Automatizācijas integrēšana jeb mūsdienīgu tehnoloģiju pielietošana mainīgajā uzņēmējdarbības vidē kļuvusi par būtisku spēku ikdienas darbplūsmās, mainot organizāciju domāšanas viedu un to, kā tiek organizēti dažādi procesi. Pāreja uz automatizētām darbplūsmām uzņēmumam piedāvā vairākas priekšrocības, kas būtiski ietekmē uzņēmējdarbības efektivitāti, darbinieku produktivitāti un procesu kopējo dinamiku. Kādus procesus var automatizēt ar “Power Automate”?

Ņemot vērā, ka automatizācijas galvenā vērtība slēpjas tās spējā izpildīt uzdevumus ar nevainojamu precizitāti, pēc uzņēmuma prasībām, pastāvīgi un balstoties uz reāllaika datiem, tad piedāvātie risinājumi, kas ļauj lietotājiem automatizēt dažādas darbplūsmas, kas agrāk tika veiktas manuāli, kļūst aizvien pieprasītāki. Kā viens no risinājumiem ir platforma darbplūsmu un biznesa procesu optimizēšanai un automatizēšanai “Power Automate”, kas radīts, lai uzlabotu biznesa efektivitātes rādītājus, veicinot starpnodaļu sadarbību, un, pateicoties tā spējai integrēties ar citām uzņēmuma sistēmām, arī mijiedarbību starp dažādiem informācijas tehnoloģiju (IT) risinājumiem un datu resursiem.

Palīgs datu pārvaldībā

Biznesa pasaulē dati ir kā vērtīgas sastāvdaļas, ko izmanto mērķa sasniegšanai un zelta receptes īstenošanai – tā ir arī informācija, ar kuru jāstrādā. “Power Automate” spēj automatizēt šo bagātīgo uzdevumu virkni, piemēram, pārvaldot procesus un nogādājot datus no viena datu avota citā.

Uzņēmumi datus iegūst no dažādiem avotiem, piemēram, tabulām, veidlapām, e-pastiem vai datu bāzēm. Datu plūsma platformā ir kā šī iepriekš pieminētā recepte, kas digitālā veidā nosaka to, kā un kur dati jāpārvieto. Tas var ietvert tādus uzdevumus kā nevajadzīgās informācijas filtrēšanu, datu apvienošanu no dažādiem avotiem, noteiktu procedūru un/vai noteikumu piemērošanu, datu atjaunināšanu datu bāzē, e-pasta sūtīšanu vai pārskatu veidošanu. Citiem vārdiem sakot, “Power Automate” nodrošina, ka pareizā informācija nonāk īstajā vietā un laikā.

Biznesa pasaulē datu plūsmas gala rezultāts var būt, piemēram, datu pārskats, klientu datu atjaunināšana vai paziņojumu aktivizēšana. Šī konkrētā platforma ir kā neredzams palīgs un talantīgs asistents, kurš patstāvīgi nodrošina visus soļus, lai uzņēmums varētu sniegt iecerētos pakalpojumus. Piemēram, apkopojot pārdošanas datus par iepriekšējo dienu, platforma palīdz tos apkopot, ievietot pasūtījuma formā vai dokumentā un nosūtīt piegādātājam, tāpat arī parūpēties par to, lai visām iesaistītajām personām tiktu paziņots, ka pasūtījums ir veikts. Jebkuru procesu, kas ir atkārtojams un kuram ir nosakāms algoritms, var paveikt ar “Power Automate” palīdzību.

Praktisks pielietojums

“Power Automate” sniedz visai plašas iespējas uzņēmumu procesu automatizācijā. Praktisks piemērs, kā platformas integrēšana uzņēmumā var palīdzēt sakārtot procesus, kas sniedz ieguvumus ne tikai uzņēmumam kopumā, bet arī darbiniekiem.

Piemērs

Vairumtirdzniecības uzņēmums veic regulāras mācības par saviem produktiem, kurās izglīto gan darbiniekus, gan klientus. Pēc mācībām dalībnieki saņem sertifikātus. Viena šāda sertifikāta izveide pirms “Power Automate” aizņēma 5 minūtes. Ja gada laikā uzņēmums sagatavo 1000 sertifikātus, šim darbam nāktos veltīt 83 stundas, kas praktiski nozīmē to, ka viens darbinieks pus mēnesi gatavo sertifikātus, bet, pateicoties platformas ieviešanai, to var izdarīt ar pāris klikšķiem.

Praksē uzņēmumi visbiežāk izmanto šīs platformas sniegtās iespējas:

• e-pasta mārketings – automātiskās atbildes nosūtīšana, e-pastu šķirošana mapēs vai e-pasta pielikumu saglabāšana “mākonī”;
• uzdevumu virzīšana, kuriem nepieciešams apstiprinājums;

Ik dienu pieaug uzdevumus skaits, kuriem nepieciešams vadības apstiprinājums, lai tos deleģētu tālāk konkrētai nodaļai/darbiniekam, kā arī to skaits ir visai milzīgs, ar tendenci tikai pieaugt. Ja šo uzdevumu plūsma tiks virzīta manuāli, noteikti gadīsies kāda kļūda – būs aizmirsts kādam atbildēt vai – vēl ļaunāk – nosūtīts nepareizs e-pasta saturs. Platforma šos uzdevumus palīdz sakārtot saskaņā ar uzņēmuma prasībām un noteikumiem.

• termiņu izsekojamība;

Iespējams izveidot plūsmas, kādā veidā tiek saņemti paziņojumi vai brīdinājumi par termiņiem, to izmaiņām vai citām ar uzņēmumu saistītām lietām. Informēšana var notikt ar e-pasta starpniecību, kalendāra ierakstu veidā vai kā jaunu uzdevumu definēšana sistēmā, kurā tiek plānoti veicamie darba uzdevumi, kas mūsdienu vidē ir daudz atbilstošāks variants, nekā papīra formāta pieraksti.\

__________________________________________________________________________

Jebkuru procesu, kas ir atkārtojams un kuram ir nosakāms algoritms, var paveikt ar “Power Automate” palīdzību
__________________________________________________________________________

• anketēšanas iespējas;

Anketēšana kā process var aizņemt ievērojami daudz laika. Ar “Power Automate” palīdzību laiku līdz rezultātu saņemšanai var saīsināt, jo datu apkopošana norit fonā citiem ikdienas darbiem. Risinājums spēj paveikt vēl vairāk – atbilstoši sniegtajām atbildēm, tas nosūta respondentam e-pastu ar materiālu vai ieplāno konkrētu laiku, lai ar viņu tiktos.

• datu sinhronizācija;

Datu ievadi var optimizēt, ja informācija un dati tiek sinhronizēti dažādās sistēmās vienlaicīgi – automatizācijas risinājums šo datu pārvietošanu veic fonā un regulāri, piemēram, automātiska datu atjaunošana datu bāzēs un tabulās no tādām platformām kā “Excel”, “SharePoint” un citām. Arī failu rezerves kopiju automātiska saglabāšana, pārvietošana no viena resursa uz citu, sinhronizēšana ar citiem failiem un arhivēšana pēc iepriekš noteikta plāna vairs nav kā tāls sapnis. To visu var paveikt.

• personālvadības procesu administrēšana;

“Power Automate” bez raizēm var uzticēt arī personāla vadības administratīvos pienākumus. Praksē uzņēmumi novērtē to, ka darbinieku iepazīstināšana ar uzņēmuma noteikumiem vai jauna lietotāja konta izveidošana, apsveikuma e-pasta nosūtīšana vai uzdevuma piešķiršana var tikt automatizēta.

• sistēmu integrācija;

Platforma izcili integrējas ar dažādiem IT risinājumiem, piemēram, klientu attiecību pārvaldības jeb CRM sistēmām. Procesu automatizācija izpaužas kā klientu ierakstu atjaunināšana, automātisku apsveikuma e-pastu nosūtīšana vai pārdošanas komandas uzdevumu izveide.

• problēmu identificēšana.

Platforma paredz ar izveidotu plūsmu palīdzību pārvaldīt sistēmu lietotāju pieteiktās problēmas, sekot tām līdzi un reģistrēt tās datu bāzē, atzīmējot atbilstošu statusu.

“Power Automate” ne tikai atvieglo darbu, bet arī veicina un uzlabo sadarbību starp komandas dalībniekiem, automatizējot komunikāciju un dokumentu koplietošanu, piemēram, kopīgajā mapē automātiski saglabājot e-pasta pielikumus vai paziņojot komandai par kādu problēmu, dokumentu atjauninājumiem vai citiem darba uzdevumiem.