Vēl pirms dažiem gadiem biju diezgan entuziastiska par e-rēķinu ieviešanu uzņēmumu grāmatvedībā, lai veicinātu rēķinu apstrādes procesu automatizāciju. Tomēr, darbojoties starptautiskā vidē, saskaros ar apstākļiem, kuros mans entuziasms ir stipri mazinājies. E-rēķinu ieviešanai uzņēmumā ir divi galvenie motivatori – normatīvo aktu prasības konkrētās valstīs un/vai rēķinu apstrādes procesu automatizācija uzņēmumā, savā žurnāla "iFinanses" publikācijā "E-rēķinu izaicinājumi" stāsta sabiedrības ar ierobežotu atbildību “Agile Finance Advisors” īpašniece Ilona Strode.

ES e-rēķinu ieviešanas iniciatīva

E-rēķinu normatīvais regulējums Eiropas Savienībā (ES) aizsākās ar grozījumiem direktīvā 2006/112/EK par kopējo pievienotās vērtības nodokļa sistēmu, kas tika pieņemta 2010.gada 13.jūlijā (direktīva 2010/45/ES). Šo grozījumu mērķis bija izveidot elektronisko rēķinu tiesisko regulējumu ES dalībvalstīs un veicināt rēķinu izrakstīšanas procesu digitalizāciju.

Direktīvā 2010/45/ES galvenā uzmanība tika pievērsta tam, lai noteiktu elektronisko rēķinu izsniegšanas, satura un pieņemšanas noteikumus, nodrošinātu to līdzvērtību papīra rēķiniem un atbalstītu e-rēķinu ieviešanu. Direktīvā sniegtas vadlīnijas par elektroniskā paraksta prasībām, autentiskumu, rēķinu integritāti un elektroniskās datu apmaiņas izmantošanu kā derīgu rēķinu izrakstīšanas metodi.

Vairākas ES dalībvalstis ir ieviesušas direktīvu savos tiesību aktos un tālāk izstrādājušas e-rēķinu standartus un noteikumus, lai atvieglotu elektronisko rēķinu izrakstīšanu savā jurisdikcijā.

E-rēķinu ieviešanas iniciatīva tika veidota, lai atbalstītu uzņēmēju digitālās pārveides centienus, uzlabotu efektivitāti un samazinātu lietvedību biznesa darījumos. Tomēr katrai ES valstij ir savi īpaši noteikumi un sistēmas, lai nodrošinātu e-rēķinu izrakstīšanu, tādēļ uzņēmumiem ir svarīgi būt informētiem un nodrošināt atbilstību vietējām prasībām, kas savukārt apgrūtina to darbību starptautiskajā vidē.

E-rēķini kā obligāta prasība

Vairākas ES valstis ir ieviesušas obligātas e-rēķinu prasības uzņēmumiem, lai veicinātu digitalizāciju, kā arī uzlabotu nodokļu kontroles procesu.

Dažas no ES valstīm, kas ir ieviesušas obligāto e-rēķinu apriti:

  • Itālija: kopš 2019.gada ieviesusi obligātu e-rēķinu apriti darījumos starp uzņēmējiem (B2B) un uzņēmējiem un valsti (B2G), izmantojot “Sistema di Interscambio” platformu;
  • Spānija: ieviesusi obligātos e-rēķinus B2G darījumos, izmantojot platformu “FACe”;
  • Francija: šobrīd ir ieviesusi obligātus e-rēķinus publiskā iepirkuma līgumiem. Prasība izrakstīt e-rēķinus līdz 2026.gada septembrim attieksies uz lielajiem un vidējiem uzņēmumiem, savukārt līdz 2027.gada septembrim šī prasība tiks piemērota arī mazajiem uzņēmumiem. Elektronisko rēķinu izsniegšana, nosūtīšana un saņemšana Francijā tiks nodrošināta, izmantojot publisko rēķinu portālu (PPF), kas balstīts uz “Chorus Pro” platformas, vai reģistrētas privātās platformas (PDP), kas darbojas kā licencētas trešās puses;
  • Portugāle: ir ieviesusi obligātos e-rēķinus B2G darījumos, izmantojot platformu “e-fatura”;
  • Polija: ieņem vienu no vadošajām pozīcijām e-rēķinu jomā ES. Ir ieviesta nacionālā e-rēķinu sistēma “Krajowy System e-Faktur”. Sistēma kļuva pieejama brīvprātīgi no 2022.gada sākuma, bet no 2024.gada jūlija tās izmantošana e-rēķinu apritē kļūs obligāta.

Šie ir tikai daži piemēri, un obligāto e-rēķinu prasību klāsts visās ES valstīs nepārtraukti attīstās. Kā redzams iepriekš minētajos piemēros, katra valsts e-rēķinu apritei izmanto savu platformu. Uzņēmumam, kas darbojas starptautiskā vidē ar struktūrvienībām attiecīgajās valstīs, tas nozīmē savu grāmatvedības sistēmu integrāciju ar katru no šīm platformām. Tas arī ir viens no lielākajiem izaicinājumiem e-rēķinu risinājumos – sadarbībspējas un standartizācijas nodrošināšana dažādās sistēmās un platformās.

Sadarbībspējas problēmas rodas dažādu e-rēķinu sistēmu formātu, datu prasību, drošības protokolu un integrācijas iespēju atšķirību dēļ.

Protams, tiek meklēti risinājumi, lai izveidotu vienotus e-rēķinu standartus un protokolus gan valsts, gan starptautiskā līmenī. Viens no piemēriem ir PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), kura mērķis ir veicināt sadarbībspēju un netraucētu e-rēķinu apmaiņu ES publisko iepirkumu sektorā. PEPPOL vienotais standarts nodrošina elektronisko dokumentu, tostarp e-rēķinu, pirkuma pasūtījumu un citu ar iepirkumu saistītu dokumentu, apmaiņu starp uzņēmumiem un publiskā sektora iestādēm ES.

_______________________________________________________________________

Viens no lielākajiem izaicinājumiem e-rēķinu risinājumos – sadarbībspējas un standartizācijas nodrošināšana dažādās sistēmās un platformās

_______________________________________________________________________

E-rēķini un OCR risinājumi

Kamēr ES valstis katra veido savu e-rēķinu aprites infrastruktūru, uzņēmumiem nākas risināt grāmatvedības dokumentu aprites automatizācijas problēmas, izmantojot dažādus tehniskos risinājumus. Gan e-rēķinu, gan OCR (Optical Character Recognition) risinājumi piedāvā atšķirīgas priekšrocības un trūkumus rēķinu apstrādes automatizācijā.

E-rēķini

Plusi:

  • efektivitāte: e-rēķini automatizē visu rēķinu izrakstīšanas procesu no ģenerēšanas līdz maksājumam, samazinot manuālo iejaukšanos un paātrinot darījumus;
  • precizitāte: elektroniskā datu pārraide samazina kļūdas, kas var rasties manuālā datu ievadē, nodrošinot precīzu un konsekventu rēķina informāciju;
  • izmaksu ietaupījums: e-rēķini samazina papīra, drukāšanas, pasta un apstrādes izmaksas, kas saistītas ar tradicionālo papīra rēķinu izrakstīšanu;
  • reāllaika izsekošana: uzņēmumi var izsekot rēķina statusam reāllaikā, nodrošinot labāku redzamību un rēķinu izrakstīšanas cikla kontroli;
  • atbilstība: e-rēķinu risinājumi var nodrošināt atbilstību juridiskajām un normatīvajām prasībām, piemēram, nodokļa rēķinu izrakstīšanas noteikumiem.

Mīnusi:

  • sākotnējā iestatīšana: e-rēķinu sistēmu ieviešanai var būt nepieciešami sākotnējie ieguldījumi laikā, resursos un tehnoloģiju infrastruktūrā;
  • integrācijas izaicinājumi: e-rēķinu sistēmu integrēšana ar esošo grāmatvedības vai ERP (Enterprise Resource Planning System) programmatūru var būt sarežģīta, tai var būt nepieciešama pielāgošana;
  • atkarība no tehnoloģijām: e-rēķinu procesu var traucēt tehniskas problēmas, ja sistēmas netiek pareizi uzturētas;
  • sadarbības partneru gatavība pieņemt e-rēķinus: ja tirdzniecības partneri vai klienti nav aprīkoti ar sistēmām, kas spēj pieņemt e-rēķinus, tad uzņēmumam var nākties nodrošināt rēķinu piegādi, izmantojot citus tehniskus risinājumus.

OCR risinājumi

Plusi:

  • daudzpusība: OCR tehnoloģija var iegūt datus no skenētiem vai digitāliem rēķiniem neatkarīgi no to formāta, nodrošinot lielāku elastību dažāda veida dokumentu apstrādē;
  • rentabls: OCR risinājumi var būt rentablāki nekā pilnībā automatizēti e-rēķinu risinājumi, īpaši uzņēmumiem ar mazāku rēķinu apjomu;
  • uzlabota datu precizitāte: OCR tehnoloģija var precīzi iegūt datus no rēķiniem, samazinot manuālās datu ievades kļūdas un uzlabojot precizitāti;
  • laika ietaupījums: OCR var ievērojami samazināt laiku, kas nepieciešams manuālai datu ievadei un apstrādei, palielinot kopējo produktivitāti.

Mīnusi:

  • datu ieguves ierobežojumi: OCR var būt ierobežojumi attiecībā uz precīzu datu ieguvi no rēķiniem ar sarežģītiem formātiem vai sliktas kvalitātes skenēšanu;
  • manuāla labošana: dažos gadījumos OCR var būt nepieciešama manuāla iejaukšanās, lai labotu neprecizitātes vai kļūdas;
  • automatizācijas trūkums: OCR risinājumi var nepiedāvāt tāda paša līmeņa pilnīgu automatizāciju kā e-rēķinu sistēmas, tādēļ ir nepieciešamas papildu manuālas darbības;
  • integrācijas izaicinājumi: OCR tehnoloģijas integrēšana ar esošajām sistēmām var būt sarežģīta un laikietilpīga.

Rezumējot, e-rēķini piedāvā racionalizētu automatizāciju un efektivitāti, tomēr ierobežo vienotas e-rēķinu infrastruktūras integrāciju sistēmā, savukārt OCR risinājumi nodrošina datu ieguves elastību un izmaksu efektivitāti. Izvēle būs atkarīga no konkrētajām vajadzībām, apjoma un rēķinu sagatavošanas procesu sarežģītības uzņēmumā, kā arī no normatīvā regulējuma valstīs, kurās uzņēmums un tā struktūrvienības darbojas. Uzņēmumiem, kuri darbojas starptautiskā vidē, tostarp valstīs, kurās jau ir spēkā obligāta e-rēķinu aprite, iespējams, nepieciešama abu risinājumu kombinācija.

E-rēķinu nākotne – blokķēdes?

Dažādās nozarēs arvien vairāk tiek ieviesta blokķēdes tehnoloģija, kas liecina, ka tā vairs nav tikai nākotnes koncepcija, bet gan tehnoloģija, kas tiek izmantota jau šodien. Tiek sagaidīts, ka tā palīdzēs risināt dažādu nozaru un procesu problēmas, tomēr joprojām ir jautājumi, kuri jāatrisina, lai šo tehnoloģiju izmantotu pilnvērtīgi. Viens no galvenajiem jautājumiem, protams, saistās ar tiesisko regulējumu.

Tomēr e-rēķinu procesos blokķēdes tehnoloģija varētu piedāvāt pievilcīgus risinājumus, jo nodrošina decentralizētu un drošu platformu darījumu reģistrēšanu un pārbaudi:

  • Viedie līgumi: blokķēdē tie var automatizēt rēķinu izrakstīšanas procesus, pamatojoties uz iepriekš noteiktiem nosacījumiem. Šie pašizpildes līgumi var drošā un pārskatāmā veidā aktivizēt rēķinu ģenerēšanu, verifikāciju un apmaksu.
  • Nemainīgi ieraksti: blokķēdes tehnoloģija nodrošina, ka rēķinu nevar mainīt vai manipulēt ar to, tiklīdz tas ierakstīts blokķēdē. Šī funkcija uzlabo uzticību un autentiskumu e-rēķinu procesos.
  • Pārredzamība un izsekojamība: blokķēde ļauj visām darījumā iesaistītajām pusēm reāllaikā redzēt rēķinu izrakstīšanas procesu, proti, var izsekot katru soli no rēķina izveides līdz tā apmaksai.
  • Samazināta krāpšana: blokķēdes tehnoloģija samazina krāpšanas un nesankcionētu izmaiņu risku, gan nodrošinot pret viltojumiem, gan arī sniedzot iespēju izsekot un auditēt visus darījumus.
  • Pārrobežu darījumi: blokķēdes tehnoloģija var vienkāršot pārrobežu e-rēķinu izrakstīšanu, nodrošināt atbilstību e-rēķinu izrakstīšanas noteikumiem un standartiem, kā arī vienotu platformu e-rēķinu apmaiņai dažādās jurisdikcijās.

Lai gan blokķēdes tehnoloģijas integrācija e-rēķinos joprojām attīstās, tās potenciāls ir daudzsološs.

Kamēr uzņēmēji gaida standartizētu un vienotā tehnoloģijā veidotu risinājumu, valdības katrā valstī ievieš lokālus e-rēķinu platformu risinājumus, kas būtiski apgrūtina rēķinu aprites automatizācijas procesus starptautiskos uzņēmumos.