Jau vairākus gadus spriežam par nepieciešamību uzņēmējdarbības vidē pāriet uz digitālā formāta dokumentiem, tādējādi pasakot ardievas daudz dažādu papīru drukāšanai un staipīšanai pa dažādām valsts iestādēm. Pakāpeniski šis process notiek, taču gan uzņēmēji, gan grāmatveži, gan arī Valsts ieņēmumu dienests (VID) atzīst, ka joprojām liela daļa dod priekšroku papīra formātam, lai gan, piemēram, juridisku šķēršļu elektronisko dokumentu izmantošanai pilnā apmērā Latvijā nav.
Dārgi un neierasti
Latvijas Republikas grāmatvežu asociācijas (LRGA) valdes priekšsēdētāja vietniece Lilita Beķere atzīst, ka grāmatvedības programmu izmantošana ir nepieciešama, jo tās būtiski atvieglo dzīvi, vienlaikus norādot, ka šobrīd ir nepieciešams tāds kā pārejas periods no papīra formāta uz elektroniskajiem dokumentiem, jo papīram joprojām priekšroku dod gan daļa uzņēmēju, gan arī grāmatvežu. Daudziem cilvēkiem patīk turēties pie ierastām lietām, un iemesli tam ir vairāki. Piemēram, savulaik VID īstenotā prasība uzrādīt papīra dokumentus daudziem radījusi pārliecību, ka papīra dokumenti padara viņu uzņēmumu darbību drošāku, jo viss nepieciešamais ir pašiem uzņēmējiem “uz rokas”. Daudzos gadījumos runa ir par tādu psiholoģisku faktoru kā nevēlēšanos pieņemt jauno, pārmaiņas.
“Pati sāku interesēties par dokumentu digitalizāciju jau pirms astoņiem gadiem, un šobrīd varu teikt, ka tas ir ļoti ērti, un arī attiecībās ar VID šajā jomā nav nekādu problēmu. Nopietnas korekcijas šajā jomā ieviesa šogad piedzīvotā Covid-19 krīze, kad arvien vairāk dažādu procesu vajadzēja organizēt attālināti, tostarp grāmatvedības pakalpojumus,” saka LRGA pārstāve. L. Beķere norāda arī, ka būtisks arguments, kas joprojām traucē pilnībā pāriet uz grāmatvedības dokumentu digitalizāciju, ir resursu trūkums, turklāt – jo tālāk no Rīgas, jo šis jautājums kļūstot aktuālāks.
“Ir uzņēmumi, kuros joprojām nestrādā ar datoriem. Savukārt grāmatvedības programmas daļai uzņēmēju ir pārāk dārgas, īpaši to var attiecināt uz mazo biznesu. Uzņēmumiem, kuru darbības apjomi nav lieli, strādāt ar papīra formāta dokumentiem joprojām iznāk lētāk, nekā ieviest grāmatvedības programmas. Grūti prognozēt, cik ilgi šāds pārejas periods no papīra uz digitālo formātu vēl būs nepieciešams, bet ir skaidrs, ka, tāpat kā faktiski visās citās jomās, ir nepieciešams zināms laiks, lai cilvēki pieņemtu jauninājumus, tāpat tas ir arī attiecībā uz dokumentu digitalizāciju,” tā L. Beķere.
Tajā pašā laikā viņa akcentē, ka jau drīzumā spēkā stāsies Eiropas Savienības prasības, nosakot visu grāmatvedības dokumentāciju kārtot tikai elektroniskā formātā. Tas nozīmē, ka laika gaitā šī prasība būs jāievieš visiem uzņēmumiem. “Šo procesu bremzē apstāklis, ka laika gaitā uzņēmēji un grāmatveži ieviesuši un izmantojuši dažādu programmu sistēmas, kas savā starpā nav savietojamas. Ja šī sistēma visiem būtu identiska, tas šobrīd būtiski atvieglotu darbu, taču tā nav. Tas nozīmē, ka lielai daļai uzņēmumu, kas jau šobrīd cenšas strādāt mūsdienīgi un atbalsta dokumentu digitalizāciju, jau drīzumā nāksies ieguldīt papildu līdzekļus, lai savā rīcībā esošo programmatūru mainītu,” piebilst LRGA valdes priekšsēdētāja vietniece.
Jo ātrāk, jo labāk
Pozitīvi elektronisko dokumentu ieviešanu jeb digitalizāciju vērtē arī Finanšu nozares asociācija. Tās pārstāve Sabīne Spurķe pauž, ka viens no digitālo risinājumu ieviešanas iemesliem ir produktivitātes palielināšana. To nodrošinot tādi faktori kā darbības, komunikācijas un informācijas aprites ātrums un spēja pieņemt lēmumus, kas balstīti uz datiem. Tas ir arī starptautiskās konkurētspējas jautājums, proti, valstīs ar augstu produktivitāti augsts ir arī uzņēmumu un valsts pārvaldes digitalizācijas līmenis.
No šāda skatpunkta raugoties, uz digitālo dokumentu apriti nozares asociācijas skatījumā būtu jāpāriet pēc iespējas ātrāk, no tā ilgtermiņā ieguvēji būtu gan valsts, gan uzņēmēji, gan iedzīvotāji. “Banku sektoram digitalizācija ir ikdienas pamatvajadzība, jo digitālo risinājumu inovācijas palielina konkurētspēju. Vienlaikus tas ir ļoti sarežģīts process ar būtiskām investīcijām, detalizētu plānošanu un drošības risku pārvaldību. Svarīgs aspekts ir klientu vajadzības un prasmes jaunās iespējas pielietot praksē. Mēs redzam, ka klienti izvēlas aizvien jaunus digitālos kanālus, taču to izmantošana ir nevienmērīga. Līdz ar to digitalizācija ir gan iespēja, gan izaicinājums, jo tehnoloģiskais progress apsteidz uzņēmēju un klientu spējas pielāgoties jaunievedumiem un tos pilnībā izmantot,” saka S. Spurķe.
Tāpat viņa uzsver, ka valsts pārvaldei jāturpina veidot pakalpojumu infrastruktūra, kas ļauj attālināti parakstīt dokumentus, apliecināt identitāti, nodrošināt kvalitatīvu datu pieejamību un apmaiņu. Ļoti pozitīvi vērtējami risinājumi, kas nodrošina iedzīvotāju un uzņēmumu saziņu ar valsts institūcijām, tostarp elektroniskā adrese. “Svarīgi nodrošināt, lai pēc iespējas vairāk iedzīvotāju un uzņēmumu būtu gatavi piedāvātos risinājumus izmantot. Tāpēc ir svarīgi uzlabot sabiedrības digitālās pratības līmeni, nodrošinot apmācības, veidojot informatīvas kampaņas un attīstot virtuālos asistentus,” piebilst S. Spurķe.
Uzlabojumi sistēmas funkcionalitātē
Tikmēr Finanšu izlūkošanas dienests (FID) īpašu uzmanību velta digitālu datu analīzes un apstrādes procesu ieviešanai. FID ikdienas darbs pilnībā tiek nodrošināts drošā elektroniskā vidē. Tā pārstāve Zaiga Barvida norāda, ka e-ziņošanas (e-pakalpojumu) tīmekļvietne Zinojumi.fid.gov.lv ir viens no galvenajiem FID informācijas kanāliem. Visus ziņojumus par aizdomīgiem darījumiem un sliekšņa deklarācijas gan no finanšu, gan nefinanšu sektora – Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likuma subjektiem – FID saņem elektroniski.
2019. gada nogalē e-ziņošanas tīmekļvietnē tika veiktas gan funkcionālas, gan vizuālas izmaiņas. Būtiskākā – ziņojumus par neparastiem darījumiem aizstāja sliekšņa deklarācijas. “Likuma subjektu spēja pielāgot ziņošanas kārtību jaunajām e-ziņošanas vietnes izmaiņām apliecina to progresivitāti digitālu risinājumu izmantošanā,” saka Z. Barvida. Viņa norāda arī, ka informācijas apmaiņa ar analogiem ārvalstu FID notiek tikai elektroniskā vidē. Turklāt saskaņā ar Iesniegumu likumu gan fizisko, gan juridisko personu iesniegumus FID saņem elektroniskā veidā, līdz minimumam samazinot papīra formāta dokumentu apriti iestādē.
Grēkojuši gan grāmatveži, gan ierēdņi
Savs skatījums, kāpēc, neraugoties uz visām priekšrocībām, grāmatvedības dokumentu digitalizācija nav notikusi pietiekami raiti, ir VID ģenerāldirektores vietniecei, Nodokļu pārvaldes vadītājai Dacei Pelēkai. Viņa atgādina, ka elektroniskie dokumenti Latvijas likumdošanā ir atļauti jau vismaz 10 gadus, vienlaikus, līdzīgi kā LRGA, atzīst, ka tie reāli iedzīvojas ļoti lēni. “Sākotnēji tā bija gan pašu grāmatvežu, gan arī VID vaina. Kad VID speciālisti devās pie uzņēmēja veikt, piemēram, tematisko pārbaudi, bieži vien tika prasīti arī papīra dokumenti. Laika gaitā VID savu ideoloģiju šajā jomā mainīja, un viena daļa grāmatvežu saprata, ka elektroniskie dokumenti ir ievērojami ērtāki, savukārt otra daļa palika uzticīgi papīra formāta dokumentiem, un argumenti bija vienkārši – ja nu kāds kaut ko paprasīs, būs, ko iedot. Ja ir bailes no datora, ir lielāka pārliecība par sevi, ja kabatā ir papīrs,” stāsta D. Pelēkā.
Tāpat iepriekš nebija sakārtoti normatīvie akti par elektronisko dokumentu arhivēšanu. Uzņēmēji jau sāka kārtot dokumentāciju elektroniski, bet, kad pienāca laiks šos dokumentus nodot arhīvā, atklājās, ka normatīvajos aktos nav noteikts, kā to darīt – neviens nezināja, kā šos dokumentus aprakstīt, kādas metodoloģijas izmantot. “Man gribētos teikt, ka pēdējā laikā šajā jomā ir ieviesta skaidrība. VID pilnībā apmierina elektronisko dokumentu iesniegšana papīra formāta vietā, un nekādi papīra dokumenti vairs netiek prasīti. Runājot par grāmatvežu izpratni, jāteic, ka tas atkarīgs no katra konkrētā speciālista pieejas. Jā, daļa grāmatvežu joprojām palikuši uzticīgi papīra formātam,” saka VID ģenerāldirektores vietniece.
Runājot par elektroniskajiem dokumentiem, D. Pelēkās skatījumā noteikti jāpiemin kases aparātu jautājums. Jāatceras, ka savulaik bija prasība nodrošināt papīra formāta kontrollentu katram kases aparātam. Savukārt vēlāk šī prasība tika mainīta, nosakot, ka kontrollenta var būt arī elektroniska. Respektīvi, klientam joprojām tiek izsniegts papīra čeks, bet kontrollenta ir elektroniska. Šāda pieeja ietaupīja uzņēmēju resursus, jo vairs nevajadzēja gādāt divas dažādas papīra lentas vienlaicīgi. Turklāt datus, kas atrodas uz elektroniskās kontrollentas, uzņēmumi uzreiz var lejuplādēt savā grāmatvedība sistēmā.
“Iemesli, kāpēc daudzi uzņēmēji joprojām dod priekšroku papīra formātam, vairāk ir psiholoģiska rakstura. Faktiski jau grāmatvedības programmas šodien ir katram sevi cienošam uzņēmējam, nemaz jau nerunājot par grāmatvedības ārpakalpojuma sniedzējiem. Vēl var būt situācijas, kad uzņēmumam ir ļoti mazs piegādātājs vai pircējs, kas patiešām neizmanto grāmatvedības programmas un strādā tikai ar papīra dokumentiem – šādam partnerim nav iespējams nogādāt elektronisku rēķinu,” tā D. Pelēkā. Viņa norāda, ka arī programmas šajā jomā ir izveidotas tā, lai uzņēmējs varētu vieglāk izsekot līdzi savai dokumentācijai. Piemēram, izmantojot papīra dokumentus, ir iespējams samainīt rēķinus vai citus dokumentus, tādējādi kaitējot uzņēmumam. Citiem vārdiem sakot, ja uzņēmuma darbinieks grib krāpties, izmantojot papīra dokumentu apriti, to izdarīt ir salīdzinoši vienkārši. Savukārt, veicot izmaiņas grāmatvedības programmā, paliek auditācijas dati jeb “pēdas”, tādējādi liecinot, ka kaut kas nevajadzīgi un, iespējams, nelikumīgi mainīts.
Protams, sperot pirmos soļus šajā jomā, bijušas dažādas kļūdas, no kurām viena otra pat pietiekami kurioza. Piemēram, uzņēmums sagatavo papīra dokumentu, kura apakšējā daļā uzrakstīts: “Šis dokuments ir sagatavots elektroniski un derīgs bez paraksta.” Tas nav elektroniskais dokuments – tas ir papīra dokuments ar attiecīgu uzrakstu, bet nekas vairāk! Jau pirms vairākiem gadiem grāmatvedības normatīvajos aktos noteikts, ka uzņēmēji var pielīdzināt elektroniskiem dokumentiem arī, piemēram, e-pastā sūtītus dokumentus, lai tādējādi stimulētu atteikšanos no papīra formāta.
Eksperti neapstrīd, ka grāmatvedības dokumentu digitalizācija ir nepieciešama, un ir radīti priekšnosacījumi, lai tā notiktu, taču šī procesa veiksmīgai pabeigšanai sabiedrībā jānotiek zināmai paradumu maiņai, un tas nevar būt ātrs process.
