Nereti dokumentiem ir nepieciešams veidot kopiju, izrakstu vai kādu citu atvasinājumu. Par papīra dokumentiem viss skaidrs, bet kā šādus atvasinājumus veidot e-dokumentiem? Un kā apstiprināt e-dokumentu kopijas?

Atbilstoši Ministru kabineta (MK) noteikumu Nr. 558 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība" 39. punktam dokumenta atvasinājums ir dokuments, kas pilnībā vai daļēji atveido dokumenta oriģinālu, kuru var izstrādāt kā kopiju, izrakstu vai norakstu. Prasības dokumentu atvasinājuma izstrādāšanai un noformēšanai nosaka Dokumentu juridiskā spēka likums un MK noteikumi Nr. 558, savukārt e-dokumentu atvasinājumiem papildus piemērojamās normas noteiktas Elektronisko dokumentu likumā un MK noteikumi Nr. 473 "Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām".

Kurš apliecina kopijas?

Svarīgi ievērot, ka dokumentu atvasinājuma pareizību var apliecināt organizācija vai fiziska persona, ja normatīvajos aktos dokumenta atvasinājuma pareizības notariāla apliecināšana nav noteikta kā obligāta, piemēram, Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likuma 18.2 panta 1. daļā noteikts, ka pēc Uzņēmumu reģistra (UR) pieprasījuma cita starpā nepieciešams iesniegt notariāli apliecinātu personu apliecinoša dokumenta kopiju.

Apliecināt drīkst paraksttiesīgā vai pilnvarotā persona, kas pilnvarota uz pilnvaras vai rīkojuma pamata. Tāpat pilnvarojums var būt noteikts amata aprakstā.

Kad jāveido e-dokumentu kopijas?

Visi e-dokumenta eksemplāri elektroniskajā vidē ir uzskatāmi par e-dokumenta oriģinālu, proti, vienu e-dokumentu var nosūtīt vairākiem adresātiem un visi nosūtītie e-dokumenta eksemplāri ir uzskatāmi par oriģinālu. Tādējādi e-dokumenta kopiju un norakstu izgatavot nav lietderīgi, jo to vietā var iesniegt e-dokumenta oriģinālu.

Bet ir situācijas, kad tomēr vajag veidot kopiju e-dokumentam. Piemēram, dokuments ir vajadzīgs papīra veidā. Tādā gadījumā e-dokumentu izprintē un apliecina kopijas pareizību atbilstoši Dokumenta juridiskā spēka likumam. Uz pirmās lapas augšējā labajā stūrī raksta KOPIJA (kopš 2018. gada var rakstīt gan ar lieliem, gan maziem burtiem) un aiz pēdējā rekvizīta (dažkārt tas ir pavisam citā lapā) – apliecinājuma uzrakstu. 

__________________________________________________________________________

E-dokumenta kopiju un norakstu izgatavot nav lietderīgi, jo to vietā var iesniegt e-dokumenta oriģinālu

__________________________________________________________________________

Es iesaku gan nopietni apsvērt, vai tiešām dokumentu vajag printēt. Ja tomēr to vēlas darīt un pielikt pie pārējiem papīra dokumentiem tikai informācijai, tas nav obligāti jāapliecina.

Kā apliecināt elektroniski?

Ir situācijas, kad papīra dokuments jānosūta pa e-pastu un jāapliecina ar e-parakstu.

Papīra dokumenta elektroniskajai kopijai, norakstam vai izrakstam ir tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālam, ja persona, kurai saskaņā ar normatīvo aktu prasībām ir tiesības apliecināt dokumentu oriģinālu kopijas, norakstus vai izrakstus, ir apliecinājusi tā pareizību ar drošu e-parakstu un laika zīmogu. Papīra formā sagatavota dokumenta elektronisko kopiju var saglabāt PDF formātā vai arī digitāli saspiesta un kodēta attēla JPEG, TIFF un PNG formātā. Tā apliecināšanas secība būtu šāda:

  • ieskenē parakstīto dokumentu (PDF, JPEG, TIFF un PNG);
  • atsevišķā failā uzraksta apliecinājuma uzrakstu;
  • pie parakstīšanas ievieto šos abus failus (ieskenēto dokumentu un apliecinājuma uzrakstu) un uzliek vienu e-parakstu abiem failiem (paraksta vienā eDoc).
ibi.png

Tieši tāpat tiek apliecināts dokumenta atvasinājuma kopums.

Dokumenta atvasinājuma vai dokumentu atvasinājumu kopuma pareizību organizācijā apliecina tās vadītājs, cita amatpersona, kura ir tiesīga pārstāvēt organizāciju, vai šo personu pilnvarotā persona.

Atsevišķos gadījumos normatīvajos aktos ir noteikts, ka dokumenta atvasinājuma pareizība jāapliecina tām pašām personām, kas ir parakstījušas oriģinālu. Piemēram, Komerclikuma 216. panta 2. daļā noteikts: ja dalībnieku sapulces lēmums vai protokols iesniedzams komercreģistra iestādei, tad UR iesniedz protokola vai lēmuma oriģinālu vai atvasinājumu, kura pareizību apliecina tās pašas personas, kuras parakstīja oriģinālu.

Ja ir vajadzīgs dokumenta noraksts vai izraksts no papīra uz elektronisku dokumentu vai no elektroniska uz papīra dokumentu, tad normatīvo aktu regulējums ir tāds pats kā kopijas apliecināšanai.