Lasītājs jautā: Kurus dokumentus drīkst pārvērst elektroniskajā formātā? Vai drīkst iznīcināt dokumentu oriģinālus? Vai dokumentam saglabājas juridiskais spēks, ja tas tiek pārvērsts elektroniskā formātā?

Grāmatvedības dokumenti

Grāmatvedības likuma (GL) 29.pantā ir noteikts, ka digitalizācijas process ir leģitīms, bet tas attiecas tikai uz grāmatvedības dokumentiem. Piemēram, ja uzņēmums vēlas digitalizēt papīra formātā izrakstītu rēķinu vai pavadzīmi, tad atbilstoši GL to drīkst darīt – nofotografējot, ieskenējot vai kā citādi. Gan digitalizēšanas, gan oriģinālā dokumenta iznīcināšanas process tiek dokumentēts uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.

Ja tiek ievērotas GL 29.panta prasības, tad dokumentus drīkst pārvērst elektroniskā formā un papīra formāta dokumentus – iznīcināt.

Tomēr jāatceras, ka GL ir noteikts katra dokumenta glabāšanas termiņš. Piemēram, GL 28.panta 5.daļā noteikts, ka glabāšanas termiņš pārējiem attaisnojuma dokumentiem – līdz dienai, kad tie nepieciešami, lai izpildītu šī likuma 6.panta 2.daļas prasības par saimnieciskā darījuma norises izsekojamību, bet ne īsāks par 5 gadiem.

Personāla un lietvedības dokumenti

Personāla dokumentu glabāšanas termiņi noteikti Ministru kabineta (MK) noteikumos Nr.690 “Noteikumi par personas darba vai dienesta gaitu un izglītību apliecinošiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība, un to glabāšanas termiņiem”. Proti, tie ir jāsaglabā noteiktajos termiņos oriģinālformātā, jo noteikumi neparedz, ka dokumentus papīra formātā drīkst iznīcināt.

Tomēr svarīgi norādīt, ka jāglabā tikai dokumenti ar arhīvisko vērtību – darba līgums, izmaiņas darba līgumā un dokuments par darba tiesisko attiecību izbeigšanu. Iespējams, ka jāsaglabā arī vēl kāds nozīmīgs dokuments, bet noteikti nav nepieciešams glabāt visas izziņas, pilnvaras, darbinieku iesniegumus un citus tāda veida dokumentus.

Arhīvu likuma 8.panta 1.daļā noteikts – dokumenta arhīvisko vērtību var noteikt tikai dokumenta izvērtēšanas procesā, ievērojot vairākus kritērijus:

  • dokuments atspoguļo publiskās pārvaldes darbības, valsts politikas veidošanu un īstenošanu;
  • dokuments ir ilgstoši izmantojams institūcijas vai privātpersonas pienākumu un tiesību īstenošanai un aizsardzībai;
  • dokumentam ir vēsturiska, sabiedriska, kultūras vai zinātniska nozīme;
  • dokumenta izcelsme un ārējās īpatnības;
  • dokuments atspoguļo notikuma vai fakta īpašo raksturu;
  • dokumenta autora nozīmīgums.

Vadītājam ir jāizvērtē, kuriem no organizācijā radītajiem dokumentiem ir arhīviskā vērtība. Piemēram, arhīviskās vērtības nav rīkojumiem organizatoriskos, saimnieciskos jautājumos, izziņām, pilnvarām un citiem tāda veida dokumentiem. Šādiem dokumentiem uzņēmums var noteikt 5 gadu glabāšanas termiņu, tie būtu jāsaglabā oriģinālformā.

Jāpiebilst, ka obligātās veselības kartes glabāšanas laiku reglamentē MK noteikumi Nr.219 “Kārtība, kādā veicama obligātā veselības pārbaude”. Šo noteikumu 59.punktā noteikts, ka veselības pārbaudes kartes darba devējs glabā ne mazāk kā 10 gadus. Pēc tam tās nodod arhīvā atbilstoši normatīvajos aktos par dokumentu glabāšanu un nodošanu arhīvā noteiktajām prasībām.

Arhīvu likuma 9.pantā minēts, ka pārvaldes dokumentus drīkst pārvērst elektroniskā formā. Tomēr saskaņā ar šī panta 1.punktu šo procesu var veikt tikai Latvijas Nacionālais arhīvs un institūcijas.

Ja privātā organizācijā jau gadiem krājas dokumenti, tos nepieciešams sašķirot, nosakot, kuriem no tiem ir arhīviskā vērtība (piemēram, personāla dokumenti), tie jānodod arhīvā. Savukārt dokumenti, kuriem nav arhīviskās vērtības, jāsašķiro pa gadiem un jāiznīcina. Institūcijām obligāti jābūt iznīcināšanas aktam, kurš jāsaskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu. Privātās organizācijas pašas var izvērtēt akta nepieciešamību.