Elektroniskai parakstīšanai ir pieejami vairāki dokumentu formāti, bet Latvijā biežāk tiek izmantots eDoc, jo īpaši valsts iestādēs. Vai tikpat derīgs ir arī elektroniski parakstīts PDF dokuments? Kāda ir atšķirība starp dažādajiem elektroniski parakstītu dokumentu formātiem?
Iespējamie dokumentu formāti
Pastāv starptautiski atzītie elektroniski parakstītu dokumentu formāti, piemēram, PDF un ASiC, un nacionālie – eDoc. Pirms parakstīšanas puses parasti vienojas par attiecīgajā situācijā ērtāko vai piemērotāko formātu. Izvēlētais dokumenta formāts neietekmē elektroniskā paraksta derīgumu, taču svarīgi zināt, ka tad, kad dokuments jau ir elektroniski parakstīts, to vairs nevar konvertēt citā formātā, saglabājot derīgu parakstu. Formāts jāizvēlas dokumenta augšupielādes brīdī pirms parakstīšanas. Ja dokuments jau ir parakstīts un tomēr nepieciešams citā formātā, tad tas jāparaksta no jauna.
PDF ir starptautiski atzīts un universāls formāts vienas datnes dokumentu e-parakstīšanai. Elektroniski parakstītu PDF dokumentu lietotājs var ērti atvērt un skatīt gan tīmekļa pārlūkprogrammās, gan vairākās plaši lietotās programmatūrās, piemēram, “Adobe Acrobat Reader”. PDF formāts ir vienkāršākais risinājums parakstīšanai gan vietējā, gan starptautiskā mērogā, jo tiek plaši lietots lielākajā daļā pasaules valstu.
Savukārt ASiC un eDoc ir konteineru dokumentu formāts. ASiC ir Eiropas Savienības (ES) vienotais elektroniski parakstīto failu formāts, bet eDoc ir Latvijā pieņemts standarts. Nacionālie e-parakstītu dokumentu formāti ir arī pārējās Baltijas valstīs – aDoc Lietuvā un bDoc Igaunijā.
__________________________________________________________________________
Ja dokuments jau ir parakstīts, tā formātu vairs mainīt nevar, “nesalaužot” elektronisko parakstu
__________________________________________________________________________
Konteinerdokuments ir kā ZIP fails. Šo formātu parasti izvēlas, ja jāparaksta vairāku dokumentu komplekts vai kopā ar teksta dokumentiem jāparaksta citu formātu datnes, piemēram, attēli, video vai audio faili. Visus failus pievieno vienā pakotnē un paraksta kopā. Konteinerformāta funkcionālās neērtības ir tādas, ka atvērt un pārskatīt šādas pakotnes saturu var tikai ar īpašu programmatūru, piemēram, programmā “eParakstītājs 3.0” vai e-parakstīšanas portālā “Dokobit”.
PDF vai konteinerformāts – ko izvēlēties?
Pirms tiek izvēlēts parakstītā dokumenta formāts, jānoskaidro:
- kāds ir parakstītāju skaits un kādas valstis tie pārstāv;
- vai dokuments jāiesniedz Latvijā vai ārvalstīs;
- vai tas ir vienas datnes dokuments (piemēram, DOC vai XLS dokuments, ko var saglabāt PDF formātā);
- vai kopā ar galveno dokumentu jāparaksta pielikumi, piemēram, attēli vai video.
PDF dokumenti
Plusi:
- parakstītu PDF dokumentu ir viegli atvērt un skatīt dažādās ierīcēs, arī viedtālruņos;
- var pievienot paraksta anotācijas, kas ir vizuāls pievienotā elektroniskā paraksta attēlojums;
- “draudzīgs” parakstu vākšanai starptautiski, jo šim formātam pieejams plašāks klāsts parakstīšanas metožu. PDF formātu īpaši ieteicams izvēlēties, parakstot ar pusēm ārpus ES.
Mīnusi:
- iespējams parakstīt tikai vienu datni vienā reizē;
- augšupielādētajam failam jābūt sagatavotam/saglabātam PDF formātā;
- tehnisku iemeslu dēļ var būt ierobežots kopējais parakstu skaits dokumentā.
Konteinerformāta dokumenti
Plusi:
- vienā konteinerfailā var augšupielādēt neierobežotu skaitu dokumentu, ja vien tie nepārsniedz kopējo pakotnes izmēra ierobežojumu (katrā elektroniskās parakstīšanas platformā ierobežojums var atšķirties);
- iespējams parakstīt dažādu formātu failus, piemēram, attēlus un grafikas failus;
- nav īpašu parakstu skaita ierobežojumu.
Mīnusi:
- lai piekļūtu parakstīta dokumenta saturam, jāizmanto atsevišķa programmatūra;
- nav iespējams pievienot parakstu anotācijas;
- parakstīšanai pieejams šaurāks e-identifikācijas rīku klāsts, tāpēc, parakstot starptautiski, vienmēr jāpārliecinās, ka otra puse varēs dokumentu parakstīt.
Elektroniski parakstāma dokumenta formāts jāizvēlas pirms parakstīšanas – augšupielādes solī. Ja dokuments jau ir parakstīts, tā formātu vairs mainīt nevar, “nesalaužot” elektronisko parakstu. Vēlreiz jāuzsver, ka dokumenta formāts neietekmē elektroniskā paraksta derīgumu.
Lai iegūtu uzticamu un juridiski saistošu validācijas ziņojumu un pārliecinātos, vai visu pušu elektroniskie paraksti ir patiesi derīgi un atbilst ES prasībām, vienmēr jāizmanto kvalificēta validācijas pakalpojuma sniedzējs. Eiropas Komisijas uzticamības pakalpojumu sniedzēju reģistrā var aplūkot, vai un par kādiem pakalpojumiem ir saņemta kvalifikācija.
