Paaugstināt produktivitāti, vairāk kontrolējot

Lai sasniegtu lielāku produktivitāti publiskajā sektorā, tiks ieviests “DeskTime” risinājums dažādās valsts iestādēs. Ekonomikas ministrs Viktors Valainis norāda, ka šādi efektivitāti varētu paaugstināt par 30%. Žurnāla “iFiT” februāra numurā dažādu jomu ekspertiem jautājām, kā viņi vērtē šo ieceri.

Pāragri slavēt un pāragri nopelt

“Darbinieku laiks un darba rezultāti ir jāmēra un jāanalizē. Tāda ir laba vadības prakse,” uzsver uzņēmējs, biznesa treneris, moderators-konsultants Māris Millers. “Arī informācijas tehnoloģiju (IT) rīku ieviešana šajos procesos ir mūsdienām atbilstoša tendence, tāpēc var priecāties, ka Latvijā radītajam risinājumam “DeskTime” jau ir klienti un lietotāji daudzviet pasaulē.”

Uzņēmējs norāda, ka ““DeskTime” ļauj uzskaitīt un analizēt pie datora pavadīto laiku. To var labi izmantot līdzīgu tipveida darbu, piemēram, operatoru, programmētāju, dispečeru, administratoru, analīzei. Šādi informāciju var izmantot arī procesu pilnveidei uzņēmumos – analizēt, cik darbinieku laika ir patērēts katrā procesa posmā, kā tiek izmantoti dažādi IT rīki un lietotnes”.

Tomēr, domājot par šī risinājuma ieviešanu valsts pārvaldē, M. Millers saka: “Cik “DeskTime” ir piemērots ministrijām vai valsts pārvaldei, vēl ir pāragri spriest, jo katram darbiniekam ir sava darba specifika. Ja darbs saistīts ar sarunām, sanāksmēm, izbraukumiem, analīzi, lēmumu pieņemšanu, tad rīka sniegtā informācija var būt nepilnīga vai pat maldinoša. Lai gan “DeskTime” ļauj atzīmēt, piemēram, sanāksmēs pavadīto laiku, vēl labāk būtu, ja laika uzskaiti varētu piesaistīt konkrētiem projektiem vai uzdevumiem.”

__________________________________________________________________________

Ieviešot darba laika uzskaites rīkus, ir jāmācās gan korekti ievākt datus, gan pieņemt gudrus lēmumus, un tas nav ātrs process
__________________________________________________________________________

“Var sagaidīt, ka darbinieki samazinās sociālajos tīklos, spēlēs, citās privātās vai nelietderīgās aktivitātēs pavadīto laiku. Tomēr darbinieki var arī atrast veidus, kā manipulēt ar sistēmu un “uzražot” vajadzīgos rādītājus,” par sagaidāmajiem rezultātiem spriež uzņēmējs un biznesa treneris.

Viņš arī norāda, ka “tikpat svarīga kā datu ieguve ir šo datu korekta interpretācija. Būs vēl sliktāk, ja vadītāji, akli sekojot no konteksta izrautiem skaitļiem, pieņems nekompetentus vai pat tendenciozus lēmumus. Tāpēc, ieviešot šādus rīkus, ir jāmācās gan korekti ievākt datus, gan pieņemt gudrus lēmumus, un tas nav ātrs process”.

“Šobrīd lielākais ieguvējs ir “DeskTime” komanda. Viņi jau gūst pieredzi, kā rīku izmantot jaunā vidē – valsts pārvaldē –, kā to attīstīt tālāk un labāk pārdot plašajā pasaulē,” norāda M. Millers.

Ja dokumenti sakārtoti, risinājumu var izmantot

Sabiedrības ar ierobežotu atbildību (SIA) “Lazdiņš Gavars ZAB” partneris, zvērināts advokāts Andris Lazdiņš stāsta, ka “no juridiskās puses noteikti nav aizliegti dažādi automatizēti risinājumi darbinieku darba laika un efektivitātes mērīšanai un kontrolei. “DeskTime” šobrīd izskanējis plašāk saistībā ar tā plānoto izmantošanu valsts iestādēs, bet šādu risinājumu ir diezgan daudz un tas nav jaunums”.

“Ja uzņēmums vai iestāde nolēmis ieviest šādu sistēmu, ir jāņem vērā vairāki kritēriji,” stāsta zvērināts advokāts. “Uzreiz no juridiskā viedokļa nāk prātā darba laika uzskaite kā Darba likuma (DL) normu ievērošana. Tāpat jāseko līdzi, lai konkrētiem darbiniekiem nebūtu īpaši stingra vai vāja kontrole, tas ir, lai uz visiem darbiniekiem šis mehānisms attiektos vienādi.”

Runājot par darba laika uzskaiti, autors atgādina, ka “DL ir noteikts pienākums precīzi uzskaitīt darbinieku darba laiku, tajā skaitā, laiku, kad darbinieks strādā virsstundas vai nedēļas atpūtas laikā. Tas, kā uzskaite tiek nodrošināta, atstāts darba devēja ziņā. Viens no risinājumiem – automatizēta uzskaites sistēma, kura fiksē visu darba laiku (arī virsstundas). Kā saprotu no “DeskTime” sistēmas apraksta, laika uzskaite tiek uzsākta, tiklīdz tiek ieslēgts dators, un, ja darbs tiek veikts datorā, tad precīzi tiek uzskaitīts viss darba laiks. Svarīgi, lai tas parādās arī atskaitēs un darba devējam tādējādi būtu vienkāršāk apkopot darbinieka nostrādāto laiku un aprēķināt algu. Arī darbiniekam ir tiesības prasīt, kā tiek uzskaitīts darba laiks, līdz ar to darba devējam būs vieglāk izpildīt pienākumu un darbiniekam sniegt šo informāciju”.

__________________________________________________________________________

DL ir noteikts pienākums precīzi uzskaitīt darbinieku darba laiku, tajā skaitā, laiku, kad darbinieks strādā virsstundas vai nedēļas atpūtas laikā. Tas, kā uzskaite tiek nodrošināta, atstāts darba devēja ziņā
__________________________________________________________________________

“No praktiskā viedokļa šobrīd vērts pievērst uzmanību tam, ka sistēma fiksē tikai laiku, kad darbinieks strādā ar datoru, tomēr ne vienmēr produktīvais darba laiks ir saistīts tikai ar darbu ar datoru,” norāda A. Lazdiņš, “tās var būt arī, piemēram, tikšanās, sanāksmes, izpēte, kas var nebūt saistīta ar datora lietošanu, līdz ar to arī par šādiem aspektiem ir jādomā. Parasti sistēmās ir iespēja šādas darba stundas norādīt manuāli, kā rezultātā kopā veidojas pilna darba slodze”.

“Vēl juridiski jāņem vērā arī tas, ka jāievēro likumā noteiktie darba laika pārtraukumi. Vairākās sistēmās ir iespējams uzstādīt automātiskos paziņojumus, kas atgādina, ka darbā nepieciešams pārtraukums. Svarīgi, lai ne tikai sistēmā būtu paredzēts šis atpūtas laiks, bet arī darbinieks to reāli ievērotu,” uzsver zvērināts advokāts. “Ņemot vērā, ka nereti darbinieks strādā pēc darba laika, šis ir līdzeklis, kā pierādīt, ka darbs ir veikts un viņam pienākas virsstundu apmaksa vai cita veida atlīdzināšana par nostrādāto laiku ārpus parastā darba laika.”

“Ja uzskaites sistēmā tiek konstatēts, ka darbinieks reāli strādā vairāk par normālo darba laiku, darba devējam rodas pienākums maksāt virsstundas vai pārkārtot darba laiku tā, lai virsstundas nerastos,” atgādina A. Lazdiņš. “Tomēr, no otras puses, tas darba devējam paver jaunas iespējas analizēt, kāpēc vienam darbiniekam konkrētajam uzdevumam ir nepieciešamas 6 stundas, bet citam 12 stundas.”

“Pie sliktās prakses piemēriem var minēt psiholoģisko vardarbību darba vietā. Viena no tās izpausmēm ir pārmērīga kontrole. Arī šāds risinājums var pavērt iespējas pastiprināti vērsties pret konkrētiem darbiniekiem. Tas neatbilst datu apstrādes mērķim un noteikti neveicina labvēlīgu darba vidi,” norāda zvērināts advokāts.

Rezultāti jāvērtē kopsakarībās

Akciju sabiedrības “SEB banka” ekonomists Dainis Gašpuitis norāda, ka “domājot par mūsu valsts attīstību, produktivitātes celšana ir būtiska ne tikai privātajā sektorā, bet arī valsts pārvaldē. Tādēļ, ja šāda iniciatīva ir uzsākta, tā vērtējama kā iespēja. Neveicot analīzi par esošajām spējām, saukļi par birokrātijas mazināšanu būs tukši un rezultātus vērtēsim tikai pēc cilvēku skaita valsts pārvaldē”.

__________________________________________________________________________

Būtiski, lai tiktu mērīta ne tikai kvantitatīvā puse, tas ir, pavadītais laiks pie datora, bet arī darba efektivitāte un rezultāts
__________________________________________________________________________

“Būtiski, lai tiktu mērīta ne tikai kvantitatīvā puse, tas ir, pavadītais laiks pie datora, bet arī darba efektivitāte un rezultāts,” uzsver ekonomists. “Svarīgi, lai tā tiktu pareizi nokomunicēta ar darbiniekiem un lai pasākumi neradītu nelabvēlīgu gaisotni un lieku stresu, tādēļ sākotnēji ar secinājumiem steigties nevajadzētu. Rezultāti jāvērtē kopsakarībās, ne tik daudz koncentrējoties uz konkrētiem darbiniekiem. Projekts varētu arī parādīt slodžu nesabalansētību starp darbiniekiem un citas nianses, kas nereti vadībai var paslīdēt garām.”

“Vai šis pirmais solis ietekmēs valsts budžeta līdzekļus? Šādām gaidām šobrīd nav pamata. Ja pilotprojekts ļaus secināt, ka šādi pasākumi padara darbu efektīvāku un nerada negatīvu ietekmi, vai radīsies citas atziņas, kā tālāk organizēt darbu valsts pārvaldē, tad tas būs vērtīgs ieguvums. Visticamāk, šis nebūs brīnumlīdzeklis valsts pārvaldes efektivitātes celšanai, bet viens no elementiem gan. Ja šī apņēmība būs noturīga, jāveido daudzpusīga vērtēšanas sistēma, lai notiktu reāla virzība uz efektīvāku valsts pārvaldi,” norāda D. Gašpuitis.

Jāsagatavojas ieviešanai

“Šobrīd šis rīks vairāk tiks izmantots, lai izdarītu secinājumus par to, kā darbinieki strādā un ko vajadzētu uzlabot,” stāsta SIA “LEADELL Vītols ZAB” zvērināts advokāts Māris Paipa. “Papētot ministrijas mājaslapu, var secināt, ka rīks tiek saredzēts arī kā iespēja saprast, kuras programmas un rīki ir lieki, no kā var atteikties utt. Šī sistēma īsti netiek izskatīta kā darba laika uzskaites sistēma, bet, ja tā tomēr tiks ieviesta šādā griezumā, būs jāmaina arī darba un iekšējās kārtības noteikumi.”

Viņš norāda – “no DL viedokļa, ja tiek mainīta darba uzskaites kārtība, ir skaidra – ministrija un tās pakļautībā esošās iestādes var grozīt iekšējās kārtības noteikumus, konsultējoties ar darbiniekiem”.

“Ja runājam par privātpersonu datu apstrādes jautājumiem, tad varētu teikt, ka tas ir lielākais jautājums, par ko domāt. Tieši šajā jomā bija jāveic arī nopietni priekšdarbi. Skaidrs, ka ministrija un iestādes tās padotībā Vispārējās datu aizsardzības regulas kontekstā ir datu pārziņi, bet “DeskTime” radītāji “Draugiem Group” ir apstrādātāji, kuri pakļaujas ministrijas uzstādījumiem,” skaidro M. Paipa. “Šeit ir būtiski, ka ministrija un tās iestādes veic savus “mājasdarbus”. Vadoties pēc pieejamās informācijas, šajā gadījumā ministrijas datu apstrādes mērķis ir leģitīmās intereses, jo rīks tiek izmantots darba efektivizēšanai.”

__________________________________________________________________________

No DL viedokļa, ja tiek mainīta darba uzskaites kārtība, ir skaidra – ministrija un tās pakļautībā esošās iestādes var grozīt iekšējās kārtības noteikumus, konsultējoties ar darbiniekiem
__________________________________________________________________________

Viņš arī norāda, ka “nākamie darbi, kuri bija jāpaveic pirms datu apstrādes (ņemot vērā, ka projektu bija plānots virzīt jau 2025.gada janvārī, var pieņemt, ka šie mājasdarbi ir izpildīti), ir interešu balansēšanas tests (jāizvērtē, kam ir lielāka priekšroka – darbinieku privātumam vai iestādes leģitīmajām interesēm) un ietekmes uz datu aizsardzību novērtējums. Uzsākot apstrādāt datus, jāinformē arī darbinieki, paskaidrojot kas un kādiem mērķiem apstrādās šos datus, un, protams, jābūt noslēgtam līgumam ar datu apstrādātāju”.

“Līdzīgs gadījums bija Francijā 2023.gadā, kad kāds uzņēmums ieviesa uzraudzības sistēmu,” atklāj M. Paipa. “Tur datu aizsardzības uzraugs piemēroja sodu 32 miljonu eiro apmērā. Tika piemērota sistēma, bet nebija veikti visi nepieciešami priekšdarbi. Konkrētajā gadījumā bija pārkāpts datu minimizācijas princips. Noliktavā tika ieviesta uzskaites sistēma, kuru izmantoja produktivitātes un kvalitātes kontrolei, kā arī kas uzskaitīja darbinieku darba laiku un darbības un caur to arī konstatēja, vai radusies dīkstāve. Šajā gadījumā bija pārāk daudz datu, kas tika apstrādāti, turklāt darbinieki netika pietiekami informēti par datu apstrādi un tās mērķiem.”

Viņš stāsta, ka tas nebūs nav vienīgais gadījums, arī “2021.gadā Itālijā uzņēmums saņēma 80 tūkst. eiro naudassodu par to, ka nebija veikts novērtējums par ietekmi uz datu aizsardzību apstrādei, kuras ietvaros tika konstatēts, ka darbinieks apmeklējis interneta vietnes, kuras nebija saistītas ar darbinieka darbu. Darba devējs to nebija izdarījis, jo uzskatīja, ka datu apstrāde būtiski neietekmēs darbinieku intereses. Vēlāk atklājās, ka caur šo uzraudzības sistēmu tika veikts arī darbinieku novērtējums, kā rezultātā tika piemērots disciplinārsods”.

Darbinieku produktivitāte jāmēra

“Mūsdienās aizvien vairāk runājam par darbinieku produktivitāti, salīdzināmies ar citām Eiropas valstīm, un secinājumi nav mums iepriecinoši. Runājam arī par efektivitāti, kas ir viens no veiksmīga uzņēmuma pamatlikumiem, – jo mazāk resursu tērēsim, jo lielāka būs peļņa,” stāsta Latvijas Personāla vadīšanas asociācijas valdes priekšsēdētāja Eva Selga, kas viedokli sagatavojusi sadarbībā ar “DeskTime” komandu.

“No otras puses, te vairāk aktuāls personāla vadītāja skatupunkts – mēs visi nestrādājam vienlīdz ātri un efektīvi, nav divu vienādu cilvēku. Mūsu noskaņojumu, labsajūtu un darba produktivitāti ietekmē daudzi ārējie apstākļi, emocionālā vide, kurā strādājam, un daudz kas cits,” norāda E. Selga. “Kā tad panākt to, lai “vilks paēdis un kaza dzīva”, proti, lai uzņēmums būtu produktīvs, visi darbinieki strādātu ātri un ražīgi? Diemžēl ideāli to sakārtot nevarēs. Katra cilvēka uztvere, sapratne un darbaspējas ir atšķirīgas, kas ietekmē gan laiku, kādā viņš paveic vienu vai otru uzticēto uzdevumu, gan arī to, kādā kvalitātē uzdevums tiek paveikts.”

“Ko tad šajā situācijā darīt darba devējam – ļaut, lai katrs strādā, kā spēj vai grib? Noteikti nē. Vadītāja uzdevums vēl aizvien, arī digitālajā laikmetā, ir motivēt, attīstīt un kontrolēt savus darbiniekus. Tie vadītāji, kuri labi pārzina katra darbinieka spējas un kompetenci, ļoti labi zina, kuri darbinieki spēs ātri reaģēt nestandarta situācijā, kuri veiks darbu rūpīgāk, pievēršot uzmanību dažādām svarīgām detaļām. Kā tad būt taisnīgam un profesionālam vadītājam, nepārslogojot darbiniekus, kuri strādā ātri un uz kuriem vienmēr var paļauties? Kā lai motivē tos, kuri ne vienmēr tiek galā ar saviem darba pienākumiem?” uz aktuāliem jautājumiem norāda Latvijas Personāla vadīšanas asociācijas valdes priekšsēdētāja. “Teilora produktivitātes teorija bija izcila 1911.gadā, kad viņš ar to iepazīstināja pasauli, tomēr to nevar piemērot katrai mūsdienu darbinieka aktivitātei. Ir pagājis laiks, “industriālo ekonomiku” nomainījusi “zināšanu ekonomika”.”

“Mēs šobrīd daudz runājam par datos balstītiem lēmumiem, un tas nozīmē, ka, arī analizējot katra darbinieka patērēto laiku dažādu uzdevumu veikšanai, iegūstam datus, cik laika vidēji jāplāno, lai darbinieki bez stresa un darba laika ietvaros spētu ar šo uzdevumu tikt galā,” stāsta E. Selga.

Viņa arī uzsver, ka “produktivitātes mērīšana ir atbildīga attieksme pret savu darbu. Manuprāt, arī katram darbiniekam būtu vērtīgi pavērot sevi vairākas darba dienas, salīdzinot savu produktivitāti. Mēs vairāk runājam par to, ka darba devēji šim aspektam pievērš uzmanību, bet procesam vajadzētu būt ar ieinteresētību no abām pusēm”.

__________________________________________________________________________

Katra cilvēka uztvere, sapratne un darbaspējas ir atšķirīgas, kas ietekmē gan laiku, kādā viņš paveic vienu vai otru uzticēto uzdevumu, gan arī to, kādā kvalitātē uzdevums tiek paveikts
__________________________________________________________________________

“Visā pasaulē jau vairākus gadu desmitus izmanto dažādus IT risinājumus, lai iegūtu šādus datus. Arī Latvijā šos risinājumus izmanto. Viens no tiem ir Latvijā radītais rīks “DeskTime”. Lai gan laika uzskaites rīku popularitāte un pieprasījums pieauga pandēmijas laikā, šādi rīki nav nekas jauns, jo darba laika uzskaite vienmēr bijusi pieprasīta (reizēm arī obligāta) privātajā sektorā. Atšķirībā no konkurentiem “DeskTime” ir automātisks laika uzskaites rīks, kas nozīmē, ka darbinieks var vienkārši atvērt datoru un sākt strādāt,” domās dalās autori. “Darbinieku produktivitāte ir svarīga gan pašam darbiniekam, gan darba devējam. Tā parāda, ko katrs konkrētais darbinieks var paveikt noteiktos apstākļos. Produktivitātes pieaugumu var panākt, ja vadītājs:

• vienmēr sniedz konstruktīvu atgriezenisko saiti un efektīvi sazinās ar katru darbinieku, pārrunājot, kā viņš var palielināt produktivitāti;
• nosaka izpildāmus uzņēmuma mērķus un izskaidro tos katram darbiniekam, lai veidotu uzticamas un cieņpilnas attiecības uzņēmumā;
• nodrošina darbiniekiem kvalitatīvu aprīkojumu un emocionāli drošu darba vidi.”

Viņi arī norāda, ka “komandas produktivitāte ir atkarīga no darbinieku produktivitātes, jo tai jāsasniedz kopīgie mērķi. Tajā pašā laikā šie produktivitātes veidi ir atšķirīgi, ievērojot katra darbinieka specifiskās prasmes un individuālo darba stilu. Lai uzņēmuma komanda strādātu produktīvi:

• jādomā par komandas kultūru un savstarpējo sadarbību;
• darbiniekiem jāpiedāvā elastīgs darba grafiks un citi darba apstākļu uzlabošanas veidi”.