Šobrīd drukātie dokumenti tiek aizstāti ar elektroniskiem, kā arī dažāda veida aprēķini un atskaites tiek sagatavotas ar sistēmu atbalstu, interneta žurnālā "iFinanses" norāda Nodokļu pārvaldības un grāmatvedības nodaļas vecākais konsultants Artis Vizbelis. Lai arī grāmatvedības un citas sistēmas nodrošina galveno funkcionalitāti, ne vienmēr to iespējas tiek izmantotas pilnā kapacitātē un joprojām atsevišķas darbības tiek veiktas ārpus tās. Ko mainīt, lai pilnībā izmantotu automatizācijas potenciālu?

Ja esošā sistēma vai tās funkcionalitāte lietotāju neapmierina, būtu jāpieņem stratēģisks lēmums par citas sistēmas iegādi. Lai izvēlētos vajadzībām atbilstošāko sistēmu,  jānosaka nepieciešamās funkcijas un kritēriji, piemēram,:

  • kādi ir galvenie biznesa mērķi, kurus sistēmai jāatbalsta;
  • kas ir būtiskākās funkcijas, kuras tiek izmantotas ikdienā;
  • cik daudz datu tiks glabāti sistēmā, kā tiks nodrošināta to drošība;
  • kādas specifiskās atskaites jāspēj nodrošināt sistēmai;
  • cik lielu slodzi sistēmai radīs aprēķinu un atskaišu ģenerēšana;
  • kādas ir integrācijas iespējas ar citām sistēmām.