Šis ir īstais laiks rīkoties organizācijām, kuras iepriekš nav saņēmušās papīra dokumentu grēdas aizvietot ar daudz ērtākajiem un drošākajiem elektroniskajiem dokumentiem. Ja organizācijā dominē biroja darbs, darbiniekiem ir datori vai viedierīces, kā arī elektrība un internets, uzņēmums ir gatavs attālinātam darbam. Kas nepieciešams un kā tas organizējams?

Vispirms jāsāk ar būtības izpratni, proti, kas ir kas, ko var darīt vai nedarīt, kā pareizi rīkoties. Patīkamā ziņa – rakstā aplūkoto ieteikumu ieviešanai nav nepieciešami tieši obligāti izdevumi, tomēr vajadzēs padomāt un izveidot vai aktualizēt pārskatāmu sistēmu vai vismaz galvenos attālinātā darba principus.

Gadu desmitiem mēs (sabiedrība kopumā – gadu simtiem) vārdu "dokuments" uzskatījām par sinonīmu vārdam "papīrs" un, domājot par dokumenta parakstīšanu, arī asociējām to ar papīru. Taču pašlaik vārdi "informācija", "rakstveida forma" un "dokuments" vairs nav obligāti saistīti ar papīru, jo dokumentus iespējams noformēt arī elektroniski jeb kā e-dokumentus jau kopš 2003. gada, kad stājās spēkā Elektronisko dokumentu likums.

Kā iegūt juridisku spēku?

Atkāpsimies vēl vienu solīti, lai ieraudzītu būtisko, proti, kas nepieciešams sekmīgam darbam, kādai jābūt informācijai, lai to varētu lietot par kādu darbību pamatojumu vai pierādījumu vai lai to uzskatītu par dokumentu ar juridisku spēku. Manuprāt, nepieciešama informācija un gribas izpaudumi. Kas tie tādi? Nereti dzirdami šādi apgalvojumi: es (lietvedis) saprotu, ka rīkojums par pieņemšanu darbā pēc būtības ir lieks, bet grāmatvedis man to prasa. Padomāsim, kas vajadzīgs grāmatvedim? Vai viņam tiešām nepieciešams papīra formā izdrukāts dokuments/rīkojums ar pašrocīgiem parakstiem vai tomēr informācija – kas, kur, kad un cik? Protams, informācija! Katra organizācija var izlemt, kāds ir optimālais veids dažādas informācijas fiksēšanai (parasti tā ir rakstveida forma – ar burtiem uzrakstīts) un kādā nesējā (papīra vai elektroniskajā) to fiksēs, kā ar to strādās (kā notiks dokumentu aprite, proti, papīra vai elektroniskā formā), kur un kā to glabās.

Dokumentā jānorāda informācija/teksts un kāds, kas uzņemas par to atbildību, proti, jābūt parakstam jeb gribas izpaudumam. Dokumentā var būt viens vai vairāki paraksti, un arī tie atkarībā no informācijas nesēja ir vai nu pašrocīgi paraksti papīra dokumentā, vai arī elektroniskie paraksti e-dokumentā. Tomēr svarīgi saprast, ka pēc būtības jebkurš paraksts ir konkrētā cilvēka gribas izpaudums. Mūsdienās, izmantojot tehnoloģiju iespējas, gribas izpaudumu var fiksēt dažādi, nevis tikai uz papīra pašrocīgo parakstu veidā. Ar informācijas tehnoloģijām saistītie (un parakstam papīra dokumentā pielīdzināmie) gribas izpaudumi ir drošs elektroniskais paraksts, elektroniskais paraksts un informācijas nodošana, piemēram, e-pastā.

Drošs elektroniskais paraksts

Kopš 2019. gada 1. janvāra drošie elektroniskie paraksti jeb e-paraksti bez maksas un limita/skaita ierobežojuma pieejami ikvienai Iedzīvotāju reģistrā reģistrētai personai jau no 14 gadu vecuma. Tas ir drošākais un vienkāršākais elektroniskais paraksts (ja vien ir noformēts). Nav nekādu papildu izdevumu (nepieciešams tikai eID kartes lasītājs, ja izvēlas to izmantot, bet arī tas nav obligāts, jo iespējams izmantot arī tālāk rakstā aplūkotās mobilās un tiešsaistes iespējas). To lieto gan fizisku, gan juridisku personu dokumentiem. Jau kopš 2003. gada ar drošu
e-parakstu apliecinātam dokumentam ir tāds pats juridiskais spēks kā ar roku parakstītam papīra dokumentam.

Elektroniskais paraksts

E-paraksts (bez vārda "drošais") ir informācijas tehnoloģiju sistēmā pieejams attiecīgās sistēmas izmantotājiem saskaņā ar iepriekšēju rakstisku vienošanos. Kā piemērus iespējams minēt internetbankas, dažādu organizāciju iekšējās sistēmas (elektroniskās dokumentu vadības sistēmas, jebkuras grāmatvedības, klientu attiecību vadības sistēmas u. c. programmas). Svarīgi ņemt vērā, ka, sākot izmantot attiecīgās sistēmas, lietotāji/darbinieki jāiepazīstina ar to darbības principiem un lietošanas nosacījumiem, fiksējot iepazīšanos, gribas izpaudumus vai parakstus papīra vai elektroniskā formā.

Svarīgi atcerēties, ka visas darbības, kas veiktas sistēmā, ir redzamas un pārbaudāmas, līdz ar to neviens nevar teikt, ka nav veicis konkrēto darbību, un viss sistēmās pēc pieslēgšanās tai veiktais ir gribas izpaudums/rīcības pierādījums. Sistēmā lietotājs var ievadīt datus, strādāt ar informāciju, veikt dažādas darbības, arī izteikt savu gribu/parakstīt dokumentus.

Elektroniskais paraksts, kas patiesībā parasti ir klikšķis sistēmā un pat vēl labāk saprotams kā gribas izpaudums, regulēts Ministru kabineta (MK) noteikumu Nr. 558 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība" 7. punktā, paredzot, ka apstiprinājuma uzrakstu vai atzīmi par dokumenta apstiprinājumu, saskaņojuma uzrakstu vai atzīmi par dokumenta saskaņojumu, vīzu un dienesta atzīmi var noformēt elektroniski informācijas sistēmā, nodrošinot uzraksta, atzīmes vai vīzas nepārprotamu sasaisti ar attiecīgo dokumentu. Speciālā programmatūra jau veidota tā, lai nodrošinātu šo sasaisti jeb auditējamību.

E-pastā

Informācijas nodošana un gribas izpaudumi, izmantojot darbiniekam izveidoto organizācijas e-pasta adresi, ir mūsdienīgs veids, kā organizācijas, kam nav līdzekļu, ko investēt dažādās (dārgās) programmās un sistēmās, vai nav ekonomiska pamatojuma to iegādei, var efektīvi organizēt bezpapīra informācijas un dokumentu apriti. Tam pamatā ir MK noteikumu Nr. 558 7. punkta beigu daļa "nodrošinot [..] nepārprotamu sasaisti ar attiecīgo dokumentu".

Kā tas strādā? Organizācijas vadītājs (vai kāds cits atbilstoši konkrētajai situācijai vai vajadzībai) vienam vai vairākiem darbiniekiem uz viņiem piešķirto organizācijas e-pasta adresi nosūta savu gribas izpaudumu – dokumentu, kas parakstīts un pilnībā vai kādā daļā attiecināms uz konkrēto darbinieku/darbiniekiem, norādot, ka viņiem kaut kas jāizpilda vai jāuzzina. Tomēr jāņem vērā, ka pirms tam organizācijai rakstveidā (darba kārtības noteikumos vai citā dokumentā) jānosaka, kāds ir:

  • laika intervāls, kurā darbiniekiem jāpārbauda savs darba e-pasts (praksē esmu redzējusi dažādus termiņus – gan reizi 15 minūtēs, gan reizi divās nedēļās, līdz ar to viss atkarīgs no organizācijas darba specifikas);
  • termiņš, kādā jāatbild jeb jāatsūta savs gribas izpaudums.

Pēc tam, kad darbinieki iepazinušies ar šo kārtību (papīra vai elektroniskā formā apkopoti viņu gribas izpaudumi), informācijas apriti var nodrošināt elektroniski. Protams, informācijas nosūtītājam jāfiksē/jāglabā gan informācijas nosūtīšanas fakts, gan e-pastā saņemtie darbinieku gribas izpaudumi (piekrišana, komentāri, iebildumi). Šādā veidā organizācijas ietvaros var nosūtīt gan dokumentus ar, gan bez drošā e-paraksta atkarībā no tā, kā organizācija to noteikusi.

Elektronisko dokumentu būtība

Elektronisko dokumentu likuma 3. pantā skaidrota elektronisko dokumentu būtība, 1. daļā nosakot, ka prasība pēc dokumenta rakstveida formas attiecībā uz elektronisko dokumentu ir izpildīta, ja tam ir elektroniskais paraksts un tas atbilst citām normatīvajos aktos noteiktajām prasībām. Savukārt 2. daļā paredzēts, ka elektroniskais dokuments uzskatāms par pašrocīgi parakstītu, ja tam ir drošs e-paraksts. Elektronisko dokumentu uzskata par pašrocīgi parakstītu arī tad, ja tam ir e-paraksts un puses par elektroniskā dokumenta parakstīšanu ar e-parakstu vienojušās rakstveidā. Šādā gadījumā rakstveida vienošanās noformējama un parakstāma uz papīra vai elektroniski ar drošu
e-parakstu.

Atšķirība starp drošo e-parakstu un e-parakstu bez vārda "drošs" skaidrota iepriekš, tādēļ aplūkošu mazliet vairāk informācijas par e-parakstu un e-dokumentu formātiem. Precīzākā un aktuālākā informācija par tiem pieejama
e-paraksta mājaslapā eParaksts.lv, bet papildus iepriekš sniegtajai informācijai jāņem vērā, ka:

  • e-paraksts ir vienīgais Latvijas valsts izstrādātais un uzturētais drošais rīks, kas nodrošina dokumentu parakstīšanu digitālajā vidē. Tas ir saistošs ne tikai tā lietotājam, bet jebkurai trešajai pusei, kā arī ir vienīgais veids, kas nodrošina tā lietotāja identitātes apliecināšanu digitālajā vidē tā, kā to klātienē nodrošina personu apliecinošs dokuments;
  • visi e-paraksta veidi un sistēmas atbilst Eiropas Parlamenta un Padomes regulai Nr. 910/2014 par elektronisko identifikāciju un uzticamības pakalpojumiem elektronisko darījumu veikšanai iekšējā tirgū drošības prasībām. Latvijā vienīgais uzticamības pakalpojumu sniedzējs ir VAS "Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs".

Lai sāktu lietot e-parakstu, no trim variantiem jāizvēlas sev piemērotākais e-paraksta nesējs (visi e-paraksta nesēji pēc būtības ir vienādi un vienlīdz droši, jo pakalpojumu neatkarīgi no izvēlētā e-paraksta nesēja un formāta nodrošina uzticamības pakalpojumu sniedzējs, ievērojot stingras drošības procedūras un normatīvus, kas reglamentē šo darbību):

  • e-paraksts eID – nepieciešama (un jāaktivizē elektroniskai parakstīšanai) eID karte, ko izsniedz Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldes teritoriālajā nodaļā, un karšu lasītājs. E-paraksts eID nodrošina iespēju gan apliecināt identitāti, gan parakstīt dokumentus ar drošu e-parakstu;
  • "eParaksts mobile" – mobilā lietotne, kas nodrošina gan identitātes apliecināšanu interneta vietnēs un informācijas sistēmās, gan arī iespēju parakstīt dokumentus portālā eParaksts.lv un citviet. Lietotne bez maksas pieejama viedtālruņos ar "Android" un "iOS" operētājsistēmām;
  • "eParakstsLV" ir mobilā lietotne, kas nodrošina dokumentu parakstīšanu viedierīcē ar drošu e-parakstu, kā arī jau parakstītu dokumentu pārbaudi. "eParakstsLV" bez maksas pieejams gan "Android", gan "iOS" operētājsistēmu viedtālruņiem.

Īstais formāts

Ar e-parakstu var parakstīt jebkura formāta dokumentus, turklāt iespējams izvēlēties, kurā no trim piedāvātajiem formātiem tos parakstīt, t.i., PDF (īpaši aizsargāts, nevis parasts PDF dokuments), eDoc vai ASiC-E (vienotais Eiropas Savienības (ES) standarts):

  • PDF dokumentu izvēlas, lai nodrošinātu, ka parakstītā dokumenta lasīšanai un e-paraksta pārbaudei saņēmējs izmanto standarta programmatūru, piemēram, "Adobe Reader" vai tml.;
  • eDoc formātu izvēlas, ja nepieciešams parakstīt vairāku dokumentu komplektu vai arī jāparaksta ne tikai teksta dokumenti, bet arī citu formātu datnes, piemēram, attēli;
  • AsiC-E formātu izvēlas tad, ja parakstāmais dokuments adresēts citas ES dalībvalsts iedzīvotājam vai organizācijai. Ja dokumentā nepieciešami arī citu ES valstu pārstāvju e-paraksti, viņi varēs tos pievienot.

Vērtīgs skaidrojošs komentārs, salīdzinot parakstu papīra formā un drošo e-parakstu, iekļauts Tieslietu ministrijas sagatavoto Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas vadlīniju 4.3. nodaļā "Paraksts", kurā raksturotas dažādas parakstīšanas nianses.

Drošam e-parakstam, salīdzinot ar parakstu papīra formā, ir vairākas priekšrocības, jo tas nodrošina, ka:

  • ir redzams, vai dokuments pēc tā parakstīšanas nav izmainīts, proti, vai tas ir autentisks, savukārt papīra dokumentā esošs paraksts nenodrošina pilnīgu aizsardzību pret iespējamām manipulācijām ar tā saturu;
  • var droši pieņemt, ka persona, kura dokumentu parakstījusi, ir tā pati, kurai šis paraksts pieder. Dokumenta parakstīšanu iespējams veikt tikai tad, ja personas rīcībā ir gan paraksta radīšanas rīki, proti, sertifikātu nesējs (piemēram, viedkarte), gan arī PIN kods, kas zināms tikai konkrētajai personai. Savukārt papīra dokumentā paraksts netiek pasargāts no viltošanas;
  • ir iespējams objektīvi fiksēt reālo e-dokumenta parakstīšanas brīdi – ievietojot dokumentā laika zīmogu,
    e-dokumentam pievienoti neatkarīgas trešās puses fiksēti dati par parakstīšanas laiku. Arī laika zīmoga informācija neatgriezeniski fiksēta, t.i., to nav iespējams mainīt. Savukārt papīra dokumentā nevar viennozīmīgi pārliecināties par reālo dokumenta parakstīšanas brīdi.

Viss ir iespējams

Noslēgumā secināms: praktiski jebkuru biroja darbu var veikt attālināti, pārdomāti organizējot informācijas nodošanu un gribas izpaudumu fiksēšanu. To var darīt, izmantojot gan drošo e-parakstu, gan organizācijas lietošanā esošās informācijas tehnoloģiju sistēmas, gan organizācijas darbiniekiem piešķirtās e-pasta adreses. Tas, kā tehniski nodrošināta pieeja organizācijas datiem un programmatūrai, kādas drošības prasības jāievēro u. tml., ir vadības un informācijas tehnoloģiju speciālistu kompetences jautājums.