Kas var kārtot grāmatvedību uzņēmumā? Jaunā Grāmatvedības likuma 7. nodaļā ir doti noteikti kritēriji, kas var būt grāmatvedis un kā organizēt grāmatvedības darbu uzņēmumā. Aplūkosim detalizētāk grāmatvedības kārtošanas variantus uzņēmumā. Kas jāņem vērā valdes loceklim, ja tas vēlas kārtot grāmatvedību savā uzņēmumā?

Pirmais variants

Uzņēmuma vadītājs var slēgt rakstisku līgumu (darba līgumu) vai vienošanās ar fizisku personu – grāmatvedi –, kura ir kompetenta veikt noteiktos grāmatvedības kārtošanas pienākumus un kuras kompetenci minētajos grāmatvedības jautājumos apliecina attiecīgs izglītības dokuments (diploms vai apliecība), kā arī pieredze vai atbilstīgs sertifikāts grāmatvedības jomā.

Ja uzņēmējs slēdz darba līgumu ar grāmatvedi, tas nozīmē, ka viņš nodrošina grāmatvedim darba vietu, datoru, licencētas programmas, tai skaitā grāmatvedības programmu. Nodrošina arī Darba likumā (DL) paredzētās normas – aprēķina darba algu un attiecīgos nodokļus, apmaksā slimības lapu A, kā arī virsstundas, piešķir ikgadēju apmaksātu atvaļinājumu, nodrošina darba drošības u. c. prasības.

Otrais variants

Slēgt rakstisku līgumu (nevis darba līgumu) ar ārpakalpojuma uzņēmumu vai fizisku personu, kas apņemas sniegt grāmatvedības pakalpojumus. Šajā gadījumā līgums tiek pakļauts nevis DL, bet gan Civillikumam (2212.–2229. pants).

Pirms slēdz rakstisku līgumu ar ārpakalpojuma grāmatvedi, jāzina, ka ārpakalpojuma grāmatvedībai ir šādas prasības:

• ja ārpakalpojuma grāmatvedis ir fiziska persona, tā ir ieguvusi vismaz pirmā līmeņa profesionālo augstāko izglītību (koledžas izglītību) Profesionālās izglītības likuma izpratnē vai akadēmisko augstāko izglītību (vismaz bakalaura grādu) grāmatvedības, ekonomikas, vadības vai finanšu jomā un tai ir vismaz triju gadu pieredze grāmatvedības jomā. Grāmatvedis ir pašnodarbinātā persona;
• ja ārpakalpojuma grāmatvedis ir komersants, šā punkta a) apakšpunktā minētās izglītības un pieredzes prasības attiecas uz komercsabiedrības valdes locekli vai individuālo komersantu, vai komersanta darbinieku, kurš atbild par grāmatvedības ārpakalpojuma sniegšanu. Grāmatvedis ir sabiedrība ar ierobežotu atbildību, individuālais komersants vai zemnieku saimniecība (SIA, IK vai ZS).

Bieži vien jauniem uzņēmumiem attīstības sākumposmā ir izdevīgāk slēgt grāmatvedības ārpakalpojuma līgumu, tādējādi samazinot savas izmaksas. Nav jāierīko darba vieta, nav jāpērk licences, nav jāapmaksā slimošana, atvaļinājums, nav jāmaksā darba alga un nodokļi no tās. Šeit gan svarīgi atrast ne tikai cenas ziņā piemērotu sadarbības partneri grāmatvedībā (parasti iesākumā meklē lētāko variantu), bet arī tādu ārpakalpojuma grāmatvedi, ar kuru ir ērti un viegli komunicēt, jo īpaši uzņēmuma atvēršanas sākumposmā ir daudz jautājumu un neskaidrību. Vislabākais variants būtu – sadarboties ar tādu ārpakalpojumu, par kuru ir informācija un atsauksmes no pazīstamiem cilvēkiem.

Latvijā jau ilgstoši praksē ir sastopami gadījumi, ka ir noslēgts līgums ar ārpakalpojuma grāmatvedību (piemēram, grāmatvedis ir pašnodarbinātā persona), bet šī persona strādā nevis savās telpās, ar savu datoru, savu grāmatvedības programmu, bet gan uzņēmuma telpās, izmanto uzņēmumam piederošu datoru, programmas u. tml. Šāda rīcība ir likuma pārkāpums un tiek traktēta kā “darba attiecību slēpšana”. Lai maksimāli izķertu šādus gadījumus, likumā “Par iedzīvotāju ienākuma nodokli” ir iestrādātas pazīmes, – vismaz vienai izpildoties, Valsts ieņēmumu dienestam (VID) ir tiesības domāt par slēptām darba attiecībām.

Uzskata, ka fiziskā persona (maksātājs) gūst ienākumu, par kuru jāmaksā algas nodoklis, jeb persona var tikt uzskatīta par darba ņēmēju, ja tiek konstatēta vismaz viena no šādām pazīmēm:

• maksātāja ekonomiskā atkarība no personas, kurai tas sniedz pakalpojumus;
• finansiālā riska neuzņemšanās peļņu nenesoša darba izpildes vai zaudētu debitoru parādu gadījumā;
• maksātāja integrācija uzņēmumā, kuram viņš sniedz savus pakalpojumus. Integrācija uzņēmumā šā panta izpratnē ir darba vai atpūtas vietas esamība, pienākums ievērot uzņēmuma iekšējās kārtības noteikumus un citas līdzīgas pazīmes;
• maksātāja faktisko brīvdienu un atvaļinājumu esamība un to ņemšanas kārtības saistība ar uzņēmuma iekšējo darba kārtību vai citu uzņēmumā nodarbināto fizisko personu darba grafiku;
• maksātāja darbība notiek citas personas vadībā vai kontrolē, maksātājam nav iespējas piesaistīt darbu izpildē savu personālu vai izmantot apakšuzņēmējus;
• maksātājs nav pamatlīdzekļu, materiālu un citu saimnieciskajā darbībā izmantoto aktīvu īpašnieks (šis kritērijs neattiecas uz personīgo autotransportu vai atsevišķiem personīgajiem instrumentiem, kas izmantoti darba uzdevumu izpildei).

Minētie kritēriji ir būtiski, tomēr praksē ne vienmēr ir nepārprotami piemērojami un kāda kritērija izpildīšanās uzreiz nenozīmē, ka no sadarbības ar pašnodarbināto būtu jāpāriet uz darba tiesiskajām attiecībām. Piemēram, grāmatvedis tikko ir reģistrējies kā pašnodarbinātā persona un meklē klientus, tad noslēdz pirmo līgumu, iespējams, kādu laiku strādās tikai ar vienu klientu, līdz atradīs citu. Šajā gadījumā jau izpildās pirmā pazīme – maksātāja ekonomiskā atkarība no personas, kurai tas sniedz pakalpojumus. Vai arī pašnodarbinātais grāmatvedis sniedz grāmatvedības pakalpojumus vienam lielākam uzņēmumam un trim mazākiem – arī šajā gadījumā sanāk, ka šī persona ir atkarīga no lielākā uzņēmuma. Līdz ar to tās pazīmes nav tik nepārprotamas.

Tas nenozīmē, ka šāds pakalpojuma sniedzējs jāpieņem darbā kā darba ņēmējs. Tāpat, pasūtot pakalpojumu pašnodarbinātajai personai, pasūtītājs gandrīz vienmēr noteiks kontaktpersonu, kas būs atbildīga par sadarbību un pakalpojuma sniegšanas procesa kontroli. Šajos gadījumos, lai gan izpildās kritēriji, pastāvošo attiecību būtība nemainās. Tāpēc to nevar uzreiz uzskatīt par “slēptām darba attiecībām” – tas būtu pārāk plašs likuma normu traktējums, neņemot vērā, kāda ir uzņēmuma reālā prakse.

Trešais variants

Grāmatvedību var kārtot pats valdes loceklis. Atkāpjoties no iepriekš rakstītā, Grāmatvedības likuma (GL) 35.  pants atļauj uzņēmuma vadītājam kārtot grāmatvedību pašam, izpildoties zināmiem kritērijiem.

Uzņēmuma vadītājs var kārtot grāmatvedību pats, ja ir –

• individuālā uzņēmuma, zemnieka vai zvejnieka saimniecības īpašnieks;
• fiziskā persona, kura veic saimniecisko darbību;
• individuālais komersants;
• kapitālsabiedrības vienīgais valdes loceklis, kurš ir kapitālsabiedrības vienīgais dalībnieks;
• reliģiskās organizācijas vai tās iestādes vadītājs, ja reliģiskajā organizācijā vai tās iestādē grāmatvedība tiek kārtota vienkāršā ieraksta sistēmā;
• biedrības, nodibinājuma izpildinstitūcijas vai pārvaldes institūcijas (valdes) loceklis;
• administrators, kurš, pildot Maksātnespējas likuma prasības, juridiskās personas maksātnespējas procesa laikā organizē parādnieka grāmatvedības uzskaiti.

Kā rīkoties tad, ja kapitālsabiedrībā ir vairāki valdes locekļi? VID publiski ir paziņojis, ka kapitālsabiedrībā, kurā ir divi vai vairāki valdes locekļi,  valdes loceklis, kam ir attiecīga grāmatveža kvalifikācija, kuru apliecina izglītības dokuments vai cits grāmatveža kompetenci apliecinošs dokuments, noslēdzot rakstveida līgumu ar sabiedrību, var kārtot grāmatvedību.

Te gan jābūt ļoti uzmanīgiem. Ja patiešām šim valdes loceklim ir atbilstīga darba pieredze vai kvalifikācija, problēmu nebūs. Bet, ja VID nodokļu audita laikā radīsies šaubas par to, vai grāmatvedība sniedz patiesu un skaidru priekšstatu par uzņēmuma darbības rezultātiem, tai ir tiesības precizēt, vai sabiedrības valdes loceklim ir nepieciešamās prasmes, lai nodrošinātu grāmatvedības kārtošanu atbilstīgi normatīvo aktu prasībām.

GL 6. pants nosaka, ka

grāmatvedību kārto tā, lai grāmatvedības jautājumos kompetenta trešā persona varētu gūt patiesu un skaidru priekšstatu par uzņēmuma saistībām, mantu un finansiālo stāvokli noteiktā datumā, saimnieciskās darbības rezultātiem un naudas plūsmu noteiktā laikposmā, kā arī konstatēt katra saimnieciskā darījuma sākumu un izsekot tā norisei.

Noteikti vēlos vērst uzmanību, ka šo momentu (valdes loceklis pats kārto grāmatvedību) var ļaunprātīgi izmantot, tāpēc uzņēmējiem jābūt ļoti uzmanīgiem. Ja valdes loceklis pats nekārto grāmatvedību, ar grāmatvedi jāslēdz darba līgums vai uzņēmuma/ārpakalpojuma līgums. Praksē ir redzēti gadījumi, ka grāmatvedību kārto ārpakalpojuma grāmatvedis, bet nav noslēgts līgums par šiem pakalpojumiem. Viens no biežākajiem iemesliem – ārpakalpojuma grāmatvedim nav nokārtota licence, kuras prasība stājās spēkā 2021. gada 1. jūlijā. 2021. gada novembrī VID pārstāvji publiski paziņoja, ka no visiem grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzējiem licenci saņēmuši tikai 5,3%. No vienas puses, ļoti maz, no otras – vēl ir laiks. Ārpakalpojuma grāmatveži ir tiesīgi turpināt grāmatvedības pakalpojumu sniegšanu bez licences ne ilgāk kā līdz 2023. gada 1. jūlijam.

__________________________________________________________________________

Ja valdes loceklim ir zināma kvalifikācija vai prasmes grāmatvedībā , likums atļauj to kārtot pašam

__________________________________________________________________________

Bez šaubām, ir jāsaprot, ka uzņēmuma vadītājs ir atbildīgs par grāmatvedības kārtošanu atbilstīgi likuma prasībām, lai kas to arī kārtotu – pats vadītājs, grāmatvedis uz darba līguma pamata vai grāmatvedis uz ārpakalpojuma līguma pamata. Pretējā gadījumā tāda rīcība ir sodāma.

Piemēram, ja valdes loceklis nepilda vai nenodrošina GL prasības, ka uzņēmuma pienākums ir pareizi kārtot grāmatvedību un saglabāt saimniecisko darījumu apliecinošo dokumentu oriģinālus, un šo noteikumu neizpildes dēļ VID sabiedrībai uzliek par pienākumu veikt maksājumus, no valdes locekļa var prasīt atlīdzināt sabiedrībai nodarītos zaudējumus – to VID lēmumā noteikto summu, kura sabiedrībai jāiemaksā valsts budžetā.

Bet, ja valdes loceklim ir zināma kvalifikācija vai prasmes grāmatvedībā (divkāršā ieraksta grāmatvedībā), likums atļauj to kārtot pašam. Ja valdes loceklis agrāk kārtojis grāmatvedības lietas, taču tagad tās piemirsis, zināšanas var atsvaidzināt kādos kursos vai semināros. Latvijā piedāvāto mācību klāsts ir plašs, sākot ar grāmatvedību un beidzot ar nodokļiem un nodevām. Grāmatvedības mainīgā daļa ir nodokļu likumdošana. Ja ir apgūti vai praktizēti grāmatvedības pamati, iesaku atjaunot zināšanas nodokļu likumdošanā, jo Latvijā tā mainās salīdzinoši bieži.

Nākamais solis būtu izvēlēties sev ērtāko un piemērotāku galveno grāmatvedības instrumentu – grāmatvedības programmu. Mūsdienās grāmatvedības programmas izvēle ir būtisks lēmums, kas var atvieglot ikdienas darbu grāmatvedībā un uzlabot biznesa efektivitāti, kad vajag pieņemt ātrus lēmumus.

Ministru kabineta noteikumi Nr. 877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi” nosaka: uzņēmumam datorprogrammām jābūt licencētām pēc Autortiesību likuma. Tie, kas Latvijā izstrādā vai izplata grāmatvedības programmas, ievēro šo likumu prasības. Latvijā pieejamās grāmatvedības programmas ir “1C”, “Tildes Jumis”, “Zalktis”, “Microsoft Dynamics NAV”, “AccorProfi”, “Visma Horizon”, “HansaWorld”, “Standard Books”, “Grāls” u. c.

Pirms izvēlas sev piemērotāko grāmatvedības programmu, iesaku aplūkot šādus jautājumus:

• grāmatvedības programmas glabāšana datorā, serverī vai tomēr “mākonī”. Šābrīža dinamiskajos darba apstākļos būtu jāpārdomā, vai programmai jābūt “piesietai” konkrētai vietai vai datoram. Covid-19 pandēmijas laiks aktualizēja attālināto darbu un vajadzību pēc attālinātām lietām, tai skaitā grāmatvedības programmu “mākonī”, lai ir ērti tai piekļūt no jebkuras vietas, kur ir internets. Līdz ar to iesaku grāmatvedības datus glabāt “mākonī”. Protams, var arī veidot rezerves un kopijas un saglabāt savā datorā;
• grāmatvedības programmas savienojamība ar citām sistēmām. Īpaši tas ir aktuāli lielākiem uzņēmumiem. Maksājumu uzdevumu eksports no grāmatvedības programmas uz savu internetbanku. Bankas konta izdrukas imports grāmatvedības programmā. Kases aparātu un POS termināļu datu integrācijas grāmatvedības sistēmā. Čeku un citu dokumentu apstrāde “CostPocket” sistēmā un pēc tam to integrācija savā grāmatvedības programmā. Daudzi rēķini jau nāk e-pastā – lai tos nevajadzētu printēt, tos var digitalizēt “CostPocket” sistēmā un pēc tam integrēt savā grāmatvedības programmā, tādējādi ietaupot laiku, papīru un kārtridžus;
• grāmatvedības programmas atbalsta centrs. Ieviešot kādu grāmatvedības programmu vai mainoties nodokļu likumdošanai, būs jautājumi, kā ar to strādāt savā programmā. Līdz ar to ir būtiski, ka atbalsta centrs ir pieejams e-pastā, telefonā vai kādā attālinātajā programmā (“Zoom”, “Skype”, “Microsoft Teams” vai cita). Bieži vien tiek piedāvāti kursi, rokasgrāmatas vai kādi citi materiāli, kur ielūkoties, ja ir neskaidrības;
• grāmatvedības programmas piedāvāto iespēju klāsts. Mūsdienās grāmatvedības programmās jau ir integrētas lietvedības lietas: iesniegumi, rīkojumi, pamatlīdzekļu pieņemšanas akti, norakstīšanas akti u. c., kas atvieglo ikdienas darbu grāmatvedim. Piemēram, tiek iegādāts pamatlīdzeklis, pēc tam grāmatvedības programmā tiek sagatavots pamatlīdzeklis pieņemšanas akts; tiek pieņemts darbinieks, grāmatvedības programmā tiek sagatavots rīkojums par pieņemšanu. Tāpēc, iegādājoties grāmatvedības programmu, jāskatās, cik plašs ir pakalpojumu klāsts;
• grāmatvedības programmas papildu lietotāji. Ja uzņēmums ir mazs un valdes loceklis dara visu pats, tas, iespējams, nav aktuāli. Bet, ja ir citi darbinieki, piemēram, noliktavas pārzinis, biroja vadītājs, kam vajag tikt pie kādiem grāmatvedības datiem, šī opcija ir nepieciešama. Piemēram, noliktavas pārzinim ir izveidots atsevišķs lietotāja konts programmā, tajā viņš var ievadīt pasūtījumus, izpildītos darbus u. tml., tālāk informācija nonāk grāmatvedībā. Visu lietotāju tiesības var ierobežot, lai netiek pie konfidenciālas informācijas;
• grāmatvedības programmas cena. Tas ir būtisks faktors, izvēloties savu grāmatvedības programmu. Šobrīd Latvijas tirgū to cenas ir dažādas, arī piedāvātie moduļi ir dažādi. Viens modulis – tiek iegādāta grāmatvedības programma par konkrētu summu (piemēram, “Zalktis” 110 eiro) un instalēta datorā, papildus jāmaksā gada vai mēneša abonēšana par atbalsta centra izmantošanu un grāmatvedības programmas atjaunināšanu. Šāda moduļa abonēšanas cena nav liela, un to bieži vien piemēro tām grāmatvedības programmām, kas tiek instalētas konkrētā datorā vai serverī. Otrs modulis – programmu nomā, maksā konkrētu summu par šīs programmas ieviešanu (vai arī nemaksā) un katru mēnesi vai reizi gadā maksā nomas maksu, kas ietver arī atbalsta centra izmantošanu un programmas atjaunināšanu. Šo modeli piekopj arī tās grāmatvedības programmas, kas ir instalējamas datorā, bet visbiežāk tās, kas ir “mākonī”. Tādējādi šim modulim ikmēneša maksājums būs krietni lielāks nekā pirmajā gadījumā. Pērkot grāmatvedības programmu, noteikti jānoskaidro, vai nav kādas slēptās izmaksas. Piemēram, atbalsta centra izmantošana nav iekļauta ikmēneša nomas maksājumā, tātad par to būs jāmaksā atsevišķi.

Prakse rāda, ka mazie uzņēmumi izvēlas grāmatvedības programmas, kas ir lētākas, lai to izmaksas neradītu lieku slogu, īpaši uzņēmuma attīstības sākumposmā.

Iesaku veltīt grāmatvedības programmu izpētei laiku, lai par līdzīgu samaksu iegūtu maksimāli ērtāku grāmatvedības programmu konkrētajam uzņēmumam.