Šobrīd drukātie dokumenti tiek aizstāti ar elektroniskiem, kā arī dažāda veida aprēķini un atskaites tiek sagatavotas ar sistēmu atbalstu, interneta žurnālā "iFinanses" norāda Nodokļu pārvaldības un grāmatvedības nodaļas vecākais konsultants Artis Vizbelis. Lai arī grāmatvedības un citas sistēmas nodrošina galveno funkcionalitāti, ne vienmēr to iespējas tiek izmantotas pilnā kapacitātē un joprojām atsevišķas darbības tiek veiktas ārpus tās. Ko mainīt, lai pilnībā izmantotu automatizācijas potenciālu?

Ja esošā sistēma vai tās funkcionalitāte lietotāju neapmierina, būtu jāpieņem stratēģisks lēmums par citas sistēmas iegādi. Lai izvēlētos vajadzībām atbilstošāko sistēmu,  jānosaka nepieciešamās funkcijas un kritēriji, piemēram,:

• kādi ir galvenie biznesa mērķi, kurus sistēmai jāatbalsta;
• kas ir būtiskākās funkcijas, kuras tiek izmantotas ikdienā;
• cik daudz datu tiks glabāti sistēmā, kā tiks nodrošināta to drošība;
• kādas specifiskās atskaites jāspēj nodrošināt sistēmai;
• cik lielu slodzi sistēmai radīs aprēķinu un atskaišu ģenerēšana;
• kādas ir integrācijas iespējas ar citām sistēmām.

Tomēr, ņemot vērā, ka sistēmas nomaiņa bieži vien prasa daudz resursu, vispirms vērts pārskatīt, cik efektīvi tiek izmantota esošā sistēma, kādas ir tās raksturīgākās problēmas un kādas ir potenciālās uzlabojumu iespējas ārpus tās, neieguldot apjomīgus resursus un līdzekļus.

Procesi, kas noslogo sistēmu

Atkarībā no darbības specifikas praksē mēdz būt situācijas, kad kāda darbība ietekmē sistēmas veiktspēju. Piemēram, uzņēmumam ar lielu pamatlīdzekļu skaitu to nolietojuma aprēķināšana var aizņemt vairākas stundas un paralēli būtiski ietekmēt sistēmas veiktspēju un tā rezultātā – arī pārējos lietotājus. Attiecīgi citu operāciju izpildes laiks būtiski pieaug. Kā viens no risinājumiem šādā gadījumā ir ieplānot automātisku pamatlīdzekļu nolietojuma aprēķinu procesa virzību ārpus darba laika, tādējādi neietekmējot sistēmas noslodzi darba laikā.

Atkarībā no sistēmas specifikas mēdz būt arī citi procesi, kuri ierobežo atļautās darbības. Kā piemēru var apskatīt situāciju, kur valūtas kursu svārstību aprēķina procesā nav iespējams veikt grāmatojumus modulī, kurš tiek pārvērtēts (pircēju pasūtītāju, galvenās grāmatas modulī u. c.). Lai neierobežotu konkrēto moduļu izmantošanas iespēju, šos procesus sistēmā var ieplānot kā automātisku procesu laikā, kad lietotāji tos neizmanto.

Abos šajos gadījumos efektivitātes paaugstināšanai pietiktu ar pilnvērtīgu sistēmas funkcionalitātes izmantošanu jeb procesu virzību laika uzstādīšanas sistēmā. Ja sistēma nenodrošina procesa ieplānošanu, tad alternatīvi var izveidot robotizētu risinājumu, kas noteiktā laikā virza šos procesus bez cilvēka iesaistes.

Datu salīdzināšana

Ja tiek izmantotas vairākas sistēmas, kuras savā starpā nav integrētas, tad datu salīdzināšana un nesakritību identificēšana bieži vien patērē papildu laiku. Gan datu salīdzināšanai starp sistēmām, gan salīdzināšanai ar Valsts ieņēmumu dienesta  sistēmām var izmantot tādus rīkus kā “Power Query” vai “Alteryx”, ar kuru palīdzību iespējams izveidot sagataves, kas replicēs atkārtojošās darbības vai aprēķinus un dos efektīvu rezultātu par identificētajām nesakritībām.

_______________________________________________________________________

Ja sistēma nenodrošina procesa ieplānošanu, tad alternatīvi var izveidot robotizētu risinājumu, kas noteiktā laikā virza procesus bez cilvēka iesaistes

_______________________________________________________________________

Datu salīdzināšanu ar debitoriem un kreditoriem parasti nodrošina grāmatvedības sistēmas pamata funkcionalitāte, gan automātiski sagatavojot, gan nosūtot salīdzināšanas aktus atbilstoši sistēmā ievadītajiem kontaktiem. Ja kādu iemeslu dēļ šāda funkcionalitāte nav pieejama, tad atkarībā no darījumu partneru skaita ir lietderīgi aplēst, cik daudz laika būs nepieciešams patērēt datu salīdzināšanai. Ja patērētais laiks informācijas manuālai salīdzināšanai ir būtisks, vērts apsvērt mazo automatizāciju izveidi, piemēram, ar “Power Automate” vai “Google Suite”, kas no dotajiem datiem spēj masveidā sagatavot personalizētus e-pastus darījumu partneru atlikumu apstiprināšanai.

Gada pārskata sagatavošana

Lai gan bilanci un peļņas vai zaudējuma aprēķina automātisku sagatavošanu nodrošina grāmatvedības sistēma, tomēr atkarībā no uzņēmuma lieluma jāsagatavo arī vairāki pielikumi, kuru izveide mēdz aizņemt ilgu laiku.

Ja gada pārskata datu atspoguļošanai tiek izmantota “Word” sagatave, tad nereta prakse ir skaitlisko datu ievietošana “Word” tabulās, kur kopsummas tiek pārbaudītas ar kalkulatoru. Papildus pielikuma atšifrējumu summas tiek salīdzinātas ar attiecīgajā postenī norādīto summu. Lai šo uzdevumu atvieglotu un izslēgtu manuālas pārbaudes darbības, var veidot sagatavi “Excel” vai apvienot “Word” ar “Excel”, tādējādi nodrošinot tekstuālo daļu formatēšanu un koriģēšanu “Word” vidē, bet skaitlisko datu automātisku atjaunošanu “Excel” aprēķinu tabulās.

“Power Automate” iespējas

Ne vienmēr visas funkcijas iespējams nodrošināt vienā sistēmā, bet tai pašā laikā arī ārpus sistēmas pastāv iespējas, kā nodrošināt konkrētu procesu automatizāciju, piemēram, var izmantot “Power Automate” programmatūru, kas nodrošina plašu uzdevumu automatizācijas risinājumu izstrādi. Ar tās palīdzību var izveidot dažādus risinājumus, tostarp PDF datņu apstrādi, no tām iegūstot tikai nepieciešamo informāciju.

Ar šī risinājuma palīdzību var izveidot arī datu salīdzināšanas plūsmas, automātisku saņemto e-pastu pārsūtīšanu vai pielikumu saglabāšanu pēc iepriekš definētas mapju struktūras, kā arī veikt daudz citus uzdevumus.

“Power Automate” programmatūra dod iespēju izmantot ērtu un intuitīvu saskarni, piedāvājot jau dažādas sagataves. Platforma ļauj vairākiem cilvēkiem vienlaikus strādāt pie viena projekta. Turklāt tā ir viegli un ērti savietojama ar citām “Microsoft” programmatūrām.

Tehnoloģijas ir elektronizācijas procesu virzītājs. Vienkāršās automatizācijas ir viens no veidiem, kā var uzlabot virkni uzdevumu, samazinot manuālas darbības un ietaupot cilvēku laiku. Lai izveidotu automatizācijas, ne vienmēr nepieciešama papildu resursu ieguldīšana. Dažkārt nepieciešams pārskatīt, vai esošā funkcionalitāte tiek pilnvērtīgi izmantota, kādi ir jau rīcībā pieejamie rīki un kādas papildu funkcionalitātes tie spēj nodrošināt, lai uzlabotu ikdienas darbu efektivitāti. Būtiski arī paturēt prātā, ka, automatizējot procesus, samazinās cilvēciskās kļūdas iespēja.