Elektroniskie jeb e-dokumenti nu jau top un tiek izmantoti jebkurā organizācijā, tomēr dažādi ar tiem saistīti jautājumi joprojām rada neskaidrības. Viens no šādiem jautājumiem ir e-dokumentu arhivēšana un to nodošana Latvijas Nacionālajam arhīvam (LNA).

Lai izvērtētu e-dokumentu nodošanas kārtību LNA, darbības ir atšķirīgas atkarībā no institūcijas veida:

  • institūcija, kurai ir elektroniskā vadības sistēma;
  • institūcija, kurai nav elektroniskā vadības sistēma;
  • privātā organizācija.

Tomēr, tā kā pamatprasības visiem ir vienādas, aplūkosim arhivēšanas posmus, kas visiem ir līdzīgi.

Prasības elektronisko dokumentu nodošanai glabāšanai LNA paredzēts:

Kad jānodod?

LNA nododamo e-dokumentu un datu maksimālais glabāšanas termiņš institūcijas glabātavā ir pieci gadi, ja normatīvajos aktos nav noteikts citādi. Tātad prasības par pieciem gadiem attiecināmas uz institūcijām. Savukārt, ja uzņēmums ir privāta organizācija, tā e-dokumentus glabā pie sevis.

Tas nozīmē, ka institūcijām 2016.gada e-dokumenti šogad ir jānodod LNA. Nereti institūcijas maldīgi domā, ka arhīvā jānodod visi e-dokumenti, taču jānodod tikai dokumenti, kam ir arhīviska vērtība (Arhīvu likuma 8.pants).

Kā nodot?

Lai e-dokumentus nodotu LNA, institūcijai ir jāaizpilda konkrēts pieteikums vietnē Arhivi.gov.lv/lv/iestazu-portals, kā arī lietotājam pirms Vienotajā valsts arhīvu informācijas sistēmas (VVAIS) portāla lietošanas jāiesniedz saistību raksts.

VVAIS katrai institūcijai piešķīris arhīva fonda uzziņu kodu. Piemēram, Saulkrastu pilsētu domei VVAIS ir piešķirts F327 uzziņu kods. Par to katra institūcija var pārliecināties, apskatoties savu uzziņu kodu vietā Arhivi.gov.lv un sameklējot iestāžu portālā Eresursi.arhivi.gov.lv.

Lai varētu uzsākt elektronisko dokumentu nodošanu VVAIS, jābūt sagatavotai un apstiprinātai fonda uzziņu sistēmai:

  • arhīviskā apraksta shēma (MK noteikumu Nr.748 6.pielikums "Vairāklīmeņu arhīviskā apraksta shēmas paraugs");
  • arhīviskais apraksts (MK noteikumi Nr.748 5.pielikums "Vairāklīmeņu arhīviskā apraksta titullapas un fonda vai apakšfonda apraksta paraugs");
  • uzskaites saraksti.

Kad dokumentācija ir sagatavota un saskaņota ar LNA, tad e-dokumentus sagatavo nodošanai – jābūt izveidotām e-dokumentu nodošanas pakotnēm SIP jeb pakotnēm, kas paredzētas e-dokumentu transportēšanai no iestādes uz arhīvu.

Kā arhivēt?

Tādējādi secināms, ka, lai nododu elektroniskos dokumentus LNA, to sagatavošana un saskaņošana ir tieši tāda pati kā papīra dokumentiem:

  • veido vairāklīmeņu arhīvisko aprakstu;
  • veido uzskaites sarakstu;

E-dokumentu nodošana LNA notiek šādā kārtībā:

  • institūcija sagatavo uzskaites sarakstu izklājlapā (.exe failā) un sūta to institūcijas uzraugošajam ekspertam LNA;
  • LNA saņem uzskaites sarakstu un importē VVAIS;
  • LNA pārbauda uzskaites sarakstu un paziņo institūcijai, vai jāveic kādi precizējumi;
  • institūcija veic precizējumus uzskaites sarakstā un iesniedz LNA;
  • LNA pārbauda uzskaites sarakstu un to apstiprina.

Tādējādiinstitūciju pārstāvjiem, ja tiem ir e-dokumenti par 2015. un 2016.gadu ieteicams sazināties ar savu LNA uzraugošo ekspertu. Savukārt privātās organizācijas pārstāvji e-dokumentus ar arhīvisko vērtību ievieto atsevišķā dokumentu krātuvē (izveidojot mapi "Arhīvs") un glabā tiem paredzēto laiku.