Vai esi gatavs e-rēķiniem?

Mākoņgrāmatvedība kļuvusi par nozīmīgu tendenci finanšu un biznesa pasaulē, piedāvājot efektīvus risinājumus finanšu informācijas pārvaldībai un virkni ievērojamu priekšrocību, tai skaitā piekļuvi reāllaika finanšu datiem un iespēju tos viegli integrēt ar citām biznesa sistēmām. Tomēr tai piemīt arī riski, piemēram, datu drošības jautājumi un atkarība no interneta savienojuma, kas prasa pareizu pārvaldību. Ilze Palmbaha-Zvirbule savā publikācijā "Mākoņgrāmatvedības ieguvumi un riski" interneta žurnālā "iFinanses" apskata mākoņgrāmatvedības sniegtās priekšrocības, kā arī to, kādi riski var rasties un kā tos mazināt.

Biznesā svarīgi būt tur, kur ir pircējs, tomēr nepieciešama rūpīga izpēte un plānošana, lai e-komercija būtu ienesīga un izdevīga. Kā izvēlēties uzņēmumam piemērotāko risinājumu?

Automatizācija ir neatņemama grāmatvežu ikdienas sastāvdaļa, savā publikācijā žurnālā "iFinanses" norāda biznesa risinājumu eksperte Ilva Gravleja. Došanās uz banku ar maksājumu uzdevumiem, konta izraksta saņemšana pie bankas lodziņa, ikmēneša ceļojums uz Valsts ieņēmumu dienesta (VID) nodaļu, lai pēc gaidīšanas rindā iesniegtu nodokļu pārskatus un saņemtu zīmodziņu uz sava eksemplāra, izklausās pēc ainām no senas pagātnes. Šobrīd šīs darbības ir automatizētas, taču automatizācijas līmenis var būt atšķirīgs.

Rēķinu un citu grāmatvedības attaisnojuma dokumentu piegāde elektroniski kļūst par aizvien būtiskāku informācijas apmaiņas procesa sastāvdaļu. Kā zināms, Latvijā no 2025.gada plānots ieviest elektronisku rēķinu (e-rēķinu) izmantošanu kā obligātu apritē starp komersantiem un komersantiem un valsts un pašvaldību iestādēm. Gatavojoties šīm izmaiņām, spēkā ir stājies jaunais Grāmatvedības likums un Ministru kabineta noteikumi Nr.877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi”.

Latvijā ar 2025.gadu ir plānots ieviest obligātu e-rēķinu izmantošanu starp komersantiem un komersantiem un valsts un pašvaldību iestādēm, tādējādi panākot ērtu un vienveidīgu dokumentu sagatavošanu un uzglabāšanu, ātrāku un drošāku informācijas apriti starp komersantiem, kā arī vienlaicīgu datu nodošanu nodokļu administrācijai, kurai turpmāk nebūs nepieciešams informāciju pieprasīt no nodokļu maksātājiem.

Pēdējos gados arvien aktuālākas kļūst digitalizācijas iespējas, arī uzņēmumi vairāk domā par procesu uzlabošanu un laika ekonomiju. Ikgadējā inventarizācija ir viens no procesiem, ko iespējams digitalizēt, padarot to pēc iespējas vienkāršāku.

Valdība ir atbalstījusi attaisnojuma dokumentu un preču piegādes dokumentu elektroniskās aprites sistēmas ieviešanu. Tā paredz, ka no 2025. gada elektronisko rēķinu jeb e-rēķinu izmantošana starp uzņēmumiem, kā arī starp uzņēmumiem un valsts vai pašvaldību iestādēm būs obligāta prasība.

Grāmatvedības organizācijas dokumentos jāapraksta visas grāmatvedības norises un procedūras, tostarp arī kārtība, kādā tiek veikta dokumentu digitalizācija. Kas obligāti iekļaujams grāmatvedības politikā, pirms ievieš dokumentu digitalizēšanas procesus uzņēmumā?

Vai ieskenētam čekam ir tāds pats juridiskais spēks, kā oriģinālam? Vai gadījumā, ja čeka oriģinālā informācija ar laiku izdziest un tas tiek iznīcināts, skenēts vai kopēts čeks tiek atzīts par attaisnojuma dokumentu grāmatvedībā?

Kas ir elektroniskais dokuments? Vai par elektronisku dokumentu uzskata arī pa e-pastu saņemtu dokumenta kopiju? Ja uzņēmums no darījuma partnera uz e-pastu saņem rēķinu ar norādi "rēķins sagatavots un autorizēts elektroniski" un elektroniska rēķinu apmaiņas kārtība ir atrunāta līgumā, vai šāda rēķina izdruku papīra veidā var uzskatīt par rēķina oriģinālu? Vai uz šādā veidā pa e-pastu saņemtajiem dokumentiem ir attiecināmas Elektronisko dokumentu likuma un MK noteikumu Nr.473 normas?

Jau vairākus gadus spriežam par nepieciešamību uzņēmējdarbības vidē pāriet uz digitālā formāta dokumentiem, tādējādi pasakot ardievas daudz dažādu papīru drukāšanai un staipīšanai pa dažādām valsts iestādēm. Pakāpeniski šis process notiek, taču gan uzņēmēji, gan grāmatveži, gan arī Valsts ieņēmumu dienests (VID) atzīst, ka joprojām liela daļa dod priekšroku papīra formātam, lai gan, piemēram, juridisku šķēršļu elektronisko dokumentu izmantošanai pilnā apmērā Latvijā nav.