Ieteikumi personāla dokumentu arhivēšanai

Pirms nu jau vairāk nekā gada, t.i., 2021.gada 4.martā, veicot labojumus Ministru kabineta (MK) noteikumos Nr.690 "Noteikumi par personas darba vai dienesta gaitu un izglītību apliecinošiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība, un to glabāšanas termiņiem", mainīts termiņš, cik ilgi jāglabā personāla dokumenti. Kā atbilstoši noteiktajiem termiņiem veidot personāla dokumentu arhivēšanas uzskaites sarakstu?

Cik ilgi glabāt?

MK noteikumos Nr.690 paredzēts, ka noteikti personāla dokumenti ir jāglabā 90 gadus kopš tajos minēto personu dzimšanas, proti:

• dokumenti par darba tiesisko attiecību nodibināšanu, grozīšanu un izbeigšanu (rīkojuma dokumenti, darba līgumi un to grozījumi, uzteikumi un vienošanās par darba attiecību izbeigšanu), tiem pielīdzināti dokumenti un to reģistri;
• darbinieku saraksti ar ieņemamā amata norādi, ja tādi tiek sagatavoti;
• amata un darbu apraksti;
• uzņēmuma līgumi, uzņēmuma līgumu grozījumi un to reģistri;
• atzinumi par darbinieka nespēju veikt pienākumus veselības stāvokļa dēļ.

Sākotnējā MK noteikumu Nr.690 redakcijā bija paredzēts, ka šie dokumenti jāglabā 75 gadus, kopš persona beidza darba tiesiskās attiecības. Tas radīja administratīvo slogu gan institūcijām, gan privātpersonām, tādēļ grozījumi bija paredzēti, lai samazinātu glabāšanas ilguma radīto administratīvo slogu un noteiktu tiesisko pamatu dokumentos esošo personas datu glabāšanai saskaņā ar regulas 2016/679 jeb Vispārīgās datu aizsardzības regulas prasībām.

Tomēr jānorāda, ka ar jauno regulējumu radīts papildu slogs arhivāriem, jo, glabājot dokumentus 75 gadus, vienā arhīva lietā var saarhivēt visas personu lietas, kas beigušas darba tiesiskās attiecības vienā gadā. Savukārt pēc jaunā regulējuma vienā arhīva lietā nevar likt kopā visas personu lietas, jo dzimšanas gadi noteikti ir dažādi.

Kā arhivēt?

Pirmkārt, jāņem vērā, ka jāarhivē tikai personas lietā iekļautie dokumenti, kam ir arhīviska vērtība, t.i., iepriekš uzskaitītie dokumenti. Visiem pārējiem dokumentiem, ko bieži vien ievieto personas lietā (izglītības dokumentu kopija u.tml.), nav arhīviskas vērtības.

__________________________________________________________________________

Jāarhivē tikai personas lietā iekļautie dokumenti, kam ir arhīviska vērtība. Visiem pārējiem dokumentiem, ko bieži vien ievieto personas lietā, nav arhīviskas vērtības

__________________________________________________________________________

Otrkārt, privātām organizācijām un institūcijām arhivēšanā jāņem vērā dažādi ieteikumi. Privātās organizācijas dokumentus ar arhīvisko vērtību glabā pie sevis un Latvijas Nacionālajā arhīvā (LNA) nenodod. Ja kāds darbinieks izbeidz darba tiesiskās attiecības, līgumu un darba attiecību izbeigšanas dokumentus pārliek lietā (mapē), ko var nodēvēt "Arhīvs". Mapes pirmajā lapā šajā gadījumā ieliek vai nu dzimšanas gadu, vai arī gadu, kad iznīcināt dokumentus (ja darbinieks dzimis 1960.gadā, tad dokumentus var iznīcināt 2050.gadā).

Institūcijām personāla dokumentu arhivēšanā nekas nemainās, izņemot uzskaites sarakstu veidošanu.

Ja personāla dokumentus glabā 75 gadus, kopš darbinieks izbeidz darba tiesiskās attiecības, tad uzskaites sarakstā iekļauj vienu aili "Darbinieku personas lietas", un tas nozīmē, ka vienā arhīva mapē būs personas lietas par vienu gadu.

Ja personāla dokumentus glabā 90 gadus, kopš darbinieks dzimis, tad dokumentus arhivē katrai personai, veidojot savu glabājamo vienību (lietu), un uzskaites sarakstā katra darbinieka datus raksta atsevišķā ailē.

Uzskaites saraksta piemērs

Aplūkosim situāciju, kad 2020.gadā darba tiesiskās attiecības izbeidza šādi darbinieki:

• Kārlis Lielais (dzimis 1958.gadā);
• Līga Mazā (dzimusi 1991.gadā);
• Ilze Skaistā (dzimusi 1976.gadā);
• Juris Akmens (dzimis 2001.gadā).

Tabulas kolonnu funkcijas ir šādas:

• uzziņu kods apraksta vienības, kuras sasaistītas ar vairāklīmeņa arhīvisko shēmu;
• glabājamās vienības numurs ir kārtas skaitlis, kas nākamajā gadā turpināsies;
• glabājamās vienības nosaukums ir jāraksta atsevišķi katrai personas lietai;
• glabājamās vienības datējums ir laiks, no kura līdz kuram darbinieks strādāja.
• pie apjoma, ja par konkrēto periodu bija papīra dokumenti, norāda, cik dokumentu lapu konkrēti ir šajā personas lietā. Ja darbinieka lietā ir elektronisks jeb e-dokuments (piemēram, viņš parakstījis vienošanos par darba tiesisko attiecību izbeigšanu elektroniski), jānorāda saistītās apraksta vienības uzskaites kods.

Ja darbinieka lietā ir arī saistītā apraksta vienība (piemērā 3-1), tad jāveido arī uzskaites saraksts e-dokumentam. Piemērā sniegtajā uzskaites sarakstā ar pirmo glabājamo vienību ir Kārļa Lielā e-dokuments. Uzskaites sarakstā e-dokumentam pie glabājamās vienības datējuma norāda tikai vienu datumu (2020.gada 21.oktobris), jo ir tikai viens e-dokuments.