Personālvadības speciālistiem galvenokārt būtu jāpievērš uzmanība uzņēmuma vērtīgākajam resursam – esošajiem un potenciālajiem darbiniekiem. Taču realitātē šo speciālistu darba dienu veido darbs ar administratīvajiem procesiem un dokumenti. Kā atbrīvot laiku svarīgajam?
Ļoti daudz laika var ietaupīt, ieviešot elektronisko parakstīšanu. Samazinot laiku, kas tiek veltīts dokumentiem, personālvadības speciālists var veltīt vairāk laika pienākumiem, kurus nevar automatizēt, lai radītu vidi, kurā darbinieki jūtas motivēti un novērtēti.
Ja personālvadībā ir ieviesta elektroniskā parakstīšana, tā uzņēmumam dod virkni priekšrocību:
- pozitīvs pirmais iespaids;
Cilvēkresursu nodaļa ir uzņēmuma vizītkarte. Mūsdienīgi risinājumi darbā pieņemšanas procesos kandidātiem var radīt pozitīvu priekšstatu par uzņēmumu. Šobrīd liela daļa darba meklētāju ir paaudze, kurai tehnoloģiju izmantošana ir neatņemama ikdienas daļa. Šai paaudzei progresīva uzņēmuma tēls ir būtisks faktors, izvēloties darbavietu. Sakārtoti un ērti digitālie procesi liecina, ka uzņēmums domā, kā atvieglot ikdienu un mazināt administratīvo slogu saviem darbiniekiem.
- ātrāks darbā pieņemšanas process;
Elektroniskās parakstīšanas platformas izmantošana var ievērojami paātrināt jaunu talantu pieņemšanu darbā, jo visu var ērti izdarīt vienuviet – augšupielādēt dokumentus, savākt visu iesaistīto pušu parakstus, noteikt termiņus, nosūtīt automātiskus atgādinājumus un sekot līdzi dokumentu statusam. Darba ņēmējam nav jāmeklē, kur dokumentus izdrukāt un kā nosūtīt atpakaļ. Darba tiesisko attiecību nokārtošana prasa dienas vai pat stundas, nevis nedēļas.
__________________________________________________________________________
Elektroniskās parakstīšanas iespējas ir plašas – katrs uzņēmums var izvēlēties savām vajadzībām un komandas izmēram piemērotāko risinājumu
__________________________________________________________________________
- uzlaboti ikdienas procesi;
Elektroniska dokumentu parakstīšana palīdz raitāk iegūt nepieciešamos apstiprinājumus un parakstus no iesaistītajām personām. E-parakstīšanas pakalpojuma sniedzējs var piedāvāt tādas funkcijas kā dokumentu šķirošana kategorijās, dokumentu piekļuves pārvaldība, termiņi un atgādinājumi, parakstīšanas secības iestatīšana, parakstīšanas statusa uzraudzība un citas. Parakstīt elektroniski var jebkādus personālvadības dokumentus, piemēram, darba līgumus, konfidencialitātes līgumus, pabalstu veidlapas, atvaļinājumu iesniegumus, komandējumu pieteikumus un atskaites, darba drošības noteikumus un citus. Elektronisko parakstīšanos var arī integrēt jau esošajā personālvadības vai dokumentu pārvaldības sistēmā. Darbinieks var parakstīt atvaļinājuma iesniegumu ar pāris klikšķiem, izmantojot sev ērtāko kvalificēta elektroniskā paraksta izveides rīku, piemēram, “Smart-ID” vai “eParaksts mobile”.
- dokumentu un datu drošība;
Ir svarīgi, lai darba līgumi un citi personāla dokumenti tiktu droši glabāti un būtu viegli atrodami arī gadījumā, ja darbinieks ir atvaļinājumā, aiziet no darba vai kaut kas atgadās ar datoru. Tas ir īpaši svarīgi nelielos uzņēmumos, kas neizmanto dokumentu pārvaldības sistēmas. Atbilstoši izvēlēts e-parakstīšanas portāls var nodrošināt visu dokumentu uzglabāšanu drošā vidē, kas pieejama tikai pilnvarotām personām. Dokumenti, kas satur sensitīvu informāciju, nav jāsūta uz nejaušu e-pasta adresi, bet var izvēlēties drošu kopīgošanu, norādot parakstītāja personas kodu un pieprasot autentificēties jeb apstiprināt identitāti ar kādu no e-identifikācijas rīkiem.
- attālinātā darba iespējas;
Pēdējos gados ir notikušas būtiskas izmaiņas darba vidē – cilvēki labprāt apvieno darbu ar ceļošanu vai izvēlas dzīvesvietu sezonāli; pieprasīti speciālisti vēlas dzīvot mazpilsētās vai laukos; attālinātais un hibrīddarbs ir kļuvis par normu. Elektroniskā parakstīšana ir būtisks priekšnoteikums, lai uzņēmums varētu piedāvāt darbiniekiem elastīgu darbu un iespēju strādāt no jebkuras vietas. Priekšnieks ziemā strādā Bali, bet jāparaksta līgums ar jaunu darbinieku, kurš atrodas Rīgā? Attālums nav problēma – elektroniski dokumentus var parakstīt pat vēl ātrāk nekā iepriekš, kad uz galda krājās parakstāmo papīru kaudze.
- starptautiska parakstīšana.
Arvien biežāk uzņēmuma vadība atrodas vienā valstī, bet darbinieki citur, kas aktualizē jautājumu par to, kā e-parakstīt dokumentus dažādu valstu pilsoņiem. Uzņēmumiem ar starptautisku kolektīvu vai sadarbības partneriem citās valstīs bez elektroniskās parakstīšanas neiztikt. Šādā situācijā jāmeklē elektroniskās parakstīšanas platforma, kas atbalsta dažādu valstu e-identifikācijas rīkus un garantē juridiski saistošu un drošu elektronisko parakstu izveidi neatkarīgi no parakstītāja valstspiederības. Būtiski arī, lai izvēlētā parakstīšanas platforma atbalsta starptautiski atzītus elektroniski parakstītu dokumentu formātus, piemēram, PDF un ASiC.
Elektroniskās parakstīšanas iespējas ir plašas – katrs uzņēmums var izvēlēties savām vajadzībām un komandas izmēram piemērotāko risinājumu. Tas var būt gan lietošanai gatavs e-parakstīšanas portāls, gan individuāli pielāgots API (Application Programming Interface) risinājums ar integrāciju uzņēmuma izmantotajās dokumentu vadības sistēmās.
