PDF formāts datorlietotājiem ir pazīstams jau kopš laika, kad birojos masveidā sāka izmantot datorus. Šis formāts bija un ir ērts un samērā plaši izmantots, jo ir vienkāršs. Taču brīdī, kad mūsu dzīvē ne vien ienāca drošais e-paraksts, bet arī parādījās iespēja to izmantot dokumentu parakstīšanai ne vien eDoc, bet arī ASiC-E un PDF formātā, daudziem radās jautājumi, kas ir kas. Vai tas ir viens un tas pats PDF formāts vai dažādi, un kā ar drošību?

Īsumā skaidrojot, par “drošo” PDF saucam dokumentu, kas parakstīts ar Latvijas drošo e-parakstu, kamēr “parastais” PDF ir jebkurš PDF formātā sagatavots dokuments. Arī tiem var būt dažādi aizsardzības līmeņi, taču tie netiek pielīdzināti dokumentiem ar drošo e-parakstu. Bet turpinājumā – plašāks skaidrojums un ieteikumi saistībā ar PDF formāta dokumentiem – gan par parastajiem, gan drošajiem.

Kas ir PDF?

Teju ikvienam zināmais PDF (portable document format) ir datnes formāts, ko 1992.gadā izveidojusi Amerikas Savienoto Valstu kompānija “Adobe Systems”, nodrošinot, ka dokumenti var tikt skatīti un drukāti tādā pašā izskatā, kā tos noformējis un saglabājis izstrādātājs, neatkarīgi no operētājsistēmas, lietojumprogrammām vai citiem datora uzstādījumiem, ko datnes saņēmējs vai izmantotājs lieto datnes skatīšanai vai drukāšanai.

Būtībā PDF ir dokumenta jeb cita veida informācijas fotogrāfija – saglabājot to PDF formātā, tiek fiksēta gan dokumentā esošā informācija, gan tās noformējums, un tas nevar sabrukt, tikt nejauši sabojāts vai pārveidots, atverot dokumentu.

PDF formāts tiek attīstīts visu laiku.  Tas ir atvērtais standarts, ko uztur Starptautiskā standartizācijas organizācija (ISO). Tas nozīmē, ka arī parasta PDF datne atbilst ISO 32000 standartiem elektroniskai dokumentu apmaiņai, tostarp īpašiem standartiem, piemēram:

• PDF/A – arhivēšanai;
• PDF/E – inženierijai;
• PDF/X – drukāšanai.

Ir iespējams izveidot PDF datnes tā, lai tās atbilstu vairākiem pieejamības standartiem, padarot dokumenta saturu ērtāk lietojamu cilvēkiem ar dažāda veida īpašām vajadzībām.

Mūsdienīgos PDF dokumentos var būt ne vien teksts un/vai attēli vai cita grafiskā informācija, bet arī saites un pogas, veidlapu lauki, audio, video un citas specifiskas iespējas.

Parastais PDF un tā izveide

PDF datnes saglabā visus dokumenta elementus, tostarp tekstu, attēlus, grafikas, tabulas un formatējumu. Šīs īpašības padara PDF par ļoti noderīgu formātu, kas tiek plaši izmantots dažādos jomās, piemēram, dokumentu apmaiņā, e-grāmatu publicēšanā, veidlapu izveidē un izplatīšanā, kā arī daudzās citās situācijās.

PDF dokumentu var izveidot dažādos veidos, biežāk izmantotie ir šādi:

• izveidojot dokumentu no sākuma. Lai izveidotu PDF dokumentu, var izmantot programmas, kas paredzētas tieši PDF datņu veidošanai, piemēram, “Adobe Acrobat”, “Foxit PhantomPDF” vai “Nitro PDF”. Taču arī daudzas citas programmas, piemēram, “Microsoft Word” un “Google Docs”, ļauj saglabāt izveidoto dokumentu kā PDF;
• konvertējot esošu datni. Ir iespējams jau esošu datni, piemēram, “Word” dokumentu, konvertēt uz PDF formātu. Lai to izdarītu, var izmantot bezmaksas tiešsaistes konvertētājus, piemēram, “SmallPDF” vai “iLovePDF”, vai lietotnes, piemēram, “Adobe Acrobat Reader DC”;
• drukājot uz PDF. Daudzas lietojumprogrammas kā drukāšanas ierīci ļauj izvēlēties PDF printeri, kas faktiski saglabā izvēlēto datni kā PDF. Šī opcija ir pieejama gan datoros ar “Windows”, gan “Mac” operētājsistēmu.

PDF dokumentu apvienošana

Šī ir ļoti ērta funkcija, jo droši vien katram ir gadījies, ka e-pasta vēstulei ir pievienoti vairāki pielikumi un neuzmanības dēļ kāds no tiem netiek pamanīts un atvērts. Šādās situācijās noderīga būtu bijusi vienas apvienotas datnes izveidošana. Kā to paveikt? Vispirms, protams, visas nepieciešamās datnes jāpārveido PDF formātā, pēc tam var izmantot dažādas programmas, tostarp bezmaksas tiešsaistes rīkus vai specializētas programmas. Var izmantot:

• bezmaksas tiešsaistes rīkus. To ir daudz, piemēram, “SmallPDF”, “iLovePDF” vai “PDF Merge”, kas ļauj viegli apvienot vairākas PDF datnes vienā. Lai to izdarītu, nepieciešams augšupielādēt PDF datnes secībā, kādā nepieciešams tās apvienot, un nospiest merge PDF Pēc tam atliek vien lejupielādēt un saglabāt jaunizveidoto datni;
• specializētās programmas. Ja bieži jāveic PDF datņu apvienošana, var būt vērts iegādāties programmu, kas paredzēta PDF datņu rediģēšanai, piemēram, “Adobe Acrobat” vai “Nitro PDF”. Šīs programmas ļauj vienkārši augšupielādēt vairākas PDF datnes, lai tās apvienotu. Kad visas nepieciešamās datnes ielādētas, var ērti un viegli pārkārtot to secību un saglabāt jauno PDF datni.

Apvienojot vairākus PDF dokumentus, jāatceras, ka datņu izmēri  un noformējums var atšķirties. Var būt situācijas, kad datņu noformējums ir jāpielāgo, ja vēlas, lai apvienotā datne būtu vienotā stilā. Arī šajā gadījumā var noderēt programmas, kas ļauj rediģēt PDF datnes, piemēram, “Adobe Acrobat”.

Vai PDF dokuments ir drošs?

PDF datnes parasti satur pamata aizsardzību, kas neatļauj to saturu rediģēt, tāpēc, ja nepieciešams rediģēt PDF datni vai aizpildīt kādu PDF formātā izveidotu veidlapu, var būt nepieciešama speciāla programmatūra, piemēram, “Adobe Acrobat Pro”.

_______________________________________________________________________

Ieteikums ir veidot dokumentus tādā formātā, kādā nepieciešams, taču, pirms tos nosūtīt citiem, pārveidot tos par parastajiem PDF, lai tos bez sarežģījumiem var atvērt ikviens

_______________________________________________________________________

Arī parastajiem PDF dokumentiem ir pieejama dažāda līmeņa aizsardzība. Nereti šāda dokumenta saņēmējam, lai to atvērtu, ir jāievada parole vai kas līdzīgs – šīs prasības nosaka/uzstāda dokumenta izveidotājs. Latvijā šo iespēju samērā plaši izmanto medicīniskajai informācijai, analīžu rezultātiem u.tml. Taču jāatceras, ka tas nekādā gadījumā nav drošs elektroniskais paraksts.

Drošai elektronisko dokumentu parakstīšanai Latvijā ieteicams izmantot bezmaksas drošo e-parakstu. Taču ja ir sadarbības partneri citās valstīs (jo sevišķi – ārpus Eiropas Savienības (ES)), var izmantot dažādus komerciālos risinājumus. Starp tiem ir arī kompānijas “Adobe” piedāvātais “Acrobat” e-paraksta risinājums PDF formātā, kurā tiek izmantota “Acrobat Sign” tehnoloģija. Tā nodrošina, ka parakstītāji nevar mainīt dokumentu pēc parakstu pievienošanas, aizsargājot parakstītos dokumentus no manipulācijām. Tiek piedāvāta arī iespēja izsekot un pārvaldīt visus parakstīšanas pieprasījumus, tā izveidojot vērtīgu audita izsekojamību ar laika zīmogiem.

PDF formātā ir pieejami dažādi aizsardzības pasākumi jeb drošības ierobežojumi, kas palīdz novērst datu noplūšanu un neautorizētu piekļuvi. Šāda veida PDF datnēs var būt ierobežotas funkcijas, piemēram, iespēja drukāt, koriģēt vai kopēt saturu. PDF datnēm var būt vairāki drošības līmeņi, kas var ietvert šādas funkcijas:

• paroles aizsardzību – PDF datne ir aizsargāta ar paroli, lai tikai autorizētie lietotāji var to atvērt;
• drukas ierobežojumus – datnes saturu var drukāt tikai autorizēti lietotāji;
• kopēšanas ierobežojumus – datnes saturu var kopēt tikai autorizēti lietotāji;
• ierobežojumus pārvietošanai un izmantošanai – datni var atvērt tikai noteiktās ierīcēs un lietot tikai noteiktām vajadzībām;

Papildus minētajam PDF datnēm var būt arī citi ierobežojumi atkarībā no to mērķa un satura, kā arī no tā, kas to izveidojis. Šādi ierobežojumi palīdz uzlabot datu drošību un novērst to noplūšanu.

PDF – mūsdienu “datorpieklājība”

Atkarībā no cilvēka vai organizācijas ieradumiem, ērtības un pieejamās programmatūras gan teksta, gan citi dokumenti var tikt veidoti, izmantojot visdažādākās maksas vai bezmaksas programmatūras, kuru piedāvājums joprojām paplašinās – kompāniju “Microsoft”, “Apple”, “Google” u.c. piedāvātās.

Kaut arī šīs sistēmas tiek salāgotas tā, lai katra spētu atvērt dažādu formātu dokumentus, joprojām ir situācijas, kad “jūsu dators nepazīst manis sūtīto”. Un šajā situācijā aizvien biežāk tieši PDF formāts (parastais vai drošais – kā nu kurā situācijā) tiek uzskatīts par mūsdienu datorpieklājību, jo šajā formātā veidoto dokumentu atpazīšanu un atvēršanu piedāvā visplašākais dažāda veida nodrošinājums gan datoriem, gan viedierīcēm. Tālab ieteikums ikvienam dokumentu izstrādātājam ir veidot dokumentus tādā formātā, kādā nepieciešams, taču, pirms tos nosūtīt citiem, pārveidot tos par parastajiem PDF, lai tos bez sarežģījumiem var atvērt ikviens visā pasaulē.

Kas ir drošais PDF?

Te nonākam pie Latvijas drošā elektroniskā paraksta. Latvijā tas ir pieejams trijos formātos: eDoc, ASiC-E un PDF. Ir īpaši jāakcentē, ka visi trīs ir vienlīdz labi aizsargāti – no drošības viedokļa atšķirību nav. Kā izvēlēties piemērotāko?

eDoc ir Latvijas vienotais elektroniski parakstīto dokumentu formāts. eDoc ir pakotne, kurā var ievietot vienu vai vairākas datnes. Pakotnē ievietotajiem dokumentiem var būt visdažādākie formāti, piemēram “Word”, “Excel”, grafiskās, audio vai pat video datnes. Šo formātu izvēlas, ja dokuments tiek adresēts organizācijai Latvijā, un tajā var būt ievietoti vairāki dažādi dokumenti/datnes (tādēļ jau šo sauc par pakotni). Būtībā visu, kas ir pieejams datorā, var ievietot elektroniski parakstītā pakotnē.

ASiC-E arī ir pakotne, tikai ar plašāku izmantošanas ģeogrāfiju. Tas ir ES vienotais elektroniski parakstīto dokumentu formāts. Arī ASiC-E formāta pakotnē var ievietot vienu vai vairākas jebkura formāta datnes. To izvēlas, ja dokuments tiek adresēts partnerim vai organizācijai ES. Visu ES valstu pārstāvji var tos gan atvērt un pārbaudīt savas valsts programmatūrās, gan ērti savākt dažādu valstu pārstāvju sarakstus. Tādēļ jau šis ir vienotais ES formāts.

Ar drošo PDF problēmu nebūs lielākajā daļā pasaules valstu – Latvijā, Eiropā, kā arī citur pasaulē. Būtiski, ka PDF var parakstīt tikai tos dokumentus, kuri pirms parakstīšanas ir sagatavoti/saglabāti PDF formātā. Šo formātu var izmantot saziņai jebkur – gan Latvijā, gan ES –, bet to īpaši ir ieteicams izmantot, parakstot dokumentus elektroniski ar valstīm, kas nav ES.

Ja dokumentā ir nepieciešami vairāki paraksti, vispirms ir jāvienojas, ka dokuments tiks parakstīts elektroniski, kā arī par elektronisko dokumentu formātu, jo juridiskais spēks parakstītajam dokumentam būs tikai tad, ja abas (visas) puses būs to parakstījušas vienā vidē un formātā.

_______________________________________________________________________

Juridiskais spēks parakstītajam dokumentam būs tikai tad, ja abas puses būs to parakstījušas vienā vidē un formātā

_______________________________________________________________________

Jāpiebilst, ka, sūtot citiem elektroniski parakstītus dokumentus, labā prakse paredz adresātam nosūtīt saiti uz vietni, kur var pārbaudīt parakstīto dokumentu. Latvijā elektroniski parakstītus dokumentus ikviens var pārbaudīt portālā eParaksts.lv.

Kādēļ izvēlēties drošo PDF?

Tātad drošais PDF ir viens no trim Latvijā pieejamajiem e-paraksta formātiem. Kādēļ to izvēlēties?

Pirmkārt – lietotāja/saņēmēja ērtībai. Ja eDoc un ASiC-E formāta dokumentu atvēršanai un pārbaudei ir nepieciešama speciāla programmatūra, tad drošos PDF var atvērt ar to pašu programmatūru, kuru izmantojam darbam ar parastajiem PDF. Sevišķi ērti tas ir lietotājiem, kuri e-dokumentus saņem salīdzinoši reti, jo tad nebūs nepieciešama periodiska speciālās eDoc un ASiC-E programmatūras instalēšana vai atjaunošana.

Papildu problēmu e-dokumentu saņēmējiem, kuri ar tiem nesaskaras bieži, var radīt arī tas, ka abās e-dokumentu pakotnēs (eDoc un ASiC-E) var tikt ievietoti visdažādāko formātu dokumenti, kuru atvēršana saņēmējam jānodrošina pašam. Tādēļ jau bija ieteikums arī pakotnēs – ja vien iespējams – ievietot dokumentus parastajā PDF formātā. Tas ir kaut daļējs risinājums, bet speciālā e-dokumentu pakotņu pārbaudes un atvēršanas programmatūra šo formātu e-dokumentu saņēmējiem būs nepieciešama jebkurā gadījumā.

Otrkārt, to ir viegli atvērt dažādās ierīcēs. PDF datne var tikt atvērta un skatīta dažādās platformās un ierīcēs, ieskaitot datorus, planšetdatorus un viedtālruņus. Tas padara to par ērtu un universālu formātu, kas ir viegli pieejams lietotājiem. PDF datne nodrošina konsekventu izskatu neatkarīgi no tā, kādu programmu vai operētājsistēmu lieto, lai to atvērtu.

Treškārt, tas ir drošs. Izvēloties parakstīt e-dokumentu drošajā PDF formātā, gan tā parakstītāji, gan saņēmēji var būt pārliecināti, ka e-dokuments saglabās savu autentiskumu, integritāti un izskatu neatkarīgi no tā, kādā platformā vai ierīcē tas tiks atvērts.