Elektroniskais dokuments jāsagatavo tieši tāpat kā papīra dokuments un jāievēro normatīvie akti, kas nosaka papīra un elektroniskā dokumenta sagatavošanu. Tas top datordrukā, izmantojot tam paredzētās lietojumprogrammas. Viena no populārākajām lietojumprogrammām ir “Word”. Elektronisko dokumentu var sagatavot jebkurš, kas sagatavo papīra dokumentu (lietvedis, sekretāre, grāmatvedis, organizācijas vadītājs u. c.), bet paraksta – paraksttiesīgā persona. Kas vēl jāzina par elektronisko dokumentu sagatavošanu un parakstīšanu?

Drošs elektroniskais paraksts

Parakstot dokumentu, ir jāizvēlas “eParaksta” rīks. Pieejamie “eParaksta” rīki ir:

• “eID karte”, ko izsniedz Pilsonības un migrācijas lietu pārvalde;
• mobilā lietotne “eParaksts mobile”, kuru nodrošina Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs.

Katrs var izvēlēties sev ērtāko parakstīšanas rīku. Lai lietotu “eID karti', papildus būs jāiegādājas ID karšu lasītājs. To varbūt var uzskatīt par trūkumu, jo ne jau vienmēr līdzi būs karšu lasītājs. Bet jaunākajos datoru moduļos ir jau iestrādāts karšu lasītājs, tātad atsevišķi vairs neko nevajag iegādāties. Savukārt neko papildus iegādāties nevajag, ja izvēlas “eParaksts mobile”, tikai tālrunī lejupjāielādē mobilā lietotne. Savukārt “eParaksts mobile” trūkums jeb risks var būt, ja tālrunis izlādēsies. Ja vēlas, var iegādāties gan “eID karte”, gan “eParaksts mobile”. “eParakstu” var iegūt no 14 gadu vecuma.

Kad dokuments datordrukā ir uzrakstīts, parakstot ir jāizvēlas tā formāts –  eDoc, PDF vai ASiC-E.

Ja dokuments būs .doc formātā, PDF parakstīšana netiks piedāvāta. Ja būs izvēlēts PDF formāts, varēs izmantot jebkuru paraksta formātu, tad nav obligāti jāizvēlas PDF, var ņemt arī eDOC formātu. No dokumenta juridiskā viedokļa nav atšķirības.

Pie paraksta pārbaudes vietnē eParaksts.lv būs redzams paraksts, ja PDF būs parakstīts gan PDF, gan eDOC formātā. Ja datorā ir instalēta programma “eParaksts”, nav obligāti jāveic dokumenta pārbaude vietnē eParaksts.lv, to var atvērt datorā. Vienīgi, izmantojot PDF parakstīšanas rīku, parakstu var redzēt dokumenta augšējā malā ar uzrakstu Signature Panel.

Uzspiežot uz šo parakstīšanas pogu, kreisajā pusē varēs redzēt, kurš ir parakstījis dokumentu.

Ja PDF dokuments tiek parakstīts datora programmā “eParaksts” (nevis vietnē eParaksts.lv), iespējams, zaļās atzīmes vietā parādīsies dzeltena jautājuma zīme, –satraukumam nav pamata, jo šis e-paraksts ir derīgs.

Var atstāt, kā ir, – ar dzelteno jautājuma zīmi, bet var arī veikt paraksta validēšanu. Kā to izdarīt?

Vispirms jāsaglabā “EME-trustlist.zip” fails datora cietajā diskā  un  jāatarhivē  tas,  piemēram,  “Downloads”  mapē lejupielādējot failu. Tad jāatver lietojumprogramma “Acrobat Reader DC” un rīku joslā jāizvēlas “Edit”->“Preferences”.

Kad atvērsies “Preferences” logs, sadaļā “Categories” jāizvēlas “Security” un sadaļā “Security Settings” jānospiež poga “Import”. Tādā gadījumā vienmēr būs zaļā atzīme.

E-dokumenta koplietošana

 Dokumentu koplietošana nodrošina iespēju vairākiem portāla lietotājiem parakstīt vienu koplietoto dokumentu. Piemēram, izsūtot vairākiem adresātiem parakstāmo dokumentu, to visi var parakstīt vienlaikus un nevajadzēs veikt liekas darbības, pārsūtot katram dalībniekam parakstāmo dokumentu (piemēram, aktu, protokolu u. tml.).

Koplietot var:

• parakstot dokumentu un tad koplietot (ja pašam jāparaksta dokuments);
• autentificējoties eParaksts.lv mājaslapā, izvēlas parakstāmo dokumentu un tad koplieto (ja pats nav parakstītājs, bet tikai dokumenta sagatavotājs).

Koplietot dokumentu var divējādi – personalizēti un nepersonalizēti (koplietošanas saites nosūtīšana uz e-pastu).

Iesakām izvēlēties nepersonalizēto koplietošanu, jo tad vajadzēs zināt tikai e-pastu, bet personalizētā koplietošanā vajadzēs zināt arī konkrētus personas datus (piemēram, personas kodu). Dokumenta koplietošanas iespēja ir divos veidos:

• kad dokuments parakstīts, tad tiks piedāvāta iespēja ‘’Koplietot’’. Pēc šīs izvēles pirmo piedāvās personalizēto, bet ieteikums būtu izvēlēties ‘’ Sūtīt kopīgojamo saiti’’. Tur būs jāieraksta e-pasti un ‘’nosūtīt’’;
• otra iespēja, ja esat dokumenta sagatavotājs, bet parakstīt nevajag. Tad eParaksts.lv vietnē jāautenficējas ar savu elektronisko parakstu, un kad tiek izvēlēts fails, tad tiks piedāvāta iespēja ‘’Koplietot’’.

Koplietojot dokumentu, tiek norādīts/i e-pasts/i, un adresāti saņem ziņojumu no eParaksts.lv, ka konkrētais cilvēks ar viņu koplietojis dokumentu. Kad iesaistītās personas ir parakstījušas dokumentu, visi saņem e-pastā ziņojumu, ka dokuments ir parakstīts un kur tas ir atrodams.    

Vairāku e-dokumentu parakstīšana ar vienu parakstu

Vairākus elektroniskos dokumentus var parakstīt ar vienu parakstu, bet tad ir jāzina, ka:

• dokumenti tiks parakstīti kā viena dokumentu kopa (pielikumi u. c.), kuriem kā atsevišķam dokumentam nebūs juridiskā spēka, bet tikai kopā esot;
• dokumenti tiks parakstīti ar vienu parakstu, bet paraksts būs uz katra dokumenta atsevišķi. Šī opcija vairāk tiek izmantota, ja dienā ir jāparaksta vairāki dokumenti ar elektronisko parakstu (piemēram, pavadzīmes, līgumi, vienošanās, rīkojumi, izziņas utt.). Atsevišķi parakstītie dokumenti tiek arhivēti. Šīs iespējas ir gan ar “eID karti”, gan “eMobile”.

Vairāku dokumentu parakstīšana ar vienu parakstu iespējama ir, kad pie parakstīšanas izvēlas vairāk kā vienu dokumentu. Tajā brīdi, kad tiek pievienots otrs dokuments, tiks piedāvāta iespēja ‘’Parakstīt’’ atsevišķi. Var pievienot kaut simtiem dokumentu, bet parakstīt ar vienu elektronisko parakstu, un katram dokumentam būs atsevišķs elektroniskais paraksts. Šī iespēja ir gan izmantojot "eMobile", gan arī ar ID karti.

E-dokumentu aprite un izmantošana ārpus Latvijas

Gandrīz katrā valstī ir savs “iekšējais” elektronisko parakstu dokumentu formāts, citām pat vairāki, kā arī atšķiras vietnes, kurās var pārbaudīt šos dokumentus.

Piemēram, Latvijā ir eDoc, Igaunijā – BDoc, bet Lietuvā – ADoc.

Tādēļ, ja elektroniskais dokuments būtu jāparaksta Lietuvas partnerim no vienas puses un Latvijas partnerim no otras, būtu jālieto vienotais Eiropas Savienības (ES) elektroniski parakstīto dokumentu formāts ASiC-E vai PDF. ASiC-E izvēlas, kad tiek pievienots dokuments un zem dokumenta formāta ir izvēlne. Tie ir plaši pazīstami formāti visā ES, un partneri arī citviet spēs tos parakstīt un pārbaudīt.

Sūtot elektroniski parakstītu dokumentu, labais tonis paredz arī adresātam nosūtīt saiti uz vietni, kurā viņš var pārbaudīt parakstīto dokumentu. Latvijā ikviens var pārbaudīt dokumentus portālā eParaksts.lv.

Tāpēc, ja vismaz viens e-dokumenta parakstītājs to paraksta ar ārvalstīs izsniegtu e-parakstu, visi dokumenta parakstītāji to paraksta ASiC-E formātā vai vienojas par citu parakstīšanas rīku.

Ja otras puses parakstītājs nav no ES valsts, jau iepriekš vajag vienoties par abām pusēm ērtāko un pieejamāko parakstīšanas rīku. Tas varētu būt kāds komerciāls e-paraksta rīks.

Kad dokuments parakstīts ar drošo elektronisko parakstu, tajā nav obligāti (pat lieki) jāraksta: “Šis dokuments ir parakstīts ar drošu elektronisko parakstu un satur laika zīmogu.” Šādu teikumu bieži vien var redzēt institūciju veidotajos dokumentos, bet tam nav juridiskā pamatojuma, jo drošais elektroniskais paraksts ir redzams un tam nevajag atsevišķu apliecinājumu. Neviens nevar paskaidrot, no kurienes ir radies šis teikums, bet nevienā normatīvajā aktā tas nav norādīts ne kā obligāta, ne kā ieteicama prasība.

Ja viena parakstītāja puse dokumentu paraksta ar elektronisko parakstu, tad arī otrai pusei ir tāds pats pienākums. Kāpēc? Vienmēr ir jādomā par dokumenta juridisko spēku un tā tālāko dzīvi – kā šis dokuments tiks nodots arhīvā.

Ja tas ir iekšējais dokuments, piemēram, rīkojums, un vadītājs to paraksta kā e-dokumentu, darbiniekam nav vietas, kur uzlikt dienesta atzīmi "iepazinos"/"lasīju". Šī dienesta atzīme nav obligāta, bet, ja tomēr organizācija vēlas, lai darbinieks apstiprina dokumenta izlasīšanu, to var darīt e-pastā vai veidojot atsevišķu reģistrācijas žurnālu.