Vadības sapulces jeb vadības grupas sanāksmes ir pierasta lieta gandrīz katrā uzņēmumā. Tās nepieciešamas, lai komanda varētu pārrunāt aktualitātes un plānot nākamos darbus. Taču sapulču efektivitāte dažādos uzņēmumos mēdz būt ļoti atšķirīga. Viena no problēmām, kas sapulces padara neefektīvas, ir mutvārdu formāts – cilvēki sanāca, pasēdēja, parunājās un izklīda – katrs ar savu izpratni par nolemto un darāmo. Kā vienkāršiem līdzekļiem padarīt sapulces efektīvākas?

Menedžments un folklora

Cilvēks var paturēt prātā daudz sev svarīgas informācijas. Tomēr cilvēki dažkārt veic arī pierakstus savā plānotājā, veido sarakstus vai pieraksta svarīgus datus, un tas izrādās noderīgi. Pat ja cilvēks ir viens, ne visu var (un ne visu vajag!) paturēt galvā!

Kad cilvēki kaut ko dara trijatā vai četratā, daudz ko var sarunāt mutiski un pieraksti nav vajadzīgi. Šādi var sarīkot kādu ballīti, izbraukumu zaļumos vai jubilejas pasākumu. Labu draugu lokā, kur valda savstarpēja uzticība, mazās kļūdas tiks piedotas un pārpratumi tiks ātri atrisināti. Tomēr arī draugu lokā kāda īsziņa, atgādinājums vai karte ar norādēm var palīdzēt izvairīties no pārpratumiem.

Mazākos uzņēmumos, kur pats dibinātājs vai īpašnieks ir galvenā persona, arī vadības apspriedes bieži notiek mutvārdu formātā. Vadītājs zina, kuri jautājumi ir jāizrunā un kādi būtu galvenie lēmumi. Un, gluži kā savā privātajā dzīvē vai draugu lokā, sagaida, ka arī pārējie visu sapratīs no pusvārda un svarīgāko atcerēsies. Arī tad, kad uzņēmums jau kļuvis lielāks, paradums visu apspriest un nolemt mutvārdu formātā, bieži vien saglabājas.

Literatūras zinātnē ir īpašs termins – tautas mutvārdu daiļrade jeb folklora –, ar ko apzīmē pasakas, ticējumus un tautas dziesmas, kas tika nododas no paaudzes paaudzē mutvārdu formā. Līdzīgā veidā arī vadības procesus uzņēmumos, kad lēmumi netiek pierakstīti un komunikācija notiek verbālā formātā, varētu nosaukt par mutvārdu menedžmentu.

Pētījumi liecina, ka no dzirdētā cilvēki pēc dažām dienām atceras vien niecīgu daļu. Tāpat jārēķinās, ka cilvēki vienu un to pašu ziņu var uztvert atšķirīgi. Tas pats attiecas uz sapulcēm – ja informācija nav pierakstīta un atgādināta, lielākā daļa paziņojumu un lēmumu būs no atmiņas zuduši vai arī tiem būs dažādas interpretācijas. Uzņēmumā zudusi informācija, neizdarīti darbi vai pārpratumi, visticamāk, radīs arī taustāmus zaudējumus – papildu izmaksas vai zaudētus ieņēmumus.

Atziņa: Jāizvairās no ilgstoša mutvārdu menedžmenta savā uzņēmumā, projektā vai organizācijā un pakāpeniski jāveido pierakstu kultūra. Pieraksti palīdz! Jo lielāks un sarežģītāks ir uzņēmums, jo vairāk rakstiskas informācijas – shēmas, tabulas, protokoli, instrukcijas – ir nepieciešams.