvērtīgāku konsultāciju, ja viņam ir pieejama ne tikai informācija no klientu attiecību pārvaldes sistēmas sistēmas, bet arī dati par priekšapmaksas rēķiniem, apmaksātajiem rēķiniem vai noliktavas piegādes statusu.
Laiks ir vislielākā vērtība
Un, protams, daudzi joprojām uzskata – “mums nav ko digitalizēt”. To bieži apgalvo uzņēmēji, kuru komandā ir tikai daži cilvēki vai kuri strādā vieni paši. Vislabākais piemērs šai situācijai ir čeku uzskaite. Nereti šādos gadījumos cilvēki izvēlas manuāli ievadīt čekus, piemēram, “Excel” tabulā, un pēc tam salīmēt uz lapas, mēneša beigās tos iesniedzot grāmatvedim. Tomēr būtu vērts apsvērt, cik daudz laika šāda manuāla pieeja patērē. Tā vietā iespējams izmantot tehnoloģijas, kas ļauj čekus nofotografēt, lai programma automātiski nolasītu datus un nosūtītu tos attiecīgajai sistēmai. Grāmatvedim atliktu vien pārbaudīt un iegrāmatot saņemtos datus.
Skatoties pragmatiski, katra uzņēmēja mērķis ir attīstība, un ar laiku iegrāmatojamo čeku daudzums pieaugs. Iespējams, būs nepieciešams tos saistīt ar konkrētām ieņēmumu vai izdevumu pozīcijām. Šis ir vienkāršs piemērs tam, kā procesa automatizācija atbrīvo laiku un resursus uzņēmuma izaugsmei.
Atteikties no lieka manuāla darba
Manuāli veiktais darbs ir viens no lielākajiem ikdienas izaicinājumiem, kas prasa daudz laika. Piemēram, dažādu dokumentu eksportēšana, pārsūtīšana un pielāgošana nesavienotās programmās, vairākkārtēja datu pārbaude un citas līdzīgas darbības. Lai nodrošinātu uzņēmuma veiksmīgu darbību, dažādu jomu darbiniekiem – grāmatvežiem, pārdevējiem, loģistikas speciālistiem – ir būtiski ne tikai nodrošināt nepārtrauktu informācijas plūsmu, bet arī garantēt datu drošību un ticamību.
Biznesa vadības sistēma, pirmkārt, piedāvā integrēt gandrīz visus uzņēmējdarbības risinājumus vienā programmatūrā. Tas ļauj visiem uzņēmuma darbiniekiem veikt savus pienākumus vienotā virtuālā vidē. Ievadītie dati pieejami gandrīz nekavējoties, tie nav īpaši jāeksportē vai jāimportē, tiem var piekļūt no jebkuras vietas, arī strādājot attālināti.
Šo risinājumu ieviešana uzņēmumā bieži ietver arī biznesa procesu auditu, problēmu identificēšanu un ieteikumu sniegšanu uzlabojumiem, balstoties uz labāko praksi. Tas nozīmē, ka tiek izvērtēta esošā situācija un izstrādāta stratēģija, lai paaugstinātu uzņēmuma konkurētspēju, darbinieku kvalifikāciju un procesu efektivitāti, tādējādi veiksmīgāk un mērķtiecīgāk sasniedzot peļņas rezultātus.
Pievienotā vērtība – integrācijas
Kad biznesa vadības risinājumi ir sakārtoti un efektivizēti, bieži kļūst vieglāk pamanīt procesus, kas var šķist traucējoši, piemēram, atkārtota datu ievade trešajām pusēm. Viens no izplatītiem piemēriem ir dažāda veida maksājumu apstrāde. Šo problēmu risina banku vārtejas (gateway), kas nodrošina automātisku konta pārskata saņemšanu programmā un ļauj tieši no tās nosūtīt dažāda veida maksājumus uz internetbanku.
__________________________________________________________________________
Automatizējot rutīnas darbus, darbiniekiem rodas iespēja koncentrēties uz stratēģiskākiem uzdevumiem, kas pozitīvi ietekmē viņu motivāciju
__________________________________________________________________________
Šī šķietami vienkāršā papildu funkcionalitāte ļauj automatizēt manuālus procesus un veikt bankas darījumus vienuviet. Turklāt banku vārtejas palīdz novērst dažādus ar drošību saistītus riskus, jo tās ir izstrādātas tā, lai automātiski ievērotu normatīvos aktus, kas saistīti ar maksājumiem un finanšu datu aizsardzību.
Šādu integrāciju ir ļoti ērti izmantot, piemēram, lai automātiski veiktu algas maksājumus darbiniekiem vai apstrādātu klientu maksājumus e-komercijas vidē.
Izvēlētajai biznesa vadības sistēmai, izmantojot integrācijas, var pievienot papildu funkcionalitāti atbilstoši uzņēmuma specifiskajām vajadzībām – sākot no biznesa analītikas līdz dažādiem risinājumiem, piemēram, iepriekš minētajām banku vārtejām.
Kā izvēlēties biznesa vadības sistēmu partneri?
Latvijas uzņēmējiem ir pieejams plašs vietējo piegādātāju klāsts, kas nodrošina biznesa vadības sistēmu ieviešanu. Šie uzņēmumi bieži specializējas konkrētās nozarēs vai piedāvā pielāgotus risinājumus, kas labāk piemēroti vietējā tirgus īpatnībām. Izvēloties sadarbību, jāņem vērā pakalpojuma sniedzēja attīstības plāni, piemēram, saistībā ar uzņēmuma izaugsmi vai ģeogrāfisko paplašināšanos. Svarīgi izpētīt arī piedāvājumu attiecībā uz nepieciešamajām integrācijām ar palīgrīkiem un pārliecināties, vai risinājums aptvers visas uzņēmuma pamatvajadzības, tādējādi būtiski atvieglojot darbu nākotnē. Ne mazāk būtiski ir noskaidrot, kādus resursus pakalpojuma sniedzējs ieguldīs sistēmas ieviešanā. Vai būs pieejami konsultanti, kuri ātri un kvalitatīvi atbildēs uz jautājumiem un palīdzēs risināt problēmas?
Izvēloties vietējos uzņēmumus, var rēķināties ar pieejamāku un efektīvāku klientu servisu. Vietējie partneri arī labi pārzina vietējos normatīvos aktus un biznesa praksi. Tirgū jau ilgus gadus darbojas, piemēram, tādi uzņēmumi kā “Excellent”, “Zalktis”, “Visma” un citi.
Lai izvēlētos piemērotu pakalpojumu sniedzēju, ieteicams rūpīgi izvērtēt sava uzņēmuma vajadzības un konsultēties ar kolēģiem un partneriem, kuriem var būt vērtīgi ieteikumi. Papildu iespējas iepazīt risinājumus sniedz arī nozares izstādes un konferences, kur var sastapt dažādu uzņēmumu pārstāvjus, iepazīties ar piedāvājumiem un uzdot konkrētus jautājumus.
