Kā labot ārvalstīs izdotu dokumentu?

Tā kā dokumenti Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrā (UR) tiek saņemti arī no ārvalstīm, likumdevējs ir risinājis jautājumu par dokumentu svešvalodā iesniegšanu UR. Kā dokumentiem svešvalodā pievienot notariāli apliecinātu tulkojumu latviešu valodā? Kā pareizi izlabot kļūdu dokumentā?

UR ir tiešās pārvaldes iestāde, kuras darbības mērķis ir veikt šajā likumā noteikto tiesību subjektu reģistrāciju, lai nodibinātu tiesību subjektu juridisko statusu un nodrošinātu normatīvajos aktos noteikto ziņu (par reģistrētajiem tiesību subjektiem un juridiskajiem faktiem) publisku ticamību, kā arī lai nodrošinātu normatīvajos aktos noteikto ziņu pieejamību. Papildus UR arī nodrošina atsevišķu dokumentu publisku pieejamību, kuri likumā kopā ar reģistru ierakstiem tiek dēvēti par reģistrācijas lietas publisko daļu.

Izsmeļošs publiskās daļas dokumentu uzskaitījums minēts likuma “Par Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistru” 4.¹⁵ panta 1. daļas 3. punkta apakšpunktos, un ikvienam autentificētam UR informācijas tīmekļvietnes lietotājam tie ir pieejami bez maksas.

Tieši UR iesniegtie dokumenti ir pamats ierakstiem reģistros, un katrs ieraksts ir pamatojams ar attiecīgu dokumentu, no kura minētās ziņas izriet. Lai arī ikdienā privātpersona vairāk paļaujas tieši uz ierakstiem UR vestajos reģistros, tomēr būtiskāka nozīme ir tieši dokumentiem, kas pamato attiecīgos ierakstus. 

Atsevišķos gadījumos UR tiek iesniegti ārvalstīs izsniegti dokumenti svešvalodā. Piemēram, judikatūrā ir atzītas UR tiesības pieprasīt izziņu par ārvalstu komersanta esamību un pārstāvības tiesībām, lai pārliecinātos, ka reģistrējamajiem dokumentiem, kurus parakstījis ārvalsts komersanta pārstāvis, ir juridisks spēks, atsaucoties uz Latvijas Republikas Augstākās tiesas Senāta Administratīvo lietu departamenta spriedumu lietā SKA-672/2012. Tā kā dokumenti UR tiek saņemti arī no ārvalstīm, likumdevējs ir risinājis jautājumu par dokumentu svešvalodā iesniegšanu UR.

__________________________________________________________________________

Ja konstatēta pretruna starp latviešu valodā iesniegtu dokumentu un tā tulkojumu svešvalodā, tiesību subjekts, kuras interesēs tulkojums iesniegts, nevar to izmantot pret trešo personu

__________________________________________________________________________

Likuma “Par Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistru” 4.⁴ panta 7. daļā noteikts, ka UR iesniedzamo dokumentu atvasinājumus apliecina normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā. Ārvalstīs izdotus publiskos dokumentus legalizē starptautiskajos līgumos noteiktajā kārtībā – tiem pievieno notariāli apliecinātu tulkojumu latviešu valodā. Arī privātiem dokumentiem svešvalodā pievieno apliecinātu tulkojumu latviešu valodā atbilstoši normatīvajiem aktiem, kas nosaka kārtību, kādā apliecināmi dokumentu tulkojumi valsts valodā.

UR iesniedzamiem dokumentiem latviešu valodā var pievienot to tulkojumu svešvalodā. Ja konstatēta pretruna starp latviešu valodā iesniegtu dokumentu un tā tulkojumu svešvalodā, tiesību subjekts vai persona, kuras interesēs tulkojums iesniegts, nevar to izmantot pret trešo personu. Trešā persona attiecībā uz tiesību subjektu vai personu, kuras interesēs tulkojums iesniegts, var atsaukties uz šo tulkojumu, izņemot gadījumu, kad trešā persona zināja dokumenta saturu latviešu valodā. Gandrīz identiska satura tiesību norma ir paredzēta arī Komerclikuma 9. panta 1.¹ daļā.

No minētajām normām var izdarīt šādus secinājumus par ārvalstīs izdoto dokumentu tulkojumiem:

• ārvalstīs izdotiem publiskiem dokumentiem pievieno notariāli apliecinātu tulkojumu latviešu valodā;
• privātiem dokumentiem svešvalodā pievieno atbilstoši normatīvajiem aktiem apliecinātu tulkojumu latviešu valodā;
• dokumenta autors nevar atsaukties uz kļūdainu tulkojumu attiecībā uz labticīgu trešo personu.

Ārvalstīs izdoto publisko dokumentu tulkojumi

Saskaņā ar Dokumentu juridiskā spēka likuma 1. panta 1. daļu dokuments ir jebkura rakstveida informācija, ko rada jebkurš publisko vai privāto tiesību subjekts, īstenojot iestādes vai amata pilnvaras (piemēram, valsts vai pašvaldības institūcija, privāto tiesību juridiskā persona, fizisko vai juridisko personu apvienība, notārs, tiesu izpildītājs, advokāts), vai fiziskā persona. Savukārt atbilstoši Dokumentu legalizācijas likuma 2. panta 2. punktam publisks dokuments atbilst 1961. gada 5. oktobra Hāgas konvencijā par ārvalstu publisko dokumentu legalizācijas prasības atcelšanu (Hāgas konvencija) lietotā attiecīgā termina skaidrojumam.

Hāgas konvencijas 1. pantā uzskaitīti šādi dokumenti, kas uzskatāmi par publiskiem:

• dokumenti, ko izdevis varas orgāns vai amatpersona un kas saistīti ar valsts tiesām vai tribunāliem, ieskaitot tos dokumentus, ko izdevis prokurors, tiesas sekretārs vai tiesas izpildītājs;
• administratīvie dokumenti;
• notariālie akti;
• oficiāli apliecinājumi uz dokumentiem, ko parakstījušas privātpersonas, tādi kā oficiāli apliecinājumi par dokumenta reģistrāciju vai faktu, ka tas pastāvējis noteiktā datumā, un oficiāli un notariāli paraksta autentiskuma apliecinājumi.

Biežākie UR saņemtie publiskie dokumenti ir ārvalsts zvērinātu notāru apliecinātas pilnvaras, kā arī dažādas izziņas no ārvalsts publiskajiem reģistriem. Šādu dokumentu tulkojums apliecināms notariāli. Jāuzsver – tulkam jāiztulko viss dokuments, arī amatpersonas apliecinājums. Proti, bieži tiek konstatēts, ka UR tiek iesniegta ārvalsts zvērinātu notāru apliecināta pilnvara, kurā ir iztulkots tikai pilnvaras teksts, bet ne ārvalsts zvērināta notāra apliecinājums. Šāda pilnvara nav derīga, jo ne UR, ne cita persona, kura vēlāk varētu iegūt šo pilnvaru, nevar pārliecināties par to, ko tieši ārvalsts zvērinātais notārs ir apliecinājis. Ņemot vērā, ka ikvienai personai normatīvajos aktos paredzētā kārtībā ir tiesības iepazīties ar reģistrācijas lietai pievienojamiem dokumentiem, nav pieļaujams, ka reģistrācijas lietā varētu atrasties pilnībā neiztulkoti dokumenti. Ne Komerclikumā, ne likumā “Par Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistru” nav paredzēta iespēja pievienot sabiedrības reģistrācijas lietai daļēji iztulkotu dokumentu (UR galvenā valsts notāra lēmuma Nr.1-5/51 8. punkts). Līdz ar to svarīgi ir iztulkot arī paša notāra apliecinājumu.

Atšķirībā no citām valstīm, piemēram, Igaunijas, Latvijā nepastāv zvērinātu tulku institūts. Ja dokumenta tulkojumu ir apliecinājis Igaunijas zvērināts tulks, dokumenta tulkojums uzskatāms par notariāli apliecinātu. Savukārt Latvijā Notariāta likuma (NL) 9. nodaļā par dokumentu atvasinājumu un tulkojumu apliecināšanu noteikts, ka tulks apliecina tulkojuma pareizību un zvērināts notārs apliecina tulka parakstu.

__________________________________________________________________________

Ārvalstīs izsniegta publiskā dokumenta tulkojuma kopija jāapliecina zvērinātam notāram, pretējā gadījumā dokuments zaudē savu publisko spēku

__________________________________________________________________________

Dokumentu juridiskā spēka likuma 1. panta 2. daļā noteikts, ka dokumenta juridiskais spēks nodrošina iespēju izmantot attiecīgo dokumentu tiesību īstenošanai vai likumisko interešu aizstāvībai. Dokuments, kam nav juridiska spēka, citām organizācijām un fiziskajām personām nav saistošs, bet ir saistošs šā dokumenta autoram. Dokumentu juridiskā spēka likuma 2. panta 1. daļā noteikts, ka likums nosaka prasības dokumenta oriģināla, atvasinājuma un dublikāta izstrādāšanai vai noformēšanai, lai tas iegūtu juridisku spēku. Ja normatīvajos aktos dokumenta atvasinājuma pareizības notariāla apliecināšana nav noteikta kā obligāta, to var apliecināt ne tikai notārs, bet atsevišķos gadījumos arī organizācija vai fiziska persona, – tas noteikts Dokumentu juridiskā spēka likuma 6. panta 2. daļā.

Saskaņā ar NL 81. pantu notariālie akti un apliecinājumi, kurus sagatavo zvērināts notārs, ir publiski dokumenti. NL 108. panta 1. punktā ir noteikts, ka zvērināti notāri apliecina notariālo aktu grāmatas izrakstus un notariālo aktu norakstus (UR galvenā valsts notāra lēmuma Nr.1-5/51 8. punkts). Tātad, ja tiek sagatavota un UR iesniegta ārvalstīs izsniegta publiskā dokumenta tulkojuma kopija, kam pievienots notariāls apliecinājums, kopiju nevar apliecināt privātā kārtā – tā jāapliecina zvērinātam notāram, pretējā gadījumā dokuments zaudē savu publisko spēku.

Ārvalstīs izdoto privāto dokumentu tulkojumi

Kā jau tika minēts, privātiem dokumentiem svešvalodā pievieno apliecināts tulkojums latviešu valodā atbilstoši normatīvajiem aktiem, kas nosaka kārtību, kādā apliecināmi dokumentu tulkojumi valsts valodā. Saskaņā ar Valsts valodas likuma 10. panta 3. daļu dokumentus svešvalodā no personām pieņem, ja tiem pievienots Ministru kabineta (MK) noteiktajā kārtībā vai notariāli apliecināts tulkojums valsts valodā. MK noteikumi Nr. 291 “Kārtība, kādā apliecināmi dokumentu tulkojumi valsts valodā” nosaka kārtību, kādā tiek apliecināts dokumenta tulkojums valsts valodā, ja normatīvajos aktos nav noteikts iesniegt notariāli apliecinātu dokumenta tulkojumu. Atbilstoši MK noteikumu Nr. 291 6. punktam, apliecinot dokumenta tulkojuma pareizību, tulks tulkojuma pēdējā lapā aiz teksta noformē apliecinājuma uzrakstu valsts valodā.

Apliecinājuma uzrakstā ir:

• ar lielajiem burtiem rakstīti vārdi “TULKOJUMS PAREIZS”;
• tulka vārds, uzvārds un personas kods;
• tulka paraksts;
• apliecinājuma vietas nosaukums;
• apliecinājuma datums.

Par privātiem dokumentiem uzskatāmi visi dokumenti, kas atbilstoši Hāgas konvencijai nav uzskatāmi par publiskiem dokumentiem. Būtiskākā atšķirība starp privātiem un publiskiem dokumentiem ir tā, ka privātu dokumentu izdod privātpersona, nevis iestāde vai amatpersona, kura apveltīta ar publisku varu. Par privātiem dokumentiem uzskatāmi, piemēram, tiesiski darījumi vai juridiskās personas statūti. Taču arī privāts dokuments var kļūt par publisku dokumentu, ja to apliecina zvērināts notārs, – tā kā zvērināta notāra apliecinājums kļūst par dokumenta daļu, dokuments uzskatāms par publisku.

Labojumu veikšana dokumentos

Saskaņā ar MK noteikumu Nr. 558 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība” 5. punktu dokumentā nedrīkst būt dzēsumi, aizkrāsojumi, neatrunāti labojumi, svītrojumi vai papildinājumi. Kļūdainos ierakstus pārsvītro un labojumus atrunā ar ierakstu “Labotam ticēt”. Persona, kas veikusi labojumu, ar personisko parakstu apliecina ierakstu “Labotam ticēt” un norāda paraksta atšifrējumu (vārda iniciāli un uzvārdu vai vārdu un uzvārdu) un labojuma datumu. Kļūdaino ierakstu labošanu drīkst veikt dokumenta autors un noteiktos gadījumos tās pilnvarota persona (tas noteikts Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas vadlīnijās).

Attiecībā uz UR iesniedzamajiem dokumentiem labojumus drīkst veikt tās personas, kuras dokumentu ir parakstījušas, kā arī to pilnvarotie pārstāvji, ja pilnvarā ir noteiktas pilnvarnieka tiesības dokumentā veikt labojumus. Attiecībā uz dokumentiem svešvalodā norādāms: ja pēc oriģinālā dokumenta iztulkošanas tajā tiek izdarīti labojumi, tie jāveic tām personām, kas sagatavojušas dokumentu, un arī labojumiem jābūt iztulkotiem MK noteikumos Nr. 291 noteiktajā kārtībā. Pretējā gadījumā zūd jēga prasībai personām iesniegt apliecinātus tulkojumus, ja ikviens pēc tulkojuma apliecināšanas varētu tajā izdarīt neapliecinātus labojumus (UR galvenā valsts notāra lēmuma Nr.1‑5n/207 6. punkts).

Iepriekš minētais par dokumentu labošanu ir attiecināms uz dokumentiem, kas sagatavoti papīra formātā. Attiecībā uz kļūdu labošanu elektroniski parakstītos dokumentos MK noteikumu Nr. 558 6. punktā sacīts: ja elektroniskajos dokumentos kādas šajos noteikumos minētās dokumentu izstrādāšanas vai noformēšanas prasības tehniski nav iespējams piemērot, tās nepiemēro. Viens no elektronisko dokumentu pamatnosacījumiem  – jānodrošina šī dokumenta nemainība, lai tam būtu juridisks spēks. Tāpēc, ja labojumi tiks veikti jau parakstītā elektroniskā dokumentā, šāds dokuments zaudēs juridisko spēku. Līdz ar to kļūdaina elektroniskā dokumenta vietā jāveido jauns.