Biznesa vidē bieži dzirdams trīs burtu savienojums ERP – Enterprise Resource Planning. Latviski lietoti tādi nosaukumi kā uzņēmumu resursu vadības sistēma, resursu plānošanas sistēma, biznesa resursu vadība. Šie apzīmējumi liecina, ka tā ir integrēta sistēma, kurā visi uzņēmuma procesi tiek pārvaldīti vienuviet, tie ir savstarpēji saistīti un darbojas pārdomātā un efektīvā mijiedarbībā.

Kad uzņēmumam nepieciešams gudrs IT risinājums

Ir vairāki faktori, kas liecina, ka uzņēmumam ir nepieciešams gudrs informācijas tehnoloģiju (IT) risinājums visaptverošai biznesa procesu pārvaldīšanai:

• savstarpēji neintegrētas sistēmas kavē darbu. Ja uzņēmums lieto vairākas savstarpēji nesaistītas sistēmas, piemēram, noliktavas sistēmu, grāmatvedības programmu, klientu attiecību vadības (CRM) risinājumu, darbinieki mēdz patērēt pārāk daudz sava laika, meklējot informāciju vai pārvadot datus no vienas sistēmas otrā. Dubultā darba veikšana norāda, ka uzņēmumā darbi nenorit pietiekami efektīvi, kas savukārt var ietekmēt uzņēmuma funkcionēšanu un tēlu klienta acīs, tas neapzināti var tikt veidots negatīvs, jo uzņēmumam pietrūkst nepieciešamo rīku kvalitatīvai klientu apkalpošanai. Piemēram, ja pārdošanas sistēma nav saistīta ar noliktavu, var veidoties situācijas, kad noliktavā pietrūkst preču klientu pieprasījuma apmierināšanai vai tieši pretēji – tiek pasūtīts pārāk liels preču daudzums un nevajadzīgi iesaldēti uzņēmuma līdzekļi;
• esošai sistēmai trūkst funkcionalitātes. Piemēram, uzņēmuma preču skaits ir palielinājies, un noliktavā ir nepieciešams ieviest uzskaiti plauktu līmenī. Cits piemērs – darbinieki netiek galā ar manuālu preču derīguma termiņu kontroli, taču esošā sistēma nepiedāvā šīs iespējas;
• novecojušas sistēmas. Ja uzņēmums ikdienā strādā ar novecojošu sistēmu vai sistēmām, tam tiek tērēta gan enerģija, gan finanses. Reizēm var būt pat neiespējami ieviest sistēmā jaunas funkcijas vai pielāgot to aktuālajām prasībām, jo ražotājs sistēmu vairs neuztur vai izstrādātājs vairs nepastāv. Darbs ar sistēmu, kas nav mūsdienīga, rada neapmierinātību darbiniekos, kam pieaug darba slodze ērtu rīku trūkuma dēļ. Nedrīkst arī aizmirst par drošības aspektiem. Uzskaites sistēmas glabā uzņēmuma darbībai vitāli svarīgus datus, kuru nepieejamība vai nokļūšana nepareizās rokās var nopietni apdraudēt uzņēmuma darbu;
• kavēta izaugsme. Ja uzņēmuma mērķis ir attīstība, jārēķinās, ka noteikti pieaugs arī pasūtījumi un būs vairāk rēķinu, bet esošajai sistēmai var trūkt kapacitātes, lai apstrādātu datu apjomu. Praksē ir uzņēmumu piemēri, kuri vēlas iekarot tirgu ārpus Latvijas, veidojot meitas uzņēmumus, bet ierastā sistēma nodrošina darbību tikai Latvijā;
• tiek pieļautas kļūdas. Ja klientiem tiek piegādātas nepareizas preces vai preces netiek piegādātas pilnā apmērā, pavadzīmē norādītais preču skaits nesakrīt ar faktiski piegādāto, tiek izrakstīti rēķini ar nepareizām preču vai pakalpojumu cenām, tas nozīmē, ka esošā sistēma, iespējams, nav uzticama;
• iztrūkst reālā laika informācija. Ja dati par preču atlikumiem un to pašizmaksu ir redzami vairākas nedēļas pēc mēneša beigām, ja uzņēmums saprot, ka piegādātājs ir nokavējis solīto preču piegādes termiņu nedēļu pēc plānotā piegādes datuma, ja grāmatvedis tikai pārskata gatavošanas laikā identificē kavētus debitoru parādus, uzņēmums var ciest zaudējumus;
• uzņēmums slīgst neskaitāmās “Excel” darblapās. Ja uzņēmums savu datu analīzi veic, apkopojot datus “Excel” tabulās, tas aizņem daudz laika un nereti izrādās, ka uzņēmumā ir vairākas versijas, piemēram, par iepriekšējā mēneša apgrozījumu un peļņu.

__________________________________________________________________________

Reizēm var būt pat neiespējami ieviest sistēmā jaunas funkcijas vai pielāgot to aktuālajām prasībām, jo ražotājs sistēmu vairs neuztur vai izstrādātājs vairs nepastāv

__________________________________________________________________________

Ko spēj ERP?

Latvijā pieejamas dažādas ERP sistēmas, un katrs uzņēmums atbilstoši savai darbības sfērai un biznesa procesiem var izvēlēties, kas no plašā funkcionalitātes klāsta viņam visvairāk nepieciešams un ko izmantos. Sistēmas ir starptautiski atzītas un plaši izmantotas, tajā pašā laikā pielāgotas vietējam tirgum un pieejamas latviešu valodā. Viena no šobrīd zināmākajām tirgū ir “Microsoft Dynamics 365 Business Central”. Lai gan dažādas ERP sistēmas piedāvā līdzīgas funkcijas, jāpiebilst, ka niansēs tās tomēr var atšķirties. Piemēram, “Business Central” ietver šādas funkcionalitātes:

• finanses un analīze – kontu plāns un grāmatojumi, neierobežots skaits brīvi definējamu dimensiju; darbs ar dažādām valūtām; naudas līdzekļu pārvaldība kasē un bankā, elektroniska datu apmaiņa ar bankām; pamatlīdzekļu uzskaite; atgādinājumi klientiem par kavētiem maksājumiem; pievienotās vērtības nodokļa aprēķini un pārskati; iespēja sagatavot budžetu un sekot tā izpildei; finanšu atskaites bilances, peļņas vai zaudējumu u.c. uzņēmumam nepieciešamo pārskatu sagatavošanai; konsolidācijas funkcija;
• pārdošanas procesi, mārketings un klientu attiecību vadība –pārdošanas process no pirmā kontakta ar klientu, viņa kartītes izveidošanas, piedāvājuma sagatavošanas un nosūtīšanas līdz pasūtījuma izveidei, izpildei, rēķinu un kredītrēķinu sagatavošanai un nosūtīšanai;
• iepirkumu procesu organizēšana – viegli pieejama informācija par piegādātājiem, cenām, atlaidēm; iespēja veikt cenu aptaujas, sagatavot pasūtījumus, kontrolēt to izpildi, saņemt, atgriezt preces, grāmatot rēķinus un kredītrēķinus, plānot un veikt tiešos sūtījumus; sistēma var sagatavot priekšlikumu, kādas preces un cik lielos daudzumos nepieciešams pasūtīt;
• noliktavas pārvaldība – plaša informācija par preci; noliktavas uzskaite, ja nepieciešams ar dalījumu pa noliktavas zonām un nodalījumiem jeb plauktiem; sistēmas veidoti uzdevumi noliktavas darbiniekiem preču saņemšanai, izvietošanai, savākšanai un nosūtīšanai; izejmateriālu specifikācijas jeb receptes un komplektācijas pasūtījumi; inventarizācijas veikšana; partiju uzskaite ar derīguma termiņiem un sērijas numuri; uzticami un precīzi pašizmaksas aprēķini;
• projektu pārvaldība – darba kartīšu veidošana, darba uzdevumu definēšana, projekta budžeta plānošana un izpildes kontrole, darba izpildes stadijas novērtējums un rēķinu sagatavošana klientiem;
• ražošanas procesu pārvaldīšana – izejmateriālu specifikācija (BOM – bill of materials) vairākos līmeņos; maršrutu, darba centru, mašīnu centru , darba maiņu plānošana; ražošanas pasūtījumu organizēšana; ražošanas apjomu un izejmateriālu iepirkumu plānošana;
• servisa pārvaldība – iespēja reģistrēt sistēmā apkalpojamās preces un servisa līgumus; servisa pasūtījumu izpilde un uzdevumu pārvaldība;
• bāzes algas – ietver nepieciešamo informāciju par darbiniekiem, departamentiem un amatiem; nodrošina algu aprēķinu, algu, starpizmaksu un avansu izmaksu; nodokļu pārskatu sagatavošanu un iesniegšanu Valsts ieņēmumu dienesta elektroniskās deklarēšanas sistēmā (VID EDS); automātiski grāmatojumi virsgrāmatā;
• paplašinātās algas modelis lielākiem uzņēmumiem – iespējas plānot un sekot līdzi darba grafikam un faktiskajam darba laikam, atvaļinājuma periodiem; sagatavot statistikas nodrošina nodokļu grāmatiņu un darbnespējas lapu importu no VID EDS;
• personāls – ļauj sekot līdzi obligātās veselības pārbaudēm, atgādināt personāla vadītājam par dažādiem notikumiem, kā bērnu kopšanas atvaļinājuma beigas, sagatavot personāla dokumentus.

Pieci soļi veiksmīgai ERP izvēlei

1.solis – izveidot komandu. Jānokomplektē komanda no uzņēmuma darbiniekiem, lai būtu pārstāvēta katra uzņēmuma nodaļa gan vadības, gan tiešo izpildītāju līmenī. Jo plašākas būs komandas zināšanas, jo labāk varēs definēt prasības un novērtēt, kā sistēmas un procesu izmaiņas ietekmēs uzņēmumu.

2.solis – apkopot prasības. Komandas pirmais uzdevums būs novērtēt esošos procesus un noteikt, ko varētu uzlabot vai automatizēt, ieviešot ERP sistēmu. Jānosaka tiem prioritātes, lai varētu nospraust sistēmas ieviešanas mērķus un ietvarus. Jāsagatavo prasību saraksts jaunajai ERP.

3.solis – noteikt budžetu. Pirms uzsākt sarunas ar piegādātājiem, jānosaka, kādus ieguldījumus ERP sistēmā uzņēmums var atļauties. Jāatceras, ka investīcijas veidosies no licenču izmaksām, ieviešanas darbiem, kā arī sistēmas uzturēšanas nākotnē. Ja netiek izvēlēts mākoņpakalpojumus, jādomā arī par nepieciešamo infrastruktūru.

4.solis – iepazīties ar piedāvājumu. Pirms uzsākat iepazīties ar sistēmām, jāsagatavo jautājumi, uz kuriem vēlaties saņemt atbildes sistēmas demonstrācijas laikā. Tas palīdzēs strukturēt demonstrācijas, un būs vieglāk sistēmas salīdzināt. Nav jābaidās demonstrācijas laikā uzdot papildu jautājumus, ja kaut kas nav saprotams.

5.solis – izvēlēties partneri. Rūpīgi jāizvēlas partneris, novērtējot, kāda ir viņa pieredze ar sistēmas ieviešanu līdzīgos uzņēmumos. Jānoskaidro, kāds būs ieviešanas process, vai uzņēmumam tiks sniegts pietiekams atbalsts visā ieviešanas laikā un pēc tās beigām.