No 2025. gada 1. janvāra Latvijā norēķinos starp uzņēmumiem un valsts pārvaldi obligāti būs jāizmanto e-rēķini. Bet no 2026. gada 1. janvāra tie būs vienīgais norēķinu veids arī starp Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem. Vai jūsu uzņēmums ir gatavs e-rēķiniem? Cik ilgs laiks nepieciešams, lai tos ieviestu?
Te nu uzreiz jāsaka, ka e-rēķini nav PDF vai Excel formātā veidoti rēķini, ko daudzi sūta pa e-pastu. Tie ir mašīnlasāmi rēķini strukturētā XML formātā, ko automātiski nolasa sistēmas. XML struktūra ir noteikta Latvijas nacionālajā standartā, un tai jābūt atbilstošai PEPPOL BIS Billing 3.0 specifikācijai.
Labā ziņa ir tā, ka jums kā uzņēmējiem šo rēķinu formāts nav jāizstrādā. To jau nodrošina uzņēmumi, kas sniedz e-rēķinu pakalpojumus. Mūsu, “Excellent Latvia”, grāmatvedības un biznesa vadības sistēmās “Standard Books” un “Standard ERP” ir integrācijas ar visiem Latvijā pieejamajiem e-rēķinu operatoriem. Tādējādi mūsu klientiem jau šobrīd ir iespēja izmantot e-rēķinus. Ja jūs tos vēl neizmantojat, tad ir pēdējais laiks sagatavoties.
No jaunā gada e-rēķini būs vienīgais veids, kā saņemt samaksu no valsts un pašvaldību iestādēm par pārdotajām precēm vai sniegtajiem pakalpojumiem. Nav svarīgi, vai piegādājāt vienu reizi maisu ar āboliem vai regulāri nodrošināt, piemēram, remontdarbus - jums būs nepieciešams e-rēķins.
Uzņēmumiem pēdējais laiks sagatavoties
Tiem, kas izraksta tikai dažus rēķinus dienā, šobrīd lielam satraukumam nav pamata, jo tādam apjomam varēs izlīdzēties ar Latvija.lv e-adreses ziņojuma e-rēķina formu. Bet, ja rēķinu skaits ir tāds, ka to manuāla sagatavošana kļūst apgrūtinoša, ir laiks sagatavoties.
Vieniem var būt nepieciešams jau esošajā grāmatvedības sistēmā izveidot integrāciju ar e-rēķinu nodrošinātāju; citam - ieviest grāmatvedības vai biznesa vadības sistēmu no nulles. Vēl citam - e-rēķinu pakalpojums jau tiek nodrošināts esošajā grāmatvedības vai biznesa vadības sistēmā un atliek vien to aktivizēt un sākt izmantot.
Līdz ar to pirmais solis - noskaidrot, kāda grāmatvedības vai biznesa vadības sistēma jūsu uzņēmumā tiek izmantota un vai tā jau nodrošina iespēju izmantot e-rēķinus. Piemēram, programmatūrās “Standard Books” un “Standard ERP” ir integrācija ar virkni e-rēķinu operatoru - “Unifiedpost”, “Telema”, “Finbite”, “Envoice”, “Banqup”, “Edisoft”.
Ar cik ilgu laiku jārēķinās e-rēķinu ieviešanai?
Mūsu pieredze rāda, ka e-rēķinu ieviešanas laiks ir atkarīgs no tā, vai un kādu grāmatvedības vai biznesa vadības sistēmu uzņēmums izmanto. Turklāt sistēmas ieviešana pati par sevi vēl neko daudz nepalīdzēs, ja cilvēki, kas ar to strādās, ikdienā nepratīs to izmantot. Tādēļ svarīgi arī ieplānot laiku darbinieku apmācībām. Tie var būt grāmatveži vai jebkuri citi darbinieki, kas strādās ar sistēmu.
Bet, kad šis darbs būs apgūts, ieguvums būs visam uzņēmumam. Salīdzinot ar PDF vai līdzīgu izejošo rēķinu manuālu sagatavošanu un ienākošo rēķinu apstrādi, e-rēķinu apstrādei nepieciešamais laiks būs daudzkārt mazāks - tie nonāk uzreiz no vienas sistēmas otrā bez cilvēka starpniecības. Tādējādi uzņēmumam paātrināsies naudas plūsma, un jūsu darbinieki iegūs papildu laiku, lai darītu darbus, kas sniedz lielāku pievienoto vērtību. Tāpat tas sniedz uzņēmumam iespēju gūt pārskatu par finanšu stāvokli reālajā laikā, tostarp ērti pārraudzīt maksātājus un nemaksātājus.
Kurā no gatavības pakāpēm ir jūsu uzņēmums
- Jūsu uzņēmums vēl neizmanto grāmatvedības sistēmu vai izmanto tādu, kurā nav iespējams nosūtīt vai saņemt e-rēķinus.
Šajā gadījumā nepieciešams pāriet uz jaunu grāmatvedības sistēmu, kas atbalsta e-rēķinu izmantošanu. Tās ieviešanai un apmācībām būtu jārēķinās ar vairākiem mēnešiem vai pat gadu. Mūsu pieredze rāda, ka raitāk šis process norit uzņēmumos, kuros ir sakārtoti un skaidri iekšējie procesi.
- Jūsu uzņēmums jau izmanto grāmatvedības sistēmu, kas atbalsta e-rēķinus, bet tos vēl neizmantojat.
Šajā gadījumā nepieciešams izvēlēties e-rēķinu operatoru, ar kuru attiecīgajai grāmatvedības sistēmai ir integrācija, noslēgt ar to sadarbības līgumu un veikt apmācību e-rēķinu izmantošanai. To var paveikt pat dažās dienās.
- Jūsu uzņēmums jau izmanto e-rēķinus.
Te būtu vērts uzdot sev jautājumu, vai ar esošo sadarbības partneri pietiek. Proti, vislabāk ir izmantot tādu pakalpojumu sniedzēju, kas nodrošina e-rēķinu pakalpojumu pēc iespējas lielākam jūsu klientu skaitam. Var būt arī situācija, ka nepieciešams pieslēgt vairākus e-rēķinu operatorus.
Kā zināt, vai sadarbības partneris lieto e-rēķinus?
Tāpat kā naudas pārskaitījumi uz bankas kontu var funkcionēt tikai tad, ja jūsu sadarbības partnerim arī ir bankas konts, tā arī e-rēķinus var izmantot tikai tad, ja arī jūsu sadarbības partneris tos izmanto. Proti, lai jūs abi varētu sistēmā apmainīties ar e-rēķinu datiem, abiem jābūt pieslēgtiem šai sistēmai.
Tieši tādēļ, lai šī informācija būtu pieejama, biznesa vadības sistēmās “Standard Books” un “Standard ERP”, pateicoties integrācijai ar “Unifiedpost”, mūsu klienti varēs pārbaudīt, vai un kuri darījumu partneri lieto “Unifiedpost” pakalpojumu. Ja sadarbības partneris lieto citu e-rēķinu operatoru, rēķinu varēs nosūtīt, ievadot viņa PEPPOL numuru. Līdztekus e-rēķinu plūsmai sistēmā, būs iespēja tos sūtīt arī pa e-pastu un uz e-adresi valsts un pašvaldību iestādēm.
Neaizmirstiet arī par čekiem!
Sakārtojot rēķinu apriti, noteikti vērts sakārtot arī čeku digitalizāciju, lai netērējat velti laiku papīra čeku krāšanai un manuālai ievadei grāmatvedības sistēmā. Biznesa vadības sistēmās “Standard Books” un “Standard ERP” šim nolūkam ir ietverta integrācija ar “Envoice” un “CostPocket”. Piemēram, noskenējot čekus ar “CostPocket” mobilo lietotni, čeku dati automātiski tiek digitalizēti un nonāk grāmatvedības sistēmā.
Par to, cik tas vienkārši, noskatieties video par mūsu klientu “Rocket Bean” pieredzi!
Sazinieties ar mums un izmēģiniet e-rēķinus! Palīdzēsim ērti pāriet uz to izmantošanu!
