Uzņēmējdarbības vide no dienas dienā attīstās un pilnveidojas. Nevienu vairs neizbrīna, ka darījumi un to slēgšana no fiziskās vides pārgājusi virtuālajā vidē. Tādēļ arī ikviena uzņēmuma ikdienā būtisks kļuvis “e” burts: e-pasts, e-paraksts, e-adrese. Kādas juridiskas nianses jāņem vērā, lai darījumi šādā vidē būtu droši?
Beidzamie gadi uzņēmējdarbībā pierādījuši, ka nav nekā neiespējama, tostarp arī darījumu slēgšana attālināti. Tas, kas agrāk šķita ekskluzīvi un iespējams tikai inovatīviem uzņēmumiem, nu ir ne tikai plaši lietojams, bet jau kā obligāta prasība visiem uzņēmējdarbības veicējiem, īpaši darījumu slēgšanā un komunikācijā ar partneriem un valsts iestādēm.
Droša komunikācija e-pastā
Elektroniskais pasts jeb e-pasts kļuvis par vienu no visvairāk izplatītajiem saziņas kanāliem. E-pasta ziņojumus vairs netiek izmantoti tikai vēstuļu rakstīšanai, jo šobrīd tie aizstāj telefona zvanus un pat tikšanās daudzās situācijās un profesionālajā vidē. E-pasts ir ziņojumu sūtīšana datortīklos starp lietotājiem.
Ir vairāki faktori, kas nosaka e-pasta nozīmi uzņēmējdarbības vidē, īpaši komunikācijā un darījumu slēgšanā ar sadarbības partneriem. Kā viens no faktoriem, protams, ir saziņas ātrums, jo saziņa iespējama dažās minūtēs vai sekundēs no jebkuras vietas neatkarīgi no tā, vai puses atrodas vienā ēkā vai citā valstī. Turklāt e-pasta lietošana ir ērta, jo dažos gadījumos ziņojumu nosūtīšana ir ātrāka nekā telefona zvans, īpaši, ja partneris atrodas citā valstī vai citā laika zonā.
__________________________________________________________________________
Ja jebkādas darījuma sarunas risinās elektroniski, būtiski līgumā paredzēt, ka pamata saziņa notiks, piemēram, rakstveidā e-pastos, norādot konkrētas adreses
__________________________________________________________________________
Viens no būtiskākajiem faktoriem e-pasta lietošanā ir tā pieejamība un iespēja pievienot pielikumus. E-pasta ziņojumam ir ļoti viegli piesaistīt failus, un e-pasta konti ir kā lielas mapes ne tikai privātām ziņām, bet arī failiem, līdz ar to var ērti organizēt, arhivēt un meklēt sarakstes, izsekot tām. Tāpat daži e-pasta pakalpojumi ir īpaši izveidoti, lai nodrošinātu privātumu un drošību.
Svarīgi e-pasta saziņā ar sadarbības partneriem norādīt skaidru un saprotamu sarakstes tematu. Tā abām pusēm būs vieglāk ne tikai novērtēt e-pasta svarīgumu un vēlāk, ja nepieciešams, to atrast starp citiem sūtījumiem, bet arī strīdus gadījumā e-pasti būs caurskatāmāki un darījuma soļi – pārskatāmāki.
Tāpat, veidojot uzņēmuma vai to pārstāvju e-pasta adreses, ieteicams pievērst uzmanību e-pasta lietotājvārdam. Ja plānots radīt nopietnu iespaidu, tam jābūt lietišķam un saprotamam. Ieteicams norādīt pārstāvja vārdu vai uzņēmuma nosaukumu.
Ja jebkādas darījuma sarunas risinās elektroniski, būtiski līgumā paredzēt, ka pamata saziņa notiks, piemēram, rakstveidā e-pastos, norādot konkrētas adreses. Šādā gadījumā līgumā jāiekļauj atsevišķs punkts par komunikāciju ar partneri, norādot kontaktinformāciju (tālruņa numurs, e-pasts, adrese u.tml.). Tāpat jānosaka, vai būs vēl kādas kontaktpersonas, piemēram, grāmatvedis vai uzņēmuma menedžeris, ar ko pusēm būs jāsazinās, norādot arī šo personu kontaktinformāciju.
Komunicējot jāizmanto tikai e-pasta adrese, kas līgumā norādīta kā saziņas adrese. Praksē ir gadījumi, kad, piemēram, persona lūdz sūtīt rēķinus vai citu informāciju uz citu e-pasta adresi. Lai nodrošinātos, ka strīda gadījumā partneris neceļ iebildumus, apgalvojot, ka šī adrese nav paredzēta līgumā, ieteicams šo e-pastu ar norādi par turpmāku sūtīšanu saglabāt un pievienot partnera failam, kā arī, sūtot dokumentus uz noradīto jauno e-pasta adresi, pievienot kā kopiju jeb “CC:” līgumā norādīto e-pasta adresi, – tas palīdzēs izvairīties no liekas skaidrošanās, kura e-pasta adrese jāizmanto.
Jebkādai sarakstei vai dokumentu apmaiņai e-pastā ir tikai informatīvs saturs. Lai dokumenti, kas nosūtīti e-pastā, saturētu juridisku spēku, tiem jābūt parakstītiem ar drošu e-parakstu.
E-paraksts identitātes apliecināšanai
E-paraksts ir personas pašrocīgs paraksts e-dokumentiem un rīks, kas ļauj apliecināt personas identitāti digitālajā vidē. Ar e-parakstu parakstītam dokumentam ir tāds pats juridiskais spēks kā ar roku parakstītam papīra formāta dokumentam.
Ar e-parakstu rīkiem parakstīts dokuments ir saistošs ne tikai tā lietotājam, bet jebkurai trešajai pusei, kā arī nodrošina tā lietotāja identitātes apliecināšanu digitālajā vidē, kā to klātienē nodrošina personu apliecinošs dokuments. E-paraksts ir vienīgais valstī kvalificēts paaugstinātas drošības elektroniskās identifikācijas pakalpojums. Tādējādi e-identitātes apliecināšana ar visiem e-identitātes rīkiem ir pielīdzināma personas identitātes apliecināšanai klātienē, uzrādot personu apliecinošu dokumentu. Līdz ar to ir jāpārbauda, vai visas puses dokumentu parakstījušas ar drošu e-parakstu.
Saņemot dokumentus elektroniski, vienmēr jāpārliecinās, vai tie satur e-parakstu un vai parakstītājs ir tiesīgs (pilnvarots) šos dokumentus parakstīt.
__________________________________________________________________________
Jebkādai sarakstei vai dokumentu apmaiņai e-pastā ir tikai informatīvs saturs. Lai dokumenti, kas nosūtīti e-pastā, saturētu juridisku spēku, tiem jābūt parakstītiem ar drošu e-parakstu
__________________________________________________________________________
Ja slēdz līgumu ar juridisku personu elektroniski un līguma nosacījumi paredz galvotāju – fizisku personu –, līgums jāparaksta visām pusēm, proti, jābūt abu pušu juridisku personu un fiziskas personas parakstam. Ja juridiska persona un fiziska persona sakrīt (galvotājs ir uzņēmuma valdes loceklis), tad var pietikt tikai ar vienu parakstu kā uzņēmuma pārstāvim un galvotājam.
E-adrese oficiālai saziņai
Ja līgumā ar sadarbības partneri kā oficiālais saziņas veids nav norādīta e-pasta adrese, saraksti var veikt un dokumentus sūtīt uz sadarbības partnera e-adresi (no 2023.gada e-adrese būs obligāta visām juridiskajām personām), tādējādi sūtītājs var būt pārliecināts, ka adresāts sūtījumu ir saņēmis.
E-adrese ir oficiāla elektroniskā adrese, ko valsts noteikusi kā drošas saziņas pakalpojumu. Tā ir uzņēmuma digitālā pastkastīte, kā arī ērts un drošs veids saziņai ne tikai ar valsts un pašvaldību iestādēm, bet arī ar tādām iestādēm, kas iekļautas Uzņēmumu reģistra tīmekļa vietnē pieejamajā publisko personu un iestāžu sarakstā.
E-adrese ļauj efektīvi sazināties jebkurā laikā un atrašanās vietā, tādējādi saudzējot resursus un vidi, jo vairs nenotiek dokumentu apmaiņa papīra formātā, turklāt visas vēstules tiek saņemtas vienā laikā un vienuviet. Šādā veidā oficiālie dokumenti būs drošībā: tie nepazudīs un būs pasargāti no krāpniekiem.
Būtiski atcerēties, ka e-adrese un e-pasts nav viens un tas pats. E-adrese nodrošina ne tikai apliecinājumu, ka sūtītā vēstule un dokumenti ir nogādāti saņēmējam un tie ir saņemti, bet sūtītājs var būt arī pārliecināts, ka dokumenta sūtītājs ir tā persona, par kuru uzdodas. Informācija/dokumenti, kas ir nosūtīti adresātam uz e-adresi, uzskatāmi par saņemtiem nākamajā darba dienā no nosūtīšanas brīža.
E-adrese nodrošina elektronisko saziņu un jebkuru e-dokumentu apriti neatkarīgi no to juridiskā spēka. Ja dokumentam, piemēram, līgumam vai aktam, nepieciešams nodrošināt juridisko spēku, tas jāparaksta ar drošu e-parakstu, tāpat kā izmantojot citus saziņas kanālus, piemēram, sūtot dokumentu e-pastā. Tas, ka dokuments ir nosūtīts adresātam e-adresē, juridisko spēku nepiešķir, tikai nodrošina dokumenta piegādi.
Svarīgi zināt, ka e-adreses īpašnieks var izsniegt pieeju e-adresei citai personai un nodot tiesības komunicēt ar valsti un citām personām savā vārdā. E-adreses deaktivācija nav paredzēta.
