Kas ir elektroniskais dokuments un kā to saglabāt?

Vaicā lasītājs: "Elektronisko dokumentu likuma" 7. pantā ir teikts, ka attiecībā uz elektroniskajiem dokumentiem normatīvo aktu prasība par dokumentu glabāšanu ir izpildīta, ja:

• dati, ko tas ietver, ir pieejami izmantošanai;
• elektroniskais dokuments ir saglabāts tādā formā, kādā tas sākotnēji radīts, nosūtīts vai saņemts, vai tādā formā, kurā ir redzami sākotnēji radītie, nosūtītie vai saņemtie dati;
• saglabātie dati ļauj noteikt elektroniskā dokumenta izcelsmi vai galamērķi, nosūtīšanas vai saņemšanas laiku.

Savukārt Ministru kabineta (MK) noteikumu Nr.473 "Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām" 17. punktā ir teikts – ja elektronisko dokumentu apriti nodrošina izmantojot e-pastu, iestāde reģistrē elektroniskā dokumenta saņemšanas datumu, laiku, iesniedzēju un iesniedzēja elektroniskā pasta adresi un vienas darbdienas laikā nosūta iesniedzējam paziņojumu par elektroniskā dokumenta saņemšanu uz elektroniskā pasta adresi, no kuras dokuments nosūtīts iestādei.

Kas ir elektroniskais dokuments? Vai par elektronisku dokumentu uzskata arī pa e-pastu saņemtu dokumenta kopiju? Ja uzņēmums no darījuma partnera uz e-pastu saņem rēķinu ar norādi "rēķins sagatavots un autorizēts elektroniski" un elektroniska rēķinu apmaiņas kārtība ir atrunāta līgumā, vai šāda rēķina izdruku papīra veidā var uzskatīt par rēķina oriģinālu? Vai uz šādā veidā pa e-pastu saņemtajiem dokumentiem ir attiecināmas iepriekšminētās "Elektronisko dokumentu likuma" un MK noteikumu Nr.473 normas?  

Kā praktiski izpildāma "Elektronisko dokumentu likuma" 7. panta 1. daļas 2. punkta prasība par elektroniskā dokumenta saglabāšanu?

Atbilde sagatavota, par pamatu ņemot zvērinātas advokātes Ilzes Bukalderes skaidrojumu publikācijā "Kas ir elektroniskais dokuments un kā to saglabāt?" ("iFinanses", 09.09.2014.)

Kas ir elektroniskie dokumenti?

Dokuments parasti asociējas ar papīra formā fiksētu informāciju, taču papīrs ir tikai viens no datu jeb informācijas nesēju veidiem. Arī elektroniski sagatavoti un nosūtīti materiāli var tikt uzskatīti par dokumentiem vai to atvasinājumiem, ja ir izpildītas attiecīgo noteikumu prasības, piemēram, ir iespēja pārliecināties par elektroniskā dokumenta sagatavotāja / sūtītāja identitāti.

Saskaņā ar "Elektronisko dokumentu likuma" noteikumiem elektroniskais dokuments ir jebkuri elektroniski radīti, uzglabāti, nosūtīti vai saņemti dati, kas nodrošina iespēju tos izmantot kādas darbības veikšanai, tiesību īstenošanai un aizsardzībai. Lai šādus elektroniskus dokumentus vai to atvasinājumus varētu izmantot attiecībās ar citām personām, tiem ir jāatbilst piemērojamajiem tiesību aktiem, kas nodrošina, ka tie iegūst juridisku spēku (piemēram, satur nepieciešamos rekvizītus, ir atbilstoši parakstīti utt.).

Tātad elektronisko dokumentu vai tā atvasinājumu var definēt kā dokumenta elektronisko formu ar papīra dokumentam līdzvērtīgu juridisko spēku.

E-pasta vēstules

Informācijas un dokumentu apmaiņa var ietvert dažāda veida elektroniskos dokumentu atvasinājumus, proti, tie varētu būt gan papīra formas dokumenti, kas tiek skenēti un pēc tam nosūtīti kā pielikumi e-pastā, gan elektroniskā dokumenta kopijas, noraksti vai izraksti papīra formā.

Attiecībā uz papīra formas skenētu dokumentu, kas tiek nosūtīts pa e-pastu, jānorāda, ka atbilstoši "Elektronisko dokumentu likuma" noteikumiem arī papīra dokumenta elektroniskajai kopijai, norakstam vai izrakstam ir tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālam, ja attiecīgi pilnvarotā persona ir apliecinājusi tā pareizību ar drošu elektronisko parakstu vai elektronisko parakstu atbilstoši tiesību aktu prasībām. Šādi noteikumi iekļauti arī jaunajā "Grāmatvedības likumā" (11. panta 10.daļa).

Attiecībā uz grāmatvedības kārtošanu jānorāda, ka MK noteikumu Nr. 585 "Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizēšanu" (spēkā līdz 2021. gada 31. decembrim) 8.3 punktā noteikts, ka par ārēju attaisnojuma dokumentu var izmantot arī preces vai pakalpojuma saņēmējam samaksāšanai izsniegtu papīra formā sagatavota dokumenta kopiju (elektroniskā formā vai izdruku), kas nosūtīta elektroniski skenētā veidā, kā arī elektroniskā dokumenta kopiju papīra formā (izdruku), kuras pareizība nav apliecināta saskaņā ar tiesību aktiem par dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtību, ja tiek izpildīti likuma "Par grāmatvedību" (spēkā līdz 2021. gada 31. decembrim) nosacījumi, proti, ārējais attaisnojuma dokuments nesatur rekvizītu paraksts, bet attiecīgā saimnieciskā darījuma esamību pamato cits ārējs dokuments, kam ir juridisks spēks "Dokumentu juridiskā spēka likuma" izpratnē, piemēram, ir noslēgts līgums par pakalpojumu sniegšanu.

Gadījumā, ja šāds dokuments nesatur rekvizītu paraksts un nav iespējams izpildīt prasību, ka attiecīgā saimnieciskā darījuma esamību pamato cits ārējs dokuments, kam ir juridisks spēks, attiecīgos likuma "Par grāmatvedību" nosacījumus var izpildīt arī, ja saimnieciskā darījuma esamību apliecina par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību dokumenta saņēmēja (uzņēmuma) atbildīgā persona uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.

Līdzīgi noteikumi ir ietverti arī jaunajā "Grāmatvedības likumā" - 11. panta 7., 8.daļa.

Elektroniski parakstīti dokumenti

Atbilstoši "Elektronisko dokumentu likuma" noteikumiem elektronisks dokuments ir uzskatāms par pašrocīgi parakstītu, ja tam ir drošs elektroniskais paraksts. Tāpat šāds dokuments tiek uzskatīts par pašrocīgi parakstītu arī tajos gadījumos, kad tam ir elektroniskais paraksts un puses par elektroniskā dokumenta parakstīšanu ar elektronisko parakstu ir vienojušās rakstveidā.

Tā kā elektroniskais dokuments ir elektroniski dati, kas nodrošina noteiktas iespējas veikt nepieciešamās darbības, elektroniski saņemta rēķina izdruka papīra veidā var tikt atzīta par elektroniskā dokumenta atvasinājumu, kam ir tāds pats juridisks spēks kā oriģinālam. Elektroniskā dokumenta atvasinājumam (kopijai, norakstam vai izrakstam papīra formā) ir šāds juridiskais spēks, ja tā pareizība ir apliecināta saskaņā ar tiesību aktu prasībām un ja tā izsniedzējs pēc pieprasījuma var uzrādīt dokumenta atbilstošu oriģinālu elektroniskā formā.

Tātad, ja attiecīgā saimnieciskā darījuma esamību pamato cits dokuments ar juridisks spēku, piemēram, līgums par preču piegādi, pa e-pastu saņemts rēķins ir uzskatāms par elektroniskā dokumenta atvasinājumu un ir izmantojams kā ārējais attaisnojuma dokuments grāmatvedības kārtošanas nolūkos.

Elektronisko dokumentu noformēšana un saglabāšana

MK noteikumi Nr.473 nosaka elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtību valsts un pašvaldību iestādēs un kārtību, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām. Tātad gadījumā, ja uzņēmuma darījuma partneris ir kāda no valsts vai pašvaldību iestādēm, attiecīgi uz e-pastā saņemto rēķinu būs attiecināmi šie noteikumi.

Jaunajā Grāmatvedības likumā 6. pantā izskaidrotas vispārīgās grāmatvedības kārtošanas prasības, bet grāmatvedības likuma 27. pantā ir izskaidroti grāmatvedības dokumentu vispārīgie glabāšanas noteikumi.

Tātad, lai e-pastā saņemtie dokumenti iegūtu juridisko spēku un tos varētu izmantot attiecībās ar citām personām, uz tiem ir attiecināms gan "Dokumentu juridiskā spēka likums", gan "Elektronisko dokumentu likums" un uz tā pamata pieņemtie noteikumi attiecībā uz to apriti un glabāšanu.

Elektronisko dokumentu likuma prasības par elektroniskā dokumenta saglabāšanu izpildīšana

Prasības, kas ir paredzētas attiecībā uz papīra dokumentu izstrādāšanu, noformēšanu un glabāšanu, ir attiecināmas arī uz elektroniskajiem dokumentiem. Papildus tam "Elektronisko dokumentu likums" paredz arī speciālus noteikumus attiecībā uz elektronisko dokumentu glabāšanu, kas nodrošina tā formas, kādā tas sākotnēji radīts, nosūtīts vai saņemts, saglabāšanu un iespēju izmantot tajā ietvertos datus.

Tāpat saistībā ar elektronisko dokumentu saglabātajiem datiem ir jānodrošina iespēja noteikt elektroniskā dokumenta izcelsmi vai gala mērķi, nosūtīšanas vai saņemšanas laiku. Ņemot vērā, ka informācijas apstrādes procesos, izmantojot dažādas tehnoloģijas, tiek radītas un ir iespējas saglabāt dažāda veida informāciju un datus saistībā ar konkrēta dokumenta apriti, prasība par saglabātajiem datiem nav attiecināma uz datiem, kas automātiski tiek radīti elektroniskā dokumenta saņemšanas vai nosūtīšanas procesā.

Apkopojot augstāk norādīto, jāsecina, ka, pastāvot savstarpēji noslēgtam un līgumslēdzēju pašrocīgi parakstītam līgumam vai citam darījuma dokumentam, grāmatvedībā kā ārēju attaisnojuma dokumentu var izmantot arī preces vai pakalpojuma saņēmējam maksāšanai izsniegtu papīra formā sagatavota dokumenta kopiju (elektroniskā formā vai izdruku). Šādu elektronisku dokumentu saņemšanai, uzglabāšanai un apstrādei piemēro attiecīgos grāmatvedības organizēšanas noteikumus, it īpaši ievērojot prasības attiecībā uz elektroniskiem dokumentiem.

Ja attaisnojuma dokumentu sagatavo un glabā elektroniski, ir jānodrošina iespēja, ja nepieciešams, izsniegt šī dokumenta kopiju, norakstu vai izrakstu papīra formā, kā arī elektroniskā formā sagatavotos attaisnojuma dokumentus, kas saistīti ar grāmatvedības datorprogrammu veiktajiem ierakstiem, ir jākomplektē, grupējot uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.

Piemēram, ja e-pastā tiek saņemts rēķins par sniegtajiem pakalpojumiem, ir ļoti iespējams, ka izmantotā grāmatvedības sistēma automātiski saglabās gan attiecīgo rēķinu, gan tā sūtījumu. Taču saglabāt arī šī rēķina sūtījumu varētu būt svarīgi, ja, piemēram, rēķins tiek atsūtīts novēloti, tam ir nepareizais adresāts vai arī pastāv kādi citi apstākļi, kas pamato kādas vēlākas pretenzijas un / vai darbības.