Ja, slēdzot darījumus valsts teritorijā, reti kad ir jautājumi par dokumentu parakstīšanu attālināti, izmantojot drošu e-parakstu, tad, nonākot līdz starptautisko darījumu slēgšanai attālināti, rodas jautājums, kā pareizi parakstīt dokumentus un kādu e-parakstu var izmantot, lai darījumu slēdzēju puses būtu nodrošinātas, ka parakstītājs ir parakstījis līgumu ar drošu e-parakstu un tas ir spēkā. 

Beidzamajos gados arvien būtiskāku lomu ikdienas darījumu vidē aizņem elektroniskā saziņa un dokumentu apmaiņa. Tehnoloģiju attīstības rezultātā sniegtās iespējas ļauj brīvi komunicēt un slēgt darījumus, atrodoties jebkurā pasaules valstī, ar visu valstu darījumu partneriem. Turklāt tagad nav nepieciešams satraukties par dokumentu parakstīšanu klātienē, to ātri un droši var izdarīt attālināti – parakstot līgumus u.c. darījumu aktus tiešsaistē, izmantojot drošu e-parakstu.

E-paraksti Latvijā

Elektroniski parakstītu dokumentu Latvijā apskatīt un pārliecināties par tā droša e-paraksta derīgumu var, izmantojot iespēju pārbaudīt dokumentu portālā eParaksts.lv vai bezmaksas programmu “eParakstītājs”, vai mobilo lietotni “eParakstsLV”. Šīs iespējas nodrošina valsts akciju sabiedrība “Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs”.

Dokumentus ar Latvijas e-parakstu var parakstīt PDF, eDoc vai ASICE formātos, kas ir uzskatāmi par drošiem. Lai pārbaudītu elektroniski parakstītus dokumentus, nav būtisks izvēlētais formāts, taču ir svarīgi noskaidrot, kādam nolūkam tiks izmantots parakstītais e-dokuments. Ja tas paredz darījumu Latvijas robežās un izmantojams vietējo darījumu slēgšanai, to atvērt, pārbaudīt un lejupielādēt var, izmantojot e-paraksta mājaslapu. Savukārt, ja kāda no darījuma slēdzēju pusēm ir ārvalsts pārstāvis, tad ar Latvijā parakstītiem e-dokumentiem var rasties papildu neērtības. Tieši šī iemesla dēļ, bieži slēdzot darījumus attālināti, darījumu puses izmanto ērtāko iespēju un paraksta e-dokumentus PDF formātā. Turklāt elektroniski parakstīts PDF dokuments ir īpaši drošs, un šādā formātā parakstītu e-dokumentu var atvērt un lasīt ar ierastajām un plaši sastopamajām PDF lasīšanas programmām.

E-paraksti Eiropas Savienības valstīs

Elektroniski parakstītu dokumentu no citām Eiropas Savienības (ES) valstīm apskatīt un pārliecināties par droša e-paraksta derīgumu var, izmantojot Eiropas Komisijas tīmekļvietni. ES uzticams pakalpojumu sniedzēju saraksts pieejams Eiropas infrastruktūras savienošanas instrumenta portālā “Digital connecting Europe”, kas tiek pastāvīgi aktualizēts. Atverot interesējošās valsts sadaļu, var atrast informāciju par valstu e-parakstu specifiku, pakalpojumu sniedzējiem, kā arī pārbaudīt e-dokumentu. Sarakstā ir iekļauti ES dalībvalstīs atzītie sertifikācijas pakalpojumu sniedzēji 31 valstī, kuru pakalpojumi ir atzīti ES dalībvalstīs.

_______________________________________________________________________

Ja dokumenti parakstīti ar ārvalstīs izsniegtu drošu e-parakstu, papildus noteikti jānorāda adrese (mājaslapas šķirklis), kurā var pārbaudīt elektronisko dokumentu

_______________________________________________________________________

Sarakstā iekļautie pakalpojumu sniedzēji darbojas saskaņā ar regulu 910/2014 par elektronisko identifikāciju un uzticamības pakalpojumiem elektronisko darījumu veikšanai iekšējā tirgū. Tas nozīmē, ka viņi dod garantiju un informāciju, kāds paraksts ir derīgs abām pusēm un kā parakstīt dokumentus.

Ja persona parakstījusi dokumentu ES e-dokumentu standarta formātā ASICE, tad parakstu varēs pārbaudīt portālā eParaksts.lv. Tāpat abām darījumu pusēm pastāv iespēja parakstīt dokumentus ar jebkuru ES atzīta uzticama pakalpojumu sniedzēja izsniegtu kvalificētu (drošu) e-parakstu un laika zīmogu. Ja dokumenti ir parakstīti ar ārvalstīs izsniegtu drošu e-parakstu, papildus noteikti ir jānorāda adrese (mājaslapas šķirklis), kurā var pārbaudīt elektronisko dokumentu, kas parakstīts ar drošu e-parakstu. Ja elektroniski parakstītais dokuments ir saņemts no ES dalībvalstu partnera, e-paraksta derīgumu var pārbaudīt ES tīmekļa vietnē. Ja oficiālajā ES tīmekļa vietnē e-paraksts un/vai laika zīmogs uzrādās kā nederīgs vai nav kvalificēts kā kvalificētais e-paraksts (QESig) un laika zīmogs (QTSA), ieteicams sazināties ar attiecīgās valsts e-paraksta un/vai laika zīmoga pakalpojuma sniedzēju.

Der zināt, ka dokumenti, kuri ir parakstīti ar “DocuSign” izsniegtajiem parakstiem, nav ES atzīti (dalībvalsts uzraudzības iestādē reģistrēti) par uzticamu pakalpojumu sniedzēju, tāpēc "DocuSign Inc" izsniegtie sertifikāti nav uzskatāmi par kvalificētiem un dokumenti, kuri parakstīti ar šo e-paraksta veidu, nav uzskatāmi par drošiem un pārbaudāmiem dokumentiem, kuriem ir veikts paraksts.

E-paraksti pasaulē

Lai elektroniski parakstītu dokumentu no citas pasaules valsts apskatītu un pārliecinātos par tā droša e-paraksta derīgumu, pusēm jāvienojas, kurš e-paraksts tiks izmantots. Sevišķi svarīgi tas ir situācijās, ja dokumentā nepieciešami vairāki dažādu valstu pārstāvju e-paraksti un pastāv iespēja, ka kāds no valstu pārstāvjiem nav no ES. Tādos gadījumos vislabākā iespēja visām darījumu pusēm ir vienoties, kuru e-paraksta pakalpojumu puses izmantos. Pasaulē ir pieejama virkne maksas un bezmaksas e-paraksta rīku, kuru izstrādātājs/uzturētājs ir starpnieks dažādiem dokumentu parakstītājiem.

Nav būtiski, vai dokuments parakstīts ar Latvijā, ES vai kādā citā valstī izsniegtu vai reģistrētu e-parakstu, svarīgi ir rast iespēju dokumentu pārbaudīt un konstatēt tā derīgumu. Proti, pārbaudot dokumentu, kas parakstīts elektroniski:

• jāpārliecinās, ka tas tiešām ir parakstīts ar drošu (kvalificētu) e-parakstu;
• jāpārbauda parakstītāja identitāte;
• jāpārliecinās, ka dokumentā nav veiktas izmaiņas kopš tā parakstīšanas brīža;
• jānoskaidro precīzs dokumenta parakstīšanas laiks.