Kā zināms, kopš 2023.gada 1.janvāra visiem uzņēmumiem un iestādēm e-adrese ir obligāta. Pērn, kad tika veikti grozījumi Ministru kabineta (MK) noteikumos Nr.154 “Piemērojamais elektroniskā rēķina standarts un tā pamatelementu izmantošanas specifikācija un aprites kārtība”, valsts iestādēm adresēti e-rēķini obligāti jāsūta uz e-adresi. Šķiet diezgan vienkārši, bet patiesībā jaunie noteikumi radījuši zināmu apjukumu tieši saistībā ar rēķiniem un e-rēķiniem.

Vai rēķini jāsūta uz e-adresi?

Par e-rēķiniem runāts jau ir daudz un, šķiet, ka skaidrībai jābūt – zinām, ko nozīmē e-rēķins un ka rēķins PDF formātā nav e-rēķins. MK noteikumu grozījumos paredzēts, ka pasūtītājs, sabiedrisko pakalpojumu sniedzējs, kā arī publiskais partneris vai tā pārstāvis, kas ir tiešās pārvaldes iestāde, kā elektronisko rēķinu piegādes kanālu izmanto oficiālo elektronisko adresi. Grozījumu mērķis – lai, tieši sūtot e-rēķinu valsts iestādēm, tas tiktu sūtīts uz e-adresi. Tā kā e-rēķins Latvijā būs obligāts 2025.gadā, tad šobrīd ir pārejas periods, kurā iespējams pakāpeniski pāriet uz tā izmantošanu. Kamēr piegādātājs vēl nav pilnībā ieviesis iespēju sūtīt e-rēķinu, tikmēr rēķinu klientam (valsts iestādēm) nosūta līgumā noteiktajā formātā un kanālā.

Valsts iestādes, visticamāk, aicinās visus piegādātājus maksimāli ātri sākt izmantot e-rēķinus, jo tas sniegs efektivitāti valsts iestādes pusē rēķinu apstrādē un ieviesīs šādus nosacījumus arī jaunajos sadarbības līgumos. Protams, uzreiz visi uzņēmumi nevar nodrošināt šādu rēķinu ģenerēšanu un nosūtīšanu, tāpēc pārejas periods paredzēts šādu risinājumu meklēšanai. Tajā pašā laikā gan valsts iestādes, gan e-rēķinu operatori jau ir radījuši rīkus, lai maziem un daļai vidēju uzņēmumu būtu iespēja sākt sūtīt arī e-rēķinu.

Paralēli visiem jautājumiem saistībā ar e-rēķiniem, no šī gada sākuma visiem uzņēmumiem e-adrese ir obligāta un komunikācija ar valsts iestādēm turpmāk jāveic, izmantojot to. Šāds solis ir saprotams un noteikti palīdzēs procesu digitalizācijai valsts līmenī, bet tajā pašā laikā nav skaidri minēts, ka rēķinu iesniegšana valsts iestādēm arī ir uztverama kā standarta komunikācija. Protams, interpretācijas iespējas ir un šī jautājuma traktēšana tiek atstāta katras iestādes ieskatos.

Visloģiskāk būtu meklēt iespējas un jau tagad atrast laiku, lai mainītu procesus savā iestādē vai uzņēmumā un sagatavotos obligātajai e-rēķinu ieviešanai laicīgi. Ja iestāde vai uzņēmums izlems jautājumu atrisināt, ieguldot minimālu piepūli un resursus, tad, visticamāk, šim procesam nāksies pieķerties atkārtoti un veltīt laiku un naudu, jo sākotnēji nebūs sasniegts vajadzīgais rezultāts visās iesaistītajās pusēs. Papildu aspekts, kas jāmin, šīs izmaiņas prasīs diezgan būtisku informācijas tehnoloģiju resursu noslodzi (līdzīgi kā bija ar eiro ieviešanu 2014.gadā), un nebūtu prātīgi izmaiņu ieviešanu atlikt uz 2024.gada beigām.

Nodalītie lietvedības un grāmatvedības procesi

Kas tad ir noticis šobrīd? Ja iepazīstāmies ar informāciju par e-adresi, ir aprakstīts, kā strādā e-adrese, ka vienu e-adreses pieslēgumu var apkalpot tikai viena sistēma, ka e-adresē, veidojot pieslēgumus, jānorāda, kāda veida ziņojumi tiks apstrādāti. Pēc šīs informācijas iestādes atkarībā no saviem iekšējiem procesiem saprot, vai e-rēķinus vēlas saņemt noklusējuma e-adresē un aktivizēt tajā iespēju pieņemt arī e-rēķinus vai arī tiem veidot speciālu apakšadreses pieslēgumu, kurā pieņem tikai e-rēķinus. Šis viss ir vajadzīgs brīdī, ja lietvedības process ir organizēts atsevišķi no grāmatvedības procesa un lietvedības un grāmatvedības sistēmas savstarpēji nav integrētas, jo, kā minēju, katru e-adreses pieslēgumu var apkalpot tikai viena sistēma. Uzreiz noteikti ir jautājums, kā vispār iespējams, ka rēķins nenonāk lietvedībā? Jā, tas ir iespējams, un likumā noteikts, ka rēķins nav lietvedības dokuments, tādēļ šos procesus var pilnībā organizēt nodalīti.

Kādēļ šos procesus nodalīt? Sistēmas, kas ir paredzētas rēķinu saskaņošanai, šajā procesā rada daudz lielāku pievienoto vērtību, jo rēķins ne tikai tiek saskaņots, bet tiek pievienota arī grāmatošanas un izmaksu dalīšanas informācija par nepieciešamajiem izmaksu posteņiem, kas grāmatvedim atvieglo darbu katra rēķina apstrādes laikā un samazina manuāli vadāmās informācijas apjomu. Viedokļi var dalīties, taču, sakārtojot un atdalot šos procesus, parasti redzam būtiskus efektivitātes uzlabojumus.

Problēmsituācijas ar rēķinu un e-rēķinu nosūtīšanu

Atgriežoties pie rēķinu iesūtīšanas e-adresē – ko katrā pieslēgumā var pieņemt un apstrādāt, kas ir komunikācija, un vai rēķina sūtīšana arī ir komunikācija? Šobrīd ir konstatētas šādas situācijas:

• PDF rēķinu sūtīšana uz e-adresi – ja tas tiek darīts uz noklusējuma e-adresi, tad galvenokārt tas nav nekas slikts un neko traucējošu var arī neradīt, ja saņēmējs rēķinu apstrādes procesus jau līdz šim ir organizējis lietvedības sistēmā. Ja nē, tad mazākā neērtība var būt tāda, ka kādu automātiski apstrādājamu rēķinu saņemšanas kanālu, kas darbojās līdz šim, esam atkal palīdzējuši izveidot par manuālas apstrādes kanālu. Kopumā šis var papildus radīt daudz manuālo darbību;
• e-rēķinu sūtīšana uz e-adreses pieslēgumu, kam nav aktivizēta iespēja apstrādāt e-adreses ziņojumus, kas noformēti kā e-rēķins. Šādos gadījumos saņēmējs rēķinu nesaņems. E-adrese, protams, ziņos, ka ir kļūda, bet, vai izmantotajam e-rēķinu sūtīšanas risinājumam ir iebūvēta kļūdu apstrāde, kas parāda, ka rēķins nav piegādāts? Cerams, jo pretējā gadījumā netiks saņemta informācija, ka rēķins nav piegādāts, un naudu par konkrēto rēķinu vai rēķiniem varēs saņemt krietni vēlāk – kad viss būs noskaidrojies;
• tiek mēģināts nosūtīt PDF uz e-adresi, kas paredzēta tikai e-rēķinu pieņemšanai. Ir vairākas iestādes, kas likumus lasa rūpīgi un pilnībā pārzina savus iekšējos procesus, tādēļ pēc labākās prakses e-rēķiniem ir uztaisījušas speciālu e-adreses apakšadreses pieslēgumu, kas pieņem tikai e-rēķinus un savus piegādātājus aicina iesniegt e-rēķinu uz šo konkrēto pieslēgumu. Ja kāds ievēro svarīgākos terminus, kas ir e-rēķins un uz kuru pieslēgumu tas jānosūta, tad šis jau ir veiksmīgs un efektīvs process, jo viss var darboties automātiski, bet, ja cenšas parastu PDF rēķinu (kā zināms, PDF nav e-rēķins) iesūtīt šajā konkrētajā apakšadreses pieslēgumā, kurš paredzēts tikai e-rēķiniem, tad atkal viss ir neveiksmīgi un e-adrese par to ziņos. Cerams, ka sūtītāja sistēma apstrādā šos kļūdu paziņojumus, jo praksē jau ir novēroti pirmie gadījumi, kur kļūdu paziņojumi netika apstrādāti un rēķins nekur netika piegādāts.

Šie visi piemēri nav izdomāti teorētiski scenāriji, bet reāli gadījumi no ikdienas un sarunām ar valsts iestādēm un uzņēmumiem par pirmā mēneša pieredzi (kopš e-adrese ir obligāta visiem uzņēmumiem un pagājušā gadā tika mainīti MK noteikumi Nr.154), komunikācijas jēdziena interpretāciju (kā vēlamies) un neiedziļināšanos visās procesu detaļās, tostarp e-adreses darbībā.

Kāds risinājums?

Iespējams, šis viss izklausās sarežģīti un nesaprotami, bet labā ziņa, ka Latvijā ir rīki un risinājumi, lai viss būtu viegli. Kā jau minēju, tad maziem un daļai vidēju uzņēmumu, kas līdz šim rēķinu sūtīšanai neizmantoja kādu speciālu rīku vai grāmatvedības programmu, ir pieejami portāli e-rēķinu sūtīšanai. Ja e-rēķinu vajag sūtīt uz e-adresi, to var darīt, izmantojot Latvija.lv vai arī kādu no e-rēķinu operatoru portāliem, piemēram, "Banqup", kas nodrošina iespēju sūtīt e-rēķinu ne tikai uz e-adresi, bet arī pa tiešo uz integrētajām grāmatvedības programmām.

Protams, nav aizmirsts arī par lielajiem uzņēmumiem un katrs e-rēķinu operators saviem klientiem, kas izmanto rēķinu sūtīšanas risinājumus, nodrošina iespēju piegādāt rēķinu noteiktajā kanālā un formātā atbilstoši likumu prasībām. Piemēram, klientam, kas izmanto "Unifiedpost" rēķinu sūtīšanas risinājumus, nav jādomā, kā izpildīt jaunās prasības. Klienti uzņēmumam nodod izsūtāmo rēķinu informāciju, kas tiek piegādāta, kur un kā vajadzīgs atbilstoši likumā noteiktiem nosacījumiem un terminoloģijai, kas ir rēķins papīra vai PDF formātā un kas ir e-rēķins Latvijas e-rēķinu standartā.

Visās izmaiņās jāiedziļinās un jāveic tās vienu reizi, bet kārtīgi un atbilstoši visām prasībām, nevis vispārīgi un vairākas reizes. Tāpat vienmēr jāpakonsultējas ar vairākiem speciālistiem, nepaļaujoties tikai uz vienas puses viedokli, jo var būt situācija, ka šai pusei izdevīgāk ir, ka neveicat izmaiņas vienu reizi, bet vairākas vai arī izmantojat tikai vienu sistēmu, ko nodrošina šī puse, nevis vairāku sistēmu kopumu, kas sniedz maksimālās efektivitātes un digitalizācijas iespējas.