Grāmatvedības organizācijas dokumentos jāapraksta visas grāmatvedības norises un procedūras, tostarp arī kārtība, kādā tiek veikta dokumentu digitalizācija. Kas obligāti iekļaujams grāmatvedības politikā, pirms ievieš dokumentu digitalizēšanas procesus uzņēmumā?

Raksta līdzautori: Andis Gulbis, AS “Unifiedpost” digitālo produktu attīstības vadītājs un Baiba Vasečko, AS “Unifiedpost” finanšu kontroliere.

Grāmatvedības politika ir katra uzņēmuma iekšējā kārtība, galvenais tajā ir iekļaut visu, kas grāmatvedību un nodokļus regulējošajos normatīvajos aktos ir atļauts, lai procesi būtu maksimāli elektroniski un atvieglotu uzņēmumiem ikdienas darbu.

Normatīvo aktu prasības

Grāmatvedības likuma 29. panta 1. un 2. daļā noteikts, ka:

Uzņēmumam ir tiesības papīra formas grāmatvedības dokumentu (turpmāk — oriģinālais dokuments) pārvērst elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē.

Elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē pārvērstajam dokumentam ir tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālajam dokumentam, un uzņēmumam ir tiesības iznīcināt oriģinālo dokumentu tikai tad, ja uzņēmums attiecībā uz elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē pārvērsto dokumentu ievēro šādus noteikumus:

• ir nodrošināts oriģinālā dokumenta satura attēlojums un atbilstība šā likuma 28. pantā noteiktajā dokumentu glabāšanas laikā;
• ir nodrošināta satura lasīšana datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā cilvēklasāmā formātā un, ja nepieciešams, atvasinājuma veidošana papīra formā;
• pārvērstais dokuments tiek aizsargāts pret izmaiņām vai iznīcināšanu;
• pārvēršanas process, kā arī oriģinālā dokumenta iznīcināšanas process tiek dokumentēts uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.

Saskaņā ar Grāmatvedības likuma 1. panta 2. daļu, par  grāmatvedības dokumentiem tiek uzskatīti — attaisnojuma dokumenti, grāmatvedības reģistri, inventarizācijas saraksti, gada pārskati un grāmatvedības organizācijas dokumenti elektroniskā vai papīra formā.

Tātad pārvērst un uzglabāt elektroniskā formā, kā arī iznīcināt drīkst tikai gada pārskatu, inventarizācijas sarakstu, grāmatvedības reģistru, grāmatvedības organizācijas dokumentu un attaisnojuma dokumentu oriģinālus, ja attiecībā uz elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē pārvērsto dokumentu ir ievēroti Grāmatvedības likuma 29. panta 2. daļā minētie noteikumi. Dokumentu iznīcināšana var tikt nodota ārpakalpojumā.

Sabiedrībai ir svarīgi izstrādāt grāmatvedības politiku vai pārliecināties, vai esošajā politikā ir dokumentēta vadītāja noteiktā kārtība dokumentu pārvēršanas un arī oriģinālo dokumentu iznīcināšanas procesam.

Saskaņā ar Grāmatvedības likuma 33. panta 1. daļu uzņēmuma vadītājs ir atbildīgs par grāmatvedības kārtošanu atbilstoši šī likuma prasībām un pamatojoties uz šī likuma 31. panta 2. daļu uzņēmuma vadītājam ir pienākums nodrošināt grāmatvedības organizācijas dokumentu izstrādāšanu, izdošanu un tajos noteiktās kārtības ievērošanu uzņēmumā.

Ministru kabineta noteikumu Nr. 877 "Grāmatvedības kārtošanas noteikumi" 63. punkts paredz, ka viena no daudzajām kārtībām, ko nosaka grāmatvedības organizācijas dokumenti, ir kārtība, kādā sabiedrība organizē attaisnojuma dokumentu apriti.

Šeit būtu vērts piebilst, ka grāmatvedības organizācijas dokuments ir, piemēram, sabiedrības grāmatvedības kontu plāns, šī plāna, kā arī kodu un simbolu lietošanas noteikumi, grāmatvedības politikas, grāmatvedības ierakstu, dokumentu un reģistru glabāšanas noteikumi un citi dokumenti.

Grāmatvedības politika ir saimniecisko darījumu, faktu, notikumu un finanšu pārskata posteņu uzskaites, novērtēšanas un atspoguļošanas principi, metodes un noteikumi. Piemēram, pamatlīdzekļu un ieguldījuma īpašumu novērtēšanas vai nolietojuma aprēķināšanas metodes, debitoru parādu vai krājumu atlikumu novērtēšanas metodes, aizņēmuma procentu un soda naudas uzskaites un atspoguļošanas principi, uzkrājumu veidošanas noteikumi, metodes, kas tiek izmantotas peļņas vai zaudējumu, vai naudas plūsmas atspoguļošanai finanšu pārskatā.

Grāmatvedības politika, kas ir viens no grāmatvedības organizācijas dokumentiem, būtu jāizstrādā tā, lai cits grāmatvedis vai persona, kas aizvieto grāmatvedi tā prombūtnes laikā, vai jebkura cita grāmatvedības jautājumos kvalificēta trešā persona spētu saprast, kas un kā jādara sabiedrības grāmatvedības uzskaitē.

Procesi vai kārtība, kas nav stingri reglamentēta normatīvajos aktos, piemēram, ārējo attaisnojuma dokumentu pārvēršanas un dokumentu iznīcināšanas process, jāapraksta un jāprecizē grāmatvedības politikā, lai būtu saprotams, kā sabiedrības vadītājs ir paredzējis procesa norisi.

Tātad, kārtojot grāmatvedību, grāmatvedis pamatojas ne tikai uz normatīvajiem aktiem, bet arī uz grāmatvedības organizācijas dokumentiem.

Praktiskie ieteikumi

Runājot par grāmatvedības politiku vai citiem sabiedrības grāmatvedības organizācijas dokumentiem, jāatgādina, ka Valsts ieņēmumu dienests konsultē nodokļu maksātājus nodokļu normatīvo aktu piemērošanas jautājumos, bet neapstiprina sabiedrības izstrādāto dokumentu aprites un grāmatvedības politiku. Tātad jāņem vērā, ka nav konkrēti definēts, kādai tieši jāizskatās grāmatvedības politikai, cik detalizētai tai jābūt, taču tai būtu jāspēj paskaidrot sabiedrības grāmatvedības uzskaites specifiku un īpatnības.

Lai izpildītu Grāmatvedības likuma 29. panta 2. daļā minēto noteikumu prasības, iesakām izstrādāt ārējo attaisnojuma dokumentu aprites noteikumus, nolikumu vai politiku. Šajā gadījumā nav tik būtiski, kāds ir dokumentu nosaukums, bet gan tas, kas tajā tiek skaidrots par dokumentu apriti konkrētā sabiedrībā. Dokumenta struktūra varētu būt šāda:

• vispārīga informācija

Jāpaskaidro izstrādātā grāmatvedības organizācijas dokumenta mērķis, piemēram, sniegt informāciju par attaisnojuma dokumentu apriti, to pārvēršanu elektroniskā formātā un elektronisko dokumentu papīra oriģinālu iznīcināšanu;

• ārējo attaisnojuma dokumentu saņemšana

Jāpaskaidro, kādus kanālus izmanto rēķinu saņemšanai (piemēram, e-pasta adrese xxx@unifiedpost.com vai izvēlētā e-rēķinu operatora nodrošinātais portāls). Jānorāda, ka papīra formātā saņemtie dokumenti tiek pārvērsti elektroniskā formātā, izmantojot iekšējos resursus un/vai cita uzņēmuma sniegtos pakalpojumus. Pārvēršanas process ietver skenēšanu, metadatu izdalīšanu, validāciju un attaisnojuma dokumentu datu sagatavošanu nepieciešamajā formātā importam sabiedrības grāmatvedības uzskaites sistēmā;

• ārējo attaisnojuma dokumentu apstrāde dokumentu vadības vai rēķinu vadības sistēmā

Elektroniskā formātā pārvērstie ārējie attaisnojuma dokumenti tiek importēti piegādātāju rēķinu un čeku aprites un apstiprināšanas sistēmā, kas tiek izmantota sabiedrības ārējo attaisnojuma dokumentu apstrādei elektroniskā vidē – pārbaudei, apstiprināšanai, grāmatošanai, arhivēšanai un nosūtīšanai uz sabiedrības grāmatvedības sistēmu;

• atbildīgo darbinieku saraksts, kuri ir tiesīgi pārbaudīt un apstiprināt ārējos attaisnojuma dokumentus dokumentu vadības vai rēķinu vadības sistēmā;
• ārējo attaisnojuma dokumentu glabāšana un iznīcināšana.

Elektroniskā formātā pārvērstie ārējie attaisnojuma dokumenti tiek glabāti piegādātāju rēķinu un čeku aprites un apstiprināšanas sistēmā, ievērojot sabiedrības grāmatvedības politikā noteiktos glabāšanas termiņus, kas nav īsāki par normatīvajos aktos noteikto glabāšanas laiku līdz to iznīcināšanai. Sabiedrībai ir tiesības iznīcināt oriģinālo dokumentu, jo tā attiecībā uz elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē pārvērsto dokumentu ievēro Grāmatvedības likuma 29. panta 2. daļā noteiktās prasības.