Vairums organizāciju piemērotu darbinieku piesaisti uzskata par vienu no saviem lielākajiem izaicinājumiem. Un tam ir pamats – spējīgi, profesionāli un motivēti darbinieki ir veiksmīga biznesa priekšnoteikums. Nodarbinātībai topot arvien zināšanu ietilpīgākai, labi darbinieki kļūst par vērtīgāko resursu jebkurā uzņēmumā. Kas jāņem vērā, attīstot uzņēmuma komandu?

Apmācību programmas, motivācijas shēmas, pēctecības vadība, darbinieku iesaistes mērīšana un uzlabošana – tās ir tikai dažas jomas, kam personāla vadītājiem jāpievērš uzmanība, rūpējoties par darbinieku pieredzi. No struktūras, kuras galvenais uzdevums ir nodrošināt atbilstību normatīvajiem aktiem un kārtību dokumentos, personālvadība ir kļuvusi par veiksmīga biznesa pastāvēšanai kritisku funkciju. No tā, cik labi personālvadības cilvēki spēs veikt savu darbu, ir lielā mērā atkarīgs tas, vai organizācija mācēs izveidot atbilstošu komandu savu biznesa mērķu sasniegšanai.

Kā atrast laiku?

Lai gan vairums organizāciju saprot, ka par darbinieku pieredzi jārūpējas un ka tajā ir vērts investēt, tikai neliela daļa šajā jomā dara pietiekami. Iemesls tam ir visnotaļ triviāls – personāla vadītāji un speciālisti bieži vien ir tik noslogoti ar ikdienas darbu plūsmu, ka gluži vienkārši nespēj pietiekami daudz laika veltīt proaktīvām rūpēm par darbiniekiem. Pirms palielina personāla nodaļas darbinieku slodzi, organizācijai jāizvērtē, vai ir izmantotas visas tehnoloģiju piedāvātās iespējas laikietilpīga manuālā darba novēršanai. Pētījumi rāda, ka līdz pat 75% personāla speciālistu darba laika tiek pavadīts aktivitātēs, kuras varētu pilnīgi vai daļēji automatizēt.

__________________________________________________________________________

Apmācību programmas, motivācijas shēmas, pēctecības vadība, darbinieku iesaistes uzlabošana – tās ir tikai dažas jomas, kam personāla vadītājiem jāpievērš uzmanība

__________________________________________________________________________

Personāla vadības risinājumi šobrīd ir viens no informācijas tehnoloģiju risinājumu segmentiem, kas piedzīvo straujāko izaugsmi. Tirgū tiek piedāvāti neskaitāmi risinājumi dažādām vajadzībām. Plašajā piedāvājumā var viegli apjukt, tāpēc ir svarīgi sākt ar organizācijas vajadzību izvērtējumu un personāla procesu automatizācijas “ceļa kartes” izveidi. Īsumā - kas jāņem vērā, rūpējoties par uzņēmuma darbiniekiem?

Personāla procesu automatizācijas “ceļa karte”

Pirms ķeras pie dažādu nišas risinājumu ieviešanas, jāpārliecinās, vai pamata personāla procesi ir sakārtoti un optimizēti. Tas ir svarīgi, jo tieši šī darba daļa prasa lielāko laika patēriņu un saistās ar nepieciešamību ievērot dažādu normatīvo aktu prasības.

Algu aprēķins

Algu aprēķins ir viens no retajiem personāla procesiem, kas šobrīd gandrīz ikvienā organizācijā ir atbalstīts ar tehnoloģijām. Latvijā visbiežāk šo procesu nodrošina ar grāmatvedības daļas iesaisti, izmantojot kādu grāmatvedības programmu.

Personāla uzskaite

Vai uzņēmumam ir ātri pieejami dati par saviem darbiniekiem? Vai tie glabājas vienkopus, vienā sistēmā un ir pieejami, arī strādājot no mājām? Vai tie tiek uzglabāti droši un atbilstoši personas datu aizsardzības regulējumam?

Diemžēl ne visas organizācijas uz šiem jautājumiem var atbildēt apstiprinoši. Tieši ar šo jautājumu risināšanu var sākt ieviest tehnoloģiju atbalstu personāla procesos. Vienotā sistēmā uzglabāti personāla dati ir pamats, “ceļa kartes” pirmais posms. Tātad, izvēloties personāla uzskaites sistēmu, jāpievērš uzmanība sekojošām detaļām:

• integrējamībai ar citām sistēmām, jo tas būs pamata datu avots visai informācijai par darbiniekiem. Parasti personāla uzskaites sistēmas ir cieši integrētas ar risinājumu, ko uzņēmums izmanto algu aprēķinam;
• nodrošināta iespēja iegūt atskaites par personāla datiem;
• datu drošība – ir svarīgi, ka personāla datiem nepiekļūst personas, uz kuriem tie neattiecas.

Darbinieku pašapkalpošanās

Daudzās organizācijās personāla speciālisti lielu daļu laika pavada, apstrādājot dažādus personāla iesniegumus un atbildot uz darbinieku jautājumiem par viņiem pieejamajām atvaļinājumu dienām, algas aprēķina informāciju un tamlīdzīgi. Šo laiku var ietaupīt, ieviešot darbinieku pašapkalpošanās sistēmu, kurā jebkurš darbinieks pats var apskatīt informāciju par saviem datiem un iesniegt dažādus pieteikumus: par atvaļinājumiem, mācībām, komandējumiem u. c. Šādas sistēmas ieviešana paātrina arī dokumentu aprites ātrumu, samazina kļūdu skaitu un novērš situācijas, kad kāds dokuments tiek pazaudēts.

Kad pamati ir kārtībā

Kad organizācija ir nodrošinājusi, ka tās pamata personāla procesi ir gana efektīvi tehnoloģiju atbalstīti, kad laiks vairs netiek lieki tērēts ikdienas dokumentu apstrādei, ir vērts lūkot, kā novērst cilvēka laiku lieki patērējošas darbības citās personāla nodaļas atbildības jomās.

Darbinieku iesaistes mērījumi

Lai gan katram uzņēmumam ir viedoklis par to, kas būtu uzlabojams darbinieku pieredzē, ir daudz labāk, ja lēmumi ir balstīti datos. Tāpēc ir svarīgi veltīt pietiekamus resursus darbinieku apmierinātības metodiskai izzināšanai. Lai gan aptaujas var veikt arī ar vienkāršiem un ikvienam pieejamiem rīkiem, kā “Google Forms”, profesionāli darbinieku iesaistes izzināšanas risinājumi sniedz iespēju datos pamanīt tendences, kuras citādi varētu palikt apslēptas. Tie arī uzlabo darbinieku pieredzi, padarot apmierinātības izzināšanu par interaktīvu procesu, kurā iespējama arī tālāka komunikācija.

Atlases risinājumi

Ja organizācija pieņem darbā vairāk nekā desmit jaunu darbinieku gadā, personāla speciālistu laika ietaupīšanai var izmantot kādu risinājumu, kas atvieglo ar personāla atlasi saistīto administratīvo darbu. Sludinājumu publicēšana, iesūtīto pieteikumu apkopošana, novērtēšanas organizēšana, komunikācija ar kandidātiem – tās visas ir darbības, ko ar piemērotiem rīkiem var paveikt ātrāk. Turklāt tehnoloģiju izmantošana samazina cilvēcisko kļūdu rašanās iespējamību, kas var draudēt ar riskiem uzņēmuma reputācijai.

Iekšējās komunikācijas risinājumi

Iekšējā komunikācija ir ārkārtīgi nozīmīga optimālas darbinieku pieredzes nodrošināšanā. Tai ir dažādi aspekti – no tehnoloģiju atbalsta viedokļa jāpiemin divi virzieni.

Pirmais – ir situācijas, kad ir svarīgi nodrošināt darbinieku iepazīšanos ar konkrētu informāciju, piemēram, izmaiņām iekšējos darba kārtības noteikumos, ugunsdrošības instruktāžu u. tml. Tā vietā, lai izsūtītu šādus dokumentus e-pastā un tērētu personāla speciālistu laiku, pārbaudot, vai tie ir izlasīti, var izmantot risinājumus, kas ne tikai informāciju izsūta vienreiz, bet arī ļauj iestrādāt atgādinājumu mehānismus un pārliecināšanos, vai informācija ir izlasīta un saprasta.

Otrs virziens ir interaktīvas iekšējās komunikācijas platformas, kas ir nenovērtējams palīgs iesaistes pasākumu organizēšanai un neformālākai komunikācijai.

Mācību platformas

Pandēmijas ietekmē arvien vairāk cilvēku ir atklājuši attālināto mācību iespējas, un šai tendencei seko arī darba devēji. Lai gan klātienes vai tiešsaistes treniņi reālā laikā, visticamāk, nekur nepazudīs, arvien  vairāk mācību satura organizācijas pārnes uz mācību platformām, kurās darbinieki ar to var iepazīties sev piemērotā laikā un tempā, nepieciešamības gadījumā pie apgūtā atgriežoties atkārtoti. Mācību platformas ir ideāli piemērotas dažāda veida digitālā satura glabāšanai un tā apguves kontrolei. Tas ir vērtīgs rīks arī mācību organizēšanai.

Mērķi un novērtēšana

Mērķu izvirzīšana ir sarežģīts process. Organizācijas kopējie mērķi jāsaskaņo ar konkrētu struktūrvienību un individuālu darbinieku mērķiem un sasniedzamajiem rezultātiem. Kad tas ir paveikts, ir svarīgi tos “nepazaudēt” grūti pārskatāmos pierakstos. Tam noder risinājumi, kas ļauj šos mērķus ērti fiksēt un pārskatāmi atsekot, sniedzot darbiniekam novērtējumu par paveikto.

Iepriekš minētie nav vienīgie risinājumi personāla procesu uzlabošanai – piedāvājums ir plašs un nemitīgi mainīgs. Izvērtējot, ar kuru procesu atbalstīšanu sākt, jāņem vērā konkrētās organizācijas vajadzības kombinācijā ar atbilstošo risinājumu izmaksām un ieviešanas sarežģītību. Svarīgākais ir atcerēties: tikai uzticot tehnoloģijām darbus, ar ko tās spēj tikt galā labāk nekā cilvēks, varēs atbrīvot pietiekami daudz laika aktivitātēm, kuras spēj paveikt vienīgi cilvēks.