Elektronisko jeb e-dokumentu formāti neatšķiras no parastajiem dokumentu formātiem. Tādējādi, lai parakstītu dokumentus, iespējams izmantot esošos formātus, taču parakstīto dokumentu aplūkošanai gan var būt nepieciešamas speciālas programmas.
PDF ir viens no labāk zināmajiem un arī biežāk lietotajiem dokumentu formātiem, kas izveidots, lai lietotājs viegli un ātri varētu pārbaudīt dokumentus gan pārlūkā, gan programmā "Adobe Reader". PDF formāta dokumenti ir pieejami visās Eiropas Savienības (ES) valstīs un ir vienkāršākais risinājums dokumentu parakstīšanai vietējā un starptautiskā mērogā.
ASiC ir ES vienotais elektroniski parakstīto failu formāts. Šo formātu izvēlas, kad ir nepieciešams parakstīt vairāku dokumentu komplektu vai arī jāparaksta ne tikai teksta dokumenti, bet arī citu formātu datnes, piemēram, attēli, video vai audio faili.
eDoc ir Latvijā pieņemts elektroniski parakstītu dokumentu standarts. Arī eDoc formātu izvēlas, kad jāparaksta dokumentu komplekti vai arī dažādu formātu datnes. Savukārt BDoc un ADoc ir tādi paši elektroniski parakstītu dokumentu standarti kā eDoc, taču ar saīsinājumu BDoc tos apzīmē Igaunijā, bet ar ADoc – Lietuvā.
Universālais PDF
Izvēloties formātu, abas puses parasti vienojas, kurš no tiem dokumenta izveidotājam vai parakstītājam būs ērtāks. Faktiski dokumentu derīgumu tas nemaina, taču ir dažas nianses. Piemēram, ja dokuments parakstīts PDF formātā ar kādu no Latvijā izmantotajiem kvalificētajiem elektroniskajiem parakstiem, tas būs atverams un tālāk parakstāms arī citās valstīs. Savukārt, ja parakstītājs izmanto ASiC, eDoc, BDoc un ADoc faila formātu, tad tā atvēršanai un tālākai izmantošanai ir nepieciešama speciāla programmatūra. Dažas no programmatūrām, kas pieejamas Baltijas valstīs, ir šādas:
- programmatūra instalēšanai uz datora "eParakstītājs 3.0" un "DigiDoc4 Client";
- pārlūkprogrammas lietotnes "eParaksts.lv" un "Dokobit.com";
- mobilās lietotnes "eParakstsLV", "RIA DigiDoc" un "Dokobit".
Tāpat jāņem vērā, ka tad, ja dokuments ir parakstīts PDF formātā, to nav iespējams pārvērst par eDoc, saglabājot parakstu. Taču vēlreiz jānorāda, ka derīgs elektroniskais paraksts izmantojams uz jebkura no e-paraksta atbalstītajiem formātiem. Diskusijas par formātu biežāk ir pieraduma dēļ.
Būtiskā e-dokumenta turpmākā "dzīve"
Neatkarīgi no tā, kuru dokumenta formātu izmanto, jāvelta uzmanība, kur dokumentu parakstīs un kur to pēc tam glabās. Ja izmanto kādu no "eParaksts" platformām, t.i., portālu "eParaksts.lv" vai "eParakstītājs 3.0", tad parakstīties var tikai ar "eParaksts" rīkiem "eParaksts mobile" un eID karti, bet nav iespējams parakstīties ar "Smart-ID", kas ir līdzvērtīgs kvalificēta e-paraksta izveides rīks.
Tomēr ir sistēmas, kur var brīvi izvēlēties, kuru Latvijā pieņemto kvalificēto e-parakstu izmantot. Tur arī iespējams apskatīt jebkura dokumenta saturu neatkarīgi no formāta. Tāpat Latvijā ir risinājumi, kas pieļauj parakstu vākšanu vienas sistēmas ietvaros, proti, lietotājs reģistrējas portālā ar sev ērtāko elektroniskās parakstīšanās rīku un parakstās dokumentā, kur jau parakstījušies citi. Šādā gadījumā arī iespējams redzēt, vai citu e-paraksti ir derīgi.
Validācija
Latvijā ir arī tādi pakalpojumu sniedzēji, kas savās sistēmās piedāvā validēt e-parakstus. Validācija ir papildu pakalpojums. Validācija parāda, vai e-paraksts bija derīgs no tā izveides brīža līdz validēšanas brīdim. Tikai kvalificētam validācijas pakalpojuma sniedzējam, piemēram, "Dokobit", kas ir vienīgais kvalificētais validācijas pakalpojuma sniedzējs Baltijas valstīs, ir pienākums uzņemties atbildību par validācijas rezultātu.
Veiksmīga validācijas procesa rezultāts ir validācijas ziņojums – dokuments, kur parādīti veiktās validācijas rezultāti. To var izmantot kā pierādījumu, lai apliecinātu, ka paraksti un zīmogi bija derīgi no to izveidošanas līdz validēšanas brīdim. Validācijas pakalpojuma izmantošana ir drošība visām darījumā iesaistītajām pusēm.
