Šobrīd visus vai teju visus personāla vadības procesus iespējams nodrošināt elektroniskajā vidē, ja vien pieejamas trīs lietas – griba, rīki un prasmes. No darba devēja gribas atkarīgs, vai un kādu programmu, t.i., rīkus, izmantot dokumentu radīšanai, uzskaitei, apritei, parakstīšanai un saglabāšanai. Piedāvājumu un iespēju ir pietiekami daudz, līdz ar to tikai no gribas un prasmēm atkarīgs, ko no tā visa izmantosim un kā strādāsim.
Darbinieka e-pasts
Pieņemot darbā darbinieku, parasti saskaņā ar Darba likumu viņam lūdz norādīt arī e-pasta adresi elektroniskai saziņai jeb e-saziņai. Darbinieki visbiežāk to arī norāda. Veicot dažādas personāla vadītāju aptaujas, bijušas situācijas, kad ir pietiekami daudz darbinieku, tostarp gados jaunu, kam nav paraduma katru dienu ielūkoties savā e-pastā, lai gan ikdienā viņi lieto viedtālruni un modernās tehnoloģijas. Tāpat ir gadījumi, kad atbildi saņemu pēc pusgada, kas liecina par e-pasta lietošanas biežumu. Šādās situācijās e-saziņa ar darbinieku nevar būt pietiekami efektīva, tādēļ jāmeklē saziņas līdzekļi un vietnes, ko darbinieki lieto, lai tos iespējami ātri sasniegtu.
Lai kā dažādu paaudžu darbinieki pretotos elektronisko dokumentu jeb e-dokumentu videi, tomēr vairums novērtē, cik ērti un ātri ir elektroniski sakārtot jautājumus ar valsts un pašvaldību iestādēm, piemēram, elektroniski iesniedzot pieteikumu slimības pabalsta aprēķināšanai vai apdrošināšanas atlīdzības saņemšanai vai deklarāciju iedzīvotāju ienākuma nodokļa atmaksai, jo to iespējams izdarīt, izmantojot viedierīci vai datoru un netērējot laiku, lai aizpildītu papīra veidlapas un gaidītu rindā.
Situācijas Latvijā ir ārkārtīgi dažādas, sākot ar pilna spektra tehnoloģiju izmantošanu un gandrīz pilnīgu darbu e-vidē, līdz darba devējiem, ko grūti pārliecināt, ka ieskenētam un ar roku parakstītam dokumentam nav juridiska spēka un sūtīt darbinieku algas aprēķina lapiņas no grāmatvedības programmas tieši uz viņu e-pastiem ir ērtāk, ātrāk, drošāk un pareizāk, nekā atdot tās kādam izdrukātas, lai izdala darbiniekiem. Mūsdienās visus personāla dokumentus veido elektroniskajā vidē, līdz ar to rodas jautājums, kāpēc mums tie jādrukā un jāparaksta ar roku?
Atbilstošas programmas
Teju visas personālvadības programmas ļauj personāla lietvedības procesus darba tiesisko attiecību ietvaros noformēt elektroniski. Dokumenti veidojas sistēmā, savukārt to saskaņošanas un parakstīšanas kārtību izveido atbilstoši konkrētā darba devēja birokrātiskajai pakāpei uzņēmuma hierarhiskajā sistēmā. Programmās visbiežāk izmanto sistēmas parakstu, katram lietotājam ir savs lietotāja vārds un droša parole. Sistēmā iespējams arī izsekot katrai darbībai.
__________________________________________________________________________
Izmantojot tehnoloģijas, attālināti var nodrošināt ne tikai personāla lietvedību, bet visus personāla vadības procesus
__________________________________________________________________________
Uzņēmumiem, kam nav speciālas lietvedības vai personālvadības programmas, ko izmantot dokumentu sagatavošanai, iespējams datorā izveidotos dokumentus parakstīt elektroniski. Iespējams, šādā situācijā sarežģītāk garantēt drošu dokumentu saglabāšanas vietu arhīva vajadzībām, bet tas nav jautājums, ko nevar atrisināt, neveidojot papīra izdrukas. Mūsdienīgi ir digitalizēt papīra dokumentus, nevis sagatavot e-dokumentu apliecinātus atvasinājumus, ko uzglabā papīra formā. Elektroniski uzglabātu informāciju ir vieglāk sameklēt, atlasīt un arī atjaunot. Protams, vadītājs ir atbildīgs, lai droši saglabātu dokumentus ar arhīviskus vērtību.
70% biroja atkritumu – papīrs
Tieši vadītāja griba un programmu vai rīku izvēle liek pilnveidot personāla digitālās prasmes, lai personāla lietvedības procesus nodrošinātu attālināti, gan veidojot e-dokumentus, gan digitalizējot papīra dokumentus. Tas ļauj strādāt efektīvāk, ietaupīt laiku un līdzekļus, ko tērējam papīram, printeru uzturēšanai un pasta izdevumiem, kā arī veicina zaļo domāšanu.
Kādā prezentācijā redzēju slaidu, kurā bija teikts, ka 70% biroja atkritumu veido papīrs. No sarunām ar kolēģiem secinu, ka papīra patēriņš daudzos birojos nevis samazinās, bet joprojām pieaug. Lai efektīvi pārietu uz e-dokumentu apriti, vispirms jāizstrādā kārtība, kas derīga konkrētam uzņēmumam un ko ievēro un saprot visi procesā iesaistītie. Iespējami atšķirīgi varianti, sākot ar ļoti mūsdienīgām un, protams, dārgām pašapkalpošanās sistēmām, kur darbinieki reģistrē prombūtnes, plāno darba laiku, ievieto atskaites un nodrošina informācijas apriti, līdz pavisam vienkāršiem risinājumiem, izmantojot e-pastu, intranetu, kādu citu platformu vai slēgtu sociālo tīklu grupu.
Pandēmijas laika pieredze
Pandēmijas laiks apliecinājis, ka, izmantojot tehnoloģijas, attālināti var nodrošināt ne tikai personāla lietvedību, bet visus personāla vadības procesus. Personāla atlasi, tostarp kandidāta meklēšanu, intervijas, zināšanu un prasmju pārbaudes un kompetenču atbilstības novērtējumu, veic, izmantojot kādu no tiešsaistes platformām vai programmu “Skype”. Starptautiskās kompānijas sākotnējās intervijas attālināti veic jau daudzus gadus, jo tas ievērojami ietaupa laiku, ko pretendents, piemēram, pavadītu ceļā. Iepazīstināt gan esošos, gan jaunos darbiniekus ar nodarbinātības nosacījumiem iespējams arī tiešsaistē. Izcili, ja intranetā vai citā informācijas nesējā var atrast visu nepieciešamo informāciju, ar ko jāiepazīstas jaunajiem un jau esošajiem darbiniekiem. Darba līgumu, amata aprakstu u.c. formalitātes iespējams parakstīt elektroniski.
Tie, kas domā, ka vadītājs var parakstīt dokumentu elektroniski, pēc tam personāla vadītājam to izdrukājot un darbiniekam parakstot ar roku, kļūdās. Abas līguma puses parakstās vienādā tehnikā, t.i., vai nu elektroniski, vai arī ar roku. Jaunais darbinieks sāk darbu un strādā no sava mājas biroja, kolēģus iepazīst tiešsaistes platformā, veic darba uzdevumus un ievēro epidemioloģiskās drošības pasākumus. Arī attālinātā darbā ievades vai adaptācijas process ar mentora piesaisti un atbalstu tiešsaistē atkarīgs tikai no mūsu gribas. Darba plānošanu un uzskaiti daudzas kompānijas jau gadiem veic elektroniskās sistēmās. Arī darba snieguma izpildes novērtējumu publiskajā sektorā jau ilgāku laiku veic elektroniski, klātienē vadot tikai attīstības pārrunas, bet arī to iespējams darīt tiešsaistē, ievērojot visus labas pārvaldības principus.
Skaidri saprotams process
Kā jau minēju, svarīgākais pārejai uz bezkontakta personālvadību un lietvedību ir saprotams process, t.i., sistēma, kurā droši var strādāt ar dokumentiem un ir noteikta dokumentu aprites kārtība, tostarp dokumentu saskaņošana, parakstīšana, uzskaite un uzraudzība, kā arī ir skaidrībai par uzdevumiem. Uzņēmumā jābūt noteikumiem, kas regulē, cik ātri notiek komunikācija, tostarp atbildes uz e-pastiem un telefona zvaniem, un kā saskaņo tiešsaistes sanāksmju vai tikšanos laiku. Būtiska ir savstarpēja uzticēšanās starp vadītāju un padotajiem. Un, protams, neviens nav atcēlis disciplīnu! Ja noteikta kārtība visiem, tā jāievēro gan klātienē, gan attālināti.
