Sagatavojot, parakstot un saglabājot saņemtos e-dokumentus, jāizveido un jāievēro kārtība organizācijā, lai noritētu veiksmīga dokumentu aprite. Kā pareizi norādīt datumu e-dokumentā, parakstīt, saglabāt failus mapēs un šifrēt tos?

Gan organizācijām, gan privātpersonām aizvien biežāk nākas kārtot dažādas dokumentu lietas starptautiski, līdz ar to rodas daudz neskaidrību, ko tādos gadījumos var un ko nevar kārtot elektroniski, kādam jābūt elektroniskajam dokumentam un elektroniskajam parakstam utt.

Elektroniskais dokuments jāsagatavo tieši tāpat kā papīra dokuments un jāievēro normatīvie akti, kas nosaka papīra un elektroniskā dokumenta sagatavošanu. Tas top datordrukā, izmantojot tam paredzētās lietojumprogrammas. Viena no populārākajām lietojumprogrammām ir “Word”. Elektronisko dokumentu var sagatavot jebkurš, kas sagatavo papīra dokumentu (lietvedis, sekretāre, grāmatvedis, organizācijas vadītājs u. c.), bet paraksta – paraksttiesīgā persona. Kas vēl jāzina par elektronisko dokumentu sagatavošanu un parakstīšanu?

Cik ilgi ir spēkā elektroniski parakstīts dokuments un vai pienāk brīdis, kad tas zaudē juridisko spēku?

Ja kādreiz zinājām, ka dokuments ar juridisko spēku ir tikai papīra dokuments, tad ar katru dienu elektronisko dokumentu dzīve (no radīšanas brīža līdz arhivēšanai/iznīcināšanai) paliek aktuālāka jebkurā organizācijā, jo sevišķi tajās, kurās darbinieki pāriet strādāt attālināti. Kādi ir elektronisko dokumentu veidi organizācijā?

Šis ir īstais laiks rīkoties organizācijām, kuras iepriekš nav saņēmušās papīra dokumentu grēdas aizvietot ar daudz ērtākajiem un drošākajiem elektroniskajiem dokumentiem. Ja organizācijā dominē biroja darbs, darbiniekiem ir datori vai viedierīces, kā arī elektrība un internets, uzņēmums ir gatavs attālinātam darbam. Kas nepieciešams un kā tas organizējams?