Lai gan oficiālā e-adrese jau no 1.janvāra kļūs par elektronisko saziņas rīku ikviena uzņēmuma ikdienā, joprojām ir neskaidri jautājumi, ar kuriem redakcijā vēršas mūsu lasītāji. Palīdzēt rast atbildes uz tiem aicinājām mūsu ekspertus.
Oficiālās elektroniskās adreses likums nosaka, ka oficiālā e-adrese ir primārais saziņas veids tiesību subjektiem, kuriem tās izmantošana ir obligāta. 2018.gada vidū to sāka lietot valsts un pašvaldību iestādes, bet no 2023.gada 1.janvāra tā būs obligāta visiem uzņēmumiem.
Oficiālā e-adrese ir bezmaksas rīks, kas ļauj droši, ātri un ērti valsts un pašvaldību iestādēm sazināties ar uzņēmumiem un otrādi. Izmantojot oficiālo e-adresi, var nodot iesniegumus (tostarp sūdzības vai apstrīdēšanas dokumentus), pieteikt pakalpojumus, sniegt informāciju pēc pieprasījuma, nosūtīt jebkurus saimnieciskās darbības dokumentus (rēķinus, līgumus u.c.). Tātad var sūtīt jebkura veida dokumentus, ja vien kādā no speciālajiem normatīvajiem aktiem nav skaidri noteikts ierobežojums.
Tomēr e-adrese nav izmantojama saziņā, kad uzņēmums sūta informāciju fiziskai personai, fiziska persona – uzņēmumam, divi vai vairāki uzņēmumi sazinās savā starpā.
Meklējam atbildes!
Ja mainās uzņēmuma vadītājs, vai ir jāveido jauna e-adrese un ko darīt ar iepriekšējo?
Jāturpina lietot esošā e-adrese. Kad uzņēmumam mainās paraksttiesīgā persona, tad par šo faktu sniedz ziņas Uzņēmuma reģistram (UR). Ja jaunais vadītājs nav UR reģistrēta pārstāvēttiesīga persona, viņu var pilnvarot piekļuvei e-adresei e-pakalpojumā “Pilnvarojums veikt darbības elektroniskā vidē juridiskas personas vārdā”. E-adreses aktivizācijas brīdī var norādīt e-pasta adresi, uz kuru tiks nosūtīti paziņojumi par jauniem e-adreses ziņojumiem. E-pasta adresi, uz kuru tiks sūtīts paziņojums, var norādīt vai nomainīt arī vēlāk tīmekļvietnē Latvija.lv.
Ja uzņēmumā ir četras paraksttiesīgas personas, kurām katrai ir 25%, tad, reģistrējot e-adresi Latvija.lv, to var darīt tikai viens no paraksttiesīgajiem vai nepieciešamas darbības no katras personas?
E-adresi Latvija.lv var aktivizēt vienpersoniski jebkura no UR reģistrētajām pārstāvēt tiesīgajām personām neatkarīgi no tā, vai tiesības ir pārstāvēt atsevišķi vai kopā. To aktivizē viena UR reģistrētā pārstāvēttiesīgā persona, taču to izmantot var visas UR reģistrētās pārstvēttiesīgās personas, kas aktivizētai e-adresei pieslēdzas kā juridiskas personas. Turklāt pēc aktivizācijas piekļuvei iespējams pilnvarot jebkuru fizisku personu, izmantojot e-pakalpojumu Latvija.lv.
__________________________________________________________________________
E-parakstu izveido fiziska persona, un ar to paraksta gan savus fiziskās personas dokumentus, gan dokumentus kā juridiska persona
__________________________________________________________________________
Vai valdes loceklim ir jāizveido e-paraksts kā juridiskajai personai, lai varētu izveidot e-adresi? Vai arī e-adresi var izveidot ar savu privāto e-parakstu?
E-parakstu izveido fiziska persona, un ar to paraksta gan savus fiziskās personas dokumentus, gan dokumentus kā juridiska persona. Atšķirība ir tā, ka juridiskās personas dokumentā būs norādīts arī amats un dokumenta teksts būs ar organizācijas rekvizītiem.
Jāpiebilst, ja valdes loceklis ar savu privāto e-parakstu izveidos e-adresi, tad viņš arī strādās ar to, jo ziņojumus saņems tikai viņš. Var arī būt tā, ka ziņojumu saņem valdes loceklis, bet sekretāre kā pilnvarotā persona portālā Latvija.lv var piekļūt un iepazīties ar nepieciešamo informāciju.
Vai valsts iestāde no šī gada drīkst pieņemt no juridiskajām un fiziskajām personām elektroniskās vēstules un rēķinus tikai no e-adreses?
Normatīvajos aktos nav noteikts, ka juridiskām un fiziskām personām e-parakstītas vēstules jāsūta, izmantojot oficiālo e-adresi. Jo sevišķi tāpēc, ka fiziskām personām e-adrese nav obligāta.
Vai iesūtītie dokumenti pilnvarotai personai automātiski parādās šīs personas darba e-pastā, vai arī regulāri ir jāpārbauda sistēma?
Kad organizācijas paraksttiesīgā persona izveido e-adresi, tad kā saziņas līdzekli norāda organizācijas e-pastu. Tiklīdz e-adresē ir saņemta vēstule, tad automātiski uz organizācijas e-pastu nonāk ziņa, ka e-adresē ir ziņojums. Pilnvarotā persona (piemēram, lietvede) uz organizācijas e-pastu saņem ziņu, ka e-adresē ir vēstule un portāla Latvija.lv sadaļā “Pilnvarotais” ar savu elektronisko parakstu autentificējas, lai izlasītu ziņojumu.
Kā elektroniskos dokumentus var saglabāt/izprintēt tā, lai var redzēt informāciju, kas/kad ir parakstījis šo dokumentu?
Saglabājot elektronisko dokumentu, to var redzēt ar paplašinājumu “edoc” (ja parakstīts kā “edoc”), bet ja parakstīts “PDF” formātā, tad to var redzēt tikai, atverot failu vai pārbaudot portāla Eparaksts.lv.
Kad e-dokuments tiek saglabāts, ieteikums būtu tiem veidot savu mapi ar nosaukumu “elektroniskie dokumenti” vai kā citādi. Izdrukājot gan nevar redzēt elektronisko parakstu, tad var uzrakstīt “Dokuments parakstīts ar elektronisko parakstu Datums un satur laika zīmogu.”
Atbildes tapušas sadarbībā Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministriju.
