Valdība ir atbalstījusi attaisnojuma dokumentu un preču piegādes dokumentu elektroniskās aprites sistēmas ieviešanu. Tā paredz, ka no 2025. gada elektronisko rēķinu jeb e-rēķinu izmantošana starp uzņēmumiem, kā arī starp uzņēmumiem un valsts vai pašvaldību iestādēm būs obligāta prasība.
Apskatīsim, kā virzās e-rēķina ieviešana Latvijā un kas vēl jāpilnveido iestādēm un uzņēmumiem, lai nodrošinātu e-rēķinu aprites sistēmas ieviešanu savā darbībā.
E-rēķinu standarts
Latvija jau kādu laiku ir apstiprinājusi savu UBL 2.1 e-rēķinu standartu, kurš ir noteikts kā obligāts e-rēķinu apmaiņai valsts un privātajam sektoram ar 2025. gadu. Šis standarts pēc būtības jau šobrīd ir pietiekami plašs, bet līdz tam brīdim, kad e-rēķins Latvijā būs obligāts, ir vēl nepieciešams to papildināt, lai visām pusēm būtu iespēja tajā iekļaut un apmainīties ar visu e-rēķinā nepieciešamo informāciju. Kā piemēru varu minēt skaitītāju rādījumiem paredzētus laukus, kurus e-rēķina standartā var iekļaut, bet, tā kā tie nav standarta lauki, tad jāvienojas par konkrētiem pievienotiem papildu lauku paplašinājumiem un to nosaukumiem, kuros šī informācija tiks ievietota.
Latvijas virzība
Šobrīd jau vairāki uzņēmumi un valsts iestādes ir sākuši izmantot e-rēķinus un ir gatavi tos sūtīt un saņemt. Šiem uzņēmumiem un iestādēm būs priekšrocības, jo to iekšējie procesi darbam ar e-rēķiniem būs gatavi jau no pirmās dienas, kad tie valstī būs obligāti, un viņu darbiniekiem darbs ar tiem būs kļuvis par ikdienu. E-rēķinu kopskaits pagaidām nav milzīgs – vien retajam uzņēmumam šobrīd tie pārsniedz 5% no kopējā rēķinu apmēra, bet galvenais, ka ceļš uz e-rēķiniem ir sākts.
Pārejas periodā šie uzņēmumi sāks digitalizēt arī pārējos piegādātāju rēķinus un pavadzīmes, tādējādi brīdī, kad e-rēķins būs obligāts, pašā procesā nekas vairs nemainīsies, vien kanāls un formāts, kā rēķins tiks saņemts. Šis process valstī varētu attīstīties straujāk, jo daļa uzņēmumu un iestāžu tam jau gatavi, bet galvenais "enkurs" procesa straujākai attīstībai ir tas, ka, lai arī puses savstarpēji tehniski ir gatavas apmainīties ar e-rēķiniem, šo faktu nepieciešams izmainīt arī savstarpējā līgumā, taču tās jau ir papildu darbības, kurām bieži nav laika, jo tās nav noteiktas ar augstāko prioritāti, kā arī konkursa gadījumos, kad ir grūti mainīt esošā līguma nosacījumus.
_______________________________________________________________________
Latvija jau kādu laiku ir apstiprinājusi savu UBL 2.1 e-rēķinu standartu, kurš ir noteikts kā obligāts e-rēķinu apmaiņai valsts un privātajam sektoram ar 2025. gadu
_______________________________________________________________________
Ja valsts atbildīgās institūcijas pieņemtu lēmumu un veiktu grozījumus normatīvajos aktos, ka e-rēķins ir oficiāla alternatīva līgumā atrunātajam rēķinu apmaiņas kanālam, tādējādi norādot, ka līgumu nav nepieciešams grozīt, ja puses vienojas uzsākt e-rēķinu apmaiņu, tas būtu milzīgs "grūdiens" e-rēķinu izaugsmē vēl pirms 2025. gada, kad tas būs obligāti. Bet daudziem, kas vēl tam nav gatavi, tas var izraisīt zināmu paniku – kā darboties tālāk un kādi būs tālākie uzņēmuma procesi?
Kā ieviest e-rēķinu uzņēmumā?
Iespējams, iepriekš minētais uzņēmējiem var radīt jautājumu: kas jādara, lai sāktu lietot e-rēķinus? Vai tagad jāveic milzīgas izstrādes sistēmās? Pirmais, ar ko jāsāk, jārunā ar savu grāmatvedības programmas uzturētāju un jānoskaidro, vai izmantotā programma ir gatava e-rēķinu saņemšanai. Bieži grāmatvedības programmas e-rēķinu apmaiņai veido standartizētus integrācijas risinājumus ar kādu no e-rēķinu operatoriem, un arī uzņēmums "Unifiedpost" ir izveidojis šādas integrācijas ar vairākām zināmām grāmatvedības programmām Latvijā, kurām ir viens galvenais programmas uzturētājs, un turpina šādas integrācijas veidot arī ar citām programmām.
Šobrīd gatavas ir integrācijas ar "Horizon", "Jumis Pro", "Standard Books" (ikdienā joprojām daudzi lieto iepriekšējo nosaukumu "HansaWorld"), "Briox", "Sage", "PayTraq", un tuvojamies noslēgumam integrācijas izveidei ar "Zalkti". Tāpat gribu uzsvērt, ka maziem un vidējiem uzņēmumiem var rasties jautājums, ko darīt, ja viņiem grāmatvedību veic ārpakalpojuma grāmatvedis vai tai netiek izmantota programma. Jau šobrīd katrs e-rēķinu operators piedāvā risinājumu šai situācijai – tas ir portāls, kurā šādi uzņēmumi var gan saņemt e-rēķinus un nodot tos grāmatvedim, gan arī sagatavot un nosūtīt e-rēķinus saviem klientiem.
"Peppol" tīkls
Latvijas uzņēmumi un iestādes var sūtīt un saņemt "Peppol" e-rēķinus. Ja uzņēmumiem un iestādēm ir partneri ārpus Latvijas, kas izmanto "Peppol" tīklu, tā ir iespēja brīvi apmainīties ar e-rēķiniem. Jāteic gan, ka šobrīd no "Peppol" tīkla var saņemt rēķinu, ja uzņēmums ir pievienotās vērtības nodokļa (PVN) maksātājs un tam ir PVN maksātāja numurs, jo "Peppol" tīklā kā saņēmēja unikālais ID ir reģistrēts PVN maksātāja numurs. Cerams, drīzumā mūsu valsts atbildīgā institūcija nokārtos papildinājumu, lai arī reģistrācijas numuru varētu izmantot kā unikālo "Peppol" ID.
E-paraksts grāmatvedības dokumentos
E-rēķini
Ir svarīgi atcerēties, ka e-rēķinos nevajag un, jāteic, pat nedrīkst izmantot e-parakstu vai e-zīmogu. Skaidrojums tam ir pavisam vienkāršs – Latvijas UBL 2.1. e-rēķinu standarts nevar apstrādāt rēķinus, kas parakstīti ar e-parakstu, un to nav iespējams mainīt, jo e-rēķinu standarts ir izvēlēts no "Peppol". Šāda veida pieeja tiek izmantota visā Eiropā un citur pasaulē, proti, e-rēķini netiek parakstīti ar e-parakstu.
No Grāmatvedības likuma viedokļa Latvijā nav nepieciešams parakstīt rēķinu, ja puses par to ir vienojušās līgumā, kas ir parakstīts. Šis gan neattiecas uz pavadzīmēm – ja preču pavaddokuments vienlaikus tiek izmantots arī kā norēķinu dokuments, tad papīra pavadzīmei jābūt arī fiziski parakstītai, nevis elektroniski. Jāpiebilst, ka Latvijā ir iespējams arī elektronisks preču pavaddokumentu process, bet pagaidām tas netiek aktīvi praktizēts, jo prasa lielas izmaiņas abām iesaistītajām pusēm.
Pieņemšanas–nodošanas akts
Saistībā ar rēķiniem kādam uzreiz var ienākt prātā jautājums par pieņemšanas-nodošanas aktiem (PNA), kas vienmēr ir kopā ar rēķinu un tos noteikti vajag parakstīt. Jā, PNA jābūt parakstītiem, un to pavisam noteikti var un vajag darīt ar e-parakstu, bet svarīgi ir atcerēties: PNA nav grāmatvedības dokuments, bet gan līguma dokuments un tam jāglabājas kopā ar līgumu, kas ideālā gadījumā nozīmē to, ka vispirms ir PNA, ko paraksta abas puses, tad PNA tiek pievienots pie līguma, bet pēc parakstīšanas tiek sūtīts e-rēķins, kam PNA nav pievienots.
Ja grāmatvedim nepieciešams PNA, to var pievienot saskaņošanas laikā, piemēram, ar saiti uz dokumentu vadības sistēmu, kur šis PNA atrodas, vai arī parakstītāja apstiprinājums rēķina saskaņošanas procesā nozīmē to, ka PNA ir parakstīts un grāmatvedim atkārtoti to nav nepieciešams apskatīt. Varbūt jāņem paraugs no Eiropas, kur PNA nav sastopami un rēķina apmaksa jau ir piekrišana, ka pakalpojums saņemts un pieņemts.
_______________________________________________________________________
Ir svarīgi atcerēties, ka e-rēķinos nevajag un, jāteic, pat nedrīkst izmantot e-parakstu vai e-zīmogu
_______________________________________________________________________
E-paraksts – tas ir labākais izgudrojums beidzamajos gados, bet ne visas labās lietas der visam. Rēķiniem to noteikti nevajag izmantot!
Obligāta prasība no 2025. gada
Latvijā e-rēķini būs obligāti no 2025. gada. Laiks pienāks ātri, un ieteikums visiem tam gatavoties laikus. Var sākt ar to, ka līgumos paredz, ka rēķinu iesniedz esošā veidā un formātā vai kā e-rēķinus, tādējādi tas samazinās līgumu skaitu, kuros 2025. gadā būs nepieciešami grozījumi, ja nu gadījumā e-rēķinam netiks noteikts oficiāls alternatīva iesniegšanas veida statuss. Var uzrunāt savu grāmatvedības programmas uzturētāju par e-rēķinu apstrādes iespējām, kā arī pārskatīt savus iekšējos procesus, tos pakāpeniski pielāgot un sākt izmantot jau laikus, lai 2025. gadā darbs turpinātos bez izmaiņām!
