Cilvēki ir pieraduši pie virknes priekšrocību, ko nodrošina digitāla darba vide – vienkāršāks un ātrāks darba process, iespēja “sakārtot” dokumentus arī ārpus iestāžu un sadarbības partneru darba laika un noslēgt līgumus, neizejot no mājām. Tomēr jāatzīst, ka sabiedrības kopējā izpratne par eParakstu kā palīgu gan oficiālu, gan pavisam ikdienišķu darījumu kārtošanā, iespējams, vēl nav pilnīga. Kas jāņem vērā, lietojot elektronisko parakstu?
Kopš 2009.gada Latvijā ir viens valstī reģistrēts uzticamības un elektroniskās identifikācijas pakalpojumu sniedzējs “Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs”, kurš nodrošina divus e-paraksta rīkus – eID karti un mobilo lietotni “eParaksts mobile”.
Divi rīki un trīs funkcijas
Gan “eParaksts mobile”, gan eID karte nodrošina e-Identitātes apliecināšanu, dokumentu parakstīšanu un arī maksājumu apstiprināšanu internetbankā. Abus rīkus var izmantot kā privātu darījumu kārtošanai, tā darba dokumentu parakstīšanai vai identitātes apliecināšanai darba devēja vai partneru sistēmās.
“eParaksts mobile” ir mobilā lietotne, kuru izmanto dokumentu parakstīšanai gan datorā, gan viedtālrunī, savukārt ar eID karti šobrīd var strādāt tikai pie datora. Protams, var lietot abus rīkus vai izvēlēties vienu sev piemērotāko.
Funkcijas:
- e-Identitātes apliecināšana;
Digitālajā vidē ne vienmēr ir nepieciešams paraksts, tomēr tāpat kā klātienes darījumos arī digitālā vidē nepieciešams būt pārliecinātam par to, kas ir darījuma partneris. E-paraksta rīkiem – mobilajai lietotnei “eParaksts mobile” un eID kartei – identitātes apliecināšanā ir tāds pats juridiskais spēks kā personu apliecinoša dokumenta uzrādīšanai klātienē.
Komersanti arvien vairāk integrē nacionālos e-Identitātes rīkus, un šobrīd jau vairāk nekā 450 vietnēs un sistēmās ir iespējams savu e-Identitāti apliecināt ar eParakstu, tāpat ar šiem rīkiem var apliecināt e-Identitāti visur, kur redzams autentifikācijas veids “Latvija.lv”.
- drošs elektroniskais paraksts;
eParaksta rīkus gan privātpersonas, gan iestāžu un organizāciju darbinieki izmanto dokumentu parakstīšanai. Ar elektronisko parakstu parakstītiem elektroniskiem dokumentiem ir tāds pats juridiskais spēks, kā ar roku parakstītiem papīra formāta dokumentiem, un to nosaka Elektronisko dokumentu likums.
- maksājumu apstiprināšana internetbankās.
Ar abiem eParaksta rīkiem – “eParaksts mobile” un eID – ir iespējams arī apstiprināt maksājumus internetbankās, taču, kuru rīku (vai abus) piedāvāt saviem klientiem, izvēlas katra banka. Lai veiktu maksājumu apstiprināšanu ar “eParaksts mobile, šī funkcija ir jāaktivizē.
Dokumentu parakstīšana
Tā kā abi eParaksta rīki ir atzīti gan Latvijā, gan Eiropas Savienībā (ES), nav nozīmes, kuru izvēlēties. Katrs lietotājs var izmantot sev ērtāko vai nodrošināties ar abiem.
________________________________________________________________________
Digitālajā vidē ne vienmēr ir nepieciešams paraksts, tomēr tāpat kā klātienes darījumos arī digitālā vidē nepieciešams būt pārliecinātam par to, kas ir darījuma partneris
________________________________________________________________________
Gan ar eID karti, gan ar “eParaksts mobile” var parakstīt dokumentus:
- mājaslapā Eparaksts.lv;
- programmā “eParakstītājs 3.0”;
- citās pakalpojumu sniedzēju vietnēs vai dokumentu vadību sistēmās, kurās ieviesta eParaksta funkcionalitāte, piemēram, Failiem.lv vai Dokobit.com.
Papildus ir pieejama arī mobilā lietotne “eParakstsLV”, kurā bez maksas ir pieejama elektronisku dokumentu pārbaude un parakstīšana, ja persona ir “eParaksts mobile” lietotājs. Ja persona nelieto eParakstu, tad lietotnē “eParakstsLV” tā varēs pārbaudīt atsūtītus dokumentus.
Kādu formātu izvēlēties?
Gadījumos, kad divpusēji jāparaksta dokumenti, pirms dokumentu parakstīšanas ar otru pusi ir jāvienojas par to, ka parakstīsiet dokumentu elektroniski, kā arī par elektronisko dokumentu formātu. Juridiskais spēks parakstītajam dokumentam būs tikai tad, ja abas puses būs parakstījušas vienā vidē un formātā vienu un to pašu failu.
Nereti ir grūti izvēlēties, kādā formātā elektroniski parakstīt dokumentu, jo, piemēram, portālā Eparaksts.lv izvēlē redzami trīs elektronisko dokumentu formāti:
- eDoc – Latvijas vienotais elektroniski parakstīto dokumentu formāts. eDoc formātā var parakstīt jebkāda formāta dokumentus, piemēram, “Word”, “Excel” vai grafikas failus;
- ASiC-E – ES vienotais elektroniski parakstīto dokumentu formāts. Arī ASiC-E formātā var parakstīt jebkura formāta failus;
- PDF formātu atzīst lielākā daļa valstu. Gandrīz katrā ES valstī ir savs “iekšējais” elektroniski parakstītu dokumentu formāts, citām pat vairāki, kā arī atšķiras vietnes, kurās var pārbaudīt šos dokumentus.
Piemēram, Latvijā ir eDoc, Igaunijā – BDoc, bet Lietuvā – ADoc. Tādēļ, ja elektroniskais dokuments būtu jāparaksta Lietuvas partnerim no vienas puses un Latvijas partnerim no otras, būtu jāizvēlas vienotais ES elektroniski parakstīto dokumentu formāts ASiC-E vai PDF. Tie ir plaši pazīstami formāti visā ES un partneri arī citviet spēs tos parakstīt un pārbaudīt.
Sūtot elektroniski parakstītu dokumentu, labais tonis paredz arī adresātam nosūtīt saiti uz vietni, kur viņš var pārbaudīt parakstītā dokumenta derīgumu. Latvijā ikviens var pārbaudīt dokumentus portālā eParaksts.lv.
Ja dokumentu parakstīs tikai Latvijas e-paraksta lietotāji, ieteicams izmantot eDoc formātu, bet, ja parakstīs arī citu ES valstu e-parakstu lietotāji, ērtāks būs ASiC-E.
Lietotāju ērtībai portālā Eparaksts.lv ir iespēja koplietot dokumentus parakstīšanai, kas nodrošina iespēju vairākiem portāla lietotājiem parakstīt vienu koplietoto dokumentu.
Kā pārbaudīt?
Elektroniski parakstīti dokumenti kļuvuši par daudzu iedzīvotāju un uzņēmēju ikdienu. Ne tikai uzņēmējiem, bet arī privātpersonām ir ērti saņemt pakalpojumus, piesakoties tiem elektroniski un iesniedzot elektroniski parakstītus dokumentus.
Svarīgi vienmēr pārbaudīt elektroniskā paraksta derīgumu! Tas, ka dokuments ir saglabāts eDoc vai ASiC-E formātā, nenozīmē, ka tas ir parakstīts un ka paraksts ir derīgs.
Kad saņemts elektroniski parakstīts dokuments, tad noteikti nepieciešams pārliecināties, ka paraksts ir derīgs un dokuments parakstīts ar kvalificētu elektronisku parakstu un tam ir pievienots laika zīmogs. Svarīgi atcerēties, ka to var izdarīt arī tad, ja saņēmējs nav e-paraksta lietotājs.
Ir trīs vietnes, kurās var gan pārbaudīt elektroniski parakstītus dokumentus un iepazīties ar to saturu, gan arī parakstīt dokumentus elektroniski:
- portāls Eparaksts.lv;
- mobilā lietotne “eParakstsLV”;
- programma “eParakstītājs3.0”.
Ja persona parakstījusi dokumentu ES e-dokumentu formātā ASiC-E, tad parakstu varēs pārbaudīt portālā Eparaksts.lv un programmā “eParakstītājs 3.0”.
________________________________________________________________________
Sūtot elektroniski parakstītu dokumentu, labais tonis paredz arī adresātam nosūtīt saiti uz vietni, kur viņš var pārbaudīt parakstītā dokumenta derīgumu
________________________________________________________________________
Tāpat paraksta pārbaudi iespējams veikt konkrētās valsts izstrādātajā pārbaudes risinājumā, neinstalējot papildu programmas, vai ES elektronisko dokumentu pārbaudes vietnē.
Uzticamības un elektroniskās identifikācijas pakalpojumu sniegšana ES, tajā skaitā Latvijā, tiek regulēta ar regulu 910/2014, kurā noteikta kārtība, kā ES dalībvalstis var sertificēties kā uzticamības pakalpojumu sniedzēji. Ņemot vērā, ka pēc 2020.gada 31.decembra uzticamības pakalpojumu sniedzēji, kas reģistrēti Apvienotajā Karalistē, ir trešo valstu uzticamības pakalpojumu sniedzēji regulas 910/2014 izpratnē, Latvijā iesniegti dokumenti, kas parakstīti ar trešo valstu parakstu var netikt pieņemti. Taču dokumenti, kas parakstīti pirms 2020.gada 31.decembra, tiks attēloti kā derīgi, jo dati tiek pievienot parakstam paraksta veidošanas brīdī.
Pārbaudot elektroniski parakstītu dokumentu, jāņem vērā, ka dokumentā jābūt attēlotam vārdam, uzvārdam, precīzam dokumenta parakstīšanas laikam un datumam jeb laika zīmogam, kā arī paraksta derīguma statusam.
Parakstam ir iespējami trīs statusi:
- zaļais ķeksītis apliecina e-paraksta derīgumu. Ja pie dokumenta attēlots šis simbols, tad dokuments ir parakstīts ar kvalificētu elektronisko parakstu, satur laika zīmogu un dokumentā pēc parakstīšanas nav veiktas izmaiņas;
- izsaukuma zīme aicina saņēmēju pievērst uzmanību parakstam. Iespējams, dokuments nav parakstīts ar kvalificētu elektronisko parakstu vai nesatur laika zīmogu;
- sarkans krustiņš nozīmē, ka paraksts nav derīgs un dokumenta saturs pēc parakstīšanas, iespējams, ir mainīts.
Drošība
Pārejot uz dzīvi digitālajā laikmetā, kā viens no svarīgākiem aspektiem ir drošība, bet tā jāvērtē no diviem skatpunktiem – viens ir drošība, ko nodrošina uzticamības pakalpojumu sniedzējs, otrs – kā lietotāji attiecas pret šiem rīkiem un glabā PIN informāciju.
Visi eParaksta rīki ir vienlīdz droši, jo pakalpojumu nodrošina uzticamības pakalpojumu sniedzējs, ievērojot stingras drošības procedūras un normatīvus, kas reglamentē šo darbību. Visi eParaksta veidi un sistēma atbilst jaunākajai ES regulai (eIDAS regula) un drošības prasībām.
Piesardzības pasākumi lietotāju ikdienai:
- jāpiesargās ar PIN informācijas pierakstīšanu uz lapām vai piezīmju blociņos. Nozaudējot šīs piezīmes, eParaksta lietotāji nereti aizmirst, ka tajās ir pierakstīts PIN, un neveic PIN informācijas aizsardzībai nepieciešamos pasākumus;
- pēc eID kartes saņemšanas jāatceras nomainīt izsniegtos PIN kodus programmā “eParakstītājs 3.0” uz tādiem, kurus viegli atcerēties, lai izvairītos no PIN kodu pierakstīšanas;
- PIN informāciju vēlams glabāt tikai sev pieejamā vietā un veidā, kas ļaus pamanīt, ja kāda cita persona tai būs piekļuvusi;
- ja ir aizdomas, ka kāds ir redzējis piekļuves datus, tie nekavējoties jānomaina – eID kartei programmā “eParakstītājs 3.0”, bet “eParaksts mobile” turpat lietotnē;
- lietojot eParakstu publiskos vai koplietojamos datoros, jāpārliecinās, ka uz datora nav tastatūras darbības reģistrējošas programmatūras vai ierīces;
- lietojot eParakstu publiskos vai koplietojamos datoros, noteikti jāatslēdz iespēja redzēt PIN simbolus;
- vienmēr, beidzot darbu portālā Eparaksts.lv, jāatceras nospiest pogu “Iziet”;
- pēc iziešanas no sistēmas der nospiest “SHIFT+CTRL+DEL”, lai izdzēstu visu pārlūkprogrammas vēsturi;
- un, protams, jāatceras, ka stingri aizliegts nodot eID karti un PIN informāciju citai personai.
